Metatietosiirtymisen määrittäminen luettelolle tai kirjastolle

Metatietosiirtymisen määrittäminen luettelolle tai kirjastolle

Voit auttaa käyttäjiä löytämään sisältöä suurista luetteloista ja kirjastoista ottamalla käyttöön metatietosiirtymisen. Metatietosiirtymisellä tarkoitetaan sitä, että käyttäjät voivat dynaamisesti suodattaa ja etsiä sisältöä luetteloista ja kirjastoista käyttämällä näkymässä erilaisia metatietopohjaisia suodattimia, jotka valitaan siirtymishierarkian puuohjausobjektista. Pääsuodattimien ja siirtymishierarkian avulla voit tarkentaa näytettävien kohteiden luetteloa.

Sisältö

Metatietosiirtymisen ja ‑suodatuksen ominaisuudet

Määritettävissä olevat siirtymishierarkiat ja pääsuodattimet

Indeksien automaattinen luominen

Indeksoidut kyselyt ja varakyselyt

Metatietosiirtymisen ja ‑suodatuksen käyttöönotto

Metatietosiirtymisen määrittäminen

Metatietosiirtymisen ja ‑suodatuksen ominaisuudet

Metatietosiirtymisen ja ‑suodatuksen ominaisuudet helpottavat hyvin suurien luetteloiden ja kirjastojen käsittelyä:

Määritettävissä olevat siirtymishierarkiat ja pääsuodattimet

Kun luettelolle tai kirjastolle määritetään metatietosiirtyminen, sivun vasemmassa reunassa oleva puuohjausobjekti näyttää hierarkian kansioista ja hallituista metatiedoista, joilla voidaan suodattaa luettelon tai kirjaston kohteiden näkymä ja luoda dynaaminen sisältönäyttö. Siirtymishierarkian puuohjausobjektin alapuolella näkyvää Pääsuodattimet-ohjausobjektia voi käyttää yhdessä siirtymishierarkian kanssa näytettävien kohteiden luettelon tarkentamiseen. Metatietosiirtymistä määrittäessäsi voit valita siirtymishierarkiassa näkyvät kirjaston sarakkeet ja käytettävät pääsuodattimet.

Sivuston käyttäjät voivat siirtymishierarkian avulla selata luetteloa tai kirjastoa kansioiden tai metatietojen mukaan. Kun käyttäjät valitsevat siirtymishierarkiasta hallittujen metatietojen termin, näkymään suodattuu automaattisesti vain ne kohteet, joihin on liitetty kyseinen termi tai jokin sen alitermeistä. Jos käyttäjä haluaa tehdä suodatuksen ainoastaan kyseisen termin mukaan ja jättää pois alitermit, hän voi valita kohteen uudelleen. Metatietoja käytetään yhdessä mahdollisiin luettelonäkymiin ja luettelon sarakkeisiin määritettyjen suodattimien kanssa.

Metatietosiirtyminen

Puuohjausobjekti

Luettelon tai kirjaston kansiohierarkia

Termi

Alitermit

Pääsuodattimet

Voit määrittää ja käyttää metatietosiirtymistä luetteloissa ja kirjastoissa, vaikka niissä ei ole Hallitut metatiedot ‑sarakkeita, koska metatietosiirtymisen hierarkiassa voidaan käyttää muita saraketyyppejä (esimerkiksi sisältötyyppi ja yksiarvoinen valintakenttä) kenttinä. Pääsuodattimet voivat käyttää seuraavia saraketyyppejä Hallitut metatiedot ‑kentän lisäksi: Sisältötyyppi, Valinta, Henkilö tai ryhmä, Päivämäärä ja aika sekä Luku.

Sivun alkuun

Indeksien automaattinen luominen

Kun määrität luettelolle tai kirjastolle metatietosiirtymistä, voit valita, luodaanko siirtymishierarkiaan ja pääsuodattimiin lisättäville kentille indeksit automaattisesti. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä, ja se on myös suositeltava asetus. Kun otat automaattisen indeksoinnin käyttöön, kaikille tuetuille Pääsuodatin-kentille (Sisältötyyppi- ja Valinta-kenttiä lukuun ottamatta) luodaan yksisarakkeinen indeksi ja kaikille tuetuille siirtymishierarkioiden ja pääsuodattimien yhdistelmille luodaan yhdistetty indeksi.

Kun indeksit luodaan automaattisesti, luetteloissa, joissa on luettelonäkymän raja-arvoa enemmän kohteita, voidaan käyttää kyselyjä. Joissakin tapauksissa kannattaa poistaa tämä asetus käytöstä ja määrittää mukautetut indeksit manuaalisesti. Jos esimerkiksi yksisarakkeisia ja yhdistettyjä indeksejä on yli 20 (luettelokohtaisten indeksien enimmäismäärä), automaattinen indeksointi on poistettava käytöstä.

Sivun alkuun

Indeksoidut kyselyt ja varakyselyt

Metatietosiirtyminen ja ‑suodatus on oletusarvoisesti käytössä useimmissa SharePoint Server 2010:ssä luoduissa sivustoissa. Vaikka metatietosiirtymistä ei olisikaan määritetty tietylle luettelolle tai kirjastolle, metatietosiirtyminen ja ‑suodatus parantaa taustalla luetteloiden ja kirjastojen näkymien käytettävyyttä. Metatietosiirtyminen ja ‑suodatus valitsee automaattisesti parhaan indeksin aina, kun näkymä ladataan. Kun lataat uusia näkymiä, käytät niissä suodattimia, poistat suodattimia tai teet kentälle lajittelun, kyselyoptimointi määrittää parhaan tavan, jolla tietoja kysellään tietokannasta.

Jos käyttäjä luo tai lataa näkymän, jota ei voi näyttää valikoivana indeksoituna kyselynä, metatietosiirtyminen ja ‑suodatus muodostaa ja suorittaa varakyselyn. Varakysely on käyttäjän alkuperäisen kyselyn muokattu versio, jossa näkyy vain osa pyydetyistä kohteista, koska kyselyn kohteena on koko luettelon sijaan vain osa luettelosta. Varakysely tuottaa hyödyllisiä tuloksia silloin, kun alkuperäinen kysely on estetty suuresta luettelokoosta johtuvan rajoitustoimen vuoksi. Varakyselyt eivät toisinaan tuota yhtään tulosta, jos mikään kohde kyselyn käsittelemässä luettelon osassa ei vastaa käyttäjän alkuperäistä kyselyä.

Kun varakysely suoritetaan, käyttäjälle ilmoitetaan näytössä, että näkyvissä on vain osa tuloksista ja että täydellisten tulosten saamiseksi tarvitaan lisäsuodattimia.

Varakyselysanoma on varoitus luettelon tai kirjaston omistajille, että luettelo on puutteellinen ja että käyttäjiltä on estetty pääsy näiden tarvitsemaan sisältöön, koska tietyt käyttäjäkyselyt eivät voi palauttaa täydellisiä tuloksia.

Sivun alkuun

Metatietosiirtymisen ja ‑suodatuksen käyttöönotto

Metatietosiirtyminen ja suodatus on käytössä oletusarvoisesti useimmissa sivustoissa. Jos se ei ole käytössä omassa sivustossasi, voit ottaa sen käyttöön sivustosi Sivuston ominaisuudet ‑sivulla.

Sinun täytyy olla sivuston omistaja tai sivustokokoelman järjestelmänvalvoja, jotta voit ottaa metatietosiirtymisen ja ‑suodatuksen käyttöön.

  1. Valitse Sivuston toiminnot ‑valikosta Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivuston toiminnot ‑kohdasta Sivuston ominaisuuksien hallinta.

  3. Etsi Ominaisuudet-luettelosta Metatietosiirtyminen ja ‑suodatus ja valitse sitten Aktivoi.

Sivun alkuun

Metatietosiirtymisen määrittäminen

Sinulla täytyy olla vähintään Luetteloiden hallinta ‑käyttöoikeustaso, jotta voit määrittää luettelon tai kirjaston metatietosiirtymisen asetukset.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jolle haluat määrittää metatietosiirtymisen.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehdestä Luettelon asetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Valitse Yleiset asetukset ‑kohdasta Metatietojen siirtymisasetukset.

  4. Valitse Määritä siirtymishierarkiat ‑osassa kenttä tai kentät, joiden haluat näkyvän siirtymishierarkiassa, ja valitse sitten Lisää.

  5. Kansiot näkyvät automaattisesti siirtymishierarkiassa. Jos et halua kansioita näkyviin, valitse Kansiot ja valitse siten Poista.

  6. Lisää muita kenttiä toistamalla vaihetta 4.

  7. Valitse Määritä pääsuodattimet ‑osassa pääsuodattimiksi haluamasi kentät ja valitse sitten Lisää.

  8. Määritä Määritä tälle luettelolle automaattinen sarakeindeksointi ‑kohdassa, haluatko luoda automaattisesti luettelolle indeksit niiden kyselyjen nopeuttamiseksi, joita käyttäjät tekevät määrittämäsi siirtymishierarkian ja Avainsana-sarakkeiden avulla. Suositeltava vaihtoehto on Hallitse tämän luettelon sarakeindeksejä automaattisesti.

  9. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×