Memo-kentän lisääminen, muuttaminen tai poistaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Memo-kenttää käytetään, kun tietokantaan täytyy tallentaa suuria määriä tekstiä. Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, kuinka uusiin ja aiemmin luotuihin tietokantataulukoihin lisätään memo-kenttä Microsoft Office Access 2007 -ohjelman avulla.

Valitse haluamasi toimet

Memo-kenttien perusteet

Memo-kentän lisääminen taulukkonäkymässä

Memo-kentän lisääminen rakennenäkymässä

Memo-kentän poistaminen

Memo-kentän ominaisuuksien ohje

Memo-kenttien perusteet

Jos olet uusi Accessin käyttäjä, muista, että tietokannan tiedot ovat yhdessä tai useassa taulukossa. Tietoja voidaan katsella taulukkonäkymän – taulukkonäkymä on ruudukko, joka muistuttaa Excel-laskentataulukkoa – tai tiedonsyöttölomakkeen tai raportin avulla, mutta tiedot ovat viime kädessä yhdessä tai useassa taulukossa. Jokainen taulukko koostuu joukosta kenttiä (sarakkeita), ja jokainen kenttä on määritetty hyväksymään vain tietyntyyppisiä tietoja. Kentän tietotyypiksi määritetään esimerkiksi Pvm./klo, kun täytyy tallentaa päivämääriä ja aikoja, ja kentän tietotyypiksi määritetään Memo, kun täytyy tallentaa suuria määriä tekstiä.

Memo-kentän määritykset

Office Access 2007 -ohjelman memo-kenttiin voidaan tallentaa enintään yksi gigatavu merkkejä tai kaksi gigatavua tallennustilaa (kaksi tavua merkkiä kohti), josta 65 535 merkkiä voidaan näyttää lomakkeen tai raportin ohjausobjektissa. Lisäksi memo-kentän tiedoissa voidaan nyt käyttää Rich Text -muotoilua. Voit määrittää esimerkiksi värejä, muuttaa fontteja ja lihavoida tai kursivoida tekstiä.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten voit muotoilla rich-text Memo-kentän tiedoissa on artikkelissa tietojen muotoileminen taulukoiden, lomakkeiden ja raporttien.

Memo-kentän luontitapoja

Office Access 2007 -ohjelmassa on useita tapoja lisätä memo-kenttä uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon:

  • Taulukkonäkymä    Voit lisätä memo-kentän uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon taulukkonäkymässä lisäämällä uuden kentän ja joko liittämällä enemmän kuin 256 merkkiä tekstiä kentän tyhjälle riville tai valitsemalla avattavasta luetteloruudusta Memo-tietotyypin.

  • Rakennenäkymä    Voit käyttää rakennenäkymässä, kun haluat lisätä Memo-kentän ja rich-text muokkauksen kentän ominaisuudet, joita et voi määrittää rakennenäkymässä, kuten oletusarvon määrittäminen. Lisätietoja ominaisuudet, jotka voit määrittää Memo-kentän kohdassa Memo-kentän ominaisuuksien ohje.

Voit käyttää kumpaa tahansa tapaa, kun luot uusia taulukoita ja muokkaat aiemmin luotuja taulukoita.

Sivun alkuun

Memo-kentän lisääminen taulukkonäkymässä

Seuraavassa kerrotaan, kuinka memo-kenttä lisätään uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon taulukkonäkymässä. Jos olet uusi Accessin käyttäjä, taulukkonäkymä on ruudukko, joka muistuttaa Excelin laskentataulukkoa.

Memo-kentän lisääminen aiemmin luotuun taulukkoon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Access avaa taulukon taulukkonäkymään.

  4. Vieritä tarvittaessa näkyviin ensimmäinen tyhjä kenttä.

    Oletusarvon mukaan kaikkien uusien kenttien otsikkorivillä näkyy Lisää uusi kenttä:

    Uusi kenttä taulukkonäkymässä

  5. Kaksoisnapsauta otsikkoriviä ja kirjoita uuden kentän nimi.

    Yleensä memo-kenttää varten käytetään nimiä kuten "Kommentteja" tai "Huomautuksia".

  6. Valitse otsikon alapuolelta ensimmäinen tyhjä rivi ja kirjoita tekstilohko, jossa on enintään 256 merkkiä.

    Access käyttää kentässä Memo-tietotyyppiä, koska kenttä sisältää enemmän kuin 256 merkkiä. Vaihtoehtoisesti voit liittää ensimmäiselle riville enemmän kuin 256 merkkiä tekstitietoja.

  7. Tallenna tekemäsi muutokset.

Memo-kentän lisääminen uuteen taulukkoon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko.

    Access avaa uuden taulukon taulukkonäkymään.

  4. Kaksoisnapsauta taulukon ensimmäisen kentän otsikkoriviä (nimeltään Lisää uusi kenttä) ja kirjoita kentän nimi. Yleensä memo-kenttää varten käytetään nimiä kuten "Kommentteja" tai "Huomautuksia".

  5. Valitse otsikon alapuolelta ensimmäinen tyhjä rivi ja kirjoita tekstilohko, jossa on enintään 256 merkkiä. Access käyttää kentässä Memo-tietotyyppiä, koska kenttä sisältää enemmän kuin 256 merkkiä. Vaihtoehtoisesti voit liittää ensimmäiseen kenttään enemmän kuin 256 merkkiä tekstitietoja.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset.

Sivun alkuun

Memo-kentän lisääminen rakennenäkymässä

Voit käyttää rakennenäkymää, kun haluat lisätä memo-kentän uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon ja määrittää sen jälkeen kentän tukemaan Rich Text -muotoilua. Seuraavassa kerrotaan, kuinka aiemmin luotuihin ja uusin taulukoihin lisätään memo-kenttä ja kuinka memo-kentälle määritetään Rich Text -muokkaus.

Memo-kentän lisääminen aiemmin luotuun taulukkoon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jota haluat muuttaa, ja valitse Rakennenäkymä.

  4. Valitse Kentän nimi -sarakkeesta ensimmäinen tyhjä rivi ja kirjoita uuden kentän nimi. Yleensä memo-kenttää varten käytetään nimiä kuten "Kommentteja" tai "Huomautuksia".

  5. Valitse viereinen solu Tietotyyppi-sarakkeessa ja valitse sitten luettelosta Memo.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset.

Memo-kentän lisääminen uuteen taulukkoon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko.

  4. Napsauta uuden taulukon tiedostovälilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  5. Valitse Kentän nimi -sarakkeesta ensimmäinen tyhjä rivi ja kirjoita uuden kentän nimi. Yleensä memo-kenttää varten käytetään nimiä kuten "Kommentteja" tai "Huomautuksia".

  6. Valitse viereinen solu Tietotyyppi-sarakkeessa ja valitse sitten luettelosta Memo.

  7. Tallenna tekemäsi muutokset. Jos haluat ottaa käyttöön kenttää varten Rich Text -muokkauksen, jatka seuraaviin vaiheisiin.

Rich Text -muokkauksen ottaminen käyttöön

  • Etsi Yleiset-välilehden Kentän ominaisuudet -kohdasta Tekstin muoto -ominaisuuden ruutu ja vaihda arvo Pelkkä teksti arvoksi Rich Text.

Huomautus: Jos sidot muokkausruudun memo-kenttään, määritä myös ruudun Tekstin muoto -ominaisuuden arvoksi Rich Text.

Lisätietoja RTF muotoilemisesta on artikkeleissa taulukoiden, lomakkeiden ja raporttien tietojen muotoileminen ja Kirjoita tai muokkaa tietoja ohjausobjektiin tai sarakkeeseen, joka tukee RTF.

Sivun alkuun

Memo-kentän poistaminen

Voit poistaa memo-kentän taulukosta käyttämällä taulukko- tai rakennenäkymää. Kuitenkin kun poistat tietoja sisältävän memo-kentän, menetät tiedot lopullisesti. Poistoa ei voi kumota. Sen takia varmuuskopioi tietokanta, ennen kuin poistat taulukon kenttiä tai muita tietokantakomponentteja.

Memo-kentän poistaminen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Access avaa taulukon taulukkonäkymään.

  4. Etsi memo-kenttä, napsauta otsikkoriviä (nimeä) hiiren kakkospainikkeella valitse Poista sarake.

  5. Vahvista poisto valitsemalla Kyllä.

Memo-kentän poistaminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jota haluat muuttaa, ja valitse Rakennenäkymä.

    Access avaa taulukon rakennenäkymään.

  4. Napsauta memo-kentän vieressä olevaa rivinvalitsinta (tyhjää neliötä) ja paina DEL-näppäintä.

    TAI

    Napsauta rivinvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista rivit.

  5. Vahvista poisto valitsemalla Kyllä.

Sivun alkuun

Memo-kentän ominaisuuksien ohje

Kun lisäät taulukkoon memo-kentän käyttämällä rakennenäkymää, voit määrittää kentälle ominaisuuksia ja muuttaa niitä. Seuraavassa taulukossa on lueteltu memo-kentän ominaisuudet. Taulukossa on myös mainittu, mitä kukin ominaisuus tekee, ja ominaisuuksien määrittämisen tai muuttamisen vaikutukset.

Ominaisuus:

Käyttö:

Muoto

Määritä näyttömuoto kirjoittamalla mukautetun muotoilun merkkejä. Tässä määritetyt muodot näkyvät taulukkonäkymissä, lomakkeissa ja raporteissa.

Lisätietoja mukautetusta muotoilusta on artikkelissa tietojen muotoileminen taulukoiden, lomakkeiden ja raporttien.

Otsikko

Määrittää tekstikentän nimen. Ominaisuus hyväksyy enintään 2 048 merkkiä. Jos et määritä otsikkoa, Access käyttää kentän oletusnimeä.

Oletusarvo

Määrittää arvon, joka tulee automaattisesti kenttään, kun uusi tietue luodaan. Voit esimerkiksi määrittää arvon "Kirjoita enintään 65 kt tekstiä." Näin muistutat käyttäjille, että he käsittelevät memo-kenttää. (Oletusarvon) enimmäispituus: 255 merkkiä.

Kelpoisuussääntö

Määrittää tietueeseen, kenttään tai ohjausobjektiin syötettävien tietojen vaatimukset. Kun syötät tietoja, jotka rikkovat kentälle määritettyä sääntöä, voit määrittää seurauksena olevan virhesanoman käyttämällä Kelpoisuussäännön kuvaus -ominaisuutta. Enimmäispituus: 2 048 merkkiä.

Lisätietoja kelpoisuussääntöjen luomisesta on artikkelissa kentän tiedot tarkistavan kelpoisuussäännön luominen.

Kelpoisuussäännön kuvaus

Määrittää sen virhesanoman tekstin, joka tulee näyttöön, kun käyttäjä rikkoo kelpoisuussääntöä vastaan. Enimmäispituus: 255 merkkiä.

Lisätietoja kelpoisuussääntöjen luomisesta on artikkelissa kentän tiedot tarkistavan kelpoisuussäännön luominen.

Pakollinen

Kun arvoksi asetetaan Kyllä, kenttään tai kenttään sidottuihin ohjausobjekteihin on syötettävä arvo eikä arvo voi olla Null-arvo.

Tyhjät merkkijonot sallittuja

Kun arvoksi asetetaan Kyllä, kenttään voidaan kirjoittaa tyhjiä merkkijonoja. Tyhjä merkkijono ei sisällä merkkejä, ja sen avulla osoitetaan, että tiedetään, ettei kentällä ole arvoa. Tyhjä merkkijono kirjoitetaan kirjoittamalla kaksi lainausmerkkiä, joiden välissä ei ole välilyöntiä ("").

Indeksoitu

Käyttämällä indeksejä voit nopeuttaa suurilla tietomäärillä suoritettavia kyselyjä, lajitteluja ja ryhmittelyjä. Voit myös käyttää indeksejä, kun haluat estää käyttäjiä syöttämästä kaksoisarvoja. Vaihtoehdot:

  • Ei    Poistaa indeksoinnin käytöstä (oletusarvo).

  • Kyllä (kaksoisarvot sallittuja)    Indeksoi kentän ja sallii kaksoisarvot. Esimerkiksi samat etunimet ja sukunimet ovat sallittuja.

  • Kyllä (ei kaksoisarvoja)    Indeksoi kentän eikä salli kaksoisarvoja.

Unicode-pakkaus

Access käyttää Unicodea teksti-, memo- ja hyperlinkkikenttien tietojen esittämisessä. Unicode vie enemmän tallennustilaa, koska se käyttää merkkiä kohti kaksi tavua yhden tavun sijasta. Tiedostokoko on pienempi, kun Unicode-pakkaus-ominaisuuden oletusarvona teksti-, memo- tai hyperlinkkikenttää varten on Kyllä. Kun arvona on Kyllä, merkki, jonka ensimmäinen tavu on 0, pakataan tallennuksen yhteydessä ja puretaan noudon yhteydessä.

Memo-kentän tietoja ei pakata, elleivät ne tarvitse pakkauksen jälkeen enintään 4 096 tavua tallennustilaa. Tämän vuoksi memo-kentän sisältö voi olla jossakin tietueessa pakattu, jossakin pakkaamaton.

IME-tila

Määrittää IME-editorin. IME-editori on työkalu, jota käytetään käytettäessä Accessin englanninkielisiä versioita japanin- tai koreankielisinä luotujen tiedostojen kanssa. Oletusarvo: Ei komponenttia. Saat lisätietoja tämän ominaisuuden käyttämisestä painamalla F1-näppäintä.

IME-lausetila

Määrittää, minkälaisia tietoja IME-editorilla voidaan syöttää. Saat lisätietoja tämän ominaisuuden käyttämisestä painamalla F1-näppäintä.

Toimintotunnisteet

Määritä yksi tai useita toimintotunnisteita kentälle ja kenttään sidotuille ohjausobjekteille. Toimintotunnisteet ovat komponentteja, jotka tunnistavat kentän tietojen tyypin ja sallivat tehdä tyypin perusteella toimen. Esimerkiksi sähköpostiosoitekentässä toimintotunniste voi aloittaa uuden sähköpostiviestin tai lisätä osoitteen yhteystietojen luetteloon.

Valitse Muodostin-painike saat luettelon käytettävissä olevien toimintotunnisteiden.

Tekstin muoto

Ottaa Rich Text -muokkauksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Valitse Rich Text, jos haluat ottaa käyttöön Rich Text -muokkauksen.

Huomautus: Jos otat kenttää varten käyttöön Rich Text -muokkauksen ja sidot sen jälkeen muokkausruutuohjausobjektin kenttään, ota Rich Text -muokkaus käyttöön myös ohjausobjektia varten.

Lisätietoja rich-text muokkauksen ohjausobjektin käyttöönotosta ja muotoilun yleinen käyttämisestä on artikkelissa tietojen muotoileminen taulukoiden, lomakkeiden ja raporttien.

Tekstin tasaaminen

Määrittää memo-kentän tietojen tasaamisen. Käytettävissäsi ovat seuraavat vaihtoehdot:

  • Yleinen    Tasaa tekstin vasemmalle sekä numerot ja päivämäärät oikealle.

  • Vasemmalle    Tasaa kaiken tekstin, päivämäärät ja numerot vasemmalle.

  • Keskelle    Keskittää kaiken tekstin, päivämäärät ja numerot.

  • Oikealle    Tasaa kaiken tekstin, päivämäärät ja numerot oikealle.

  • Tasavälein    Tasaa kaiken tekstin, päivämäärät ja numerot tasaisesti suhteessa kentän tai muokkausruudun molempiin reunoihin.

Vain liittäminen

Määrittää, jäljitetäänkö kentän arvojen muutokset. Käytettävissä on kaksi asetusta:

  • Kyllä Jäljittää muutokset. Jos haluat tarkastella kentän arvohistoriaa, napsauta kenttää hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Näytä sarakkeen historia.

  • Ei Ei jäljitä muutoksia.

    Varoitus: Jos tämän ominaisuuden asetukseksi määritetään Ei, se poistaa minkä tahansa kentän arvohistorian.


Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×