Malliosien käytön skenaariot

Tässä artikkelissa on malliosien käyttöön lomakemalleissa liittyviä skenaarioita. Vaikka liiketoimintatarpeet voivat erota tässä artikkelissa kuvatuista henkilöstöhallintoon ja myyntiin liittyvistä tarpeista, taustalla vaikuttavat skenaarion periaatteet ovat sovellettavissa myös muihin tilanteisiin.

Huomautus: Tässä artikkelissa ei kuvata malliosien suunnittelemista ja jakamista. Saat lisätietoja malliosien suunnittelusta ja jakamisesta Katso myös -osan linkkien kautta.

Tässä artikkelissa

Malliosien käytön edut

Skenaario 1: henkilöstöhallinto

Skenaario 2: myynti

Malliosien käytön edut

Malliosat ovat lomakemallin uudelleenkäytettäviä osia. Niissä on yleensä ohjausobjekteja, tietolähde ja muita ominaisuuksia, kuten tietoyhteyksiä tai tietojen kelpoisuuden tarkistaminen. Malliosista voi olla paljon hyötyä monissa tilanteissa. Ne on erityisen hyödyllisiä silloin, kun käytössä on suuri määrä lomakemalleja, joissa on yhteisiä ohjausobjekteja ja rakenneosia. Sen sijaan, että suunnittelisit uudelleen vakio-osan jokaisessa yksittäisessä lomakemallissa, voit suunnitella yhden malliosan ja käyttää sitä useissa lomakemalleissa.

Seuraavassa kuvassa on yksittäinen työntekijätietojen malliosa, jota käytetään koko organisaation liiketoimintalomakkeissa.

useissa lomakkeissa näkyvä malliosa

Lomakeosien vakiointi hyödyttää suuresti, sillä tällöin kaikki lomakkeiden suunnittelijat käyttävät samoja malliosia. Malliosista on hyötyä seuraavissa toiminnoissa:

  • Lomakemallien suunnitteleminen    Jos tarjoat lomakkeiden suunnittelijoille malliosakirjaston, suunnittelijat voivat käyttää yleisiä suunnitteluelementtejä monenlaisissa lomakemalleissa. Malliosakirjastoa käyttämällä lomakkeiden suunnittelijat voivat säästää aikaa, koska samoja osia ei tarvitse suunnitella uudelleen jokaisessa yksittäisessä lomakkeessa. Esimerkiksi monissa liiketoimintalomakkeissa on joukko tekstiruutuja työntekijän nimelle, työnimikkeelle, sähköpostiosoitteelle ja muille yhteystiedoille. Voit suunnitella tämän osan kerran käyttämällä malliosaa, lisätä tietojen kelpoisuuden tarkistamisen tai muita liiketoiminnan kannalta loogisia toimintoja tiettyihin ohjausobjekteihin ja jakaa sitten malliosan lomakkeiden suunnittelijoille. Kun lomakkeen suunnittelija lisää malliosan Ohjausobjektit-tehtäväruutuun, hän voi käyttää Yhteystiedot-osaa aina tarvittaessa, eikä sitä tarvitse suunnitella uudelleen jokaisella kerralla, kun Yhteystiedot-osaa tarvitaan.

  • Lomakkeiden täyttäminen    Yhdenmukaisuus sopii hyvin myös lomakkeiden täyttäjille. Sen ansiosta lomakkeiden täyttäminen on nopeaa, koska työstettävästä lomakkeesta riippumatta yleisissä kentissä käytetään samoja otsikoita, ne on järjestetty samalla tavalla ja ne reagoivat tietojen syöttämiseen odotetulla tavalla.

  • Lomaketietojen käyttäminen uudelleen    Vakiointi on tärkeää, jos lomaketietoja lähetetään koko yrityksen laajuisiin järjestelmiin, kuten asiakkuudenhallinnan (CRM) tietokantoihin, jotka edellyttävät yhdenmukaisia kentän nimiä ja tietotyyppejä. Malliosien avulla voit varmistaa, että lomakkeen samanlaisten osien tiedoissa noudatetaan yhtenäistä tietojenvaihtomallia.

Sivun alkuun

Skenaario 1: henkilöstöhallinto

Suuren vakuutusyhtiön henkilöstöhallinto vastaa rekrytointiin ja henkilöstöön, etuihin, palkkoihin ja säädöstenmukaisuuden varmistamiseen liittyvien lomakemallien suunnittelusta ja ylläpidosta. Koska monessa lomakemallissa on samoja osia, kuten työntekijän tiedot ja työntekijän allekirjoitus, henkilöstöhallinnon kannattaa tehdä yhteistyötä IT-osaston kehittäjien kanssa yleisesti käytettävien malliosien kirjaston luomiseen. Lomakkeiden suunnittelijat voivat yrityksessä käyttää malliosakirjastoa Ohjausobjektit-tehtäväruudun kautta.

Malliosat Ohjausobjektit-tehtäväruudussa

Esimerkiksi terveydenhuollon korvauslomakkeiden kohdalla henkilöstöosaston työntekijät voivat määrittää, että seuraavat malliosat ovat tarpeen.

Malliosa

Mahdolliset kentät

Käyttökohde

Logoylätunniste

Ei mitään

Useimmat lomakkeet

Työntekijän tietojen osa

Työntekijän etunimi, toinen nimi ja sukunimi; syntymäaika; postiosoite; kotipuhelinnumero; työpuhelinnumero; työnimi; osasto

Useimmat lomakkeet

Työntekijän tietojen osa

Työntekijän etunimi, toinen nimi ja sukunimi; postiosoite; suunnitelman tunnistenumero; ryhmän numero

Lääketieteellisten korvausten lomakkeet

Potilastietojen osa

Potilaan etunimi, toinen nimi ja sukunimi; syntymäaika; postiosoite; sukupuoli; suhde työntekijään

Lääketieteellisten korvausten lomakkeet

Hoitohenkilön tietojen osa

Hoitohenkilön etunimi, toinen nimi ja sukunimi; postiosoite; puhelinnumero

Lääketieteellisten korvausten lomakkeet

Korvaustietojen osa

Palvelupäivä; lähetetty kokonaismaksu

Lääketieteellisten korvausten lomakkeet

Työntekijän allekirjoituksen osa

Työntekijän allekirjoitus; päivämäärä

Lääketieteellisten korvausten lomakkeet

Työntekijätunnuksen osa

Työntekijätunnus; työntekijän etunimi, toinen nimi ja sukunimi; sähköpostiosoite, puhelinnumero; päivämäärä; työtunnus; palkka; palkkio; esimies; osasto

Lääketieteellisten korvausten lomakkeet

Sivun alkuun

Skenaario 2: myynti

Lääkeyrityksen myyntiosasto suunnittelee joukon InfoPath-lomakemalleja, joita käytetään tuotetilauksiin ja asiakkaisiin liittyvien tietojen keräämiseen. Yrityksen käytössä on tällä hetkellä XML-rakenne liiketoimintatietojen keräämisen vakiointia varten. Kyseistä rakennetta käytetään pääosin markkinointi-, myynti- ja asiakaspalveluosastoilla, ja se määrittää asiakkaisiin, tuotteisiin ja tilauksiin liittyviä tietoja.

InfoPathissa lomakkeiden suunnittelijat voivat luoda malliosia, jotka perustuvat olemassa oleviin rakenteisiin. Tämä tapahtuu valitsemalla XML tai rakenne -vaihtoehto Lomakemallin suunnitteleminen -valintaikkunasta.

Aiemmin luotuun XML-rakenteeseen perustuvan malliosan suunnitteleminen

Kun lomakkeen suunnittelija on luonut malliosan, hän voi lisätä malliosaan ohjausobjekteja, jotka on sidottu rakenteen soveltuviin kenttiin. Suunnittelijat voivat määrittää malliosan ohjausobjekteille tietojen kelpoisuuden tarkistamisasetuksia, sääntöjä, laskettuja oletusarvoja ja tietoyhteyksiä. Kun malliosa on valmis, sen voi tallentaa ja sen saatavuudesta voi ilmoittaa organisaation muille lomakesuunnittelijoille, jotka voivat käyttää malliosaa omissa lomakemalleissaan.

Myyntiosaston työntekijät saattavat esimerkiksi määrittää, että seuraavat malliosat ovat tarpeen.

Malliosa

Mahdolliset kentät

Käyttökohde

Asiakas-osa

Asiakastunnus; asiakkaan nimi; asiakastyyppi; postiosoite; kaupunki; osavaltio/provinssi; postinumero; maa tai alue; sähköpostiosoite, puhelinnumero

Asiakkaan vuorovaikutuslomakkeet; tietopyyntölomakkeet; tilauslomakkeet; puheluseurantalomakkeet; esittelypyyntö; palvelupyyntö

Tilausotsikko

Osasto; jakelukeskus; myyntiorganisaatio

Asiakkaan vuorovaikutuslomakkeet; tietopyyntölomakkeet; tilauslomakkeet; puheluseurantalomakkeet; esittelypyyntö; palvelupyyntö

Tilauksen tilan osa

Tilauspäivämäärä; lähetyspäivä; sähköpostiosoite

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Toimituksen tilan osa

Potilaan nimi; suhde työntekijään; syntymäaika

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Maksutietojen osa

Maksutyyppi; maksupäivä; maksun huomautukset

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Tilaustietojen osa

Tuotetunnus; määrä; yksikkökustannus; vastaanottopäivää; alennus; kokonaishinta; tila

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Toimitusosoitteen osa

Toimitusnimi; toimitusosoite; kaupunki; osavaltio/provinssi; postinumero; maa tai alue

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Laskutusosoitteen osa

Laskutusnimi; laskutusosoite; kaupunki; osavaltio/provinssi; postinumero; maa tai alue

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Myyntiedustajan osa

Edustajan nimi; alkamispäivä; päättymispäivä; työskentelyosasto

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Myyntipalkkion osa

Myyntiorganisaatio; myyjä; myyntipalkkion määrä; myyntipalkkion summa; tilaussumma; tilausmäärä; prosenttimäärä

Tilauslomakkeet; laskutuslomakkeet

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×