Mallien tekeminen helppokäyttöisemmiksi

Tutustu viiteen parhaaseen tapaan parantaa Office mallien helppokäyttöisyyttä.

Mallien käytön aloittaminen

Mallit tekevät tehtävästä lyhyen, olipa kyse sitten esitteen luomisesta Word, laskusta Excel, PowerPoint yritysesityksestä tai Outlook uutiskirjeestä . Kun aloitat malliin perustuvan uuden tiedoston, muotoilu, sivun asettelu ja erikoistyökalut on määritetty valmiiksi.

Mallien avulla määrätyn standardin noudattaminen on helppoa. Jos haluat varmistaa, että kaikki työsi on helppokäyttöistä, säästät paljon aikaa aloittamalla helppokäyttötoiminnot sisältävästä mallista.

Voit helposti luoda malleja Office ohjelmissa – tallenna vain työsi mallitiedostomuodossa. Varovaisilla valinnoilla voit varmistaa, että malli on osallistava, että se ei aiheuta haasteita toimintarajoitteisille henkilöille tai käyttöä helpottavia tekniikoita, kuten näytönlukuohjelmia, käyttäville henkilöille.

Viisi parasta malleihin liittyvää käytäntöä

Officen valmiiden muotoilutyökalujen käyttäminen

Valmiit Office työkalut on esiohjelmoitu yleisten helppokäyttöisyysongelmien ratkaisemiseksi. Työkaluja ovat muun muassa otsikkotyylit, valintanauhan luettelomerkki- ja lukukomennot sekä taulukkotyökalut.

Nämä työkalut toimivat hyvin helppokäyttöohjelmien, kuten näytönlukuohjelmien ja teksti puheeksi -työkalujen, kanssa.
Valmiilla työkaluilla otsikot, luettelomerkit ja taulukot sijoittuvat oikein eri tiedostomuodoissa, esimerkiksi PDF- ja HTML-tiedostoissa. Tämä tarkoittaa, että
- Word otsikot tallennetaan PDF- tai HTML-tiedoston otsikoina.
- luettelomerkilliset ja numeroidut luettelot tallennetaan oikein merkittyinä luetteloina, joiden numeroita ja symboleita näytönlukuohjelmat osaavat käsitellä
- taulukot tallennetaan oikeiden siirtymistietojen kanssa, joten rivit ja sarakkeet määrittyvät oikein.

Luettavuuden parantaminen lukihäiriöisiä tai heikkonäköisiä henkilöitä varten

Käytä sans serif -fontteja. Tällaisia ovat esimerkiksi Arial ja Calibri.
Älä esitä tietoja pelkästään värin tai tyylin avulla. Yhdistä väri tai tyyli muotoihin tai tekstiin.
Tarkista tekstin ja taustan välinen kontrasti. Katso lisätietoja kohdasta Värikontrastisuhteen laskin.

Taulukoiden ja kuvien muuttaminen helppokäyttöisiksi

Lisää aina vaihtoehtokuvaus taulukoihin, kuviin ja muuhun tekstittömään sisältöön. Tämä koskee valokuvia, videoita, taulukoita, kaavioita, SmartArt-grafiikkaa ja ClipArt-kuvia.
Käytä taulukoissa otsikkoriviä.
Lisää otsikko tekstiruutuihin, kuviin, taulukoiden sarakkeisiin ja riveihin, grafiikkaan ja kaavioihin.

Mallitiedoston löytämisen helpottaminen

Anna tiedostolle kuvaava nimi. Anna nimessä mahdollisuuksien mukaan sisältöön ja päivämäärään liittyviä vihjeitä.
Sisällytä asiakirjan ominaisuudet, kuten otsikko ja tekijä.

Mallin testaaminen

Avaa uusi malliisi perustuva asiakirja, työkirja, sähköposti tai esitys.
Suorita Helppokäyttöisyyden tarkistus uudessa asiakirjassa, jotta löydät mahdolliset helppokäyttöisyysongelmat ja voit korjata ne.
Varmista, että kenttiä, tekstiruutuja ja soluja voi selata loogisessa järjestyksessä.

Helppokäyttöisyysongelmien tarkistaminen Helppokäyttöisyyden tarkistuksella

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Visio ja näiden tuotteiden aiemmissa versioissa on helppokäyttöisyyden tarkistus, jonka avulla voit etsiä ja korjata mallisi alueita, joilla on helppokäyttöisyysongelmia. Ennen mallin lähettämistä suorita helppokäyttöisyyden tarkistus ja tarkista alueet, joiden tarkasteleminen tai käyttäminen on toimintarajoitteisille käyttäjille haastavaa. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.

Huomautus: Helppokäyttöisyyden tarkistus voi toimia taustalla, kun jatkat tiedoston käsittelemistä.

Sivun alkuun