Lyncin keskusteluryhmän luominen ja hallinta

Jos Lync-järjestelmänvalvoja on antanut sinulle tarvittavat oikeudet, pääset nopeasti alkuun omien jatkuvien keskusteluryhmien luomisessa. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit luoda ja hallinnoida keskusteluryhmiä ja poistaa niitä käytöstä

Uuden keskusteluryhmän luominen

  1. Napsauta Lyncin pääikkunan Keskusteluryhmät-näkymässä Lisää keskusteluryhmä -painiketta Ryhmän lisääminen ja valitse sitten avattavasta valikosta Luo keskusteluryhmä. (Jollet näe näitä vaihtoehtoja, Lync-järjestelmänvalvoja ei ole antanut sinulle keskusteluryhmien luonti- ja hallintaoikeuksia.)

  2. Näyttöön avautuu Omat ryhmät -sivu. Valitse Luo uusi keskusteluryhmä.

    Keskusteluryhmän luominen

Uuden keskusteluryhmän nimeäminen

Kun luot keskusteluryhmän, haluat todennäköisesti antaa sille yksilöllisen ja kuvaavan nimen.

  1. Kirjoita nimi Luo keskusteluryhmä -ikkunan Ryhmän nimi -kenttään. Nimi voi olla enintään 256 merkkiä pitkä, ja siinä voi olla kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä (myös välilyöntejä) minä tahansa yhdistelmänä.

  2. Tarkista, ettei nimi ole jo käytössä, napsauttamalla Tarkista nimet -kuvaketta. Jos nimi on jo käytössä, ohjelma pyytää valitsemaan toisen nimen.

Jos päätät muuttaa nimen myöhemmin, uusi nimi näkyy sinulle sekä tuleville ryhmän jäsenille ja seuraajille. Kannattaa kuitenkin yrittää löytää sopiva nimi heti alussa ja pitää se samana koko ajan. Nimenmuutos voi aiheuttaa sekaannusta, jos käyttäjät ovat jo ehtineet määrittää ilmoituksia tai lisätä ryhmän omiin suosikkeihinsa.

Keskusteluryhmän kuvauksen kirjoittaminen

Kun olet luomassa keskusteluryhmää, napsauta Luo keskusteluryhmä -ikkunassa olevaa Kuvaus-kenttää ja kirjoita siihen ryhmän käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaile käyttötarkoitusta lyhyesti. (Enimmäispituus on 256 merkkiä.) Kuvauksen perusteella käyttäjät voivat päättää, haluavatko he pyytää ryhmän jäsenyyttä tai seurata ryhmässä käytävää keskustelua ilmoitusten avulla. Voit muuttaa kuvausta milloin tahansa.

Tietosuoja-asetuksen valitseminen

Kullekin Lync-keskusteluryhmälle määritetään tietosuoja-asetus, jonka mukaan määräytyy, ketkä voivat löytää ryhmän ja osallistua sen toimintaan. Valittavissa on kolme eri asetusta:

  • Avoin – Kuka tahansa voi löytää ryhmän hakutoiminnon avulla, avata ryhmän sekä lukea ja kirjoittaa (lähettää) viestejä. Avoimiin ryhmiin ei ole varsinaista jäsenyyttä.

  • Suljettu – Henkilöt, jotka eivät ole ryhmän jäseniä, voivat löytää ryhmän ja nähdä luettelon sen jäsenistä, mutta vain jäsenet voivat avata ryhmän sekä lukea ja lähettää viestejä. (Tämä on oletusasetus.) Jos henkilö haluaa liittyä suljettuun ryhmään, hänen on pyydettävä ryhmän valvojaa lisäämään hänet jäsenluetteloon. Keskusteluryhmän valvojat on ilmoitettu ryhmän kortissa.

  • Salainen – Henkilöt, jotka eivät ole ryhmän jäseniä, eivät voi löytää ryhmää eivätkä sen korttia. He eivät voi myöskään nähdä luetteloa ryhmän jäsenistä eivätkä lukea tai lähettää viestejä.

Jos olet ryhmän valvoja, voit muuttaa ryhmän tietosuoja-asetusta milloin vain. Lisätietoja keskusteluryhmän tietosuoja-asetuksista ja ryhmän jäsenyydestä on artikkelissa Tietoa Lyncin keskusteluryhmän jäsenyydestä.

Verkkosovellusten lisääminen keskusteluryhmään

Sen mukaan, kuinka organisaatiosi on päättänyt käyttää Lyncin jatkuvia keskusteluja, käytettävissäsi voi olla useita verkkosovelluksia, joista on ryhmän jäsenille paljon hyötyä. Jos ryhmän käytössä on verkkosovelluksia, Luo keskusteluryhmä -ikkunassa näkyy Apuohjelma-otsikko. Napsauta otsikon alapuolella olevaa avattavan luettelon nuolta ja valitse verkkosovellukset, jotka haluat lisätä.

Keskusteluryhmän valvojien lisääminen tai poistaminen

Ryhmän valvojana voit lisätä ryhmään myös muita valvojia, jos haluat jakaa luomasi ryhmän valvontatehtäviä muiden kanssa. (Kuten jäljempänä selitetään, valvojien on oltava ryhmän ryhmäluokan potentiaalisia jäseniä.)

Kun haluat lisätä ryhmään valvojan, avaa keskusteluryhmän ikkuna ja kirjoita Valvojat-kenttään sen henkilön nimi, jonka haluat toimivan kanssasi ryhmän valvojana. Lisävalvojat voivat lisätä ryhmään jäseniä ja muokata joitakin ryhmän asetuksia aivan kuten sinäkin. Kun olet lisännyt valvojien nimet (puolipistein eroteltuina), muista vahvistaa toiminto napsauttamalla Tarkista nimet -painiketta, jotta Lync pystyy tunnistamaan määrittämäsi henkilöt. Huomaa myös, ettei uusista valvojista tule automaattisesti ryhmän jäseniä, vaan sinun on lisättävä heidät jäseniksi.

Keskusteluryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen

Keskusteluryhmän valvojana voit myös vaikuttaa siihen, kuka voi liittyä luomiisi suljettuihin tai salaisiin keskusteluryhmiin. (Jos ryhmän tietosuoja-asetuksena on Avoin, jäseneksi liittymistä ei edellytetä.) Voit lisätä ryhmään jäseniä oman harkintasi mukaan. Ainoana ehtona on jälleen se, että henkilöiden on oltava ryhmäsi ryhmäluokan potentiaalisia jäseniä. Voit myös poistaa ryhmän jäseniä. Kirjoita Jäsenet-kenttään niiden henkilöiden nimet, jotka haluat kutsua ryhmän jäseniksi. Kun luot suljetun tai salaisen ryhmän, sinusta tulee automaattisesti sen jäsen.

Jos et halua ilmoittaa yhteyshenkilöillesi, että heistä on tehty ryhmäsi jäseniä, valitse Jäsenille ei lähetetä kutsua. Muussa tapauksessa (sen mukaan, kuinka ryhmääsi vastaavan pääryhmäluokan asetukset on määritetty) ilmoitukset tulevat tai eivät tule näkyviin jäsenen Lync-pääikkunan Keskusteluryhmät-näkymään Uusi-luetteloon (yhteystietojen tapaan).

Keskusteluryhmän asetusten vahvistaminen

Kun olet valinnut asianmukaiset asetukset edellä kuvatulla tavalla, napsauta Luo-painiketta.

Keskusteluryhmän hallinta

Henkilöt, joilla on keskusteluryhmän hallintaoikeudet

Saat Lync-keskusteluryhmän hallintaoikeudet, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Olet luonut keskusteluryhmän, joten olet oletusarvoisesti kyseisen ryhmän valvoja.

  • Lync-järjestelmänvalvoja on myöntänyt sinulle ryhmänvalvojan oikeudet.

  • Keskusteluryhmän luonut henkilö on nimennyt sinut kyseisen ryhmän valvojaksi.

  • Sinulla on keskusteluryhmän järjestelmänvalvojan oikeudet. Tällöin sinulla on myös kaikkien valvomassasi Lync-ympäristössä olevien keskusteluryhmien hallintaoikeudet.

Jos olet keskusteluryhmän valvoja, nimesi näkyy keskusteluryhmäkortin Valvojat-kentässä.

Keskusteluryhmän valvojana voit muuttaa miltei kaikkia hallinnoimasi keskusteluryhmän asetuksia. Sen lisäksi, että voit luoda omia jatkuvia keskusteluryhmiä, voit muuttaa ryhmien tietosuojatasoja, nimetä muita ryhmän valvojia sekä lisätä tai poistaa jäseniä. Voit muuttaa valvomiesi ryhmien nimiä ja kuvauksia sekä lisätä keskusteluympäristöön verkkosovelluksia, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt ne käytettäviksi. Voit myös poistaa ryhmän käytöstä, mikä lukitsee jäsenet ryhmän ulkopuolelle.

Seuraavassa taulukossa kerrotaan, mitä toimintoja ryhmän valvoja voi suorittaa ja mihin hänellä ei ole oikeuksia.

Toiminto

Ryhmän valvojalla on tähän oikeudet

Keskusteluryhmän luominen

Kyllä

Keskusteluryhmän nimeäminen tai uudelleennimeäminen

Kyllä

Keskusteluryhmän kuvauksen luominen tai muuttaminen

Kyllä

Keskusteluryhmän tietosuoja-asetuksen valitseminen tai muuttaminen

Kyllä

Keskusteluryhmän jäsenten lisääminen tai poistaminen

Kyllä

Ilmoitusten (kutsujen) lähettämisen estäminen uusille jäsenille

Kyllä

Keskusteluryhmän valvojien lisääminen tai poistaminen

Kyllä

Apuohjelman (verkkosovelluksen) lisääminen tai poistaminen

Kyllä

Keskusteluryhmän ryhmäluokan määrittäminen (jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt useita luokkia käytettäviksi)

Kyllä

Keskusteluryhmän poistaminen käytöstä

Kyllä

Käytöstä poistetun keskusteluryhmän ottaminen uudelleen käyttöön

Ei

Keskusteluryhmän poistaminen

Ei

Poistetun keskusteluryhmän palauttaminen

Ei

Keskusteluryhmään lähetetyn viestin poistaminen

Ei

Keskusteluryhmän historian poistaminen

Ei

Ryhmän hallintatehtävät tehdään Muokkaa keskusteluryhmää -sivulla. Pääset sivulle seuraavasti:

  1. Tuo näkyviin keskusteluryhmänäkymä napsauttamalla Lyncin pääikkunan Keskusteluryhmät-kuvaketta.

Lyncin pääikkunan näkymäkuvakkeet, joista keskusteluryhmäkuvake on valittuna

  1. Saat näkyviin ryhmät, joihin sinulla on pääsy, napsauttamalla Jäsen-otsikkoa.

  2. Vie osoitin luettelossa sen ryhmän Keskusteluryhmä-kuvakkeen Keskusteluryhmän kuvake päälle, jonka asetuksia haluat muuttaa.

  3. Napsauta Avaa ryhmä Avaa keskusteluryhmä -kuvake -kuvaketta.

  4. Napsauta keskusteluryhmäikkunan oikeassa alakulmassa olevaa Lisää-painiketta Lisää-painike .

  5. Valitse Hallitse tätä keskustelua.

Avattava luettelo, jossa Hallitse tätä keskustelua -vaihtoehto on valittuna

  1. Olet nyt Muokkaa keskusteluryhmää -sivulla, jossa voit muuttaa ryhmän asetuksia aiemmin tässä artikkelissa kuvatulla tavalla. Kun olet valmis, valitse Vahvista muutokset.

Tietoja keskusteluryhmäluokista

Lyncin keskusteluryhmäluokka on joukko ryhmän ominaisuuksia, joita voi käytön helpottamiseksi hyödyntää useissa ryhmissä. Esimerkiksi kiinteistöalan yrityksessä voi olla järkevää määrittää tietty ryhmäluokka myyntiryhmää varten, toinen lainopillista osastoa varten, kolmas johtoryhmälle ja niin edelleen. Kullekin ryhmäluokalle voidaan esimerkiksi määrittää omat tietueiden säilytyskäytännöt ja tietosuoja-asetukset. Luokalle määritetyt ominaisuudet periytyvät kaikkiin kyseisen luokan ryhmiin.

Ryhmäluokka vaikuttaa ryhmän jäsenyyteen ja asetuksiin. Kun Microsoft Lync 2013:n Jatkuva keskustelu -ominaisuus asennetaan, Lync-järjestelmänvalvoja luo luettelon potentiaalisista keskusteluryhmän osallistujista. Kun luettelo on luotu, järjestelmänvalvoja voi luoda alaluokkia organisaation tarpeiden mukaan. Tiettyyn alaluokkaan sisällytetään kaikki käyttäjät ja ryhmät, jotka voivat olla kyseiseen luokkaan kuuluvan keskusteluryhmän jäseniä. Jos järjestelmänvalvoja esimerkiksi määrittää, että ryhmäluokan valintaperusteena on contoso.com, kaikki Contoson ryhmät ja jäsenet voidaan lisätä kyseisessä alaluokassa olevien keskusteluryhmien jäseniksi. Jos valintaperusteena on Myynti, vain kyseisessä jakeluluettelossa olevia ryhmiä ja käyttäjiä voi lisätä jäseniksi.

Jos sinulla on ryhmän valvojana useita ryhmäluokkia käytettävissäsi, luokkien luettelo näkyy Luo keskusteluryhmä -ikkunassa. Valitse luokka, jonka asetuksia ja jäsenyysluetteloa haluat käyttää.

Tärkeää: Lync-järjestelmänvalvoja voi lukita ryhmäluokan useimmat asetukset niin, etteivät keskusteluryhmien valvojat voi tehdä niihin muutoksia. Järjestelmänvalvoja voi myös rajoittaa keskusteluryhmien valvojien käytettävissä olevaa valittavien jäsenten luetteloa. Jos huomaat, ettet pysty muuttamaan ryhmän asetuksia tai lisäämään tiettyä henkilöä ryhmän jäseneksi, tarkista Lync-järjestelmänvalvojalta, onko kyseisiä toimintoja rajoitettu.

Keskusteluryhmän poistaminen käytöstä

Joskus voi tulla tilanteita, joissa haluat poistaa valvomasi keskusteluryhmän käytöstä. Kun ryhmä poistetaan käytöstä, käyttäjät eivät voi enää löytää sitä tai liittyä siihen ja kaikki ryhmän jäsenet (myös ryhmän valvoja) poistetaan.

Ryhmä voidaan joutua poistamaan käytöstä useasta syystä. Ehkä ryhmälle ei ole tarvetta tietyn aikajakson jälkeen, tai ryhmä ei ole enää aktiivinen, koska jäsenet ovat ryhtyneet käyttämään toista käyttötarkoitukseltaan samantyyppistä mutta aktiivisempaa ryhmää. Voit poistaa ryhmän käytöstä seuraavasti:

  1. Avaa ryhmänhallintaikkuna edellä kuvatulla tavalla ja valitse Poista käytöstä. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa pyydetään vahvistamaan ryhmän poistaminen käytöstä.

Valintaikkuna, jossa pyydetään vahvistamaan keskusteluryhmän käytöstä poistaminen

  1. Jatka valitsemalla OK. Peruuta toiminto valitsemalla Peruuta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×