Lync-kokouksen parhaat käytännöt

Voit käyttää Lync-kokouksen järjestämiseen, kokoukseen osallistumiseen ja kokouksessa esittämiseen useita vaihtoehtoja. Nämä parhaat käytännöt auttavat käyttämään työtäsi helpottavia ja kokouskokemusta parantavia toimintoja.

Lync-kokouksen järjestäminen

Kokouksen ajoittaminen

  • Jos kyse on pienestä ja epämuodollisesta yrityksen sisäisestä kokouksesta, voit käyttää kokouksen oletusasetuksia sellaisenaan. Muista, että oletusasetuksia käytettäessä kaikki osallistujat ovat esittäjiä ja he voivat liittyä suoraan kokoukseen.

  • Jos kokoukseen liittyy jokin erityistarve ja kyse on esimerkiksi suuresta osallistujajoukosta, luottamuksellisista tiedoista tai ulkoisista asiakkaista, muista muuttaa kokousasetuksia tarpeen mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Lync-kokousten asetusten määrittäminen.

Huomautus: Kokouksen osallistujien enimmäismäärä on 250.

  • Voit pitää Lync-kokouksen kokoushuoneessa, jos osa osallistujista on paikan päällä ja osa osallistuu verkon kautta. Valitse Outlookissa Kokoushuoneiden hakutoiminto, jos haluat löytää ja lisätä kokoushuoneen haluamastasi rakennuksesta. Voit myös varata huoneen erikseen ja lisätä tiedon kokouskutsun Sijainti-ruutuun.

Varaesittäjän nimeäminen

Valitse varaesittäjä siltä varalta, että olet itse myöhässä. Varaesittäjä voi myös aloittaa tallentamisen, auttaa ja hallita osallistujia tai valvoa kokoukseen lähetettyjä kysymyksiä, jolloin voit keskittyä esitykseesi. Tämä on erityisen tärkeää, jos kokous tai tapahtuma on suuri.

Muista PIN-tunnuksesi

Et yleensä tarvitse PIN-tunnusta, kun soitat kokoukseen puhelimella. Sinut yhdistetään suoraan ja numerosi näkyy osallistujaluettelossa. Jos haluat soittaa vetäjänä tai todennettuna soittajana, sinua pyydetään antamaan PIN-koodi ja/tai työnumero tai alanumero.

Huomautus: Todennettuna soittajana soittaminen tarkoittaa, että kokous on suojattu ja sinun on tunnistauduttava ennen kokoukseen liittämistä.

PIN-tunnus kannattaa pitää saatavilla siltä varalta, että tarvitset sitä. Jos et muista PIN-tunnustasi, napsauta Unohditko PIN-tunnuksesi? -linkkiä kokouspyynnössä ja palauta salasana ohjeiden mukaan.

Koulutusasiakirjan tai linkin liittäminen kokouskutsuun

Jos kutsut osallistujia, joille Lync ei ole tuttu, liitä kokouskutsuun toimintaohjeet tai linkki Lync-koulutukseen, jotta osallistujat voivat tutustua kokouksen ominaisuuksiin ennen kokoukseen liittymistä.

Lync-kokoukseen liittyminen

  • Kirjaudu kokoukseen 10–15 minuuttia ennen kokouksen alkua, jotta ehdit määrittää tarvittavat asetukset ja ratkaista mahdolliset ongelmat.

  • Päätä ennen kokousta, käytätkö kokouksen ääniosuudessa tietokoneen ääniä (Lyncin integroitu ääni ja video) vai puhelinta.

  • Jos käytät tietokoneen ääntä, määritä ääni- ja videolaitteet ja tarkista äänen- ja kuvanlaatu. Voit käyttää tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai liittää kuulokemikrofonin. Lisätietoja on artikkelissa Lyncin äänitoimintojen määrittäminen, testaus ja vianmääritys.

  • Jos käytät puhelinta kokouksen äänilähteenä, käytä Lyncin Soita minulle -toimintoa. Valitse Yhdistä kokouksen äänet -ikkunassa Soita minulle numeroon: ja kirjoita puhelinnumero, johon haluat soitettavan. Kun käytät tätä toimintoa, sinun ei tarvitse lisätä kokouksen tunnusta tai PIN-tunnusta.

  • Käytä mahdollisuuksien mukaan kuulokemikrofonia tietokoneen mikrofonin ja kaiuttimien sijaan, sillä äänenlaatu on silloin parempi.

  • Äänenlaatu vaihtelee verkkoyhteyden mukaan. Käytä langallista verkkoyhteyttä ja varmista, että tietokoneen langaton verkkoyhteys ei ole käytössä.

  • Kun olet liittynyt kokoukseen, vaimenna mikrofoni silloin, kun et puhu.

Lync-kokouksessa esittäminen

  • Pyydä työtoveriasi kirjautumaan kokoukseen kanssasi, jotta voit tarkistaa äänen ja videokuvan laadun.

  • Tarkista kokouksen aikana käytettävissä olevat asetukset ja varmista, että olet ottanut käyttöön tai poistanut käytöstä oikeat osallistujatoiminnot. Tarkista esimerkiksi osallistujan oikeudet, sisällön näyttäminen ja huomautusten lisäämisoikeus.

  • Jos käytät PowerPointia:

    • Käytä enintään 15 diaa ja käytä niissä suurta fonttikokoa (vähintään 30 pistettä) ja yksinkertaista taustaa. Tämä helpottaa keskittymistä.

    • Lataa esitys etukäteen ja harjoittele diojen vaihtamiseen ja huomautusten lisäämiseen käytettäviä toimintoja. Voit esimerkiksi nostaa esille tärkeät kohdat käyttämällä laserosoitinta tai leimoja.

    • Kirjoita esittäjän muistiinpanoihin asiat, jotka haluat mainita. Lisätietoja on artikkelissa PowerPoint-diojen jakaminen Lync-kokouksessa.

  • Jos jaat työpöydän tai ohjelman:

    • Kun jaat ohjelman, muista, että osallistujat näkevät vain jaetut ohjelmat ja tiedostot. Jos siirryt muihin ohjelmiin, ne eivät näy kokouksessa.

    • Käytä työpöydän jakamista, jos sinun on vaihdeltava ohjelmia.

    • Valitsemalla Esikatselu voit tarkistaa, mitä Lync-kokouksen osallistujat näkevät, kun jaat työpöydän tai ohjelman.

    • Kerro osallistujille, että he voivat suurentaa katselualuetta siirtymällä koko näytön tilaan.

      Lisätietoja on artikkelissa Työpöydän tai ohjelman jakaminen Lync-kokouksessa.

  • Varaa kysymyksille riittävästi aikaa ja kerro osallistujille, että he voivat kirjoittaa kysymyksensä tai kommenttinsa kokouksen pikaviestialueelle.

    • Käytä vaimennusta, kun et puhu, ja varmista, että osaat tarvittaessa vaimentaa osallistujat ja poistaa heidän vaimennuksen. Varmista myös, että osaat tehdä tämän sekä Lyncissä että näppäinpuhelimessa, jos käytät puhelinta. (Voit kuunnella komentojen kuvaukset näppäilemällä puhelimessa *1.)

    • Kerro osallistujille kokouksen alussa, miten he voivat vaimentaa oman äänensä ja poistaa vaimennuksen.

Kokouksen pitäminen kokoushuoneessa

Kannattaa varata hieman aikaa valmistautumiseen ennen kokouksen alkua, jotta voit varmistaa Lyncin asetusten sopivan huoneen ääni- ja videolaitteisiin.

  • Yhdistä tarvittaessa kannettava tietokone videotykkiin ja kokoushuoneen puhelimeen.

  • Vaimenna tietokoneesi mikrofoni ja kaiuttimet, jos kuuluu kaikua. Pyydä myös muita huoneessa olevia vaimentamaan mikrofoninsa ja kaiuttimensa, jos he ovat kirjautuneet Lynciin.

  • Voit yhdistää huoneen puhelimen tietokoneeseesi tai soittaa kokoukseen puhelimella.

  • Jos käytät huoneen videotykkiä, kytke johto tietokoneeseesi ja valitse sopiva näyttötapa. Valitse näppäimistössä Windows-näppäin + P, jolloin näet erilaisten näyttötapojen valikoiman:

    • Sama näyttö -vaihtoehto näyttää työpöydän sekä tietokoneen näytöllä että huoneen videotykin näkymässä.

    • Laajenna näyttö -vaihtoehto laajentaa työpöytää tietokoneen näytöltä huoneen videotykin näkymään.

    • Vain projektori -vaihtoehto näyttää työpöydän vain huoneen videotykin kautta.

Suosittelemme valintaa Sama näyttö, jotta näet kokouksen sekä omalla näytölläsi että huoneen isolla näytöllä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×