Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler on verkkopohjainen ohjelma, jolla voit luoda Lync-kokouksia, jos käytössäsi ei ole Microsoft Outlookia tai käytät käyttöjärjestelmää, joka ei ole Windows-pohjainen. Web Schedulerissa voit luoda uusia kokouksia, muuttaa aiemmin määritettyjä kokouksia ja lähettää kutsuja käyttämälläsi sähköpostiohjelmalla.

Yrityksesi tukihenkilöstö antaa sinulle linkin Web Scheduler -portaaliin sekä käyttäjänimen ja salasanan sisäänkirjautumista varten. Kun olet sivulla, napsauta välilehtiä nähdäksesi eri vaihtoehtoja tai paina näppäimistön Sarkain-näppäintä siirtyäksesi haluamaasi vaihtoehtoon.

Lync-kokouksen luominen

  1. Siirry yrityksesi tukihenkilöstön antamalle Web Scheduler -sivulle.

  2. Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi.

  3. Valitse Luo uusi kokous.

Näyttökuva komennosta Luo uusi kokous

  1. Kirjoita kokoukselle aihe.

  2. Voit jättää kokouksen sijainniksi Lync-kokous tai lisätä sijainnin, esimerkiksi neuvotteluhuoneen, jos osa henkilöistä osallistuu kokoukseen paikan päällä.

  3. Kirjoita lyhyt viesti tai kokouksen esityslista Sanoma-ruutuun (valinnainen).

  4. Valitse kokouksen aikavyöhyke, aloitus- ja lopetuspäivämäärä ja -aika.

  5. Oletuksena on, että kaikki, myös yrityksen ulkopuoliset henkilöt, voivat ohittaa odotustilan, joka on näennäinen odotusalue, josta voit päästää henkilöt sisään tai estää pääsyn. Lisätietoja vaihtoehtojen muuttamisesta on kohdassa Käyttöoikeudet ja esittäjät.

  6. Oletusarvon mukaan kenellä tahansa yrityksessä on esittäjän käyttöoikeudet. Lisätietoja vaihtoehtojen muuttamisesta on kohdassa Käyttöoikeudet ja esittäjät.

  7. Lisää Osallistujat ja ääni -kohdassa kutsuttujen henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet ja erottele ne puolipisteellä (;).

  8. Tarkista, että nimet ovat oikeat, valitsemalla Tarkista nimet.

Näyttökuva Osallistujat ja ääni -valintaikkunasta

Kirjoita yrityksen ulkopuolelta kutsuttujen henkilöiden kohdalla sähköpostiosoite kokonaisuudessaan, esimerkiksi contoso@contoso.com.

Huomautus:  On suositeltavaa kirjoittaa kutsuttujen henkilöiden koko sähköpostiosoitteet. Web Scheduler voi lisätä yrityksen työntekijöiden nimet vain, jos ne ovat yksilöllisiä eikä kahdella henkilöllä ole samaa nimeä.

  1. Jos tiliisi on määritetty audioneuvottelujärjestäjä, kokouskutsu sisältää ilmaisnumeron, maksullisen numeron ja osallistujakoodin. Kokouksen osallistujat voivat käyttää tietokoneen ääntä tai soittaa kokoukseen.

  2. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun

Kutsujen lähettäminen kokouksen osallistujille

Lähetä kokouskutsu jollakin seuraavista tavoista:

  1. Lähetä kutsut sähköpostiohjelmalla

Käyttämällä tätä menetelmää voit kopioida kokouksen tiedot Web Schedulerista ja liittää ne kokouskutsuun, jonka luot käyttämälläsi sähköpostiohjelmalla.

  1. Kun olet luonut kokouksen, valitse Tallenna.

  2. Kokouksen tiedot sisältävä ikkuna aukeaa.

Näyttökuva kokoustietoikkunasta

  1. Voit korostaa kokouksen tiedot, kuten kokouksen URL-osoite, puhelinneuvottelun numero ja kokoustunnus.

  2. Napsauta tekstiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kopioi.

  3. Avaa mikä tahansa sähköpostiohjelma ja luo tavallinen kokouspyyntö.

  4. Liitä Lync-kokouksen tiedot (kopioitu vaiheessa 4) kutsuun.

  5. Lisää osallistujat, tarkista kokouksen päivämäärä ja aika, kirjoita kokouksen esityslista ja lähetä pyyntö.

  6. Kutsujen lähettäminen iCalendarilla

iCalendarilla eri sähköpostijärjestelmien käyttäjät voivat vaihtaa kalenteritietoja. iCalendar-pyynnön vastaanottajilla on oltava tuettu ohjelmisto kokouspyynnön avaamista ja siihen vastaamista varten.

  1. Valitse Omat kokoukset -osiossa kokous sen aiheen perusteella ja valitse sitten Vie muodossa iCalendar.

Näyttökuva kokousruudusta ja vaihtoehdosta Vie muodossa iCalendar

  1. Valitse Avaa sähköpostiohjelman niin kehottaessa.

  2. Kun kalenterimerkintä avautuu, lähetä se edelleen henkilöille, jotka lisäsit osallistujiksi kokousta järjestäessäsi.

  3. Kutsun saaneet voivat avata ja tallentaa iCalendar-tiedoston omalla sähköpostiohjelmallaan, kuten Outlookilla, Notesilla tai iCalilla.

Sivun alkuun

Käyttöoikeudet ja esittäjät

Oletusarvoiset kokousasetukset sopivat parhaiten tavallisille työryhmäkokouksille. Kokousasetuksia voi mukauttaa omien vaatimusten, kokoustyypin ja osallistujien mukaan.

Kun olet luomassa uutta kokousta, valitse Käyttöoikeudet ja esittäjät ‑kohdassa henkilöt, jotka voi ohittaa odotustilan, ja henkilöt, jotka voivat olla esittäjiä.

Näyttökuva Käyttöoikeudet ja esittäjät -valintaikkunasta

Ketkä ohittavat odotustilan

Käyttöasetukset

Mitä tapahtuu

Suositellaan, kun…

Vain järjestäjä (lukittu)

Olet ainoa, joka pääsee kokoukseen suoraan sisään. Kaikkien muiden täytyy odottaa sisäänpääsylupaa.

Sinulla on luottamuksellisia asioita sisältävä kokous, jonka osallistujista on oltava tarkka.

Omasta yrityksestä kutsutut henkilöt

Vain kutsutut henkilöt liittyvät kokoukseen suoraan. Kaikkien muiden täytyy odottaa sisäänpääsylupaa.

Keskustellaan luottamuksellisista asioista, ja haluat päästää vain tietyt henkilöt sisään.

Oman yritykseni henkilöt

Kuka tahansa yrityksestäsi pääsee sisään kokoukseen suoraan, vaikka häntä ei olisi kutsuttu.

Mukana ei ole ulkopuolisia osallistujia, eikä luottamuksellisista asioista keskustella.

Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt

Kuka tahansa, jolla on pääsy kokouslinkkiin, voi osallistua kokoukseen suoraan.

Kutsut ulkopuolisia osallistuja, ja luottamuksellisista tiedoista ei keskustella.

Tärkeää:  Vaikka kokouksen odotustila on käytössä, kokoukseen soittavat osallistujat ohittavat automaattisesti odotustilan.

Kuka on esittäjä

Esittäjäasetukset

Kuka on esittäjä

Suositellaan seuraavissa tapauksissa

Vain järjestäjä

Olet ainoa esittäjä.

Esitykset, joissa osallistujien ei tarvitse olla vuorovaikutuksessa kokouksen sisältöön. Kokouksen aikana voidaan määrittää lisää esittäjiä.

Oman yritykseni henkilöt

Kuka tahansa yrityksestäsi on esittäjä.

Sopii epämuodollisiin ryhmän kokouksiin, joissa kaikki osallistujat voivat jakaa ja muokata sisältöä.

Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia)

Kaikki kutsumasi henkilöt ovat esittäjiä.

Käytä tätä, jos kokoukseen osallistuu ulkoisia osallistujia ja haluat heidän olevan esittäjiä.

Valitsemani henkilöt

Sinä ja valitsemasi henkilöt.

Valitse tämä vaihtoehto, kun haluat tiettyjen henkilöiden olevan esittäjiä.

Huomautus:  Valitse Valitsemani henkilöt, Valitse esittäjät ja siirrä sitten osallistujat osallistujien puolelta esittäjien puolelle. Ulkoisia kutsuttuja ja jakeluluetteloita ei voi lisätä esittäjiksi tämän asetuksen avulla. Yksityisille voi kuitenkin antaa esittäjän käyttöoikeuden kokouksen aikana.

Sivun alkuun

Lync-kokoukseen osallistuminen

Kirjaudu sisään napsauttamalla kokouspyynnön kokouslinkkiä.

Näyttökuva kokouspyynnön kokouslinkistä

Voit vaihtoehtoisesti käyttää Web Schedulerin Liity kokoukseen -välilehteä:

  1. Valitse Omat kokoukset -kohdassa kokous, johon haluat liittyä.

  2. Valitse sivun oikeasta reunasta Liity kokoukseen.

  3. Sopiva Lync-asiakas aukeaa ja kirjaa sinut kokoukseen.

Lisätietoja on artikkelissa Lync-kokoukseen osallistuminen.

Aiemmin luotujen kokouksien tarkastelu ja muokkaaminen

Web Schedulerin Omat kokoukset -välilehdessä näet kaikki järjestämäsi kokoukset. Muista, että Web Scheduler näyttää vain järjestämäsi kokoukset, mutta ei kokouksia, joihin sinut on kutsuttu.

  1. Siirry kohtaan Omat kokoukset ja avaa sitten tiedot-sivu napsauttamalla kokousaihetta.

Näyttökuva Omat kokoukset -välilehdestä

  1. Valitse Muokkaa kokousta.

  2. Tee tarvittavat muutokset ja valitse Tallenna.

  3. Valitse sanomaikkunassa OK ja vahvista muutetut tiedot.

Tärkeää:  Kun kokous päivitetään, kutsutuille henkilöille on lähetettävä päivitetyt tiedot manuaalisesti. Web Scheduler ei päivitä kalenteria automaattisesti.

  • Jos olet lähettänyt kutsun iCalendarilla, avaa pyyntö ja lähetä päivitys valitsemalla Vie muodossa iCalendar uudelleen.

  • Jos kopioit Lync-kokouksen tiedot tavalliseen kokouspyyntöön, avaa kutsu, päivitä siihen uudet kokoustiedot ja lähetä se uudelleen osallistujille.

Sivun alkuun

Kokouksen poistaminen tai peruuttaminen

Kokoukset vanhenevat 14 päivää ajoitetun päättymisajan jälkeen, mutta kokouksen voi poistaa, jos haluat tyhjentää Web Schedulerin tiedot tai peruuttaa kokouksen.

  1. Valitse poistettava kokous Omat kokoukset -välilehdessä.

  2. Valitse kokouksen tiedot -sivulla Poista kokous -välilehti.

  3. Valitse vahvistusruudussa Kyllä.

    Tärkeää:  Osallistujille on lähetettävä peruutusilmoitus, koska Web Scheduler ei päivitä kalenteria automaattisesti.

  4. Jos kokouspyynnöt lähetettiin iCalendarilla, avaa kutsu ja valitse Peruuta. Tämä lähettää pyynnön vastaanottajille peruutusilmoituksen.

  5. Jos kopioit Lync-kokouksen tiedot tavalliseen kokouspyyntöön, avaa kutsu ja lähetä sitten peruutushuomautus kutsutuille valitsemalla Peruuta.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×