Luettelon tai kirjaston ulkoisen tietosarakkeen luominen ja päivittäminen

Luettelon tai kirjaston ulkoisen tietosarakkeen luominen ja päivittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tätä alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon lisättävää erikoissaraketta kutsutaan ulkoiseksi tietosarakkeeksi. Voit yhdistää sarakkeella ulkoisen tietolähteen tietosarakkeen alkuperäisen luettelon tai kirjaston muihin sarakkeisiin. Koska ulkoisten tietojen sarake lisätään alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon, kaikki siihen liittyvät luettelo- tai kirjastotoiminnot toimivat, mukaan lukien versiointi, hyväksynnät, sisään- ja uloskuittaaminen sekä liitetiedostot.

Lisätietoja on kohdassa Etsi tietoja ulkoiset tiedot.

Sisältö

Ennen aloittamista

Esimerkkejä ulkoisten tietosarakkeiden käyttämisestä

Luo ulkoinen tietosarake luetteloon tai kirjastoon

Päivitä ulkoinen tietosarake

Päivitä ulkoinen tietosarake

Ennen aloittamista

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen    Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

Määrittää SharePoint-palveluiden ja -tilien    Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen Yhdistämispalvelut ja Suojattu säilöpalvelu.

Suojatun säilöpalvelun määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: selvittää parhaan käyttötilan määrittäminen ulkoisen tietolähteen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.

Yritystietopalvelujen määrittäminen    Järjestelmänvalvoja on varmistettava, että käyttäjä, joka luo ulkoisen sisällön tyypin on käyttöoikeuksien yritystietojen yhdistämisen metatietosäilössä ja että asianmukaiset käyttäjät voivat käyttää ulkoisen sisältötyypin, joka perustuu ulkoisen luettelon.

Ulkoisen sisältötyypin luominen    Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.

Sivun alkuun

Esimerkkejä ulkoisten tietosarakkeiden käyttämisestä

Seuraavissa osissa annetaan esimerkkejä siitä, mihin luetteloon tai kirjastoon lisättyä ulkoista tietosaraketta voi käyttää.

Asiakassopimukset ja yhteystiedot    Sinulla on tiedostokirjasto, joka sisältää asiakassopimuksia. Kaikki asiakastietosi ovat kuitenkin yrityssovelluksessa (kuten SAP tai Microsoft CRM), jonka tietolähde on SharePoint-tuotteen kannalta ulkoinen. Haluaisit seurata asiakkaan sopimuksia asiakirjakirjastossa ja samalla varmistaa, että niihin liittyvät asiakastiedot ovat ajan tasalla ja ettei niistä synny tarpeettomia kopioita. Tämä onnistuu, jos lisäät kirjastoon yhden tai useamman ulkoisen tietosarakkeen, joka liittää haluamasi asiakkaan nimen ja puhelinnumeron jokaiseen kirjastossa säilytettävään sopimukseen. Ulkoisen tietosarakkeen avulla on helppoa kirjoittaa tai päivittää oikeat tiedot, ja se noutaa asiakkaan tiedot automaattisesti ulkoisesta tietolähteestä. Voit luoda tässä skenaariossa myös rakenteisen Word-asiakirjan, joka siirtää ulkoisten tietosarakkeiden arvot Word-asiakirjaan, jossa voit muokata arvoja asiakirjan tietoruudussa tai Wordin sisältöohjausobjekteilla.

Tuotteen perustiedot ja kuvia    Olet luonut kuvakirjaston, joka sisältää valokuvia organisaatiosi myymistä tuotteista. Lisäät ulkoisen tietosarakkeen kirjastoon, jolloin se voi hakea tuotteen nimen, tuotekoodin ja nykyisen hinnan ulkoisesta tietolähteestä. Varmistat kuitenkin, että ulkoinen tieto on vain luku -tilassa luodessasi ulkoisen sisältötyypin. Yrityksesi säännöt ja toimintatavat määräävät, että tuotetietojen muutokset tehdään tietokantajärjestelmän kautta. Nyt kuitenkin useampi organisaatiosi henkilö voi helposti tarkastella kaikkia yleisiä tuotetietoja kirjastonäkymän kautta.

Sivun alkuun

Luo ulkoinen tietosarake luetteloon tai kirjastoon

Huomautus:  Ulkoisten tietojen sarakkeen luomiseen tarvitaan vähintään luettelon tai kirjaston osallistujan käyttöoikeudet.

  1. Siirry ensin SharePoint-sivustoon ja sitten luetteloon tai kirjastoon.

    Huomautus:  Ulkoiseen luetteloon ei voi lisätä ulkoisten tietojen saraketta.

  2. Valitse Luettelo tai Kirjasto > Luettelon asetukset tai Kirjaston asetukset.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

  4. Kirjoita sarakkeen nimi, esimerkiksi Asiakas, ja valitse sitten Saraketyypit-kohdasta Ulkoiset tiedot.

  5. Valitse Ulkoinen sisältötyyppi -kohdasta Ulkoisen sisältötyypin valitsin ja valitse sitten haluamasi kohde ulkoisten sisältötyyppien luettelosta, esimerkiksi CustomerCRM.

  6. Päätä, miten haluat käsitellä ulkoiselle sisältötyypille määritettyjä toimintoja, tekemällä vähintään yksi seuraavista:

    • Jos haluat nähdä valikon, jossa on yksi tai useampi toiminto, valitse Näytä toimintovalikko.

    • Jos haluat, että ulkoinen tietosarake suorittaa valittaessa oletustoiminnon, valitse Linkitä tämä sarake ulkoisen sisältötyypin oletustoimintoon.

  7. Valitse Lisää sarake kaikkien näiden lisäkenttien näyttämistä varten ‑kohdasta Valitse kaikki kentät tai valitse vähintään yksi kenttänimi, kuten CustomerName tai PhoneNumber.

Vihje:  Kuhunkin sarakkeen nimeen lisätään oletusarvoisesti ulkoisen sarakkeen nimeen perustava etuliite. Sarakkeen nimeksi kannattaa valita lyhyt nimi, kuten CustID, etenkin jos lisättäviä sarakkeita on useita. Jos Pikamuokkaus on otettu käyttöön luettelossa tai kirjastossa, voit muuttaa sarakkeen nimet Pikamuokkaus-toiminnolla.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

Huomautus:  Ulkoisten tietojen sarakkeen päivittämiseen tarvitaan vähintään luettelon tai kirjaston osallistujan käyttöoikeudet.

  1. Siirry ensin SharePoint-sivustoon ja sitten luetteloon tai kirjastoon.

  2. Lisää kohde luetteloon tai ominaisuuksia asiakirjakirjaston tai muokkaa luettelon kohdetta tai asiakirjaston ominaisuuksia.

  3. Valitse ulkoisen tietosarakkeen tekstiruudussa (esimerkiksi asiakkaan nimi) Ulkoiset tiedot -valitsin.

    Ulkoisen sisältötyypin tekijän on määritettävä Ulkoiset tiedot -valitsimen toiminta valitsemalla sopiva Identity-kenttä ja luomalla vähintään yksi suodatin oikean arvon nopeaa etsimistä varten. Mikäli näin ei ole tehty, ota yhteys ulkoisen sisältölajin tekijään tai järjestelmänvalvojaan.

  4. Valitse valintaruudussa haluamasi merkintä, esimerkiksi Nancy Davolio, ja valitse sitten OK.

Tiedot päivitetään ulkoisessa luettelossa ja ulkoisessa tietolähteessä.

Sivun alkuun

Päivitä ulkoinen tietosarake

Ulkoisen tietosarakkeen tiedot ovat suorituskykyyn liittyvistä syistä palvelimen tai palvelun välimuistissa, eivätkä ne ehkä näytä ulkoisen tietojärjestelmän uusimpia arvoja. Jos haluat varmistaa, että näytetyt ulkoiset tiedot ovat ajan tasalla, voit päivittää ulkoisen tietosarakkeen. Muista kuitenkin, että päivitys voi kestää pitkään. Kesto määräytyy ulkoisten tietojen määritystavasta.

Huomautus:  Ulkoisten tietojen sarakkeen päivittämiseen tarvitaan vähintään luettelon tai kirjaston osallistujan käyttöoikeudet.

  1. Siirry ensin SharePoint-sivustoon ja sitten luetteloon tai kirjastoon.

  2. Valitse Päivitä ulkoisen tietosarakkeen sarakeotsikossa.

  3. Päätä Päivitä-sivulla, haluatko päivittää vain nykyisen kansion vai nykyisen kansion lisäksi myös sen kaikki alikansiot.

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×