Luettelon tai kirjaston sisältölajin muuttaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kaikki luettelon tai kirjaston sisältötyyppi tehdyt muutokset vaikuttavat vain kyseiseen luetteloon tai kirjastoon lisättyyn sisältölajin esiintymään. Nämä muutokset eivät päivity ylemmän tason sivuston sisältölajiin, josta kyseinen sisältölaji on luotu.

Luettelon tai kirjaston sisältölajin muuttamiseen vaaditaan vähintään Suunnittelija-käyttöoikeustaso.

Toimintaohjeita

Asiakirjamallin lisääminen sisältötyyppiin

Sarakkeen lisääminen sisältötyyppiin

Sisältötyypin sarakkeiden järjestyksen muuttaminen

Sarakkeen määrittäminen pakolliseksi sisältölajille

Työnkulun lisääminen sisältötyyppiin

Sisältötyypin vain luku-tilaan

Määritä tietojen hallintakäytännön lisääminen sisältötyyppiin

Sisältötyypin asiakirjan tietoruudun asetusten muuttaminen

Asiakirjamallin lisääminen sisältölajiin

Voit liittää asiakirjamallin vain asiakirjan sisältölajiin (mihin tahansa asiakirjan pääsivuston sisältölajista johdettuun sisältölajiin). Liittämällä sisältölajiin asiakirjamallin voit varmistaa, että kun tekijät luovat uusia tätä sisältölajia edustavia asiakirjoja, ne perustuvat samaan malliin.

Organisaatiossa voi olla esimerkiksi tietty asiakirjamalli sopimusteksteille. Jos tämä malli liitetään sisältölajiin, jota organisaatiossa käytetään sopimuksille, kaikki uudet tätä sisältölajia käyttäen luodut sopimukset perustuvat tähän sopimusasiakirjamalliin.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

    1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-osassa muutettavan sisältölajin nimeä.

    Jos asiakirjakirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Valitse Asetukset-valikosta Lisäasetukset.

  4. Jos haluat määrittää aiemmin luodun asiakirjamallin URL-osoitteen, valitse Asiakirjamalli-kohdasta Kirjoita aiemmin luodun asiakirjamallin URL-osoite ja kirjoita sen asiakirjamallin URL-osoite, jota haluat käyttää.

    Voit käyttää absoluuttinen URL-OSOITE tai URL-Osoitetta, joka perustuu palvelimeen, sivustoon tai resurssi-kansion sijainti. Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä URL-osoitteet, voit käyttää. Esimerkeissä sisältötyypin resurssien kansion (kansio, joka sisältää sivuston sisältötyyppi-tiedostot), onko osoitteessa http://contoso/_cts/ContentTypeName/ ja että asiakirjamallin nimi on Docname.doc.

    Resurssikansio, joka on merkitty _cts/ContentTypeName, missä ContentTypeName sen sivuston sisältötyypin nimeä, olemassa sivustosta päätasolle.

URL-laji

Esimerkki

Absoluuttinen

http://contoso/_cts/ContentTypeName/Docname.doc

Sivuston suhteen suhteellinen

~sivusto/LibraryName/Docname.doc

Palvelimen suhteen suhteellinen

_cts/ContentTypeName/Docname.doc

Resurssikansioon nähden suhteellinen

Docname.doc

  1. Jos haluat ladata haluamasi tiedostomallit palvelimeen, valitse Tiedostomallit-osassa Lataa uusi tiedostomalli ja valitse sitten Selaa. Siirry Tiedoston valitseminen ‑valintaikkunassa haluamasi tiedoston sijaintiin, valitse tiedosto ja napsauta Avaa.

  2. Valitse OK.

Sivun alkuun

Sarakkeen lisääminen sisältölajiin

Voit määrittää tiettyä sisältölajia edustaviin nimikkeisiin kerättävät ominaisuudet tai metatiedot lisäämällä kyseiseen sisältölajiin sarakkeita. Organisaatiossa voidaan esimerkiksi seurata tiettyä metatietoyhdistelmää kaikissa ostotilauksissa. Seurattavat metatiedot voivat olla esimerkiksi tilinumero, projektinumero ja projektipäällikön nimi. Jos ostotilauksen sisältölajiin lisätään sarakkeet tilinumerolle, projektinumerolle ja projektipäällikölle, käyttäjiä pyydetään antamaan nämä metatiedot kaikille tätä sisältölajia edustaville kohteille.

Jos luettelo tai kirjasto sisältää useita sisältölajeja edustavia kohteita, voit koota kutakin sisältölajeja koskevia yksilöllisiä metatietoja lisäämällä sarakkeet suoraan haluamaasi sisältölajiin varsinaisen luettelon tai kirjaston asemesta.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-osassa muutettavan sisältölajin nimeä.

    Jos luettelon tai kirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen luettelon tai kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Lisää aiemmin luoduista sivustoista tai luettelosarakkeista.

  4. Valitse ryhmä, josta haluat lisätä sarakkeen, napsauttamalla Valitse sarakkeet -osan Valitse sarakkeet kohteesta -kohdan nuolta.

  5. Napsauta Käytettävissä olevat sarakkeet -kohdassa saraketta, jonka haluat lisätä, ja siirrä sarake Lisättävät sarakkeet -luetteloon valitsemalla Lisää.

  6. Jos haluat lisätä muita sarakkeita, tee kohtien 5 ja 6 toimet uudelleen.

Sivun alkuun

Sisältölajin sarakkeiden järjestyksen muuttaminen

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-osassa muutettavan sisältölajin nimeä.

    Jos asiakirjakirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Valitse Sarakkeet-osassa Sarakkeiden järjestys.

  4. Napsauta Sarakkeiden järjestys -osassa sen sarakkeen vieressä olevaa nuolta, jonka järjestysnumeroa Sijainti alusta -sarakkeessa haluat muuttaa, ja valitse uusi järjestysnumero.

Sivun alkuun

Sarakkeen muuttaminen pakolliseksi sisältölajille

Jos määrität sarakkeet pakollisiksi sisältölajille, käyttäjiä pyydetään antamaan metatiedot (sarakkeiden arvot), kun he luovat uusia tätä sisältölajia edustavia kohteita.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-osassa muutettavan sisältölajin nimeä.

    Jos asiakirjakirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Napsauta Sarakkeet-kohdassa sen sarakkeen nimeä, jonka haluat määrittää pakolliseksi.

  4. Valitse Sarakkeen asetukset -kohdasta Pakollinen.

Sivun alkuun

Työnkulun lisääminen sisältölajiin

Työnkulkujen mahdollista määrittää liiketoimintaprosesseja kohteita ja tiedostoja sivustossa. Organisaatiot voivat käyttää työnkulkuja voit automatisoida ja tiettyjen tavallisten liiketoimintaprosessien, kuten tiedoston hyväksynnän hallinta tai tarkastella. Lisäämällä sisältötyypin työnkulun voi auttaa varmistamaan, että kyseistä sisältötyyppiä edustavissa kaikki kohteet ovat yhdenmukaisia ja samalla liiketoimintaprosessien mukaisia. Jos työnkulku on lisätty sisältölajiin, työnkulun voi käynnistää sisältölajin yksittäisille kohteille.

Huomautus: Voit lisätä työnkulun luettelon tai kirjaston sisältölajiin vain, jos työnkulku on otettu käyttöön sivustossa tai työtilassa. Jos työnkulkuja ei näytä olevan käytettävissä, ota yhteys keskitetyn hallinnan järjestelmänvalvojaan.

  1. Jos luettelo tai kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos luettelon tai kirjaston nimi ei tule näyttöön, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten luettelon tai kirjaston nimi.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-osassa sisältölajia, johon haluat lisätä työnkulun.

    Jos luettelon tai kirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen luettelon tai kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Valitse Asetukset-valikosta Työnkulun asetukset.

  4. Valitse Muuta työnkulun asetuksia -sivulla Lisää työnkulku.

  5. Napsauta Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-osassa haluamaasi työnkulkumallia.

  6. Kirjoita Nimi-osaan työnkulun yksilöllinen nimi.

  7. Määritä Tehtäväluettelo-osassa tässä työnkulussa käytettävä tehtäväluettelo.

    • Voit käyttää oletustehtäväluetteloa tai luoda uuden. Jos käytät oletustehtäväluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät helposti omat työnkulkuun sisältyvät tehtävänsä tehtäväluettelon Omat tehtävät -näkymästä.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos tähän työnkulkuun liittyy arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä tehtäväluettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossasi on lukuisia työnkulkuja tai jos työnkulkuihin liittyy lukuisia tehtäviä. Tässä tapauksessa voi olla hyödyllistä luoda jokaiselle työnkululle oma tehtäväluettelo.

  8. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Voit käyttää Historia-luettelon oletusarvoa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossasi on tarkoitus käyttää useita työnkulkuja, kannattaa ehkä luoda jokaiselle työnkululle oma historia.

  9. Määritä Aloitusasetukset-osassa, milloin ja kenen toimesta työnkulun voi aloittaa.

    Huomautukset: 

    • Tietyt asetukset eivät ehkä ole käytettävissä, jos valitsemasi työnkulkumalli ei tue niitä.

    • Aloita tämä työnkulku kohteen pääversion julkaisemisen hyväksymiseksi -asetus on käytettävissä vain, jos kirjastossa on otettu käyttöön pää- ja aliversioiden tuki ja valitsemaasi työnkulkumallia voi käyttää sisällön hyväksymiseen.

  10. Valitse Seuraava.

  11. Valitse haluamasi lisäasetukset Työnkulun mukauttaminen -sivulta ja valitse OK.

Sivun alkuun

Sisältölajin määrittäminen vain luku -tilaan

Jos haluat estää muita tekemästä muutoksia sisältölajiin, joka on lisätty luetteloon tai kirjastoon, voit määrittää luettelon sisältölajin vain luku -tilaan. Jos luettelon sisältölaji määritetään vain luku -tilaan, sivuston pääsisältölajiin tehtävät muutokset eivät periydy luettelon sisältölajiin.

  1. Jos luettelo tai kirjasto, jonka sisältölajin haluat muuttaa, ei ole valmiiksi avoinna, napsauta luettelon tai kirjaston nimeä pikakäynnistyksen Luettelot- tai Asiakirjat-kohdasta.

  2. Asetukset valikossa Asetukset-valikko , valitse jokin seuraavista:

    • Valitse Luettelon asetukset, jos käsittelet luetteloa.

    • Valitse Asiakirjakirjaston asetukset, jos käsittelet asiakirjakirjastoa.

  3. Napsauta Sisältölajit-osassa vain luku -tyyppiseksi muutettavan sisältölajin nimeä.

    Jos luettelon tai kirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen luettelon tai kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  4. Valitse Asetukset-kohdasta Lisäasetukset.

  5. Valitse Vain luku ‑osan Tulisiko tämän sisältötyypin olla vain luku -tyyppinen? ‑kohdasta Kyllä.

Sivun alkuun

Tietojen hallintakäytännön määrittäminen sisältölajille

Voit käyttää aiemmin määritettyä sivustokokoelman käytäntöä luettelon tai kirjaston sisältölajiin. Vaihtoehtoisesti voit määrittää tietojen hallintakäytännön, joka koskee vain tiettyä luettelon sisältölajia.

Sivustokokoelman käytännön käyttäminen luettelolle, kirjastolle tai luettelon sisältölajille

Jos sivustoon on jo luotu tietojen hallintakäytäntöjä sivustokokoelman käytännöiksi, voit käyttää jotakin näistä sivustokokoelman käytännöistä luettelolle tai kirjastolle. Jos luettelo tai kirjasto tukee useiden sisältölajien hallintaa, et voi määrittää koko luetteloa tai kirjastoa koskevaa tietojen hallintakäytäntöä. Sen sijaan sinun on määritettävä tietojen hallintakäytäntö jokaiselle kyseiseen luetteloon tai kirjastoon liitetylle luettelon sisältölajille (tiettyyn luetteloon tai kirjastoon liitettyjä sivuston sisältölajeja sanotaan luettelon sisältölajeiksi). Luettelon tai kirjaston tietojen hallintakäytännön asetusten muuttamiseen vaaditaan vähintään Suunnittelija-käyttöoikeustaso.

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Tietojen hallintakäytännön asetukset.

    Jos luettelo tai kirjasto tukee useiden sisältölajien hallintaa, valitse sisältölaji, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön, ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Käytännön määrittäminen -osasta Käytä seuraavaa sivustokokoelman käytäntöä ja valitse sitten haluamasi käytäntö luettelosta.

    Jos Käytä seuraavaa sivustokokoelman käytäntöä -asetus ei ole käytettävissä, sivustokokoelmalle ei ole määritetty sivustokokoelman käytäntöjä.

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Uuden tietojen hallintakäytännön luominen sisältölajille

Voit määrittää tietojen hallintakäytännön, joka koskee vain tiettyä luetteloa tai kirjastoa. Et voi käyttää tällä tavoin luotua tietojen hallintakäytäntöä uudelleen toisissa luetteloissa, kirjastoissa tai sivustoissa. Jos luettelo tai kirjasto tukee useiden sisältölajien hallintaa, et voi määrittää koko luetteloa tai kirjastoa koskevaa tietojen hallintakäytäntöä. Sen sijaan sinun on määritettävä tietojen hallintakäytäntö jokaiselle kyseiseen luetteloon tai kirjastoon liitetylle luettelon sisältölajille (tiettyyn luetteloon tai kirjastoon liitettyjä sivuston sisältölajeja sanotaan luettelon sisältölajeiksi). Luettelon tai kirjaston tietojen hallintakäytännön asetusten muuttamiseen vaaditaan vähintään luetteloiden hallintaoikeudet.

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Tietojen hallintakäytännön asetukset.

  3. Valitse sisältölaji, jolle haluat määrittää tietojen hallintakäytännön, ja valitse sitten OK.

  4. Valitse Käytännön määrittäminen -osassa Määritä käytäntö.

  5. Valitse OK.

  6. Kirjoita Käytännön muokkaaminen -sivun Nimi ja hallinnan kuvaus -osaan lyhyt kuvaus käytännöstä, jota olet luomassa.

    Huomautus: Voit määrittää nimiä vain Sivustokokoelmien käytännöt -luettelossa määritetyille tietojen hallintakäytännöille.

  7. Kirjoita Käytäntömääritelmä-osaan kuvaava määritelmä, jolla käytännön tarkoitus selitetään käyttäjille. Käyttäjät näkevät tämän määritelmän avatessaan asiakirjoja tai kohteita, joita käytäntö koskee. Käytäntömääritelmän tulisi selittää, mitkä käytännön ominaisuudet koskevat tätä sisältöä tai mitä erikoiskäsittelytoimenpiteitä sisältö vaatii. Käytäntömääritelmän enimmäispituus on 512 merkkiä.

  8. Valitse seuraavissa osissa yksittäisiä ominaisuuksia, jotka haluat lisätä tietojen hallintakäytäntöön.

  9. Jos haluat selitteet pakollisiksi tämän käytännön piiriin kuuluvissa asiakirjoissa, valitse Ota käyttöön Selitteet ja määritä haluamasi seliteasetukset.

    Toimintaohjeet

    1. Jos haluat, että käyttäjien on aina lisättävä asiakirjaan selite, valitse Kehota käyttäjiä lisäämään selite ennen asiakirjojen tallentamista ja tulostamista -valintaruutu.

      Jos haluat selitteiden lisäämisen olevan valinnaista, älä valitse tätä valintaruutua.

    2. Jos haluat lukita selitteet siten, että niitä ei voi muuttaa sen jälkeen, kun ne on lisätty, valitse Estä muutosten tekeminen selitteisiin sen jälkeen, kun ne on lisätty -valintaruutu.

      Huomautus: Jos haluat, että selite päivitetään, kun tämän asiakirjan tai kohteen ominaisuudet muuttuvat, älä valitse tätä valintaruutua.

    3. Kirjoita Selitteen muoto -ruutuun seliteteksti sellaisena kuin haluat sen esitettävän. Selitteissä voi olla enintään kymmenen sarakeviittausta, ja jokaisen viittauksen enimmäispituus on 255 merkkiä. Voit luoda selitteen muodon seuraavasti:

      • Kirjoita selitteeseen haluamiesi sarakkeiden nimet siinä järjestyksessä, jossa haluat niiden näkyvän. Kirjoita sarakkeiden nimet aaltosulkeisiin ({}), kuten Käytännön muokkaaminen -sivun esimerkissä.

      • Kirjoita sulkeiden ulkopuolelle sarakkeiden tunnisteteksti Käytännön muokkaaminen -sivun esimerkin mukaisesti.

      • Jos haluat lisätä rivinvaihdon, kirjoita \n , johon haluat lisätä rivinvaihdon.

    4. Valitse Ulkoasu-osassa fonttikoko ja -tyyli sekä määritä, haluatko selitteen olevan vasemmalla, keskellä vai oikealla asiakirjassa. Valitse fontti ja tyyli, jotka ovat käytettävissä käyttäjien tietokoneissa. Fonttikoko vaikuttaa myös selitteeseen mahtuvan tekstin määrään.

    5. Kirjoita Selitteen koko -osaan selitteen korkeus ja leveys. Selitteen korkeus ja leveys voidaan valita 0,25:n ja 20 tuuman väliltä. Selitteen teksti keskitetään aina pystysuorassa suunnassa selitekuvan sisällä.

    6. Valitse Päivitä, kun haluat esikatsella selitteen sisältöä.

  10. Jos haluat ottaa tämän käytännön piiriin kuuluvien asiakirjojen ja kohteiden valvonnan käyttöön, valitse Ota käyttöön Valvonta ja määritä valvottavat tapahtumat.

    Valvontakäytäntötoiminnon avulla organisaatiot voivat luoda valvontakirjauksia asiakirjoille ja luettelon kohteille, esimerkiksi tehtäväluetteloille, seurantakohdeluetteloille, keskusteluryhmille tai kalentereille, ja analysoida näitä valvontakirjauksia. Tähän käytäntötoimintoon liittyy valvontaloki, johon kirjataan erilaisia tapahtumia, esimerkiksi sisällön tarkasteleminen, muokkaaminen ja poistaminen. Kun valvonta on otettu käyttöön osana tietojen hallintakäytäntöä, järjestelmänvalvojat voivat tarkastella valvontatietoja Microsoft Excel -pohjaisista käytännön käyttöraporteista, joissa annetaan yhteenveto käytöstä tarkasteluhetkellä. Näiden raporttien avulla järjestelmänvalvojat voivat määrittää, kuinka tietoja käytetään organisaatiossa. Nämä raportit voivat myös auttaa organisaatioita tarkistamaan ja dokumentoimaan sääntöjen noudattamista ja tutkimaan mahdollisia ongelmia.

    Valvontalokiin kirjataan seuraavia tietoja: tapahtuman nimi, tapahtuman päivämäärä ja kellonaika sekä toiminnon suorittaneen käyttäjän järjestelmänimi.

  11. Määritä tämän käytännön piiriin kuuluvien asiakirjojen ja kohteiden säilytysaika-asetukset valitsemalla Ota käyttöön Vanheneminen ja määrittämällä sitten säilytysaika sekä toiminnot, jotka suoritetaan kohteiden vanhennuttua.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse säilytysaika, jolla määritetään, milloin asiakirjat tai kohteet vanhenevat. Toimi seuraavasti:

      • Jos haluat määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, valitse Kohteen ominaisuuksiin perustuva ajanjakso ja valitse sitten asiakirjan tai kohteen toiminto (esimerkiksi Luotu tai Muokattu) sekä toimintoa seuraava aikajakso (esimerkiksi päivien, kuukausien tai vuosien lukumäärä), jonka kuluttua haluat kohteen vanhenevan.

      • Jos haluat, että vanheneminen määritetään työnkulun tai mukautetun säilytyskaavan perusteella, valitse Määritetään ohjelmallisesti.

    2. Valitse Kohde vanhenee -luettelosta, mitä haluat tehtävän asiakirjan tai kohteen vanhentuessa. Toimi seuraavasti:

      • Jos haluat, että asiakirjalle tai kohteelle suoritetaan tietty toiminto (se esimerkiksi poistetaan), valitse Suorita tämä toiminto ja valitse sitten luettelosta haluamasi toiminto.

      • Jos haluat aloittaa asiakirjalle tai kohteelle tietyn työnkulun, valitse Aloita tämä työnkulku ja valitse sitten haluamasi työnkulun nimi.

        Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos määrität käytäntöä sellaiselle luettelolle, kirjastolle tai sisältölajille, johon on jo liitetty työnkulku.

  12. Jos haluat viivakoodien olevan pakollisia tämän käytännön piiriin kuuluville tiedostoille tai kohteille, valitse Ota käyttöön Viivakoodit ja napsauta Kehota käyttäjiä lisäämään viivakoodi ennen tallentamista tai tulostamista -valintaruutua, jos haluat järjestelmän kehottavan käyttäjiä lisäämään viivakoodit.

  13. Kun olet määrittänyt tähän tietojen hallintakäytäntöön lisättävien erillisten käytäntötoimintojen asetukset, ota käytäntö käyttöön valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Sisältölajin asiakirjan tietoruudun asetusten muuttaminen

Asiakirjan tietoruutu näkyy seuraavissa 2007 Microsoft Office System -sovelluksissa: Word, Excel ja PowerPoint. Sen avulla käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa asiakirjanhallinnan palvelimeen tallennettujen asiakirjojen sisältölajiominaisuuksia suoraan siinä Office-sovelluksessa, jota he käyttävät asiakirjan muokkaamiseen. Jos tietyn kirjaston asiakirjan sisältölajissa on esimerkiksi Tila-sarake, käyttäjät voivat asiakirjaa muokatessaan tarkastella Tila-ominaisuutta Wordin asiakirjan tietoruudussa. Lisäksi he voivat muuttaa asiakirjan tilan tietoruudussa luonnoksesta lopulliseksi. Kun asiakirja tallennetaan palvelimeen, ominaisuuden uusi arvo päivitetään automaattisesti kirjaston Tila-sarakkeeseen.

Asiakirjan tietoruutu on Microsoft Office InfoPath -lomake, jota ylläpidetään ja joka näkyy 2007 Office -versio -ohjelmissa. Asiakirjan tietoruudussa näkyvät aktiivisen asiakirjan muokattavissa olevat ominaisuudet. Sisältölajia määrittäessäsi voit luoda sille mukautetun asiakirjan tietoruudun, joka perustuu sisältölajin ominaisuuksiin. Kun sisältölaji on otettu käyttöön, asiakirjat sisältävät viittauksen mukautettuun asiakirjan tietoruutuun, ja käyttäjät voivat käyttää sitä 2007 Office -versio -ohjelmissa asiakirjan ominaisuuksien tarkastelemiseen ja muokkaamiseen.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

    1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Napsauta Sisältölajit-osassa muutettavan sisältölajin nimeä.

    Jos luettelon tai kirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen luettelon tai kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

  3. Valitse asetukset-kohdassa Asiakirjan tietoruudun asetukset.

  4. Menettele Asiakirjan tietoruudun malli -osassa seuraavasti:

    • Jos haluat käyttää oletusmallia, jossa näkyvät sisältölajille määrittämäsi ominaisuudet (sarakkeet), valitse Käytä Microsoft Office -sovellusten oletusmallia.

    • Jos haluat käyttää aikaisemmin määritettyä mukautettua mallia, valitse Käytä aiemmin luotua mukautettua mallia (URL, UNC tai URN) ja kirjoita mallin sijaintipaikan polku.

    • Jos haluat ladata aikaisemmin määritetyn mukautetun mallin (XSN), valitse Lataa käyttöön aiemmin luotu mukautettu malli (XSN), ja etsi haluamasi malli napsauttamalla Selaa-painiketta.

      Huomautus: Jos aiot ladata mallin tällä tavoin, poista mallista URL-lähetysosoite InfoPath-sovelluksessa, ennen kuin julkaiset ja lataat mallin.

    • Jos haluat luoda mukautetun paneelin InfoPath-sovelluksessa, valitse Luo uusi mukautettu malli.

      Jos valitset tämän vaihtoehdon, InfoPath käynnistyy ja näyttöön tulee oletusmalli, jota mukauttamalla voit luoda uuden mukautetun paneelin.

  5. Näytä aina -osassa voit määrittää, haluatko tämän asiakirjan tietoruudun tulevan näkyviin automaattisesti, kun tätä sisältölajia edustavia asiakirjoja avataan tai tallennetaan ensimmäisen kerran jossakin 2007 Office -versio -ohjelmassa.

  6. Valitse OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×