Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen

Luettelon tai kirjaston näkymän luominen, muuttaminen tai poistaminen

Voit luoda kirjastoille ja luetteloille mukautettuja näkymiä itsellesi tärkeiden kohteiden lajittelua ja näyttämistä varten (esim. tietyt sarakkeet), suodatuksen tai järjestämisen lisäämistä varten tai kiinnostavampaa tyyliä varten. Voit luoda oman näkymän (jonka vain sinä näet) tai voit luoda julkisen näkymän luettelon jokaiselle käyttäjälle, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet.

Huomautus: Jos näkymäsi eivät vastaa alla esitettyjä, käytössäsi saattaa olla SharePoint Onlinen uusi käyttöliittymä. Katso Tiedostokirjaston mukautetun näkymän luominen.

Tämän artikkelin aiheet:

Näkymän luominen

Huomautus: Jos luot näkymiä, joita käytetään puhelimella tai muilla matkaviestimillä, ota huomioon matkaviestimien ominaisuudet. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint-sivuston määrittäminen mobiililaitteille.

Jos haluat luoda näkymän, toimi seuraavasti:

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat luoda näkymän, napsauta Luettelo- tai Kirjasto-välilehteä ja valitse sitten Luo näkymä.

    Huomautus: Jos Luo näkymä -vaihtoehto ei ole käytössä, sinulla ei ole näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

    SharePoint-kirjaston Luo näkymä -painiketta valintanauhassa.

  2. Valitse näkymän laji Asetukset-sivulla. Lisätietoja kustakin tyypistä on jäljempänä kohdassa Valittavissa olevat näkymätyypit.

  3. Kirjoita näkymän nimi Näkymän nimi -ruutuun. Jos haluat tämän näkymän luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla luettelon tai kirjaston oletusnäkymä.

    Luo Näkymäasetukset-sivu
  4. Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo yleinen näkymä. Luo oma näkymä, kun haluat näkymän vain omaan käyttöösi. Luo julkinen näkymä, jos haluat, että kaikki luettelon käyttäjät voivat nähdä sen.

    Huomautus: Jos Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytössä, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia kyseisessä luettelossa tai kirjastossa.

  5. Valitse Sarakkeet-osassa sarakkeet, jotka haluat sisällyttää näkymään, ja poista sarakkeet, joita et halua sisällyttää. Valitse sarakkeiden lukujen vieressä järjestys, jossa haluat sarakkeiden näkyvän näkymässä.

  6. Määritä näkymän muut asetukset, kuten Lajittelu ja Suodatin. Valitse sitten sivun alareunasta OK. Valittavissa olevien asetusten kuvaukset ovat jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

Näkymän vaihtaminen

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit muuttaa näkymää, kuten määrittää sen oletusnäkymäksi, lisätä ja poistaa sarakkeita sekä muuttaa näkymän kohteiden lajittelujärjestyksen.

Huomautus: Kun näkymä on luotu, näkymän lajia ei voi muuttaa (et voi esimerkiksi siirtyä vakionäkymästä taulukkonäkymään tai Gantt-näkymästä kalenterinäkymään tai päinvastoin). Sinun on luotava uusi näkymä haluamallasi näkymän lajilla. Jos haluat vain muokata luetteloiden tai kirjastojen sarakkeita ja rivejä nopeasti, voit vaihtaa tilapäisesti vakionäkymästä taulukkonäkymään pikamuokkauksella. Siirry valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehteen ja valitse Pikamuokkaus. Kun olet valmis, näkymä siirtyy takaisin aiempaan näkymään. Huomaa, että pikamuokkausta ei voi käyttää ryhmiteltyihin kohteisiin. Lisätietoja taulukkonäkymästä on jäljempänä Taulukkonäkymä-otsikon alla kohdassa Valittavissa olevat näkymätyypit.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka näkymän haluat vaihtaa, ja valitse Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

  2. Valitse Muokkaa näkymää.

    Huomautus: Jos Muokkaa näkymää ei ole käytettävissä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

  3. Valitse muokattava näkymä Nykyinen näkymä -avattavassa luettelossa.

  4. Tee haluamasi muutokset ja valitse sitten OK sivun alareunassa. Muokattavien asetusten kuvaukset ovat jäljempänä kohdassa Näkymien asetukset.

    Huomautus: Avattavan Nykyinen näkymä -luettelon näkymät on järjestetty aakkosjärjestykseen, eikä sitä voi muuttaa. Voit kuitenkin muuttaa näkymän nimeä siten, että ensimmäinen kirjain on haluamassasi aakkosjärjestyksessä.

Näkymän poistaminen

Poista näkymä seuraavasti.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jossa olevan näkymän haluat poistaa, ja valitse Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

  2. Valitse poistettava näkymä avattavasta Nykyinen näkymä -luettelosta.

    Nykyisten luettelonäkymien avattava luettelo

  3. Valitse Muokkaa näkymää.

    Huomautus: Jos Muokkaa näkymää ei ole käytettävissä, sinulla ei ole nykyisen näkymän muokkaamiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Voit kuitenkin muokata omia näkymiäsi. Lisätietoa omien ja julkisten näkymien luomiseen tarvittavista oikeuksista on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Näkymien asetukset.

    Muokkaa näkymää -painike, jonka avattava valikko on auki

  4. Vierittää asetussivua alaspäin Näkymät-osioon ja valitse poistettava näkymä.

  5. Valitse näkymän yläreunassa Poista.

    Poista näkymä -painike

    Huomautus: Jos Poista ei ole käytettävissä, tämä on ehkä luettelon tai kirjaston oletusnäkymä. Oletusnäkymää ei voi poistaa. Tässä tapauksessa sinun on ensin muokattava toista näkymää ja määritettävä se oletusnäkymäksi.

  6. Valitse kehotettaessa OK.

Valittavissa olevat näkymätyypit

Näytä tyypit -sivu

Huomautus:  Luomisen jälkeen näkymän muotoa ei voi vaihtaa esimerkiksi kalenterista Gantt-näkymäksi. Voit kuitenkin luoda samat tiedot sisältäviä muita näkymiä jokaiselle haluamallesi uudelle muodolle.

Valittavissa olevat näkymätyypit:

Vakionäkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston kohteet näkyvät riveillä. Vakionäkymä on useimpien luetteloiden ja kirjastojen oletusnäkymä. Voit mukauttaa näkymän useilla eri tavoilla, kuten lisäämällä näkymään sarakkeita tai poistamalla niitä siitä.

Vakionäkymä

Kalenterinäkymä    Tässä näkymässä näkyvät luettelot ja kirjastot seinäkalenterin kaltaisessa muodossa. Tässä muodossa voi käyttää päivä-, viikko- tai kuukausinäkymää. Näkymästä voi olla hyötyä, jos haluat nähdä kaikki luettelon tai kirjaston kohteet aikajärjestyksessä. Näkymän käyttäminen edellyttää, että luettelossa tai kirjastossa on sarakkeita, joiden kalenterimerkinnöillä on alkamis- ja päättymispäivämäärät.

Kalenterinäkymä

Taulukkonäkymä    Tässä näkymässä luettelo- ja kirjastokohteet näkyvät ruudukossa laskentataulukon tavoin. Tästä pikamuokkaukseksi kutsutusta näkymästä voi olla hyötyä, jos useita luettelon tai kirjaston kohteita on muokattava samaan aikaan. Näkymästä on myös hyötyä silloin, jos haluat viedä tiedot laskentataulukko- tai tietokantaohjelmaan. Taulukkonäkymässä on joitakin rajoituksia, esimerkiksi kaikki Excel-toiminnot eivät ole käytettävissä. Jos sarakkeen kohde näkyy harmaana, kyseistä saraketyyppiä ei voi muokata.

Taulukkonäkymä

Gantt-näkymä    Tässä näkymässä luettelon ja kirjaston tiedot näkyvät edistymistä ilmaisevina palkkeina. Gantt-näkymästä on hyötyä projektien hallinnassa. Tässä näkymässä voit esimerkiksi nähdä, mitkä tehtävät limittyvät, sekä tarkastella koko projektin edistymistä. Tämän näkymän käyttäminen edellyttää, että luettelossa tai kirjastossa on alkamis- ja päättymispäivämäärät sisältäviä sarakkeita.

Gantt-näkymä

Access-näkymä    Käytä Microsoft Accessia luetteloon tai kirjastoon perustuvien lomakkeiden ja raporttien luomiseen. Käytettävissä vain, kun Microsoft Access on asennettuna.

Näkymän luominen Microsoft Accessilla

SharePoint Designerin mukautettu näkymä     Luo kehittyneitä mukautettuja näkymiä käynnistämällä SharePoint Designer -sovellus ja käyttämällä sitä. Tämä edellyttää lisäkäyttöoikeuksia ja SharePoint Designerin käyttämistä.

Kuva SharePoint Designer 2013:n etusivusta.

Olemassa oleva näkymä     Jos olemassa oleva näkymä on lähes haluamasi kaltainen, voit säästää aikaa ja käyttää olemassa olevaa näkymää lähtökohtana uuden näkymän luomisessa. Otsikon Aloita aiemmin luodusta näkymästä alla on luettelo olemassa olevista näkymistäsi. Luo uusi näkymä valitsemalla näkymä.

Aloita aiemmin luodusta näkymästä

Näkymien asetukset

Näkymien asetukset helpottavat tarvittavien tietojen löytämistä luettelosta tai kirjastosta. Seuraavassa ovat SharePoint-näkymissä käytettävissä olevat asetukset. Kaikki asetukset eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä. Kalenterinäkymien asetukset eroavat muiden näkymätyyppien asetuksista.

Näkymässä voi olla enintään 5 000 kohdetta. Voit hallita näkymän kohteiden määrää käyttämällä suodattimia ja määrittämällä määrää koskevia rajoituksia. Lisätietoja on artikkelissa Useita kohteita sisältävien luetteloiden ja kirjastojen hallinta.

  • Oletusnäkymä    Kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa on oletusnäkymä, jonka käyttäjät näkevät siirtyessään luetteloon tai kirjastoon. Voit vaihtaa luettelon tai kirjaston oletusnäkymäksi minkä tahansa julkisen näkymän, mutta et omaa näkymää. Voit poistaa oletusnäkymän vasta sitten, kun olet ensin määrittänyt valitsemasi julkisen näkymän oletusnäkymäksi.

    Huomautus: Jos Tee tästä oletusnäkymä -vaihtoehtoa ei näy näkymien luonti- tai muokkaussivulla, sinulla ei ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia tai valitsemasi näkymä on oma näkymäsi. Voit luoda julkisen näkymän, jos kuulut luettelon tai kirjaston Suunnittelija-ryhmään tai sinulla on vastaavat oikeudet. Lisätietoja on artikkelissa Tietoja SharePointin käyttöoikeustasoista.

  • Kohderyhmä    Kun luot näkymän, voit määrittää kohderyhmän, joka voi käyttää luomaasi omaa näkymää tai julkista näkymää. Oman näkymän voit nähdä ainoastaan sinä itse. Julkisen näkymän voivat nähdä kaikki.

    Omaa näkymää ei voi muuttaa julkiseksi näkymäksi eikä julkista näkymää omaksi näkymäksi. Julkista näkymää voi käyttää sekä omien näkymien että julkisten näkymien pohjana. Omaa näkymää voi käyttää vain omien näkymien pohjana.

    Jos Luo näkymä ei ole käytettävissä, kun yrität luoda näkymän, sinulla ei ole näkymän luomiseen tarvittavia käyttöoikeuksia. Jos Luo näkymä on käytettävissä mutta Luo julkinen näkymä -vaihtoehto ei ole käytettävissä, sinun on oltava Suunnittelijaryhmässä tai omattava vastaavat käyttöoikeudet. Luo oma näkymä -vaihtoehdossa sinun on oltava luettelon tai kirjaston Jäsen-ryhmässä tai omattava vastaavat käyttöoikeudet.

  • Sarakkeet    Näkymän sarakkeet sisältävät tarvittavat luettelo- tai kirjastokohteiden tiedot. Sarakkeet yhdessä muiden ominaisuuksien, kuten suodattimien, kanssa auttavat näkemään vain työsi kannalta tärkeimmät tiedot. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos luettelo tai kirjasto sisältää paljon kohteita. Lisätietoa sarakkeiden kanssa työskentelystä mukautettujen näkymien luomiseksi on artikkelissa Luettelon tai kirjaston sarakkeen luominen.

  • Gantt-sarakkeet    Valitse sarakkeet, jotka haluat sisällyttää Gantt-näkymään. Otsikko on pakollinen tekstikenttä. Aloituspäivämäärä ja Määräpäivä ovat pakollisia päivämääräkenttiä. Jos avattavassa luettelossa ei näy vaihtoehtoja, kun valitset sarakkeen, esimerkiksi Otsikko-sarakkeen, sinun on ensin luotava tätä näkymää tukeva sarake.

  • Lajittelu    Määritä järjestys, jossa kohteet näkyvät näkymässä. Voit käyttää kahta eri ehtoa. Voit esimerkiksi näyttää tehtäväluettelon kohteet lajiteltuina ensin tärkeyden mukaan ja sitten määräpäivän mukaan.

  • Suodatus    Määritä näkymä, jossa näkyy luettelon tai kirjaston kohteista osa, suodattamalla näkymä luettelon tai kirjaston sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit näyttää näkymässä esimerkiksi vain ne kirjaston tiedostot, jotka liittyvät tiettyyn projektiin.

    Vihje: Voit käyttää laskettuja sarakkeita tai suodattimia, joissa käytetään laskutoimituksia. Voit esimerkiksi näyttää kohteita, joiden päivämäärä vastaa tätä päivää käyttämällä [Tänään]-funktiota tai näyttää näkymän käyttäjään liittyviä kohteita käyttämällä [Minä]-funktiota. Voit myös yhdistää yksinkertaisia ​​yhtälöitä funktioihin. Jos haluat esimerkiksi näyttää viimeisen seitsemän päivän aikana luodut kohteet, suodata Luotu-sarake, määritä operaattori tilaan on pienempi kuin ja määritä arvoksi [Tänään]-7 (ei välilyöntejä). Lisätietoa on artikkelissa Esimerkkejä yleisistä kaavoista SharePoint-luetteloissa.

  • Taulukkonäkymä    Tässä näkymässä jokaisella kohteella on valintaruutu, joten käyttäjät voivat valita useita luettelon tai kirjaston kohteita joukkotoimintojen suorittamista varten. Näin säästyy aikaa erityisesti silloin, kun useita luettelon tai kirjaston kohteita on muutettava. Käyttäjä voi esimerkiksi valita ja kuitata ulos useita tiedostoja.

  • Ryhmittelyperuste    Ryhmittele luettelon tai kirjaston kohteet sarakkeiden sisältämien tietojen mukaan. Voit esimerkiksi ryhmitellä tehtäväluettelon kohteet ensin tärkeyden ja sitten valmistumisprosentin mukaan.

  • Summat    Laskee näkymän sarakkeiden sisältämien arvojen perusteella laskutoimituksia, kuten summan, keskiarvon, suurimman arvon tai pienimmän arvon. Esimerkiksi jos määrität asiakirjakirjastossa otsikkosarakkeen asetukseksi Laske, näkymä näyttää näkymän sisältämien tiedostojen määrän ja näkymän ryhmien sisältämien tiedostojen määrän. Laskutoimituksiin käytettävissä olevat sarakkeet ja kullekin sarakkeelle määritettävissä olevat asetukset määräytyvät sarakkeen tietotyypin (esimerkiksi luku) mukaan ja sen luettelo- tai kirjastotyypin mukaan, jolle näkymä luodaan.

  • Tyyli    Määrittää näkymän asettelun, joka voi olla esimerkiksi uutiskirje. Kaikki tyylit eivät ole käytettävissä kaikissa näkymätyypeissä.

    • Perustaulukko    Näyttää kohteet riveillä.
      Vakionäkymä

    • Kehystetty    Näyttää luettelon kohteet käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.
      Kehystetty-tyyli

    • Kehystetty, ei selitteitä    Samanlainen kuin kehystetty tyyli, mutta sarakkeiden selitteet eivät sisälly näkymään. Tämä tyyli on käytettävissä vain luetteloissa.

    • Oletus    Oletusnäkymä vaihtelee luettelon tai kirjaston tyypin ja määritysten mukaan.

    • Asiakirjan tiedot    Näyttää kirjaston tiedostot käyntikorteista tutun asettelun mukaisesti. Tämä tyyli on käytettävissä useimmissa kirjastoissa, mutta ei luetteloissa.
      Asiakirjan tiedot -tyyli

    • Tiedote    Näyttää kohteet riveillä siten, että rivien välissä on viivat.
      Tiedote-tyyli

    • Tiedote, ei viivoja    Näyttää kohteet riveillä vuorotellen eri sävyillä ilman viivoja rivien välissä.
      Tiedote, ei viivoja -tyyli

    • Esikatseluruutu Näyttää kohteiden nimet sivun vasemmassa reunassa. Kun osoitat kohteen nimeä, näkymälle valitut sarakkeet tulevat näkyviin sivun oikeaan reunaan.
      Esikatseluruutu-näkymätyyli

    • Sävytetty    Näyttää rivien kohteet vuorotellen kahdella eri sävyllä.
      Sävytetty näkymä

  • Kansiot    Valitse Näytä kohteet kansioissa, kun haluat näyttää näkymän luettelo- tai kirjastokansiot kohteiden kanssa. Valitse Näytä kaikki kohteet ilman kansioita, kun haluat näyttää vain näkymän luettelo- tai kirjastokansiot. Tätä kutsutaan myös sisentämättömäksi näkymäksi. Voit ehkä myös valita, sovelletaanko luomaasi näkymää kaikissa kansioissa, vain ylimmän tason kansiossa vai kansioissa, joissa on tietty sisältötyyppi.

  • Kohderajoitus    Voit määrittää kussakin näkymässä yhtä aikaa näytettävien kohteiden (erien) enimmäismäärän tai näkymässä näytettävien kaikkien kohteiden enimmäismäärän. Mitä enemmän kohteita näytetään näkymässä yhtä aikaa, sitä kauemmin kohteiden latautuminen selaimessa kestää.

  • Mobiilinäkymä    Voit tarkentaa, että näkymä on mobiililaitteille, että se on mobiililaitteiden oletusmobiilinäkymä sekä määrittää näkymän luettelonäkymä-verkko-osassa näkyvien kohteiden määrän. Tämä asetus ei ole käytettävissä kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa. Näkymän on oltava julkinen näkymä.

Katso myös

Sivustosaraketyypit ja asetukset

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×