Luettelon kohteiden järjestäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun luetteloiden järjestämistä mietitään, huomioon täytyy ottaa paitsi ryhmän tarpeet myös se, kuinka tietoja on tarkoitus säilyttää ja etsiä.

Sisältö

Esimerkkejä luetteloiden järjestämisestä

Sarakkeen lisääminen luetteloon

Näkymän luominen

Näkymän vaihtaminen

Kansion lisääminen luetteloon

Esimerkkejä luetteloiden järjestämisestä

Luetteloita ja luettelokohteita voi järjestää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Sarakkeiden lisääminen    Luetteloon voi lisätä sarakkeita, joiden avulla ryhmän jäsenten on helpompi löytää tärkeimmät kohteet. Sarakkeiden lisäämisestä voi olla hyötyä myös, jos kuhunkin luettelokohteeseen halutaan kerätä lisätietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi osaston tai työntekijän nimi.

    Jos luettelossa on useita kohteita, voit halutessasi indeksoida tietyt sarakkeet. Indeksointi parantaa suorituskykyä, kun useita kohteita tarkastellaan tai kun siirrytään näkymästä toiseen. Tämä ominaisuus ei vaikuta kohteiden järjestykseen, mutta organisaatioiden on helpompi käyttää luetteloita, joihin on tallennettu paljon kohteita. Indeksoitu sisältö kasvattaa kuitenkin tietokannan kokoa. Lisätietoja saat järjestelmänvalvojalta.

  • Näkymien luominen    Näkymiä voi käyttää, jos ryhmän jäsenet tarkastelevat tietoja usein nimenomaan tietyllä tavalla. Tiedot lajitellaan, ryhmitellään, suodatetaan ja näytetään näkymissä sarakkeiden avulla. Voit myös määrittää, kuinka monta kohdetta kussakin näkymässä näkyy samalla kertaa. Yhdellä sivulla voi määrittää käyttäjän mieltymysten tai yhteysnopeuden mukaan näkymään 25 tai 100 luettelokohdetta.

    Näkymien joustavat ominaisuudet mahdollistavat sen, että luetteloon voi tallentaa huomattavan paljon kohteita. Kaikkia tietoja ei tarvitse näyttää yhdellä kertaa; voit esimerkiksi määrittää vain kuluvan vuoden aikana lisätyt kohteet tai kalenterin ajankohtaiset tapahtumat näkyviin. Voit myös luoda omia henkilökohtaisia näkymiä, jotka ovat vain omassa käytössäsi. Käyttäjät, joilla on luettelon muokkausoikeudet, voivat luoda julkisia näkymiä, jotka ovat kaikkien osapuolten käytettävissä.

  • Kansioiden luominen    Useimpiin luettelotyyppeihin voi lisätä kansioita, jos luettelon omistaja on sallinut kansioiden luomisen. Tästä on hyötyä etenkin, jos luettelokohteet voi jakaa sopivasti esimerkiksi projektin tai ryhmän mukaan. Kansiot helpottavat luettelokohteiden käyttöä ja hallintaa. Windows SharePoint Services 3.0 sisältää puunäkymän, jossa sivustoja ja kansioita voi käsitellä samalla tavalla kuin kansioita käsitellään kiintolevyllä. Jokaista osastoa varten voi esimerkiksi olla oma kansio.

    • Käytä luetteloita yhtenäisyyden parantaminen eri sivustoissa    Jos ryhmä käyttää erityyppisiä luetteloita, voit lisätä yhdenmukaisuuden useiden luetteloiden sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja malleja. Seuraavien ominaisuuksien avulla voit käyttää tehokas tapa luettelorakenteen ja asetukset. Voit esimerkiksi luoda sisältötyypin asiakkaan palvelun ongelman, joka määrittää tietyt sarakkeet (kuten Asiakaskontaktit) ja liiketoimintaprosessien sisältötyypin. Toinen esimerkki luodaan, joka sisältää avattavan luettelon kaikista osastot osastojen nimiä sivustosarake. Voit käyttää useita luetteloita, varmista, että nimet näkyvät aina samalla tavalla kuin kunkin luettelon sarakkeen.

      Lisätietoja sisältötyyppejä, sivustosarakkeita ja Luettelomallit on Katso myös -osan linkeissä.

Vaikka luetteloiden ominaisuuksia voi käyttää useilla tavoilla, niiden käyttö määräytyy käytössä olevien luetteloiden koon ja määrän sekä organisaation tarpeiden mukaan.

Usean kohteen tallentaminen samaan luetteloon

Yksi suuri luettelo voi tarvittaessa palvella useita tarkoitusperiä. Suuren luettelon avulla organisaatio voi esimerkiksi seurata useita teknisiä ongelmakohtia, jotka vaikuttavat organisaation projektien ja ryhmien toimintaan.

Käytä yksittäistä luetteloa seuraavissa tilanteissa:

  • Ryhmä tarvitsee luettelokohteiden yhteenvetotiedot tai eri näkymiä samasta kohdejoukosta. Johtaja esimerkiksi haluaa näkyviin tiedot organisaation kaikissa teknisissä ongelmakohdissa tapahtuneesta kehityksestä tai kaikista tietyn ajanjakson aikana kirjatuista ongelmista.

  • Käyttäjät haluavat selata ongelmakohtien tietoja sekä tehdä niistä hakuja yksittäisessä sivuston sijainnissa.

  • Luettelokohteissa on tarkoitus käyttää samoja asetuksia. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi versioiden seurannan ja hyväksynnän asetukset.

  • Luetteloa käsittelevillä ryhmillä on yhteisiä ominaisuuksia, esimerkiksi sama käyttöoikeustaso. Tietyissä luettelokohteissa voi käyttää yksilöllisiä käyttöoikeuksia, mutta jos käyttöoikeustasoissa on paljon vaihtelua, kannattaa harkita useiden luetteloiden käyttämistä.

  • Luetteloa koskevia tietoja on tarkoitus analysoida tai ohjelman on tarkoitus lähettää koottuja tietoja luettelon päivityksistä. Voit määrittää ohjelman lähettämään ilmoituksia muuttuneista luettelon kohteista tai tarkastella luetteloon tulleita muutoksia RSS-tekniikkaa hyödyntäen. Työryhmän jäsenet saavat koottuja tietoja muuttuneista kohteista RSS-syötteiden avulla.

Useiden luetteloiden luominen

Useista luetteloista on todennäköisesti hyötyä, kun hallittavissa kohteissa tai niitä käsittelevissä käyttäjäryhmissä on selviä eroja.

Käytä useita luetteloita seuraavissa tilanteissa:

  • Käyttäjät eivät todennäköisesti tarvitse yhteenvetoja, joissa kaikki kohteet ovat mukana.

  • Erilaiset käyttäjätyypit, joilla on erilaisia käyttöoikeustasoja, käsittelevät tietoja.

  • Eri kohdejoukoissa on tarkoitus käyttää eri asetuksia. Tällaisia asetuksia ovat esimerkiksi versioiden seurannan ja hyväksynnän asetukset.

  • Kokonaisanalyysejä kohteista ei tarvita kuten ei myöskään koottuja tietoja luetteloon tulleista muutoksista.

Sivun alkuun

Sarakkeen lisääminen luetteloon

Luetteloiden tiedot tallennetaan sarakkeisiin, joita voivat olla esimerkiksi Nimike, Sukunimi ja Yritys. Jos luettelokohteista on tarkoitus tallentaa lisätietoja, voit lisätä sarakkeita itse. Niistä on apua, kun luettelo lajitellaan tai ryhmitellään tai kun luodaan useita luettelonäkymiä. Voit esimerkiksi lajitella luettelon määräpäivän mukaan tai ryhmitellä kohteet osaston nimen mukaan.

Kun luot sarakkeen, käytettävissä on useita vaihtoehtoja. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi yksittäinen tekstirivi, avattava vaihtoehtoluettelo, muiden sarakkeiden perusteella laskettava luku tai jopa sivuston henkilön nimi ja kuva.

Huomautus: Seuraavat toimintaohjeet alkavat sen luettelon sivulta, johon sarake on tarkoitus lisätä. Jos luetteloa ei ole valmiiksi avattu, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa. Jos luettelon nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta luettelosi nimeä.

  1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Luo sarake.

  2. Kirjoita Nimi ja laji -osan Sarakkeen nimi -ruutuun haluamasi nimi.

  3. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdassa tietotyyppi, jonka haluat määrittää sarakkeelle.

  4. Kirjoita Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-ruutuun kuvaus, jonka luettuaan käyttäjät ymmärtävät sarakkeen käyttötarkoituksen sekä sen, millaisia tietoja sarake voi sisältää. Tämä kuvaus on valinnainen.

  5. Sen mukaan, minkä saraketyypin valitsit, Sarakkeen lisäasetukset -osassa voi näkyä lisäasetuksia. Valitse haluamasi lisäasetukset.

  6. Jos lisäät sarakkeen oletusnäkymään, jonka sivuston käyttäjät näkevät avatessaan ensin luetteloon tai kirjastoon, valitse Lisää oletusnäkymään.

  7. Valitse OK.

Sivun alkuun

Näkymän luominen

Näkymien avulla voit tuoda näkyviin luettelon tärkeimmät kohteet tai sellaiset kohteet, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Voit esimerkiksi luoda näkymiä hiljattain luoduista kohteista, tiettyä osastoa koskevista kohteista tai tietyn henkilön luomista kohteista.

Näytä-valikon näkymät

Useimpia luetteloita tarkasteltaessa kohteet voi lajitella tai suodattaa tilapäisesti viemällä osoittimen sarakkeen nimen kohdalle ja napsauttamalla sarakkeen nimen vieressä olevaa nuolta. Tästä on hyötyä, jos luettelon kohteita halutaan tarkastella silloin tällöin tietyllä tavalla. Nämä toimet täytyy kuitenkin tehdä erikseen jokaisella tarkastelukerralla.

Luettelon tai kirjaston kohteiden lajitteleminen

Jos arvelet, voit tarkastella tietyllä tavalla, voit luoda näkymän. Voit käyttää tätä näkymää aina luettelon käsitteleminen. Kun luot näkymän, se lisätään- näkymän valikko Näytä-valikko luettelon.

Luetteloilla voi olla sekä omia että julkisia näkymiä. Kuka tahansa voi luoda oman näkymän, jossa luettelot näkyvät tietyllä tavalla, tai suodattaa luettelon siten, että vain tarpeelliset luettelokohteet jäävät näkyviin. Jos sinulla on sivuston suunnitteluoikeudet, voit luoda julkisen näkymän, jota kaikki luettelon käyttäjät voivat käyttää. Voit myös tehdä julkisesta näkymästä oletusnäkymän. Tällöin luettelon käyttäjät näkevät luettelon automaattisesti kyseisessä näkymässä.

Lisäksi sivuston suunnitellessasi voit linkittää eri näkymiin tai rakenne-sivut, joilla verkko-osat, jotka käyttävät eri näkymiä. Työryhmän voi esimerkiksi haluat linkittää, jossa näkyvät vain ne asiakirjat, jotka on luotu työryhmän jäsenten luettelon näkymän.

Jos työryhmän jäsenet tarkastelevat luetteloa matkaviestimessä, voit luoda matkaviestimen näkymiä, joissa on tiettyjä rajoituksia. Näkyvissä olevien kohteiden määrää voidaan esimerkiksi rajoittaa kaistanleveyden ja matkaviestimen ominaisuuksien mukaan. Katso myös -kohdassa on linkkejä näkymien luomista käsitteleviin lisätietoihin.

  1. Jos luettelossa ei ole avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

    Jos luettelon nimi ei ole näkyvissä, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta haluamasi luettelon nimeä.

  2. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Luo näkymä.

  3. Valitse luotavan näkymän tyyppi Valitse näkymän muoto -kohdasta. Vakionäkymä sopii useimpiin tilanteisiin, mutta voit valita myös muita näkymiä esimerkiksi kalenterin tai Gantt-näkymän luomisen yhteydessä.

  4. Kirjoita Näkymän nimi -ruutuun nimi näkymän, kuten Sorted sukunimen mukaan.

  5. Jos haluat tehdä oletusnäkymän, valitse Tee tästä oletusnäkymä -valintaruutu. Voit tehdä oletusnäkymän vain, jos se on yleinen näkymä ja sinulla on oikeus tehdä muutoksia luettelon rakenne.

  6. Valitse Käyttäjäryhmä-osasta Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta, haluatko luoda henkilökohtaisen näkymän, jota voit käyttää vain sinä, vai julkisen näkymän, jota voivat käyttää kaikki.

  7. Sarakkeet-kohdassa voit tuoda näkyviin tai piilottaa sarakkeet valitsemalla haluamasi valintaruudut. Kirjoita sarakkeen nimen viereen numero, joka kuvaa sarakkeen järjestystä näkymässä.

  8. Valitse Lajittele-kohdassa, onko luettelokohteet tarkoitus lajitella ja kuinka ne lajitellaan. Voit käyttää lajitteluperusteena kahta saraketta, esimerkiksi sukunimeä ensisijaisena lajitteluperusteena ja etunimeä toissijaisena.

  9. Valitse Suodatin-kohdassa, onko luettelokohteet tarkoitus suodattaa ja kuinka ne suodatetaan. Suodatetussa näkymässä näkyy vain osa luettelon sisällöstä, esimerkiksi tietyn osaston luomat kohteet tai hyväksytyt kohteet.

  10. Ryhmittelyperuste-kohdassa voit ryhmitellä sellaiset kohteet erilliseen osaan, joilla on sama arvo. Esimerkiksi tietyn tekijän asiakirjat voi ryhmitellä erilliseen, laajennettavaan osaan.

  11. Summat-osassa voit laskea sarakkeen kohteiden, esimerkiksi seurantakohteiden, määrän. Joissakin tilanteissa voit tehdä yhteenvetoja tai tuoda esiin lisätietoja, esimerkiksi keskiarvon.

  12. Valitse Tyyli-kohdassa näkymään haluamasi tyyli, kuten varjostettu luettelo, joka näyttää joka toisen rivin muita rivejä tummempana.

  13. Jos luettelossa on kansioita, voit luoda näkymän, josta kansiot jätetään pois. Tällaista näkymää kutsutaan myös sisentämättömäksi näkymäksi. Kun haluat tarkastella kaikkia luettelon kohteita samalla tasolla, valitse Näytä kaikki kohteet ilman kansioita

  14. Voit rajoittaa luettelon tarkasteltavissa olevien kohteiden määrää tai sitä, kuinka monta kohdetta voi näkyä samalla sivulla. Nämä asetukset ovat tärkeitä etenkin, jos luotava näkymä on tarkoitettu matkaviestinkäyttöön. Valitse haluamasi vaihtoehdot Kohderajoitus-kohdasta.

  15. Jos luetteloa on tarkoitus käyttää matkaviestimessä, valitse haluamasi vaihtoehdot Matkaviestin-kohdasta.

  16. Valitse OK.

Sivun alkuun

Näkymän vaihtaminen

Joissakin luetteloissa voi olla useita näkymiä, mutta voit myös itse luoda lisää näkymiä. Jos käytettävissä on useita näkymiä, voit siirtyä näkymästä toiseen Näytä-valikon avulla.

  1. Jos luettelossa ei ole avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

    Jos luettelon nimi ei ole näkyvissä, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta haluamasi luettelon nimeä.

  2. Valitse Näytä valikon Näytä-valikko , haluamasi näkymä.

    Vihje: Voit tehdä muutoksia aiemmin luotuun näkymään valitsemalla Näytä-valikosta Muokkaa tätä näkymää.

Sivun alkuun

Kansion lisääminen luetteloon

Jos luettelossa on useita erilaisia kohteita, voit helpottaa luettelon järjestämistä lisäämällä kansioita.

  1. Jos luettelossa ei ole avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

    Jos luettelon nimi ei ole näkyvissä, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta haluamasi luettelon nimeä.

  2. Valitse Uusi valikon Uusi valikko Valitse Uusi kansio.

    Uusi kansio -komento ei ole käytettävissä, jos luettelon luonut henkilö on määrittänyt, että luetteloon ei voi luoda kansioita.

  3. Kirjoita kansiolle nimi ja valitse OK.

Vihje: Jos useissa luetteloissa on käytössä kansioita tai jos ryhmän jäsenet haluavat selata luetteloa samalla tavalla kuin kiintolevyä, ryhmä voi halutessaan ottaa käyttöön puunäkymän. Puunäkymässä kansiosta toiseen on helppo siirtyä, ja kansioita voi laajentaa sekä kutistaa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×