Lomakemallin rakentaminen offline-käyttöä varten

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Tietoa offline-lomakkeista

Tietoyhteyden muodostaminen SQL-tietokantaan offline-käyttöä varten

Tietoyhteyden muodostaminen Access-tietokantaan offline-käyttöä varten

Tietoyhteyden luominen SharePoint-asiakirjakirjastoon offline-käyttöä varten

Tietojen saatavuuden määrittäminen

Offline-käytön poistaminen käytöstä

Tietoa offline-lomakkeista

Voit joutua suunnittelemaan Microsoft Office InfoPathin lomakemallin, jonka käyttäjät voivat täyttää, vaikka tietokoneessa ei olisi verkkoyhteyttä. Voit esimerkiksi suunnitella lomakemallin, jota vakuutuskorvauskäsittelijä voi käyttää kentällä korvauspyyntöä tutkiessaan. Lomakemalli sisältää toissijaisia tietoyhteyksiä, joilla tiedot saadaan lomakkeeseen ulkoisesta tietokannasta. Korvauskäsittelijä tarvitsee tiedot lomakkeen täyttämiseen. Toimistossa ollessaan ja verkkoyhteyden ollessa käytössä korvauskäsittelijä voi luoda lomakkeen lomakemallin pohjalta ja tallentaa sen tietokoneeseensa. Kentällä korvauskäsittelijä voi avata lomakkeen ja täyttää sen ilman verkkoyhteyttä. Korvauskäsittelijä voi lähettää lomakkeen palattuaan toimistoon ja muodostettuaan yhteyden verkkoon.

Tietokoneeseen tallennettu lomake toimii oletusarvoisesti ilman verkkoyhteyttä. Kun käyttäjä luo lomakemalliin perustuvan lomakkeen, InfoPath lataa kyseisen lomakemallin ja tallentaa sen kopion käyttäjän tietokoneeseen. Kun käyttäjä avaa lomakemalliin perustuvan lomakkeen, InfoPath tarkistaa ensin, onko tietokoneessa verkkoyhteyttä. Jos verkkoyhteys on olemassa, InfoPath tarkistaa sijainnin, josta lomakemalli ladattiin, sen määrittämiseksi, onko lomakemallista käytettävissä päivitetty versio. Jos päivitetty versio on käytettävissä, InfoPath päivittää käyttäjän tietokoneessa olevan lomakemallin. Jos verkkoyhteyttä ei ole, InfoPath käyttää käyttäjän tietokoneeseen tallennettua lomakemallin versiota.

Jotta lomakemallin voi suunnitella offline-käyttöä varten, lomakemalli on tallennettava käyttäjän tietokoneeseen. Kaikkien tietojen, joita käyttäjä tarvitsee lomakkeen täyttämiseen, (esimerkiksi luetteloruudun kohteiden) on oltava käyttäjän saatavilla, vaikka tietokoneessa ei olisi verkkoyhteyttä. Näiden ohjausobjektien tiedot saadaan toissijaisella tietoyhteydellä ulkoiseen tietolähteeseen. Tiedot voidaan tallentaa käyttäjän tietokoneeseen joko lomakemalliin tai erityiseen tallennussijaintiin, jota kutsutaan välimuistiksi.

Kun lisäät lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden, joka tekee kyselyitä ulkoisen tietolähteen tiedoista, InfoPath lähettää kyselyn ulkoiseen tietolähteeseen. Kyselyn tulokset tallennetaan sen jälkeen lomakemalliin. Kun käyttäjä luo uuden lomakemalliin perustuvan lomakkeen, lomakemalliin tallennetut tiedot ovat käyttäjän käytettävissä.

Kun lomake käyttää toissijaista tietoyhteyttä luetteloruudun tai yhdistelmäruutuohjausobjektin sisällön päivittämiseen ulkoisen tietolähteen uusimmilla tiedoilla, InfoPath tallentaa kyselyn tulokset erityiseen tallennussijaintiin nimeltä välimuisti, jos tietokone on yhteydessä verkkoon. InfoPath syöttää tiedot ohjausobjekteihin kyseisestä välimuistista.

Voit jommallakummalla seuraavista tavoista varmistaa, että toissijaisen tietoyhteyden tiedot ovat käyttäjien käytettävissä, vaikka tietokone ei olisi yhteydessä verkkoon:

  • Tallenna ulkoisen tietolähteen tiedot lomakemalliin.

  • Käytä toissijaista tietolähdettä, kun lomake avataan.

Kun toissijainen tietoyhteys on määritetty toimimaan käyttäjän tietokoneen ollessa offline-tilassa, voit määrittää lomakemallin myös hakemaan uusimmat tiedot ulkoisesta tietolähteestä. Voit määrittää lomakemallin hakemaan uusimmat tiedot (rajoittamalla lomakkeessa olevien tietojen käytettävyyden tiettyyn määrään päiviä). Lisää sen jälkeen painike, jolla uusimmat tiedot voidaan hakea.

Tietojen tallentaminen lomakemalliin

Voit tallentaa toissijaisen tietoyhteyden tiedot lomakemalliin valitsemalla Tallenna kopio tiedoista lomakemalliin -valintaruudun ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa, kun luot toissijaista tietoyhteyttä.

Valitse tämä Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen -kohdan valintaruutu, jos haluat määrittää lomakemallin ja tallentaa lomakemalliin ulkoisen tietolähteen tiedot.

Kun valitset kyseisen valintaruudun, InfoPath hakee tiedot ulkoisesta tietolähteestä tietoyhteydellä. Tiedot tallennetaan lomakemalliin. Kun käyttäjä luo lomakemalliin perustuvan lomakkeen tai avaa aiemmin luodun lomakkeen, käyttäjän tietokoneeseen ladataan lomakemallin kopio ja siihen tallennetut tiedot. Jos käyttäjän tietokoneessa on verkkoyhteys lomaketta luotaessa, InfoPath hakee tiedot ulkoisella tietoyhteydellä aina kun lomake käyttää tietoyhteyttä. Jos käyttäjä ei ole yhteydessä verkkoon lomaketta luotaessa, InfoPath käyttää käyttäjän tietokoneessa olevaan lomakemalliin tallennettuja tietoja.

Koska tiedot on haettu tietoyhteyden luontihetkellä, ulkoista tietolähdettä on saatettu päivittää, kun käyttäjä myöhemmin luo lomakemalliin perustuvan lomakkeen. Jos haluat, että käyttäjät saavat uusimmat tiedot ulkoisesta tietolähteestä luodessaan uutta lomaketta tai avatessaan lomakemalliin perustuvan lomakkeen, suunnittele lomake siten, että se käyttää toissijaista tietoyhteyttä, kun lomake avataan ensimmäisen kerran.

Toissijaisen tietolähteen käyttäminen, kun lomake avataan

Jos haluat, että käyttäjät saavat uusimmat tiedot ulkoisesta tietolähteestä sen sijaan, että lomakemalliin tallennetut tiedot olisivat käytössä, valitse Hae tiedot automaattisesti, kun lomake avataan -valintaruutu ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa, kun luot toissijaista tietoyhteyttä. Ohjattu tietoyhteyden muodostaminen -toiminnon viimeisen sivun valintaruutu määrittää tämän lomakemallin käyttämään tietoyhteyttä aina, kun käyttäjä luo uuden lomakkeen tai avaa aiemmin luodun lomakkeen.

Kun käyttäjä luo uuden lomakkeen verkkoyhteyden ollessa käytössä, InfoPath hakee toissijaisella tietoyhteydellä uusimmat tiedot ulkoisesta tietolähteestä. Tiedot tallennetaan välimuistiin. Jos käyttäjä avaa tietokoneeseen tallennetun aiemmin luodun lomakkeen, InfoPath tarkistaa, onko tietokoneessa verkkoyhteys. Jos tietokone on yhteydessä verkkoon, InfoPath hakee uusimmat tiedot ulkoisesta tietolähteestä tällä tietoyhteydellä. Jos käyttäjä työskentelee offline-tilassa, InfoPath käyttää välimuistiin tai lomakemalliin tallennettuina olevia tietoja.

Tietoturvahuomautus : Toissijaisesta tietolähteestä haetut tiedot tallennetaan tietokoneeseen tavallisena tekstinä. Jos noudat arkaluontoisia tietoja ulkoisesta tietolähteestä käyttämällä toissijaista tietoyhteyttä, tämä ominaisuus kannattaa poistaa suojaussyistä käytöstä siltä varalta, että tietokone katoaisi tai se varastettaisiin. Jos poistat tämän ominaisuuden käytöstä, tiedot ovat käytettävissä vain, kun verkkoyhteys on muodostettuna.

Uusimpien tietojen saaminen

Jos ulkoinen tietolähde päivitetään säännöllisesti, voit määrittää lomakemallin, jolla käyttäjät voivat hakea uusimmat tiedot toissijaisella tietoyhteydellä. Voit tässä tapauksessa rajoittaa välimuistissa tallennettuina olevien tietojen käytettävyyden tiettyyn määrään päiviä. Voit sen jälkeen lisätä painikkeen, jolla tiedot haetaan mistä tahansa ulkoisesta tietolähteestä käyttämällä lomakkeen toissijaisia tietoyhteyksiä. Näin voit varmistaa, että käyttäjillä on uusimmat tiedot.

Voit vaihtoehtoisesti rajoittaa toissijaisen tietoyhteyden tietojen käytettävyyttä asettamalla vanhenemispäivämäärän eli sen, kuinka kauan haluat tietojen olevan tallennettuina käyttäjän tietokoneeseen. Voit määrittää lomakkeeseen tallennettujen tietojen elinkaaren Lomakeasetukset-valintaikkunan Offline-luokassa.

Kun käytät tätä asetusta, InfoPath tuo kaikkien toissijaisten tietoyhteyksien tiedot käytettäviksi lomakkeessa vain määritettyjen päivien määrän ajaksi. Kun kyseinen määrä päiviä on kulunut, tiedot eivät enää näy lomakkeessa. Voit lisätä lomakkeeseen painikkeen, jota napsauttamalla käyttäjät voivat hakea tiedot. Tietojen hakemiseen voi käyttää määrättyä toissijaista tietoyhteyttä tai kaikkia lomakkeessa olevia toissijaisia tietoyhteyksiä.

Tietoturvahuomautus : Vaikka tiedot eivät ole käytettävissä lomakkeessa, tiedot ovat käyttäjän tietokoneessa sen jälkeenkin, kun määritetty määrä päiviä on kulunut. Tiedot korvataan vain, kun käyttöjärjestelmä tallentaa tilaan muita tietoja.

Sivun alkuun

Tietoyhteyden muodostaminen SQL-tietokantaan offline-käyttöä varten

Ennen kuin lisäät lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden Microsoft SQL Server -tietokantaan, tarvitset tietokannan järjestelmänvalvojalta seuraavat tiedot.

  • Sen palvelimen nimen, johon lomakemallin kanssa käytettävä tietokanta on tallennettu.

  • Sen tietokannan nimen, jota käytät lomakemallin kanssa.

  • Tietokannan edellyttämän todennuksen. Tietokanta käyttää joko Microsoft Windows -todennusta tai SQL Server -todennusta sen määrittämisessä, kuinka käyttäjät voivat ottaa tietokannan käyttöön.

  • Sen taulukon nimen, joka sisältää lomakkeeseen lähetettävät tiedot. Tämä on ensisijainen taulukko. Jos aiot käyttää useita tietokannan taulukoita, tarvitset myös kyseisten taulukoiden (alitaulukoiden) nimet. Tarvitset myös niiden alitaulukoiden kenttien nimet, joilla on yhteys ensisijaisen taulukon kenttiin.

  • Tiedon siitä, voitko tallentaa kyselyn tulokset turvallisesti lomakkeeseen offline-käyttöä varten.

Kun olet saanut nämä tiedot, voit luoda tietoyhteyden SQL-tietokantaan offline-käyttöä varten seuraavasti.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Tietoyhteydet.

  2. Valitse Tietoyhteydet-valintaikkunassa Lisää.

  3. Valitse ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa Luo uusi yhteys kohteeseen, valitse Vastaanota tiedot ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Tietokanta (vain Microsoft SQL Server tai Microsoft Office Access) ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valitse tietokanta.

  6. Valitse Valitse tietolähde -valintaikkunasta Uusi lähde.

  7. Valitse Tietolähde, johon haluat muodostaa yhteyden -luettelosta Microsoft SQL Server ja valitse sitten Seuraava.

  8. Kirjoita Palvelimen nimi -ruutuun sen palvelimen nimi, jossa tietokanta on.

  9. Tee Kirjautumisvaltuudet-kohdassa jompikumpi seuraavista toimista:

    • Jos tietokanta määrittää palvelimen käyttöoikeudet Microsoft Windows -verkoston tunnistetietojen perusteella, valitse Käytä Windows-todennusta.

    • Jos tietokanta määrittää palvelimen käyttöoikeuden tietokannanvalvojalta saadun tietyn käyttäjänimen ja salasanan perusteella, valitse Käytä seuraavaa käyttäjänimeä ja salasanaa ja kirjoita sitten käyttäjänimi ja salasana Käyttäjänimi- ja Salasana-ruutuihin.

  10. Valitse Seuraava.

  11. Napsauta ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valitse tietokanta, joka sisältää haluamasi tiedot -luettelossa haluamaasi tietokantaa, valitse Yhdistä tiettyyn taulukkoon -valintaruutu, napsauta ensisijaisen taulukon nimeä ja valitse sitten Seuraava.

  12. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Tiedostonimi-ruutuun sen tiedoston nimi, johon tietoyhteyden tiedot on tallennettu.

  13. Tallenna asetukset napsauttamalla Valmis.

  14. Lisää muut taulukot, joita haluat käyttää kyselyn tietoyhteydessä.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse Lisää taulukko.

    2. Napsauta Taulukon tai kyselyn lisääminen -valintaikkunassa alitaulukon nimeä ja valitse sitten Seuraava. InfoPath yrittää määrittää suhteet vertaamalla kenttien nimiä kummassakin taulukossa. Jos et halua käyttää ehdotettua suhdetta, valitse suhde ja valitse sitten Poista suhde. Voit lisätä suhteen valitsemalla Lisää suhde. Napsauta Lisää suhde -valintaikkunassa kunkin suhteessa olevan kentän nimeä kyseisessä sarakkeessa ja valitse sitten OK.

    3. Valitse Valmis.

    4. Jos haluat lisätä muita alitaulukoita, toista nämä vaiheet.

  15. Valitse Seuraava.

  16. Jos haluat, että toissijaisen tietoyhteyden tiedot ovat käytettävissä, kun käyttäjän tietokone ei ole yhteydessä verkkoon, valitse Tallenna kopio tiedoista lomakemalliin -valintaruutu. Kun valitset tämän valintaruudun, InfoPath tekee kyselyn ulkoiseen tietolähteeseen ja tallentaa tulokset lomakemalliin.

    Tietoturvahuomautus : Tämän valintaruudun valitseminen tallentaa kyselyn tulokset lomakemalliin. Koska tiedot tallennetaan lomakemalliin, ne ovat käytettävissä lomakkeessa, kun käyttäjä täyttää lomaketta, vaikka tietokone ei olisikaan yhteydessä verkkoon. Jos vastaanotat tämän tietoyhteyden välityksellä arkaluonteisia tietoja, tämä ominaisuus kannattaa poistaa käytöstä tietojen suojaamiseksi siinä tilanteessa, että tietokone katoaa tai se varastetaan.

  17. Valitse Seuraava.

  18. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalle sivulle toissijaista tietoyhteyttä kuvaava nimi. Tarkista, että tiedot ovat oikein Yhteenveto-osassa. Jos haluat, että käyttäjät voivat käyttää toissijaista tietoyhteyttä luodessaan uutta lomaketta tai avatessaan lomakemalliin perustuvaa lomaketta, valitse Hae tiedot automaattisesti, kun lomake avataan -valintaruutu.

Sivun alkuun

Tietoyhteyden muodostaminen Access-tietokantaan offline-käyttöä varten

Ennen kuin lisäät lomakemalliin toissijaisen tietoyhteyden Access-tietokantaan, tarvitset tietokannan järjestelmänvalvojalta seuraavat tiedot.

  • Tietokannan nimi ja sijainti.

    Huomautus: Sinun on myös tiedettävä, onko tietokanta verkkosijainnissa, jota käyttäjät voivat käyttää. Jos verkon muut käyttäjät luovat tähän lomakemalliin perustuvia lomakkeita, tietokannan on oltava verkkosijainnissa, johon käyttäjät pääsevät.

  • Jos lomakemalli tekee vain kyselyitä tietokannasta, tarvitset tietokantaan lähetetyn kyselyn tulokset tuottavan taulukon nimen. Taulukko on ensisijainen taulukko, kun määrität kyselyn tietoyhteyden.

  • Muiden taulukoiden nimet, joista ensisijainen taulukko voi tarvita tietoja. Useimmissa tapauksissa taulukoiden yhteydet on jo luotu tietokannassa. Jos joudut määrittämään suhteet ensisijaisen taulukon ja toisen taulukon välille, tarvitset niihin liittyvien kenttien nimet kummastakin taulukosta.

Kun olet saanut nämä tiedot, voit luoda tietoyhteyden Access-tietokantaan offline-käyttöä varten seuraavasti.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Tietoyhteydet.

  2. Valitse Tietoyhteydet-valintaikkunassa Lisää.

  3. Valitse ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa Luo uusi yhteys kohteeseen, valitse Vastaanota tiedot ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Tietokanta (vain Microsoft SQL Server tai Microsoft Office Access) ja valitse sitten Seuraava.

  5. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valitse tietokanta.

  6. Selaa Valitse tietolähde -valintaikkunassa tietokannan sijaintiin.

    Huomautus: Jos tietokanta on tallennettu verkkosijaintiin, selaa sijainnin UNC-polkuun. Älä selaa verkkosijaintiin käyttöön otetun verkkoaseman kautta. Jos käytät käyttöön otettua verkkoasemaa, kyseisen lomakemallin perusteella luodut lomakkeet etsivät tietokantaa käyttöön otetusta verkkoasemasta. Jos käyttäjällä ei ole käyttöön otettua verkkoasemaa, lomake ei löydä tietokantaa.

  7. Napsauta tietokannan nimeä ja valitse sitten Avaa.

  8. Napsauta käytettävää ensisijaista taulukkoa Valitse taulukko -valintaikkunassa ja valitse sitten OK.

  9. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Näytä taulukon sarakkeet -valintaruutu.

    Oletusarvoisesti taulukon kaikki kentät lisätään lomakemallin päätietolähteeseen.

  10. Tyhjennä Tietolähteen rakenne -kohdassa niiden kenttien valintaruudut, joita et halua sisällyttää päätietolähteeseen.

    Lisää muut taulukot tai kyselyt, joita haluat käyttää tässä tietoyhteydessä.

    Toimintaohjeet

    1. Valitse Lisää taulukko.

    2. Napsauta Taulukon tai kyselyn lisääminen -valintaikkunassa alitaulukon nimeä ja valitse sitten Seuraava. InfoPath yrittää määrittää suhteet vertaamalla kenttien nimiä kummassakin taulukossa. Jos et halua käyttää ehdotettua suhdetta, valitse suhde ja valitse sitten Poista suhde. Voit lisätä suhteen valitsemalla Lisää suhde. Napsauta Lisää suhde -valintaikkunassa kunkin suhteessa olevan kentän nimeä kyseisessä sarakkeessa ja valitse sitten OK.

    3. Valitse Valmis.

    4. Jos haluat lisätä muita alitaulukoita, toista nämä vaiheet.

  11. Valitse Seuraava.

  12. Jos haluat, että toissijaisen tietoyhteyden tiedot ovat käytettävissä, vaikka käyttäjän tietokone ei ole yhteydessä verkkoon, valitse Tallenna kopio tiedoista lomakemalliin -valintaruutu. Kun valitset tämän valintaruudun, InfoPath tekee kyselyn ulkoiseen tietolähteeseen ja tallentaa kyselyn tulokset malliin.

    Tietoturvahuomautus : Tämän valintaruudun valitseminen tallentaa kyselyn tulokset lomakemalliin. Koska tiedot tallennetaan lomakemalliin, ne ovat käytettävissä lomakkeessa, kun käyttäjä täyttää lomaketta, vaikka tietokone ei olisikaan yhteydessä verkkoon. Jos vastaanotat tämän tietoyhteyden välityksellä arkaluonteisia tietoja, tämä ominaisuus kannattaa poistaa käytöstä tietojen suojaamiseksi siinä tilanteessa, että tietokone katoaa tai se varastetaan.

  13. Valitse Seuraava.

  14. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalle sivulle toissijaista tietoyhteyttä kuvaava nimi. Tarkista, että tiedot ovat oikein Yhteenveto-osassa. Jos haluat, että käyttäjät voivat käyttää toissijaista tietoyhteyttä luodessaan uutta lomaketta tai avatessaan lomakemalliin perustuvaa lomaketta, valitse Hae tiedot automaattisesti, kun lomake avataan -valintaruutu.

Sivun alkuun

Tietoyhteyden luominen SharePoint-asiakirjakirjastoon offline-käyttöä varten

Ennen toissijaisen tietoyhteyden lisäämistä lomakemalliin tarvitset sivuston järjestelmänvalvojalta

  • Microsoft Windows SharePoint Services -sivuston sijaintitiedot ja tarvittavat oikeudet sen käyttöön

  • vahvistuksen, että sivusto on määritetty, jotta käyttäjät voivat käyttää asiakirjakirjaston tai -luettelon tietoja

  • vahvistuksen, että voit tallentaa asiakirjakirjaston tai -luettelon tietoja käyttäjien tietokoneisiin offline-käyttöä varten.

Kun olet saanut nämä tiedot, voit luoda tietoyhteyden Access-tietokantaan offline-käyttöä varten seuraavasti.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Tietoyhteydet.

  2. Valitse Tietoyhteydet-valintaikkunassa Lisää.

  3. Valitse ohjatussa tietoyhteyden muodostamisessa Luo uusi yhteys kohteeseen, valitse Vastaanota tiedot ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla SharePoint-kirjastosta tai -luettelosta ja valitse sitten Seuraava.

  5. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalle sivulle asiakirjakirjaston tai -luettelon sisältävän SharePoint-sivuston URL-osoite ja valitse sitten Seuraava.

  6. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla Valitse luettelo tai kirjasto -luettelosta luettelo tai kirjasto, jota haluat käyttää, ja valitse sitten Seuraava.

  7. Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla niiden kenttien valintaruudut, jotka tuottavat tietoa lomakemalliin. Jos lomakemalli julkaistaan asiakirjakirjastoon, ja haluat, että tähän lomakemalliin perustuvat lomakkeet hakevat lomakkeeseen liittyviä metatietoja, valitse Lisää vain aktiivisen lomakkeen tiedot -valintaruutu.

  8. Valitse Seuraava.

  9. Jos haluat, että toissijaisen tietoyhteyden tiedot ovat käytettävissä, vaikka käyttäjän tietokone ei ole yhteydessä verkkoon, valitse Tallenna kopio tiedoista lomakemalliin -valintaruutu. Kun valitset tämän valintaruudun, InfoPath tekee kyselyn ulkoiseen tietolähteeseen ja tallentaa kyselyn tulokset lomakemalliin.

    Tietoturvahuomautus : Tämän valintaruudun valitseminen tallentaa kyselyn tulokset lomakemalliin. Koska tiedot tallennetaan lomakemalliin, ne ovat käytettävissä lomakkeessa, kun käyttäjä täyttää lomaketta, vaikka tietokone ei olisikaan yhteydessä verkkoon. Jos vastaanotat tämän tietoyhteyden välityksellä arkaluonteisia tietoja, tämä ominaisuus kannattaa poistaa käytöstä tietojen suojaamiseksi siinä tilanteessa, että tietokone katoaa tai se varastetaan.

  10. Valitse Seuraava.

  11. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla toissijaiselle tietoyhteydelle kuvaava nimi ja varmista, että Yhteenveto-osan tiedot ovat oikein.

  12. Jos haluat, että käyttäjät voivat käyttää toissijaista tietoyhteyttä luodessaan uutta lomaketta tai avatessaan lomakemalliin perustuvaa lomaketta, valitse Hae tiedot automaattisesti, kun lomake avataan -valintaruutu.

Sivun alkuun

Tietojen saatavuuden määrittäminen

Jos ulkoiseen tietolähteeseen päivitetään säännöllisesti uusia tietoja, voit määrittää lomakemallin siten, että välimuistissa olevat tiedot ovat käytettävissä. Tiedot ovat käytettävissä lomakemalliin perustuvissa lomakkeissa ulkoisen tietolähteen päivitysaikataulua vastaavan päivien määrän mukaisesti. Voit edellyttää, että käyttäjät päivittävät tiedot ulkoisesta tietolähteestä säännöllisesti, rajoittamalla niiden päivien määrää, joiden ajan tiedot ovat käytettävissä lomakemalliin perustuvissa lomakkeissa.

Voit tietojen päivittämistä varten lisätä lomakemalliin painikkeen, jota napsauttamalla käyttäjät voivat päivittää tiedot kaikista lomakemallissa käytössä olevista toissijaisista tietoyhteyksistä.

Huomautus: Jos päivität tietoyhteyden painikkeen avulla, pyydä käyttäjiä napsauttamaan painiketta vain, kun verkkoyhteys on käytössä.

Sen määrittäminen, kuinka monta päivää välimuistissa olevat tiedot ovat käytettävissä

Tämä asetus koskee kaikkia lomakemalliin toissijaisia tietoyhteyksiä.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Lomakkeen asetukset.

  2. Valitse Lomakeasetukset-valintaikkunan Luokka-luettelosta Offline.

  3. Valitse Offline-kohdasta Tallenna kyselyiden palauttamat tiedot siten, että niitä voidaan käyttää offline-tilassa -valintaruutu.

  4. Valitse Tallennetut kyselyt vanhenevat (aikaraja päivinä).

  5. Valitse luettelosta niiden päivien lukumäärä, joiden ajan haluat välimuistissa olevien tietojen olevan käytettävissä lomakkeessa.

Painikkeen lisääminen tietoyhteyden päivittämistä varten

  1. Jos lomakemalli sisältää useita näkymiä, valitse Näytä-valikosta Näkymän nimi ja siirry näkymään, jonka sisältämässä ohjausobjektissa haluat näyttää toissijaisesta tietolähteestä noutamasi tiedot.

  2. Jos Ohjausobjektit-tehtäväruutu ei ole näkyvissä valitse Lisää-valikosta Lisää ohjausobjekteja tai paina ALT+I, C -näppäinyhdistelmää.

  3. Vedä painikkeen ohjausobjekti lomakemalliin.

  4. Kaksoisnapsauta juuri lomakemalliin lisäämääsi painikkeen ohjausobjektia.

  5. Valitse Yleiset-välilehti.

  6. Valitse Toiminto-luettelosta Päivitä.

  7. Kirjoita Selite-ruutuun nimi, jonka haluat näkyvän painikkeessa.

  8. Valitse Asetukset.

  9. Tee Päivitä-valintaikkunassa jokin seuraavista toimista:

    • Jos haluat määrittää painikkeen hakemaan uusimmat tiedot tällä tietoyhteydellä, valitse Yksi toissijainen tietolähde.

    • Jos haluat määrittää painikkeen hakemaan uusimmat tiedot kaikilla toissijaisilla tietoyhteyksillä, valitse Kaikki toissijaiset tietolähteet.

  10. Valitse kyselyn tietoyhteyteen liittyvä toissijainen tietolähde Valitse toissijainen tietolähde -luettelosta.

  11. Sulje kaikki avoimet valintaikkunat valitsemalla OK.

  12. Testaa muutokset valitsemalla vakiotyökaluriviltä Esikatselu tai painamalla CTRL+VAIHTO+B-näppäinyhdistelmää.

Sivun alkuun

Offline-käytön poistaminen käytöstä

Joissakin tapauksissa lomakemalli kannattaa suunnitella siten, että käyttäjät voivat täyttää lomakkeen vain verkkoyhteyden ollessa käytössä. Jos lomakemallissa on esimerkiksi tietoyhteys ulkoiseen tietolähteeseen, jossa on luottamuksellisia tietoja, lomakemalli kannattaa määrittää siten, että se sallii lomakkeiden täyttämisen vain yhteyden ollessa käytössä. Määrittämällä lomakemallin tällä tavalla voit suojata tiedot sen varalta, että tietokone häviää tai varastetaan, koska tietoja ei tallenneta käyttäjän tietokoneeseen.

Toimi seuraavasti, jos haluat määrittää lomakemallin siten, että käyttäjät voivat täyttää lomakkeen vain, jos tietokone on yhteydessä verkkoon.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Lomakkeen asetukset.

  2. Valitse Lomakeasetukset-valintaikkunan Luokka-luettelosta Offline.

  3. Tyhjennä Offline-kohdassa Käyttäjät voivat täyttää tämän lomakkeen, jos tiedot eivät ole käytettävissä -valintaruutu.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×