Lomakekirjaston luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Lomakekirjasto avulla voit mutkattomasti jakaa ja seurata tietojen keräämiseen tarkoitettuja XML-pohjaisia lomakkeita. Voit esimerkiksi luoda lomakekirjaston työryhmän kuluraporttilomakkeita varten.

Yleiskatsaus

Lomakekirjaston luominen

Lomakemallin muokkaaminen

Mukautetun mallin määrittäminen

Yleiskatsaus

Lomake perustuu aina malliin. Esimerkkinä voidaan käyttää vaikka kuluraporttimallia, joka on suunniteltu työryhmän käyttöön. Jokainen täytetty kuluraportti on lomake.

Täytettävä lomake on yksinkertaisesti .xml-tiedosto, joka sisältää lomakkeeseen lisätyt tiedot (ja vain tiedot), kuten kulupäivän ja summan. Kaikki muut kohteet, joista kuluraportti koostuu, ovat valmiina lomakemallissa. Kun lomakkeet on täytetty, voit yhdistää lomaketiedot tai viedä ne analysoitaviksi.

Lomakkeita voi hallita lomakekirjastossa versionseuranta- ja hyväksyntätoimintojen avulla samalla tavalla kuin tiedostoja hallitaan muun tyyppisissä kirjastoissa. Voit asettaa versiot seurantaan, jolloin voit tuoda versiohistorian näkyviin ja tarvittaessa palauttaa jonkin aiemmista versioista. Voit myös määrittää, että lomakkeet jäävät odottavaan tilaan, kunnes joku sellainen, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, hyväksyy tai hylkää lomakkeet.

Lomakekirjasto on kätevä tapa tallentaa lomakkeet yhteen keskitettyyn sijaintiin. Lomakkeita voi kuitenkin tallentaa myös esimerkiksi asiakirjakirjastoihin ja muun tyyppisiin kirjastoihin. Sisältötyyppien avulla voit määrittää, että lomakkeita voi käyttää esimerkiksi myös työryhmän asiakirjakirjastossa. Katso myös -ruudussa on linkkejä sisältötyyppejä käsitteleviin ohjeisiin.

Lomakekirjastossa on mukana paikkamerkkitiedosto, joka täytyy korvata omalla mallilla. Voit luoda mukautetun mallin XML-pohjaisella suunnitteluohjelmalla, kuten Microsoft Office InfoPath 2007 -sovelluksella, tai Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivalla XML-editorilla.

Kun julkaiset mallin lomakekirjastoon, kirjaston sarakkeet määritetään mallin sarakkeiden mukaan.

Vaikka lomakekirjastoihin voi tallentaa myös muun tyyppisiä tiedostoja, XML-tiedostojen käyttämisestä ja mallin mukauttamisesta yhteensopivalla ohjelmalla on tiettyjä etuja. Lomakkeiden tiedot voi tällöin yhdistää, ja malliin määritetyt otsikot tai kentät näkyvät sarakkeina lomakekirjastossa.

Huomautus: Lomakekirjaston luominen edellyttää, että sinulla on sen sivuston luetteloiden hallintaoikeudet, johon lomakekirjasto on tarkoitus luoda.

Sivun alkuun

Lomakekirjaston luominen

Joissakin XML-pohjaisissa lomakkeensuunnitteluohjelmissa, kuten Office InfoPath 2007 -sovelluksessa, voit luoda kirjaston SharePoint-sivustoon, kun julkaiset lomakemallin lomakkeensuunnitteluohjelmasta. Useimmiten toimet aloitetaan tallentamalla mallin kopio, joka sitten julkaistaan kirjastoon. Lisätietoja lomakemallien julkaisemisesta on XML-pohjaisen lomakkeensuunnitteluohjelman tai XML-editorin ohjeessa.

Jos lomakkeensuunnitteluohjelma luo kirjaston puolestasi, voit jättää väliin nämä toimintaohjeet, joissa käsitellään kirjaston luomista Windows SharePoint Services 3.0 -sovelluksesta. Kun ohjelma on luonut kirjaston puolestasi, voit muuttaa haluamiasi kirjaston asetuksia SharePoint-sivustossa.

Joissakin lomakkeenjulkaisuohjelmissa mallin voi julkaista myös aiemmin luotuun kirjastoon. Näitä toimintaohjeita noudattamalla voit luoda lomakekirjaston ennen mallin julkaisemista. Voit esimerkiksi halutessasi luoda kirjaston, muuttaa sen asetuksia ja lisätä siihen käyttäjiä ja ryhmiä ennen lomakemallin julkaisemista.

  1. Valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse sitten Luo kaikki sivuston sisältö-sivulla.

    Vihje: Useimmissa tapauksissa voit käyttää Sivuston toiminnot -valikon Painikkeen kuva sen sijaan voit suorittaa tämän vaiheen.

  1. Valitse Kirjastot-kohdasta Lomakekirjasto.

    1. Kirjoita kirjaston nimi Nimi-ruutuun. Kirjaston nimi on pakollinen.

      Nimi tulee kirjastosivun yläreunaan ja näkyy kirjaston etsimiseen ja avaamiseen tarkoitetuissa siirtymistoiminnoissa. Nimestä tulee samalla osa kirjastosivun osoitetta.

    1. Kirjoita kirjaston käyttötarkoituksen kuvaus Kuvaus-ruutuun. Kuvaus ei ole pakollinen.

      Kuvaus näkyy kirjastosivun yläosassa kirjaston nimen alla. Jos kirjasto on tarkoitus määrittää vastaanottamaan sisältöä sähköpostitse, voit lisätä kirjaston sähköpostiosoitteen kirjaston kuvaukseen, josta sähköpostiosoite löytyy helposti myös vastaisuudessa.

  2. Jos haluat lisätä kirjaston linkin Pikakäynnistys-alueeseen, tarkista, että Kyllä-vaihtoehto on valittuna Siirtyminen-osassa.

  3. Jos Saapuva sähköposti -kohta tulee näkyviin, järjestelmänvalvoja on määrittänyt sivuston vastaanottamaan sisältöä sähköpostitse. Jos muiden on tarkoitus lisätä lomakkeita sähköpostiviestein lomakekirjastoon, valitse Määritä tämä asiakirjakirjasto vastaanottamaan sähköpostia -kohdasta Kyllä. Kirjoita sitten Sähköpostiosoite-ruutuun sen osoitteen alkuosa, jota muiden on tarkoitus käyttää lähettäessään sähköpostia lomakekirjastoon.

  4. Jos haluat, että tiedostosta luodaan versio aina, kun se kuitataan lomakekirjastoon, valitse Asiakirja: Versiohistoria-kohdasta Kyllä.

    Voit valita myöhemmin, haluatko tallentaa sekä pää- että aliversiot ja kuinka monta versiota kustakin haluat seurata.

  5. Valitse Asiakirjamalli-kohdasta lomakemalli, jota haluat käyttää kaikkien kirjaston lomakkeiden pohjana.

  6. Valitse Luo.

Huomautus: Kun käyttäjä luo lomakkeen, se avataan oletusarvoisesti Windows SharePoint Services 3.0 -yhteensopivaan lomakkeenmuokkausohjelmaan, jos sellainen on asennettu käyttäjän kiintolevylle. Jos yhteensopivia ohjelmia ei ole asennettuna, lomake avataan selaimeen. Kirjaston lisäasetuksissa voit määrittää, että lomake avataan aina selaimeen.

Sivun alkuun

Lomakemallin muokkaaminen

Joissakin XML-editoreissa ja Windows SharePoint Services -yhteensopivissa XML-pohjaisissa lomakkeensuunnitteluohjelmissa, kuten Office InfoPath 2007 -sovelluksessa, lomakemallia voi muokata ja sen voi julkaista kyseisestä editorista tai ohjelmasta.

Jotkin lomakkeensuunnitteluohjelmat voivat edellyttää, että käyttäjä muokkaa mallia paikallisena versiona ja julkaisee sen sitten uudelleen ohjelmasta kirjastoon. Lisätietoja lomakemallien julkaisemisesta on XML-pohjaisen lomakkeensuunnitteluohjelman tai XML-editorin ohjeessa.

Noudattamalla seuraavia ohjeita voit hankkia mallin kopion SharePoint-sivustosta, jos mallin paikallista kopiota ei ole käytettävissä. Malli voidaan avata vain luku -tilaan sen mukaan, mikä lomakkeen suunnitteluohjelma on käytössä. Tällöin voit tallentaa muuttuneen mallin kiintolevylle ja julkaista sen sitten uudelleen.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Lomakekirjaston asetukset.

  3. Valitse Yleiset asetukset -kohdasta Lisäasetukset.

  4. Valitse Asiakirjamalli-kohdassa Mallin URL-osoite -ruudusta Muokkaa mallia.

  5. Lomake avataan XML-editoriin tai XML-pohjaiseen Windows SharePoint Services -yhteensopivaan lomakkeensuunnitteluohjelmaan. Tällainen ohjelma on esimerkiksi Office InfoPath 2007.

  6. Tee haluamasi muutokset ja tallenna malli.

    Julkaise malli tarvittaessa käyttämästäsi ohjelmasta uudelleen SharePoint-sivuston kirjastoon. Tätä voidaan edellyttää joissakin lomakkeensuunnitteluohjelmissa.

  7. Valitse SharePoint-sivustossa Lomakekirjaston lisäasetukset -sivun alaosasta OK.

Huomautus: Jos sivustoa käyttävät henkilöt ovat jo täyttäneet alkuperäiseen malliin perustuvia lomakkeita, ota huomioon, kuinka malliin tehtävät muutokset voivat vaikuttaa näihin lomakkeisiin. Jos esimerkiksi lisäät malliin pakollisen kentän, ennen kentän lisäämistä täytettyihin alkuperäisiin lomakkeisiin voi tulla virheitä.

Sivun alkuun

Mukautetun mallin määrittäminen

Jos haluat mukauttaa lomakemallin lomakekirjastoa varten, käytä XML-editoria tai Windows SharePoint Services -yhteensopivaa XML-pohjaista lomakkeensuunnitteluohjelmaa. Käyttämäsi ohjelma voi suositella, että malli ensin mukautetaan ja julkaistaan sitten uudelleen ohjelmasta. Voit esimerkiksi tehdä muutoksia mallin paikalliseen kopioon Office InfoPath 2007 -sovelluksessa ja julkaista mallin uudelleen SharePoint-sivustoon. Mukautetun mallin polkua ei tällöin tarvitse määrittää SharePoint-sivustoon. Lisätietoja on ohjelman Ohjeessa.

Seuraavia toimintaohjeita noudattamalla voit määrittää mukautetun mallin SharePoint-sivustosta. Mukautetun mallin määrittäminen edellyttää, että julkaiset tai kopioit ensin mukautetun mallin kirjaston lomakekansioon ja määrität sitten mallin sijainnin kirjastoon.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Valitse Toiminnot valikosta Valikon kuva , Avaa Resurssienhallinnassa.

  3. Selaa Resurssienhallinnassa esiin mukautettu malli, jonka loit.

  4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa ja valitse pikavalikosta Kopioi.

  5. Napsauta Takaisin-painiketta, kunnes palaat kirjastoon. Avaa sitten kirjasto kaksoisnapsauttamalla sitä Lomakkeet-kansiossa.

  6. Napsauta kansioikkunassa hiiren kakkospainikkeella tyhjää kohtaa ja valitse sitten pikavalikosta Liitä.

  7. Sulje Resurssienhallinta ja palaa sivuston kirjastoon.

  8. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Lomakekirjaston asetukset.

  9. Valitse Yleiset asetukset -kohdasta Lisäasetukset.

  10. Kirjoita Asiakirjamalli-kohdan Mallin URL-osoite -ruutuun sen mallin osoite, jota haluat käyttää. Sijainnilla tarkoitetaan SharePoint-sivuston mallin Web-osoitetta, joka on suhteellinen sivuston nimeen nähden. Jos haluat esimerkiksi lisätä Tilaukset.xml-nimisen mallin Jaetut asiakirjat -kirjaston Lomakkeet-kansioon, kirjoita Mallin URL-osoite -ruutuun /Jaetut asiakirjat/Lomakkeet/Tilaukset.xml.

    Jos Asiakirjamalli-kohdan asetukset eivät ole käytettävissä, useita sisältötyyppejä voi olla otettu käyttöön. Voit selvittää, onko useat sisältötyypit otettu käyttöön, tarkistamalla, onko Sisältötyypit-osan Haluatko sallia sisältötyyppien hallinnan? -kohdan asetus Kyllä. Jos tämä asetus on valittuna, sinun täytyy muokata sisältötyypin mallia. Tämä edellyttää kuitenkin, että sinulla on kirjaston asetusten muuttamisoikeudet.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×