Lisätietoja avainsanojen syntaksista

Pito ja eDiscovery ‑ominaisuudella, joka on käytettävissä kaikissa sivustoissa, joissa Pito ja eDiscovery ‑ominaisuus on otettu käyttöön, voit etsiä tietueita ja sulkea ne pois vanhenemiskäytäntöjen piiristä. Tavallisesti tätä toimintoa käytetään tietueisiin, joihin kohdistuu oikeudenkäynti-, tarkastus- tai valvontatoimien kaltaisia tapahtumia. Pitotoimintojen avulla organisaatiot voivat estää käynnissä olevien tutkimus- tai tarkistustoimien kannalta oleellisten tietueiden vanhenemisen tai hävittämisen, ennen kuin tapahtuma, johon tietueet liittyvät, on selvitetty.

Hakutoiminnon avulla voit etsiä pitoon lisättäviä tietueita ja lisätä useita tietueita pitoon yhdellä kertaa. Voit hakea tietueita useasta eri sivustosta, jos Pito ja eDiscovery ‑ominaisuus on otettu käyttöön sivustoissa. Jos haluat hakea tietueita useasta eri sivustosta, ota Pito ja eDiscovery ‑ominaisuus käyttöön sivustokokoelman pääsivustossa.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Sisällön hakeminen hakuehtoja määrittämällä

Sisältöä etsivien kyselyiden kirjoittaminen

Sisällön hakeminen hakuehtoja määrittämällä

Seuraavalla tavalla voit määrittää pitoon liittyvät hakuehdot ja sivuston, josta haluat hakea. Voit määrittää hakuehtoihin sanoja, lainausmerkkien sisällä olevia lausekkeita sekä avainsanoja ja ominaisuuksia sisältäviä hakuehtoja.

Huomautus:  Pitotoiminnon käyttäminen edellyttää, että Pito ja eDiscovery ‑ominaisuus on otettu käyttöön kaikissa kohteita isännöivissä sivustoissa. Jos Pito- ja eDiscovery-valintoja ei näy sivuston asetussivulla, Pito- ja eDiscovery-ominaisuuksia ei ole otettu käyttöön sivustossa.

  1. Valitse haluamasi tietueet sisältävässä sivustossa Sivuston toiminnot ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse sivuston asetussivussa Pito ja eDiscovery ‑osasta Etsi sisältöä ja aseta se pitoon.

  3. Valitse Etsi sisältöä ja aseta se pitoon ‑sivun Hakuehdot-osassa Valitse sivusto.

  4. Napsauta Valitse sivusto ‑valintaikkunassa sen sivuston nimeä, josta haluat etsiä pitoon asetettavia tietueita, ja valitse sitten OK.

  5. Kirjoita hakukenttään avainsanat, joita haluat käyttää tietueiden etsimiseen, ja valitse sitten Esikatsele tuloksia.

Huomautus: Lisätietoja avainsanoista ja avainsanojen syntaksista on tämän artikkelin kohdassa Sisältöä etsivien kyselyiden kirjoittaminen.

  1. Kun hakutulosten luettelo tulee näkyviin, valitse Vastaava pito ‑kohdasta pitotoiminto, jota haluat käyttää luettelon tietueissa.

  2. Valitse OK.

Sivun alkuun

Sisältöä etsivien kyselyiden kirjoittaminen

Voit kirjoittaa hakuehtoja Etsi ja lisää pitoon ‑sivun Hakuehdot-osaan. Seuraavassa on muutamia ehtojen lisäämistä koskevia perussääntöjä:

  • Sisältökyselyssä voi olla sanoja, lainausmerkkien sisällä olevia lausekkeita sekä avainsanoja ja ominaisuuksia sisältäviä hakuehtoja. Erota hakuehdot toisistaan välilyönnein.

  • Etsi ja lisää pitoon ‑sivun hakuehdoille tarkoitettuun tekstiruutuun voi kirjoittaa enintään 256 merkkiä. Tavallisimmat sanat, kuten englanninkielen the, it ja by, sekä yksinumeroiset luvut ohitetaan.

  • Kun kirjoitat lausekkeen lainausmerkkien sisään, haku palauttaa määritetystä hakualueesta löydetyt vastineet, joissa on täsmälleen sama teksti.

  • Jos kirjoitat sanoja, joiden välissä on välilyönti, haku palauttaa sisällön, jossa on kaikki kirjoittamasi sanat missä tahansa järjestyksessä. Jos esimerkiksi haluat löytää sekä tekstin "Vihjeitä ja ohjeita" että tekstin "Ohjeita ja vihjeitä", kirjoita vihjeitä ohjeita.

  • Kirjoita ominaisuudet, joita vastaavia arvoja haluat etsiä, muodossa ominaisuus:arvo. Kirjainkoolla ei ole merkitystä.

  • Jos haluat löytää ominaisuuden arvon tarkan vastineen, kirjoita se lainausmerkkien sisään. Jos haluat löytää myös osittaiset vastineet, jotka alkavat kirjoittamillasi kirjaimilla, jätä lainausmerkit pois. Jos esimerkiksi etsit parametria tiedostonimi:"Budjetti" (lainausmerkein), haku palauttaa tiedoston, jonka nimi on Budjetti.xlsx. Jos kirjoitat hakuehdoksi tiedostonimi:budjetti (ilman lainausmerkkejä), haku palauttaa myös tiedostot Budjetti_nykyinen.xlsx ja Budjetti_seuraava.xlsx.

  • Kyselyissä ei voi käyttää yleismerkkejä, esimerkiksi tähteä (*) tai kysymysmerkkiä (?) eikä totuusarvo-operaattoreita, esimerkiksi AND tai OR.

  • Hakupalvelu tulkitsee eri ominaisuuksia käyttävien hakusanojen välissä olevan välilyönnin AND-operaattoriksi. Jos esimerkiksi ominaisuudet aihe ja tiedostotyyppi ovat käytettävissä ja määrität hakuehdoksi aihe:budjetti neljännesvuosi:"kevät 2007" tiedostotyyppi:xlsx, haku palauttaa Excel 2007 ‑työkirjat, joilla on tämä aihe.

  • Hakupalvelu tulkitsee samoja ominaisuuksia käyttävien hakusanojen välissä olevan välilyönnin OR-operaattoriksi. Jos esimerkiksi tekijä-ominaisuus on käyttävissä ja määrität hakuehdoksi tekijä:"Jeff Price" tekijä:"Ann Beebe", haku palauttaa kaikki kohteet, jotka on tehnyt jompikumpi määritetyistä henkilöistä.

  • Voit jättää hakutuloksista pois sisällön, jolla on tietty ominaisuusarvo, lisäämällä miinusmerkin (-) ominaisuuden nimen eteen. Jos esimerkiksi tekniikka-ominaisuus on käytettävissä ja lisäät hakuehtoon lausekkeen -tekniikka:mobiili, kysely poistaa hakutuloksista kaiken mobiilitekniikkaan liittyvän sisällön.

Huomautus:  Kyselyssä on oltava vähintään yksi etsittävä hakusana. Kyselyt, jotka sisältävät vain poissuljettavia hakusanoja, palauttavat virheen.

  • Jos käytät hakuehdoissa järjestelmänvalvojan avainsanaksi määrittämää käsitettä tai sen synonyymia, hakutulosten alkuun tulee avainsanan määritelmä ja mahdolliset parhaiden valintojen linkit.

  • Luettelokohteiden liitteet eivät näy hakutuloksissa.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×