Lausekkeen luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Lausekkeen Access-tietokantojen luominen, valitse objekti tai ominaisuus, johon haluat käyttää lauseketta ja paina näppäinyhdistelmää Ctrl + F2 – Tämä avaa Lausekkeenmuodostin-työkalun osittain laadittuihin lausekkeita, voit säästää aikaa ja säästää ohjetoiminnon erilaisilla ongelmia. Voit käyttää lausekkeita tehdään asioita kaikenlaisten tietojen – esimerkiksi, tarkistamalla, kuinka monta päivää on kulunut tilauksen toimitettiin tai yhdistämällä etunimen ja sukunimen nimi. Jos ole Excel-henkilön, ajatella lausekkeiden kaavojen Access-versio.

Lausekkeet eivät toimi samalla tavalla kuin työpöytätietokannoissa ja Access-verkkosovelluksissa. Kaikki tämän artikkelin koskee web Apps-sovelluksista ja -tietokannat lukuun ottamatta toisin mainita.

Lisätietoja lausekkeista sekä niiden käyttämisestä ja muodostamisesta on tässä artikkelissa.

Tämän artikkelin sisältö

Yleistä lausekkeista

Lausekkeenmuodostimen käyttäminen

Lomakkeiden ja raporttien ohjausobjektien arvojen laskeminen

Lausekkeiden käyttäminen kyselyn ehdoissa

Lasketun kentän luominen kyselyyn

Lasketun kentän luominen taulukkoon

Taulukon kentän tai tietueen kelpoisuussäännön lisääminen

Kelpoisuussäännön lisääminen ohjausobjektiin

Taulukon kenttien oletusarvojen määrittäminen

Ohjausobjektien oletusarvojen määrittäminen

Suoritettavien makrotoimintojen määrittäminen

Raportin tietojen ryhmitteleminen ja lajitteleminen

Yleistä lausekkeista

Muistatko vielä matemaattiset yhtälöt kouluajoilta? Esimerkiksi tällaiset: Ratkaise x yhtälössä x2+z = (2y-1)/7. Tiedät varmaan, että yhtälöt ovat nykyaikaisen rakentamisen perusta. Jos haluat rakentaa esimerkiksi vankan portaikon, voit selvittää tarvittavien pulttien paksuuden yhtälön avulla. Tästä on kyse lausekkeissa, mutta muuttujien x, y ja z sijaan käytetään esimerkiksi muuttujia [Yksikköhinta], [Alennus] ja [Määrä]. Lausekkeita ei käytetä vain laskemiseen. Niiden avulla voidaan käsitellä myös tekstitietoja.

Lausekkeiden käyttökohteet

Seuraavassa on muutamia yleisiä esimerkkejä asioista, joita voit tehdä lausekkeilla.

  • Iän laskeminen

  • Etu- ja sukunimen yhdistäminen

  • Muutetun tietueen merkitseminen muutospäivämäärällä ja -ajalla

  • Vaaditun muodon määrittäminen tietosyötteelle

  • Merkkien rajaaminen pois tekstirivin vasemmasta tai oikeasta reunasta

Teknisiä tietoja

Huomautus:  Tätä osiota ei tarvitse lukea, jotta opit muodostamaan lausekkeita, mutta saat sen avulla paremman käsityksen lausekkeiden toiminnasta. Lisäksi osiossa esitellään teknisiä termejä, joiden avulla voit etsiä aiheeseen liittyvää tietoa teknisistä sivustoista, kuten MSDN:stä.

Lauseke muodostuu joistakin tai kaikista seuraavista: sisäiset tai käyttäjän määrittämät funktiot, tunnisteet, operaattorit ja vakiot. Lauseke palauttaa tulokseksi yksittäisen arvon.

Lausekkeen osat.

Esimerkiksi seuraava lauseke sisältää kaikki nämä neljä osaa:

=Summa([Ostohinta])*0,08

Esimerkissä Summa() on sisäinen funktio, [Ostohinta] on tunniste, * on matemaattinen operaattori ja 0,08 on vakio. Tätä lauseketta voidaan käyttää tekstiruudussa lomakkeen tai raportin alatunnisteessa, kun halutaan laskea tuoteryhmän arvonlisävero.

Lausekkeet voivat olla paljon esimerkkiä monimutkaisempia tai yksinkertaisempia. Esimerkiksi seuraava totuusarvolauseke (lauseke, jolla tulokseksi saadaan joko Tosi tai Epätosi) koostuu pelkästä operaattorista ja vakiosta:

>0

Lausekkeella arvoksi saadaan Tosi, kun sitä verrataan lukua 0 suurempaan lukuun, ja Epätosi, kun sitä verrataan lukua 0 pienempään lukuun. Voit käyttää tätä lauseketta ohjausobjektin tai taulukon kentän Kelpoisuussääntö-ominaisuuden yhteydessä, kun haluat varmistaa, että vain positiivisia arvoja määritetään.

Accessissa voit suorittaa lausekkeiden avulla laskutoimituksia, käsitellä merkkejä tai testata tietoja. Taulukoilla, kyselyillä, lomakkeilla, raporteilla ja makroilla on kaikilla ominaisuuksia, jotka sallivat lausekkeen. Voit käyttää lausekkeita esimerkiksi ohjausobjektin Ohjausobjektin lähde- ja Oletusarvo-ominaisuuksissa. Lisäksi Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) ‑ohjelmassa käytetään toimintosarjan tai moduulin ohjelmakoodia kirjoitettaessa usein lausekkeita, jotka ovat samankaltaisia kuin Access-objekteissa, kuten taulukossa tai kyselyssä, käytettävät lausekkeet.

Sivun alkuun

Lausekkeenmuodostimen käyttäminen

Lausekkeenmuodostimen käytössä on seuraavat edut:

  • Voit helposti hakea ja lisätä toimintoja, operaattoreita, vakioita ja tunnisteita (esimerkiksi kenttien nimiä, taulukoita, lomakkeita ja kyselyjä). Näin voit säästää aikaa ja vähentää virheitä.

  • Lausekkeenmuodostin rajoittaa käytettävissä olevia lausekkeen osia lausekkeen kontekstin mukaisesti.

  • Voit valita valmiita lausekkeita, kuten sivunumeroiden, nykyisen päivämäärän tai nykyisen päivämäärän ja ajan lausekkeet.

  • IntelliSense on käytettävissä lausekkeenmuodostimessa, joten kaikkia lausekkeen tarvitsemia argumentteja ei tarvitse muistaa ulkoa.

  • Käytettävissä on myös lauseenmuodostimen ohje. Napsauta pikavihjetyökalussa näkyviä linkkejä.

Käynnistä Lausekkeenmuodostin :

Lausekkeenmuodostimen voi käynnistää pikanäppäimellä Ctrl + F2. Kun käytät pikanäppäintä ensimmäisen kerran, näkyviin tulee Valitse muodostin ‑valintaikkuna. Jatka kaksoisnapsauttamalla valintaikkunassa kohtaa Lausekkeenmuodostin.

Katso lisätietoja lausekkeenmuodostimenkäyttämisestä.

Sisäkkäisten lausekkeiden verkkotietokannassa on 65.

Lausekkeiden ylemmän tason yli 65 tasot syvä ei toimi selaimessa, jotta kaikki lausekkeet ei kannata käyttää web Access-tietokannassa. Et saa virhesanomia – vain lausekkeen toimi.

Tärkeää: Käyttämällä &-, JA-ja TAI-operaattoreita voit lisätä palvelimeen sisäkkäisiä tasoja, jotka eivät näy Access-asiakassovelluksessa. Esimerkiksi lauseke "a" & "b" & "c" ei ole sisäkkäinen lausekkeenmuodostimessa, mutta SharePointissa siitä tulee concatenate.db ("a", concatenate.Db ("b", "c") ). Tämä käännös luo yhden sisäkkäisyystason. Peräkkäisten & -, JA- tai TAI -operaattoreiden käyttö yhdessä lausekkeessa saattaa ylittää palvelimen 65 sisäkkäisen tason rajoituksen, jolloin lauseke ei toimi selaimessa.

Sivun alkuun

Ohjausobjektien arvojen laskeminen lomakkeissa ja raporteissa

Kun käytät lauseketta ohjausobjektin tietolähteenä, luot lasketun ohjausobjektin. Oletetaan esimerkiksi, että raportissa on useita varastotietueita ja haluat luoda raportin alatunnisteeseen summan, joka laskee yhteen kaikki raportin rivit.

Summa raportissa.

Jos haluat laskea summan, sijoita raportin alatunnisteeseen tekstiruutuohjausobjekti ja aseta sen Ohjausobjektin lähde -ominaisuuden arvoksi seuraava lauseke:

= Summa ([ taulukon_kenttä ])

Tässä tapauksessa taulukon_kenttä on välisumma-arvot sisältävän kentän nimi. Kentässä voi tulla taulukon tai kyselyn. Summa -funktio laskee kaikkien taulukon_kenttäarvojen summa.

Alla näet, kuinka lauseke kirjoitetaan tekstiruutuohjausobjektiin.

Lausekkeen kirjoittaminen tekstiruutuohjausobjektiin

  1. Napsauta muutettavaa lomaketta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä

  2. Valitse ohjausobjekti, johon haluat kirjoittaa lausekkeen.

  3. Jos ominaisuusikkuna ei ole jo näkyvissä, tuo se näkyviin painamalla F4-näppäintä.

  4. Jos haluat luoda lausekkeen manuaalisesti, napsauta ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä tekstiruudun OhjausobjektinLähde-ominaisuutta ja kirjoita sitten = sekä itse lauseke. Jos esimerkiksi haluat laskea edellä mainitun välisumman, kirjoita =Summa([ taulukon_kenttä ]). Muista korvata taulukon_kenttä kentän nimellä.

  5. Jos haluat luoda lausekkeen lausekkeenmuodostimella, napsauta ominaisuusruudussa olevaa Muodosta-painiketta Painikkeen kuva .

    Kun olet kirjoittanut lausekkeen, ominaisuusikkuna näyttää tältä:

    Lauseke tekstiruudun Ohjausobjektin lähde -ominaisuudessa.

Sivun alkuun

Lausekkeiden käyttäminen kyselyn ehdoissa

Ehtojen käyttäminen kyselyssä kyselytulosten tarkentamiseksi. Kirjoita ehdot lauseke ja Access palauttaa vain ne rivit, jotka vastaavat lauseke. Näet esimerkkejä monipuolinen, on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

Oletetaan, että haluat nähdä kaikki tilaukset, joiden toimituspäivä oli vuoden 2010 kolmen ensimmäisen kuukauden aikana. Lisää ehdot kirjoittamalla seuraava lauseke kyselyn päivämäärä- ja aikasarakkeen Ehdot-soluun. Tässä esimerkissä käytetään Toimituspäivä-nimistä päivämäärä- ja aikasaraketta. Määritä päivämääräväli kirjoittamalla ehdot seuraavasti:

Between #1/1/2010# And #3/31/2010#

Toimituspäivä-sarake näyttää samankaltaiselta kuin seuraavassa kuvassa:

Lauseke kyselyruudukon Ehdot-rivillä.

Jokainen Tilaukset-taulukon rivi, jonka Toimituspäivä-sarakkeen arvo on määrittämälläsi päivämäärävälillä, otetaan mukaan kyselyn tulokseen. Huomaa, että päivämäärät kirjoitetaan ruutumerkkien (#) väliin. Access käsittelee ruutumerkkien välissä olevaa arvoa Pvm./klo-tyyppisenä arvona. Kun arvoja käsitellään päivämäärä- ja aikatietoina, niillä voidaan suorittaa laskutoimituksia, esimerkiksi vähentää yksi päivämäärä toisesta.

Ehtojen kirjoittaminen kyselyn rakenneruudukkoon

  1. Napsauta muutettavaa kyselyä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta sen sarakkeen Ehdot-solua, jolle haluat kirjoittaa ehdot.

  3. Jos haluat luoda lausekkeen manuaalisesti, kirjoita ehtolauseke.

    Huomautus: Älä kirjoita ehtolausekkeen eteen =-operaattoria.

  4. Voit luoda lausekkeenmuodostimen avulla valintanauhan, valitse rakenneja valitse sitten Kyselyn määritys -ryhmässä muodostin Painikkeen kuva .

    Jos tarvitset enemmän tilaa lausekkeen muokkaamiseen, siirrä kohdistin Ehdot-soluun ja tuo Zoomaus-valintaikkuna näkyviin painamalla VAIHTO+F2:

    Lauseke Zoomaus-valintaikkunassa.

Sivun alkuun

Lasketun kentän luominen kyselyyn

Oletetaan, että suunnittelet kyselyä ja haluat kyselyn näyttävän sellaisen laskutoimituksen tuloksen, joka sisältää muita kyselyn kenttiä. Voit luoda lasketun kentän sijoittamalla lausekkeen kyselyn Kenttä-rivin tyhjään soluun. Jos kyselyssä on esimerkiksi Määrä- ja Yksikköhinta-kenttä, voit kertoa niiden arvot ja luoda lasketun Kokonaishinta-kentän kirjoittamalla kyselyn Kenttä-riville seuraavan lausekkeen:

Kokonaishinta: [Määrä] * [Yksikköhinta]

Kun kirjoitat lausekkeen eteen Kokonaishinta:, sarakkeen nimeksi tulee Kokonaishinta. Tätä nimeä kutsutaan usein aliakseksi. Jos et määritä aliasta, Access luo sellaisen, esimerkiksi nimen Lauseke1.

Lasketun kentän luominen kyselyyn lausekkeella.

Kun suoritat kyselyn, Access suorittaa kunkin rivin laskutoimituksen seuraavassa kuvassa näkyvällä tavalla:

Laskettu kenttä taulukkonäkymässä.

Lasketun kentän luominen kyselyn rakennenäkymässä

  1. Napsauta muutettavaa kyselyä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta Kenttä-solua sarakkeessa, johon haluat luoda lasketun kentän.

  3. Jos haluat luoda lausekkeen manuaalisesti, kirjoita lauseke.

    Huomautus: Älä kirjoita ehtolausekkeen eteen =-operaattoria, vaan aloita lauseke kuvaavalla nimellä, jonka perässä on kaksoispiste. Kirjoita esimerkiksi Kokonaishinta, jos haluat luoda nimen lausekkeelle, joka luo lasketun kentän nimeltä Kokonaishinta. Kirjoita sitten lausekkeen ehdot kaksoispisteen jälkeen.

  4. Jos haluat luoda lausekkeen lausekkeenmuodostimella, valitse Rakenne-välilehden Kyselyn määritys -ryhmässä Muodostin.

Sivun alkuun

Lasketun kentän luominen taulukkoon

Accessissa voit luoda taulukkoon lasketun kentän. Silloin laskutoimituksia varten ei tarvitse luoda erillistä kyselyä. Jos taulukossa tilauksen kunkin kohteen määrä, hinta ja veroprosentti, voit lisätä kokonaishinnan sisältävän lasketun kentän seuraavasti:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

  • Laskutoimituksessa ei voi käyttää muissa taulukoissa tai kyselyissä olevia kenttiä.

  • Laskutoimitusten tulokset ovat vain luku -muotoisia.

Voit luoda lasketun kentän seuraavasti:

  1. Avaa taulukko kaksoisnapsauttamalla sitä siirtymisruudussa.

  2. Siirry taulukon oikeanpuolimmaiseen sarakkeeseen ja napsauta Lisää napsauttamalla -sarakeotsikkoa.

  3. Valitse näkyviin tulevasta luettelosta Laskettu kenttä ja valitse tuloksen tietotyyppi.

    Access tuo näkyviin lausekkeenmuodostimen.

  4. Kirjoita kenttään haluamasi lauseke, kuten

    [Määrä] * [Yksikköhinta]

    Huomautus: Älä aloita lasketun kentän lauseketta yhtäläisyysmerkillä (=).

  5. Valitse OK.

    Access lisää lasketun kentän ja korostaa sitten kentän otsikon, johon voit kirjoittaa kentän nimen.

  6. Kirjoita lasketun kentän nimi ja paina sitten ENTER-näppäintä.

Sivun alkuun

Kelpoisuussäännön lisääminen taulukon kenttään tai tietueeseen

Lausekkeiden avulla voi kätevästi tarkistaa tietokantaan lisättävien tietojen kelpoisuuden ja estää virheellisten tietojen lisäämisen. Taulukoissa voi olla kahdenlaisia kelpoisuusääntöjä: kenttien kelpoisuussääntöjä (jotka estävät käyttäjiä kirjoittamasta virheellisiä tietoja yksittäisiin kenttiin) ja tietueen kelpoisuussääntöjä (jotka estävät käyttäjiä luomasta tietueita, jotka eivät ole määritetyn kelpoisuussäännön mukaisia). Molemmat kelpoisuussäännöt luodaan lausekkeilla.

Oletetaan esimerkiksi, että käytettävissä on Varasto-niminen taulukko, jossa on Yksiköitä varastossa -niminen kenttä. Haluat määrittää säännön, joka pakottaa käyttäjät syöttämään arvon, joka on suurempi tai yhtä suuri kuin nolla. Toisin sanoen varastomäärä ei voi koskaan olla negatiivinen luku. Voit luoda säännön kirjoittamalla seuraavan lausekkeen Yksiköitä varastossa -kentän kelpoisuussäännöksi:

>=0

Kelpoisuussäännön kirjoittaminen

Voit määrittää kentän tai tietueen kelpoisuussäännön seuraavasti:

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Access avaa taulukon taulukkonäkymään.

  2. Jos kyseessä on kentän kelpoisuussääntö, valitse kenttä, jota haluat muuttaa.

  3. Valitse valintanauhan Kentät-välilehden Kentän kelpoisuuden tarkistus -ryhmässä Kelpoisuustarkistus ja valitse sitten Kentän kelpoisuussääntö tai Tietueen kelpoisuussääntö.

    Access tuo näkyviin lausekkeenmuodostimen.

  4. Aloita haluamasi ehdon kirjoittaminen. Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa kelpoisuussäännön, joka edellyttää, että kaikkien arvojen on oltava suurempia tai yhtä suuria kuin nolla, kirjoita seuraava lauseke:

    >=0

    Huomautus: Älä kirjoita lausekkeen eteen yhtäläisyysmerkkiä (=).

Kelpoisuussääntöjen lausekkeet ovat totuusarvolausekkeita, joten niiden tulos on aina joko Tosi tai Epätosi. Kelpoisuussäännön arvon on oltava Tosi. Muuten Access ei tallenna syötettä, vaan näyttää virheestä ilmoittavan kelpoisuuden tarkistussanoman. Jos esimerkiksi edellä kerrotussa lausekkeessa Yksiköitä varastossa -kenttään syötetään arvo, joka on pienempi kuin nolla, lausekkeen tulos on Epätosi, eikä Access hyväksy arvoa. Jos et ole määrittänyt kelpoisuuden tarkistussanomaa seuraavan osion ohjeiden mukaisesti, näyttöön tulee Accessin oma sanoma, joka ilmoittaa, että kentän kelpoisuussääntö estää annetun arvon käytön.

Tarkistussanoman kirjoittaminen

Voit helpottaa tietokannan käyttämistä määrittämällä mukautettuja tarkistussanomia. Ne korvaavat yleiset sanomat, jotka Access näyttää, jos tiedot eivät ole kelpoisuussäännön mukaisia. Mukautetulla tarkistussanomalla voit antaa tarkkoja lisätietoja, jotka auttavat käyttäjää korjaamaan tiedot. Tällainen sanoma on esimerkiksi ”Yksiköitä varastossa -arvo ei voi olla negatiivinen luku”. Voit luoda tarkistussanoman seuraavasti:

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Access avaa taulukon taulukkonäkymään.

  2. Jos kyseessä on kentän tarkistussanoma, valitse kenttä, johon lisäsit kelpoisuussäännön.

  3. Valitse valintanauhassa Kentät-välilehden Kentän kelpoisuuden tarkistus ‑ryhmässä Kelpoisuustarkistus ja valitse sitten Kentän kelpoisuuden tarkistussanoma tai Tietueen kelpoisuuden tarkistussanoma.

  4. Kirjoita Vahvistussanoman määrittäminen -valintaikkunaan sanoma, jonka haluat tulevan näkyviin, kun tiedot eivät vastaa kelpoisuussääntöä, ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Kelpoisuussäännön lisääminen ohjausobjektiin

Huomautus: Kelpoisuussääntöjen eivät ole käytettävissä ohjausobjektien web Access-sovelluksissa eikä verkkotietokannoissa. Kentän tai tietueen kelpoisuussääntöjä sijaan edellisessä kohdassa kuvatulla tavalla.

Ohjausobjekteilla on taulukkokenttien ja tietueiden lisäksi myös Kelpoisuussääntö-ominaisuus, johon voi syöttää lausekkeen. Oletetaan esimerkiksi, että annat raportin päivämäärävälin lomakkeella ja haluat varmistaa, että alkamispäivä ei ole aiempi kuin 1.1.2010. Voit määrittää seuraavat Kelpoisuussääntö- ja Kelpoisuussäännön kuvaus -ominaisuudet tekstiruudulle, johon alkamispäivä annetaan:

Ominaisuus

Asetus

Kelpoisuussääntö

>=#1-1-2010#

Kelpoisuussäännön kuvaus

Päivämäärää, joka on aiempi kuin 1.1.2010, ei voi kirjoittaa.

Jos yrität kirjoittaa päivämäärän, joka on aiempi kuin 1.1.2010, näyttöön tulee KelpoisuussäännönKuvaus-ominaisuudessa määritetty sanoma. Jos KelpoisuussäännönKuvaus-ominaisuusruutuun ei ole määritetty tekstiä, Access tuo näkyviin yleisen sanoman. Kun valitset OK, Access tuo tekstiruudun takaisin näkyviin.

Vihje: Jos taulukon kentälle määritetään kelpoisuussääntö, se tulee käyttöön koko tietokannassa riippumatta siitä, missä kenttää muokataan. Jos kelpoisuussääntö määritetään lomakkeen ohjausobjektille, kelpoisuussääntö on käytössä vain, kun lomaketta käytetään. Sääntöjen määrittäminen erikseen taulukon kentille ja lomakkeiden ohjausobjekteille voi olla hyödyllistä, jos haluat käyttää erilaisia kelpoisuussääntöjä eri käyttäjille.

Kelpoisuussäännön kirjoittaminen ohjausobjektille

  1. Napsauta muutettavaa lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ohjausobjektia, jota haluat muuttaa, ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet.

    Näyttöön tulee ohjausobjektin ominaisuusikkuna.

  3. Valitse Kaikki-välilehti ja napsauta sitten Kelpoisuussääntö-ominaisuuden ruutua.

  4. Kirjoita lauseke tai napsauta ominaisuusruudussa olevaa Muodosta-painiketta Painikkeen kuva ja luo lauseke lausekkeenmuodostimella.

    Huomautus: Älä kirjoita lausekkeen eteen =-operaattoria.

  5. Jos haluat muuttaa tekstiä, joka tulee näkyviin, kun käyttäjän kirjoittamat tiedot eivät ole kelpoisuussäännön mukaisia, kirjoita haluamasi teksti Kelpoisuussäännön kuvaus -ominaisuuteen.

Sivun alkuun

Taulukon kenttien oletusarvojen määrittäminen

Voit määrittää oletusarvon taulukon kentälle lausekkeen avulla. Access käyttää tätä arvoa uusissa tietueissa, ellei muuta arvoa anneta. Oletetaan esimerkiksi, että haluat lisätä päivämäärän ja kellonajan automaattisesti Tilauspäivä-nimiseen kenttään, aina kun uusi tietue lisätään. Voit tehdä sen määrittämällä seuraavan lausekkeen:

Now()

Taulukon kentän oletusarvon määrittäminen

  1. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, jota haluat muuttaa.

    Access avaa taulukon taulukkonäkymään.

  2. Valitse muutettava kenttä.

  3. Valitse valintanauhassa Kentät ja valitse Ominaisuudet-ryhmästä Oletusarvo.

    Access tuo näkyviin lausekkeenmuodostimen valintaikkunan.

  4. Kirjoita lauseke ruutuun ja varmista, että lausekkeen alussa on yhtäläisyysmerkki (=).

Huomautus: Jos sidot ohjausobjektin taulukon kenttään ja sekä ohjausobjektilla että kentällä on oletusarvo, ohjausobjektin oletusarvo on ensisijainen taulukon kentän oletusarvoon nähden.

Sivun alkuun

Ohjausobjektien oletusarvojen määrittäminen

Toinen paikka, jossa lauseketta usein käytetään, on ohjausobjektin Oletusarvo-ominaisuus. Ohjausobjektin Oletusarvo-ominaisuus toimii samoin kuin taulukon kentän Oletusarvo-ominaisuus. Jos haluat esimerkiksi kirjoittaa kuluvan päivän päivämäärän tekstiruudun oletusarvoksi, voit käyttää seuraavanlaista lauseketta:

Date()

Tämä lauseke palauttaa kuluvan päivän päivämäärän, mutta ei aikaa, käyttämällä Date-funktiota. Jos sidot tekstiruudun taulukon kenttään ja kentällä on oletusarvo, ohjausobjektin oletusarvo on etusijalla. Usein kannattaa määrittää Oletusarvo-ominaisuus taulukon kentälle. Silloin samaa oletusarvoa käytetään aina, vaikka samaa taulukon kenttää käytettäisiin usean lomakkeen eri ohjausobjekteissa, mikä auttaa säilyttämään syötettyjen tietojen yhdenmukaisuuden eri lomakkeissa.

Oletusarvon kirjoittaminen ohjausobjektille

  1. Napsauta muutettavaa lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä

  2. Valitse muutettava ohjausobjekti.

  3. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä.

  4. Valitse ominaisuusikkunan Kaikki-välilehti ja napsauta sitten Oletusarvo-ominaisuusruutua.

  5. Kirjoita lauseke tai napsauta ominaisuusruudussa olevaa Muodosta-painiketta Painikkeen kuva ja luo lauseke lausekkeenmuodostimella.

Sivun alkuun

Suoritettavien makrotoimintojen määrittäminen

Joissakin tapauksissa haluat ehkä suorittaa toiminnon tai toimintojen sarjan makrossa vain, jos jokin tietty ehto on tosi. Oletetaan, että haluat ohjelman suorittavan makrotoiminnon vain, jos tekstiruudun arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 10. Tällöin voit määrittää ehdon makron Ehto-osaan lausekkeella.

Tässä esimerkissä oletetaan, että tekstiruudun nimi on "Nimikkeet". Ehdon määrittävä lauseke on [Nimike]>=10.

Lauseke makron Ehto-osassa

Lausekkeen kirjoittaminen makron Ehto-osaan

  1. Napsauta muutettavaa makroa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

  2. Napsauta Ehto-osaa, jota haluat muuttaa, tai lisää Toimintoluettelo-ruudusta Ehto-osa.

  3. Napsauta Ehto-osan yläriviä.

  4. Kirjoita ehtolauseke ruutuun tai käynnistä lausekkeenmuodostin napsauttamalla lausekeruudun viereistä Muodosta-painiketta Painikkeen kuva .

Huomautus: Lausekkeen on oltava ehtolauseke, mikä tarkoittaa, että sen tulos on joko Tosi tai Epätosi. Ehto-osan makrotoiminnot suoritetaan vain, kun ehtolausekkeen tulos on Tosi.

Sivun alkuun

Raportin tietojen ryhmitteleminen ja lajitteleminen

Raportin tietojen ryhmittelytasot ja lajittelujärjestykset määritetään käyttämällä Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutua. Tavallisesti lajiteltavat tai ryhmiteltävät kentät valitaan luettelosta. Jos kuitenkin haluat ryhmitellä tai lajitella tietoja lasketun arvon perusteella, voit kirjoittaa sen sijaan lausekkeen.

Ryhmittelyssä yhdistetään sarakkeita, joissa on samat arvot. Oletetaan, että tietokannassa on haaraliikkeiden myyntitiedot eri kaupungeista ja yksi tietokannan raporteista on nimeltään ”Myynti kaupungeittain”. Kysely, joka noutaa raportin tiedot, ryhmittelee tiedot kaupungin mukaan. Tällainen ryhmittely saattaa helpottaa tietojen lukemista ja ymmärtämistä.

Lajittelu sitä vastoin tarkoittaa kyselyn tulosten rivien (tietueiden) järjestyksen määrittämistä. Voit esimerkiksi lajitella tietueet perusavaimen arvojen mukaan (tai jonkin toisen kentän arvojoukon mukaan) joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen tai voit lajitella ne yhden tai usean merkin mukaan määritettyyn järjestykseen, esimerkiksi aakkosjärjestykseen.

Ryhmittelyn ja lajittelun lisääminen raporttiin

  1. Napsauta muutettavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä

  2. Valitse valintanauhassa Rakenne-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmässä Ryhmittely ja lajittelu.

    Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu näkyy raportin alapuolella.

  3. Jos haluat lisätä raporttiin ryhmittelytason, valitse Lisää ryhmä.

  4. Jos haluat lisätä raporttiin lajittelujärjestyksen, valitse Lisää lajittelu.

    Ruutuun tulee uusi ryhmä tai lajittelujärjestys ja niiden kenttien luettelo, joista raportit tiedot saadaan. Seuraavassa kuvassa on tyypillinen uusi ryhmittelytaso (ryhmittely luokan mukaan) ja lajittelujärjestys (lajittelu valmistajan mukaan) sekä käytettävissä olevat kentät sisältävä luettelo:

    Lausekevaihtoehdon valitseminen Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudusta.

  5. Käynnistä lausekkeenmuodostin valitse käytettävissä olevien kenttien luettelosta lauseke.

  6. Kirjoita haluamasi lauseke lausekkeenmuodostimen lausekeruutuun (ylempään ruutuun). Muista aloittaa lauseke yhtä suuri kuin -operaattorilla (=).

Lausekkeen lisääminen olemassa olevaan ryhmään tai lajittelujärjestykseen

  1. Napsauta muutettavaa raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä

  2. Napsauta muutettavaa ryhmittelytasoa tai lajittelujärjestystä.

  3. Napsauta Ryhmän alku -kohdan (ryhmittelytasoja varten) tai Lajitteluperuste-kohdan (lajittelujärjestyksiä varten) vieressä olevaa alanuolipainiketta.

    Näyttöön tulee käytettävissä olevat kentät sisältävä luettelo.

  4. Käynnistä lausekkeen muodostin valitsemalla kentät sisältävän luettelon alaosasta lauseke.

  5. Kirjoita lauseke lausekkeenmuodostimen lausekeruutuun (ylempään ruutuun). Muista aloittaa lauseke yhtä suuri kuin -operaattorilla (=).

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×