Lähetettävien viestien kopioiden lähettäminen automaattisesti muille

Microsoft Outlookissa voit määrittää, että kaikista lähettämistäsi viesteistä lähetetään automaattinen kopio muille henkilöille tai muihin jakeluluetteloihin.

Tästä säännöstä on hyötyä esimerkiksi, jos kaikki työryhmän jäsenet, kuten tukikeskuksen työntekijät, on velvoitettu vastaamaan saapuviin sähköpostiviesteihin. Kun joku työryhmän jäsen vastaa viestiin, muut työryhmän jäsenet saavat vastauksesta automaattisesti kopion, jolloin kaikki pysyvät ajan tasalla käydystä viestinnästä.

Sinun on ensin luotava sääntö, jotta voit lähettää automaattisesti kopion kaikista lähettämistäsi sähköpostiviesteistä.

Tätä sääntöä kutsutaan asiakaspuolen säännöksi. Asiakaspuolen sääntö suoritetaan vain siinä tietokoneessa, jossa se luodaan, ja se suoritetaan vain, jos Outlook on käynnissä. Jos lähettäisit viestin käyttämällä sähköpostitiliäsi toisella tietokoneella, sääntö suoritettaisiin vasta, kun sääntö luotaisiin siihen tietokoneeseen. Sinun on luotava sama sääntö kuhunkin tietokoneeseen, jossa aiot käyttää sitä.

Säännön luominen

  1. Valitse Sähköpostin Aloitus-välilehden Siirrä-ryhmästä Säännöt > Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

    Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkuna

    Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkuna avautuu.

  2. Valitse Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

    Valitse uusi sääntö

  3. Valitse Ohjatun sääntöjen luomisenAloita tyhjästä säännöstä -kohdassa ensin Käytä sääntöä lähettämissäni viesteissä.

    Valitse Käytä sääntöä lähettämissäni viesteissä.

  4. Valitse Seuraava ja sitten uudelleen Seuraava.

  5. Näkyviin tulee vahvistusviesti, jossa kerrotaan, että tätä sääntöä sovelletaan kaikkiin lähetettäviin viesteihin. Valitse Kyllä.

    Vahvistussanoma

  6. Valitse Vaihe 1: Valitse toimet -vaiheessa Lähetä kopio henkilöille tai julkiselle ryhmälle -valintaruutu.

    Valitse toimet

  7. Valitse Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa) -vaiheessa henkilö tai julkinen ryhmä.

  8. Valitse Sääntöosoite -valintaikkunassa nimi tai ryhmä ja valitse sitten Vastaanottaja. Toista tämä vaihe, kunnes kaikki haluamasi nimet tai ryhmät on lisätty Vastaanottaja-ruutuun.

  9. Napsauta OK.

  10. Valitse Ohjattu sääntöjen luominen -toiminnossa Seuraava ja sitten uudelleen Seuraava.

  11. Kirjoita Vaihe 1: Anna säännölle nimi -vaiheessa nimi, josta tunnistat tämän säännön.

    Uuden säännön nimi

  12. Valitse Vaihe 2: Määritä säännön asetukset -vaiheessa Ota sääntö käyttöön -valintaruutu.

  13. Valitse Valmis.

  14. Näkyviin tulee viesti, jonka mukaan sääntö suoritetaan vain, kun tarkistat sähköpostisi Outlookissa. Valitse OK.

Kun nyt lähetät viestin, olipa kyseessä uusi viesti, vastaus tai välitettävä viesti, sääntöön määrittämäsi henkilöt tai ryhmät lisätään aina automaattisesti viestin kopion saajiksi. Et näe henkilöiden tai ryhmien nimiä Kopio-rivillä, kun kirjoitat viestin, mutta kaikki viestin vastaanottajat näkevät ne.

Sivun alkuun

Säännön poistaminen käytöstä

Jos haluat välttää kopion automaattisen lähettämisen, sinun on ensin poistettava sääntö käytöstä.

  1. Valitse Sähköpostin Aloitus-välilehdestä Säännöt > Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  2. Poista Sähköpostisäännöt-välilehden Sääntö-kohdassa aiemmin luomasi säännön valintaruudun valinta.

  3. Napsauta OK.

Voit nyt lähettää viestin ilman, että automaattinen kopion lähettämisen sääntö lähettää kopion muille henkilöille tai jakeluluetteloille. Sääntö on poissa käytöstä, kunnes otat säännön uudelleen käyttöön Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan kautta.

Vihje: Nopea tapa poistaa tämä sääntö käytöstä viestikohtaisesti on seuraavassa osassa, ”Automaattisen kopion lähettämisen säännön poistaminen käytöstä viestikohtaisesti luokan avulla”.

Automaattisen kopion lähettämisen säännön poistaminen käytöstä viestikohtaisesti luokan avulla

Jos haluat poistaa uuden automaattisen kopion lähettämisen säännön käytöstä yksittäiseltä viestiltä käymättä Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa, voit käyttää Outlookin luokkatoimintoa säännön kanssa.

Muokkaa aiemmin luomaasi sääntöä niin, että jos lisäät viestille tietyn luokan, kopiosääntö ei lähetä kopiota kenellekään automaattisesti.

  1. Valitse Sähköpostin Aloitus-välilehdestä Säännöt > Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta.

  2. Valitse Sähköpostisäännöt-välilehdestä aiemmin luomasi sääntö ja valitse sitten Muuta sääntöä.

    Muuta sääntöä

  3. Valitse Säännön asetusten muokkaaminen.

    Muokkaa säännön asetuksia

  4. Valitse ohjatun sääntöjen luomisen kahdessa ensimmäisessä vaiheessa Seuraava, kunnes näet Onko poikkeuksia?

  5. Kirjoita Vaihe 1: Valitse poikkeukset (tarvittaessa) -vaiheessa paitsi jos määritetty luokalle -valintaruutu.

    Valitse poikkeukset

  6. Valitse Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa) -vaiheessa luokka.

  7. Valitse Väriluokat -valintaikkunassa Uusi.

    Väriluokat-valintaikkuna

  8. Kirjoita Lisää uusi luokka -valintaikkunan Nimi‑ruutuun Ei automaattista kopiota.

    Lisää uusi luokka

    Voit myös määrittää pikanäppäimen, jonka avulla voit nopeasti ottaa tämän luokan käyttöön viestille. Valitse ensin haluamasi vaihtoehto Pikanäppäin-luettelosta.

  9. Sulje Lisää uusi luokka- ja Väriluokat-valintaikkunat valitsemalla OK.

  10. Valitse Valmis.

  11. Näkyviin tulee viesti, jonka mukaan sääntö on asiakaspuolen sääntö. Valitse OK.

Kun haluat lähettää viestin ja poistaa automaattisen kopion lähettämisen säännön käytöstä kyseiseltä viestiltä, ota luokka käyttöön viestille.

  1. Kun kirjoitat uutta viestiä tai vastaat viestiin tai välität viestin, valitse Asetukset-välilehdessä Lisäasetukset.

    Lisäasetukset

  2. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassa Luokat ja valitse sitten Ei automaattista kopiota.

Vihje: Käytä luokan pikanäppäintä, jos määritit sellaisen erikoisluokan luonnin yhteydessä.

Kun lähetät viestin, automaattisen kopion lähettämisen sääntö ei lähetä kopiota automaattisesti kenellekään.

Sivun alkuun

Sinun on ensin luotava sääntö, jotta voit lähettää automaattisesti kopion kaikista lähettämistäsi sähköpostiviesteistä.

Tätä sääntöä kutsutaan asiakaspuolen säännöksi. Asiakaspuolen sääntö suoritetaan vain siinä tietokoneessa, jossa se luodaan, ja se suoritetaan vain, jos Outlook on käynnissä. Jos lähettäisit viestin käyttämällä sähköpostitiliäsi toisella tietokoneella, sääntö suoritettaisiin vasta, kun sääntö luotaisiin siihen tietokoneeseen. Sinun on luotava sama sääntö kuhunkin tietokoneeseen, jossa aiot käyttää sitä.

Säännön luominen

  1. Valitse Sähköpostin Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

    Työkalut-valikko

  2. Valitse Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

    Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkuna

  3. Valitse Ohjattu sääntöjen luominen -valintaikkunan Aloita tyhjästä säännöstä ‑kohdasta Tarkista viestit lähettämisen jälkeen ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse Seuraava.

    Näkyviin tulee vahvistus, jossa kerrotaan, että tätä sääntöä sovelletaan kaikkiin lähetettäviin viesteihin. Valitse Kyllä.

  5. Kirjoita Vaihe 1: Valitse toimet -vaiheessa Lähetä kopio henkilöille tai jakeluluettelolle -valintaruutu.

    Ohjattu sääntöjen luominen -valintaikkuna

  6. Valitse Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa) -vaiheessa henkilö tai jakeluluettelo.

  7. Valitse Sääntöosoite -valintaikkunassa nimi tai jakeluluettelo ja valitse sitten Vastaanottaja. Toista tämä vaihe, kunnes kaikki haluamasi nimet tai jakeluluettelot on lisätty Vastaanottaja-ruutuun.

  8. Napsauta OK.

  9. Valitse Ohjattu sääntöjen luominen -valintaikkunassa Seuraava.

  10. Valitse Seuraava.

  11. Kirjoita Vaihe 1: Anna säännölle nimi -vaiheessa nimi, josta tunnistat tämän säännön.

    Ohjattu sääntöjen luominen -valintaikkuna

  12. Valitse Valmis.

Kun nyt lähetät viestin, olipa kyseessä uusi viesti, vastaus tai välitettävä viesti, sääntöön määrittämäsi henkilöt tai jakeluluettelot lisätään aina automaattisesti viestin kopion saajiksi. Et näe henkilöiden tai jakeluluetteloiden nimiä Kopio-rivillä, kun kirjoitat viestin, mutta kaikki viestin vastaanottajat näkevät ne.

Sivun alkuun

Säännön poistaminen käytöstä

Jos haluat välttää kopion automaattisen lähettämisen, sinun on ensin poistettava sääntö käytöstä.

  1. Valitse Sähköpostin Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  2. Poista Sähköpostisäännöt-välilehden Sääntö-kohdassa aiemmin luomasi säännön valintaruudun valinta.

  3. Napsauta OK.

    Voit nyt lähettää viestin ilman, että automaattinen kopion lähettämisen sääntö lähettää kopion muille henkilöille tai jakeluluetteloille. Sääntö on poissa käytöstä, kunnes otat säännön uudelleen käyttöön Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunan kautta.

Vihje: Nopea tapa poistaa tämä sääntö käytöstä viestikohtaisesti on seuraavassa osassa, ”Automaattisen kopion lähettämisen säännön poistaminen käytöstä viestikohtaisesti luokan avulla”.

Automaattisen kopion lähettämisen säännön poistaminen käytöstä viestikohtaisesti luokan avulla

Jos haluat poistaa uuden automaattisen kopion lähettämisen säännön käytöstä yksittäiseltä viestiltä käymättä Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkunassa, voit käyttää Office Outlook 2007in luokkatoimintoa säännön kanssa.

Muokkaa aiemmin luomaasi sääntöä niin, että jos lisäät viestille tietyn luokan, kopiosääntö ei lähetä kopiota kenellekään automaattisesti.

  1. Valitse Sähköpostin Työkalut-valikossa Säännöt ja ilmoitukset.

  2. Valitse Sähköpostisäännöt-välilehdestä aiemmin luomasi sääntö, valitse Muuta sääntöä ja valitse sitten Muokkaa säännön asetuksia.

    Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkuna

  3. Valitse ohjatun sääntöjen luomisen kahdessa ensimmäisessä vaiheessa Seuraava, kunnes näet Onko poikkeuksia?

  4. Kirjoita Vaihe 1: Valitse poikkeukset (tarvittaessa) -vaiheessa paitsi jos määritetty luokalle -valintaruutu.

  5. Valitse Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa) -vaiheessa luokka.

  6. Valitse Väriluokat -valintaikkunassa Uusi.

    Lisää uusi luokka -valintaikkuna

  7. Kirjoita Lisää uusi luokka -valintaikkunan Nimi‑ruutuun Ei automaattista kopiota.

    Voit myös määrittää pikanäppäimen, jonka avulla voit nopeasti ottaa tämän luokan käyttöön viestille. Valitse ensin haluamasi vaihtoehto Pikanäppäin-luettelosta.

  8. Sulje Lisää uusi luokka- ja Väriluokat-valintaikkunat valitsemalla OK.

  9. Valitse Valmis.

Kun haluat lähettää viestin ja poistaa automaattisen kopion lähettämisen säännön käytöstä kyseiseltä viestiltä, ota luokka käyttöön viestille.

  1. Kun kirjoitat uutta viestiä tai vastaat viestiin tai välität viestin, valitse Viesti-välilehden Asetukset-ryhmässä Viestiasetukset-valintaikkunan avainta Painikkeen kuva .

  2. Valitse Viestiasetukset-valintaikkunassa Luokat ja valitse sitten Ei automaattista kopiota.

Vihje: Käytä luokan pikanäppäintä, jos määritit sellaisen erikoisluokan luonnin yhteydessä.

Kun lähetät viestin, automaattisen kopion lähettämisen sääntö ei lähetä kopiota automaattisesti kenellekään.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×