Kymmenen tapaa tarkistaa ja korjata tiedot

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Väärin kirjoitetut sanat, ylimääräiset lopussa olevat välilyönnit, tarpeettomat etuliitteet, väärät alkukirjainten koot ja tulostumattomat merkit antavat huonon ensivaikutelman. Eikä tässä edes ole kaikkia tapoja, joilla tiedoista tulee sotkua. Kääri hihasi. Nyt on aika tehdä Microsoft Excel -laskentataulukoiden kunnollinen kevätsiivous.

Et aina pysty määräämään, millaista ja missä muodossa olevaa tietoa tuot ulkoisesta lähteestä, kuten tietokannasta, tekstitiedostosta tai verkkosivulta. Ennen kuin voit analysoida tietoja, sinun pitää usein siivota ne. Onneksi Excelissä on useita ominaisuuksia, joiden avulla voit noutaa tiedot juuri haluamassasi muodossa. Joskus tämä on yksinkertaista, ja tähän on tietty ominaisuus, joka tekee työn puolestasi. Voit esimerkiksi helposti korjata oikeinkirjoituksen tarkistuksella kirjoitusvirheet sarakkeissa, jotka sisältävät kommentteja ja kuvauksia. Tai jos haluat poistaa rivien kaksoiskappaleet, se onnistuu nopeasti käyttämällä Poista kaksoiskappaleet -valintaikkunaa.

Joskus voi olla tarve muuntaa yhden tai useamman sarakkeen arvot uusiksi arvoiksi kaavan avulla. Jos haluat esimerkiksi poistaa lopussa olevat välilyönnit, voit luoda tietojen puhdistamista varten uuden sarakkeen kaavan avulla, täyttää uuden sarakkeen, muuntaa kyseisen sarakkeen kaavat arvoiksi ja poistaa sitten alkuperäisen sarakkeen.

Tietojen puhdistamisen perusvaiheet:

  1. Tuo tiedot ulkoisesta tietolähteestä.

  2. Luo varmuuskopio alkuperäisistä tiedoista toiseen työkirjaan.

  3. Varmista, että tiedot ovat taulukkomuodossa riveinä ja sarakkeina: kussakin sarakkeessa samanlaiset tiedot, kaikki sarakkeet näkyvissä eikä yhtään tyhjää riviä alueella. Saat parhaan tuloksen käyttämällä Excel-taulukkoa.

  4. Tee ensin tehtävät, jotka eivät edellytä sarakkeen käsittelyä, kuten oikeinkirjoituksen tarkistus tai Etsi ja korvaa -valintaikkunan käyttö.

  5. Tee seuraavaksi sarakkeen käsittelyä vaativat tehtävät. Sarakkeen käsittelyn yleiset vaiheet:

    1. Lisää uusi sarake (B) alkuperäisen, puhdistamista vaativan sarakkeen (A) viereen.

    2. Lisää uuden sarakkeen (B) yläreunaan kaava, joka muuntaa tiedot.

    3. Täytä uudessa sarakkeessa (B) oleva kaava. Excel-taulukossa uuden lasketun sarakkeen arvot täytetään automaattisesti alas asti.

    4. Valitse uusi sarake (B), kopioi se ja liitä arvoina uuteen sarakkeeseen (B).

    5. Poista alkuperäinen sarake (A), jolloin uusi sarake muunnetaan B:stä A:ksi.

Jos haluat puhdistaa saman tietolähteen säännöllisesti, kannattaa nauhoittaa makro tai kirjoittaa koodi, jotka suorittavat koko prosessin automaattisesti. Saatavana on myös ulkoisten toimittajien tekemiä apuohjelmia, jotka näkyvät kirjoittama määrä Kolmannen osapuolen toimittajat -osiossa. Voit harkita niiden käyttämistä, jos sinulla ei ole aikaa tai resursseja automatisoida prosessia itse.

Lisätietoja

Kuvaus

Yleiskatsaus tietoyhteyden muodostamiseen (tietojen tuomiseen)

Tässä artikkelissa käsitellään kaikki tavat tuoda ulkoisia tietoja Office Excelistä.

Laskentataulukon solujen täyttäminen automaattisesti

Näyttää, miten voit käyttää Täytä-komentoa.

Excel-taulukon luominen tai poistaminen

Excel-taulukon rivien ja sarakkeiden lisääminen tai poistaminen

Laskettujen sarakkeiden käyttäminen Excel-taulukossa

Näyttää, miten voit luoda Excel-taulukon ja lisätä tai poistaa sarakkeita tai laskettuja sarakkeita.

Makron luominen

Näyttää useita tapoja automatisoida toistuvia tehtäviä makron avulla.

Oikeinkirjoituksen tarkistuksen avulla voit etsiä sekä väärin kirjoitettuja sanoja että arvoja, joita ei käytetä jatkuvasti, kuten tuotteiden tai yritysten nimiä, kun lisäät nämä arvot mukautettuun sanastoon.

Lisätietoja

Kuvaus

Oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistaminen

Näyttää, miten voit korjata laskentataulukon väärin kirjoitetut sanat.

Sanojen lisääminen mukautettujen sanastojen avulla oikeinkirjoituksen tarkistukseen

Tässä artikkelissa kerrotaan mukautettujen sanastojen käyttämisestä.

Rivien kaksoiskappaleet ovat yleinen ongelma tuotaessa tietoja. Ennen arvojen kaksoiskappaleiden poistamista kannattaa ensin hakea yksilölliset arvot suodattamalla, jotta näet, että tulokset ovat varmasti sellaiset kuin haluat.

Lisätietoja

Kuvaus

Ainutkertaisten arvojen suodattaminen tai kaksoiskappaleiden poistaminen

Näyttää kaksi toisilleen läheistä toimenpidettä: yksilöllinen rivien suodattaminen ja rivien kaksoiskappaleiden poistaminen.

Joskus voi olla tarve poistaa tavallinen edeltävä merkkijono, kuten otsikko, jonka perässä on puolipiste tai piste, tai jälkiliite, kuten merkkijonon lopussa oleva vanhentunut tai tarpeeton parenteettinen lause. Voit tehdä tämän etsimällä kyseisen tekstin esiintymät ja korvaamalla ne sitten muulla tekstillä tai tyhjällä.

Lisätietoja

Kuvaus

Tarkista, sisältääkö solu tekstiä (kirjainkoko ei ole merkitsevä)

Tarkistaa, sisältääkö solu tekstiä (isot ja pienet kirjaimet)

Näyttää, miten voit etsiä tekstiä Etsi-komennolla ja useilla eri toiminnoilla.

Merkkien poistaminen tekstistä

Näyttää, miten voit poistaa tekstiä Korvaa-komennolla ja useilla eri toiminnoilla.

Laskentataulukon tekstin ja numeroiden etsiminen ja korvaaminen

Etsi ja korvaa

Näyttää, miten voit käyttää Etsi- ja Korvaa-valintaikkunoita.

ETSI, ETSIB

KÄY.LÄPI-, KÄY.LÄPIB

KORVAA, KORVAAB

VAIHDA

VASEN, VASENB

OIKEA, OIKEAB

PITUUS, PITUUSB

POIMI.TEKSTI, POIMI.TEKSTIB

Nämä ovat funktioita, joilla voit tehdä monenlaisia merkkijonojen muokkauksia, kuten etsiä ja korvata merkkijonon alimerkkijonoja, poimia merkkijonon osia tai määrittää merkkijonon pituuden.

Joskus teksti on sekalaista, varsinkin tekstin kirjainkoon osalta. Yhdellä tai useammalla kolmesta kirjainkoon funktiosta voit muuntaa tekstin pieniksi kirjaimiksi kuten sähköpostiosoitteissa, isoiksi kirjaimiksi kuten tuotekoodeissa tai isoilla alkukirjaimilla alkavaksi kuten henkilöiden tai kirjojen nimissä.

Lisätietoja

Kuvaus

Tekstin kirjainkoon muuttaminen

Näyttää tavat käyttää kolmea kirjainkoon funktioita.

PIENET

Muuttaa kaikki tekstimerkkijonon isot kirjaimet pieniksi kirjaimiksi.

ERISNIMI

Muuntaa isoiksi kirjaimiksi merkkijonon ensimmäisen kirjaimen ja kirjaimet, jotka ovat jonkin muun merkin kuin kirjaimen jäljessä. Muuntaa kaikki muut kirjaimet pieniksi kirjaimiksi.

ISOT KIRJAIMET

Muuntaa tekstin isoiksi kirjaimiksi.

Joskus tekstiarvot sisältävät edeltäviä, perässä olevia tai useita upotettuja välilyöntejä (Unicode-merkistön arvot 32 ja 160) tai tulostumattomia merkkejä (Unicode-merkistössä arvot 0–31, 127, 129, 141, 143, 144 ja 157). Nämä merkit voivat joskus aiheuttaa odottamattomia tuloksia lajiteltaessa, suodatettaessa tai haettaessa. Käyttäjät voivat esimerkiksi tehdä ulkoisen tietolähteen tietoihin kirjoitusvirheitä lisäämällä vahingossa ylimääräisiä välilyöntimerkkejä, tai ulkoisista lähteistä tuodut tekstitiedot voivat sisältää tulostumattomia merkkejä, jotka on upotettu tekstiin. Koska näitä merkkejä ei huomata helposti, odottamattomia tuloksia voi olla vaikea ymmärtää. Voit poistaa nämä tarpeettomat merkit POISTA.VÄLIT-, SIIVOA- ja VAIHDA-funktioiden yhdistelmällä.

Lisätietoja

Kuvaus

Näyttää, miten voit poistaa kaikki välilyönnit ja tulostumattomat merkit Unicode-merkistöstä.

KOODI

Palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin numerokoodin.

TYHJENNÄ

Poistaa tekstistä 7-bittisen ASCII-merkistön (arvot 0–31) 32 ensimmäistä tulostumatonta merkkiä.

POISTA.VÄLIT

Poistaa tekstistä 7-bittisen ASCII-välilyönnin (arvo 32).

VAIHDA

VAIHDA-funktion avulla voit korvata arvoltaan suuret Unicode-merkit (arvot 127, 129, 141, 143, 144, 157 ja 160) 7-bittisillä ASCII-merkeillä, joita varten POISTA.VÄLIT- ja TYHJENNÄ-funktiot suunniteltiin.

Numeroihin liittyy kaksi merkittävää tapaa, joiden vuoksi joudut ehkä siivoamaan tiedot: numero tuotiin vahingossa tekstinä, tai negatiivinen etumerkki pitää vaihtaa organisaatiosi vakiomuotoon.

Lisätietoja

Kuvaus

Tekstiksi tallennettujen lukujen muuntaminen luvuiksi

Näyttää, miten voit muuntaa soluissa tekstiksi muotoillut ja tallennetut numerot numeromuotoon. Tekstimuotoiset numerot voivat aiheuttaa ongelmia laskutoimituksissa tai lajittelussa.

DOLLARI

Muuntaa luvun tekstimuotoon ja lisää siihen valuuttatunnuksen.

TEKSTI

Muuntaa arvon tekstiksi tiettyyn numeromuotoon.

KIINTEÄ

Pyöristää luvun annettuun määrään desimaaleja, muotoilee luvun desimaalimuotoon käyttämällä pistettä ja pilkkua sekä palauttaa tuloksen tekstinä.

ARVO

Muuntaa lukua vastaavan merkkijonon luvuksi.

Päivämäärän muotoja on niin monia ja nämä muodot voidaan joskus sekoittaa osien numerokoodeihin tai muihin vino- tai yhdysviivoja sisältäviin merkkijonoihin, joten päivämäärät ja ajat joudutaan usein muuntamaan ja muotoilemaan uudelleen.

Lisätietoja

Kuvaus

Päivämääräjärjestelmän, muodon tai kaksinumeroisen vuosiluvun tulkinta

Kertoo, miten päivämääräjärjestelmä toimii Office Excelissä.

Kellonaikojen muuntaminen

Näyttää, miten voit muuntaa kellonajat eri aikayksiköiden välillä.

Tekstiksi tallennettujen päivämäärien muuttaminen päivämäärämuotoon

Näyttää, miten voit muuntaa soluissa tekstiksi muotoillut ja tallennetut päivämäärät päivämäärämuotoon. Tekstimuotoiset päivämäärät voivat aiheuttaa ongelmia laskutoimituksissa tai lajittelussa.

DATE

Palauttaa peräkkäissarjanumeron, joka esittää tiettyä päivämäärää. Jos solun muotoilu on Yleinen ennen funktion kirjoittamista, Excel muotoilee tuloksen päivämäärämuotoon.

DATEVALUE

Muuntaa tekstimuodossa olevan päivämäärän sarjanumeroksi.

TIME

Palauttaa annetun ajan desimaaliluvun. Jos solun muotoilu on Yleinen ennen funktion kirjoittamista, Excel muotoilee tuloksen päivämäärämuotoon.

TIMEVALUE

Palauttaa merkkijonon muodossa annetun ajan desimaalilukuna. Arvo on desimaaliluku 0–0,99999999, joka vastaa aikaa 0:00:00–23:59:59.

Kun tietoja on tuotu ulkoisesta tietolähteestä, sen jälkeen usein yhdistetään vähintään kaksi saraketta yhdeksi tai jaetaan yksi sarake vähintään kahdeksi. Koko nimen sisältävä sarake saatetaan esimerkiksi jakaa etu- ja sukunimisarakkeiksi. Osoitekentän sisältävä sarake puolestaan saatetaan jakaa erillisiksi katuosoite-, postitoimipaikka-, alue- ja postinumerosarakkeiksi. Joskus voidaan toimia myös päin vastoin. Etu- ja sukunimisarakkeet saatetaan yhdistää koko nimen sisältäväksi sarakkeeksi tai eri osoitesarakkeet yhdeksi sarakkeeksi. Muita yleisiä yhdeksi sarakkeeksi yhdistämistä vaativia arvoja voivat olla myös tuotekoodit, tiedostopolut ja IP-osoitteet.

Lisätietoja

Kuvaus

Etu- ja sukunimien yhdistäminen

Tekstin ja numeroiden yhdistäminen

Tekstin yhdistäminen päivämäärän tai kellonajan kanssa

Vähintään kahden sarakkeen yhdistäminen funktion avulla

Näyttää tavallisia esimerkkejä arvojen yhdistämisestä vähintään kahdeksi sarakkeeksi.

Tekstin jakaminen sarakkeisiin ohjatun Muunna teksti sarakkeiksi -toiminnon avulla

Näyttää, miten voit tämän ohjatun toiminnon avulla jakaa sarakkeita yleisten erottimien perusteella.

Tekstin jakaminen eri sarakkeisiin funktioiden avulla

Näyttää, miten voit jakaa nimisarakkeen vähintään kahdeksi sarakkeeksi VASEN-, POIMI.TEKSTI-, OIKEA-, KÄY.LÄPI- ja PITUUS-funktioiden avulla.

Solujen sisällön yhdistäminen tai jakaminen

Näyttää, miten voit käyttää KETJUTA-funktiota, &-operaattoria ja ohjattua tekstin jakamista sarakkeisiin.

Solujen yhdistäminen tai yhdistettyjen solujen jakaminen

Näyttää, miten voit käyttää Yhdistä solut-, Yhdistä ryhmä- ja Yhdistä ja keskitä -komentoja.

KETJUTA

Liittää kaksi tekstimerkkijonoa tai useampia yhdeksi tekstimerkkijonoksi.

Useimmast Office Excelin analyysi- ja muotoiluominaisuudet olettavat, että tiedot ovat yhdessä tavallisessa kaksiulotteisessa taulukossa. Rivit halutaan joskus sarakkeiksi ja sarakkeet riveiksi. Joskus taas tietoja ei ole edes muotoiltu sarakemuotoon ja pitää löytää tapa muuntaa tiedot muusta muodosta sarakemuotoon.

Lisätietoja

Kuvaus

TRANSPONOI

Palauttaa pystysuuntaisen solualueen vaakasuuntaisena tai päinvastoin.

Joskus tietokannan järjestelmänvalvojat etsivät tai korjaavat Office Excelin avulla täsmäytysvirheitä, kun vähintään kaksi taulukkoa yhdistetään. Tähän voi sisältyä kahden eri laskentataulukoissa olevan taulukon yhteensovittamista, kuten jos halutaan nähdä molempien taulukoiden kaikki tietueet tai vertailla taulukoita ja löytää rivit, jotka eivät täsmää.

Lisätietoja

Kuvaus

Arvojen hakeminen tietoluettelosta

Näyttää yleiset tavat hakea tietoja hakufunktioiden avulla.

HAKU

Palauttaa arvon yhden rivin tai yhden sarakkeen alueelta tai matriisista. HAKU-funktiolla on kaksi syntaksimuotoa: vektorimuoto ja matriisimuoto.

VHAKU

Hakee arvoa taulukon ylimmältä riviltä tai arvomatriisista ja palauttaa taulukon tai matriisin määritetyn rivin saman sarakkeen arvon.

PHAKU

Hakee arvoa taulukkomatriisin ensimmäisestä sarakkeesta ja palauttaa taulukkomatriisin saman rivin toisen sarakkeen arvon.

INDEKSI

Palauttaa arvon tai viittauksen arvon taulukosta tai alueelta. INDEKSI-funktiosta on olemassa kaksi muotoa: matriisimuoto ja viittausmuoto.

VASTINE

Palauttaa matriisissa olevan kohteen suhteellisen sijainnin, joka vastaa määritettyä arvoa määritetyssä järjestyksessä. Käytä VASTINE-funktiota HAKU-funktioiden sijaan, kun tarvitset kohteen sijainnin alueessa itse kohteen sijasta.

SIIRTYMÄ

Palauttaa viittauksen alueeseen, joka on sarakkeiden tai rivien määrän avulla määritetyn etäisyyden päässä solualueesta solusta. Funktion palauttama viittaus voi kohdistua yksittäiseen soluun tai solualueeseen. Voit määrittää palautettavan viittauksen rivien ja sarakkeiden määrän.

Seuraavassa on luettelo joistakin kolmannen osapuolen toimittajista, joiden tuotteilla puhdistetaan tietoja monin tavoin.

Huomautus: Microsoft ei tarjoa tukea kolmannen osapuolen tuotteille.

Palveluntarjoaja

Tuote

Add-in Express Ltd.

Ultimate Suite for Excel, Merge Tables Wizard, Duplicate Remover, Consolidate Worksheets Wizard, Combine Rows Wizard, Cell Cleaner, Random Generator, Merge Cells, Quick Tools for Excel, Random Sorter, Advanced Find & Replace, Fuzzy Duplicate Finder, Split Names, Split Table Wizard, Workbook Manager

Add-Ins.com

Duplicate Finder

AddinTools

AddinTools Assist

J-Walk &Associates, Inc.

Power Utility Pak Version 7

WinPure

ListCleaner Lite
ListCleaner Pro
Clean and Match 2007

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×