Kuvien ja liitetiedostojen koon pienentäminen

Kun lähetät viestin, jonka koko ylittää sinun tai vastaanottajan palvelimen viestin enimmäiskoon rajoituksen, viesti palautetaan eikä sitä lähetetä.

Sähköpostin kuvien ja liitetiedostojen koon optimoinnin avulla vältetään useisiin sähköpostitileihin liittyvien viestin enimmäiskoon rajoitusten ylittyminen.

Huomautus: Kun viestejä siirretään Internetissä, niiden koko kasvaa siitä, mikä niiden sisältämän tekstin, grafiikan, kuvien tai liitetiedostojen kokojen summa todellisuudessa on. Viestin koodaus Internetin kautta siirtämistä varten kasvattaa viestin kokoa noin kolmanneksen. Jos Internet-palveluntarjoajasi sallii esimerkiksi enintään 10 megatavun kokoisten viestien lähettämisen ja liität viestiin 9 megatavun liitetiedoston, viestin enimmäiskoko todennäköisesti ylittyy.

Viestien koon rajoituksen lisäksi monissa sähköpostitileissä myös postilaatikon tai tilin tallennustilan kokoa on rajoitettu. Suuret liitetiedostot eivät täytä vain vastaanottajan postilaatikkoa vaan myös lähettäjän Outlookin datatiedoston koon ja postilaatikon. Oletusarvon mukaan jokaisen lähetetyn viestin kopio tallennetaan Outlookin Lähetetyt-kansioon.

Sisältö

Kuvaliitteiden koon pienentäminen

Outlookissa liitetyt kuvatiedostot

Windowsin Resurssienhallinnasta Lähetä-toiminnolla lähetetyt kuvatiedostot

Kuvatiedostojen koon pienentäminen pienentämällä kuvaliitteiden tarkkuuslaatua

Liitetiedostojen koon pienentäminen

Koon hallinnan parhaat käytännöt lähetettäessä kuvia ja liitetiedostoja

Kuvaliitteiden koon pienentäminen

Sähköpostiviesteihin liitettävien kuvien kokoa voi pienentää Outlook 2010:ssä kahdella tavalla:

  • Pienentämällä kuvan mittoja    Digitaalikameroilla otetut kuvat voivat olla mitoiltaan niin suuria, ettei niitä voi näyttää useimmissa tietokonenäytöissä koko näytön tilassa. Kuvatiedoston kokoa voi pienentää merkittävästi pienentämällä kuvan leveyttä ja korkeutta. Tätä toimintoa voi käyttää viestiin liitettyihin kuviin, jotka eivät näy viestin tekstissä.

  • Pienentämällä kuvan tarkkuutta    Tiedostokokoa voi pienentää pienentämällä kuvan dpi-arvoa, mutta tämä vaikuttaa myös kuvan laatuun. Tietokonenäytössä näytettävien kuvien ei tarvitse olla yhtä tarkkoja kuin tulostettavien. Jos vastaanottaja ei tarvitse suuritarkkuuksista kuvaa, voit käyttää pienempää asetusta. Tätä asetusta voi käyttää viestin tekstissä näkyviin kuviin.

Molemmissa tapauksissa tietokoneen kiintolevylle tai muistivälineeseen tallennettu alkuperäinen kuvatiedosto säilyy muuttumattomana. Vain lähetettävän kuvan kopion kokoa pienennetään.

Outlookissa liitetyt kuvatiedostot

Lisätessäsi liitteitä Outlookissa voit pienentää kuvaliitteitä viestikohtaisesti. Jos haluat muuttaa suurten kuvien kokoa, liitettyjen kuvien tarkkuus pienenee siten, että se on enintään 1 024 x 768 kuvapistettä.

Huomautus: Jos upotat kuvan viestin tekstiosaan (toisin sanoen kuva näkyy viestissä) käyttämällä Kuvat-ryhmän Kuva-komentoa, kuvaliitteen kokoa ei voi muuttaa.

  1. Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa.

  2. Valitse Lisää-välilehden Sisällytä-ryhmästä Liitä tiedosto.

    Vihje: Voit myös vetää ja pudottaa kuvan Windowsin Resurssienhallinnasta. Kuvatiedosto liitetään sähköpostiviestiin.

  3. Napsauta viesti-ikkunassa Tiedosto-välilehteä.

  4. Valitse Kuvaliitteet-kohdassa Muuta isojen kuvien kokoa, kun lähetän tämän viestin.

    Kuvaliitteen koon muuttamisasetukset Backstage-näkymässä

  5. Palaa viestiin napsauttamalla Viesti-välilehteä.

  6. Kun olet saanut sähköpostiviestin valmiiksi, napsauta Lähetä.

Windowsin Resurssienhallinnasta Lähetä-toiminnolla lähetetyt kuvatiedostot

Kun valitset kuvatiedostoja Windowsin Resurssienhallinnasta ja luot sen jälkeen sähköpostiviestin, voit muuttaa kokoa useilla tavoilla.

  1. Avaa Windowsin Resurssienhallinta napsauttamalla Käynnistä-painiketta ja kaksoisnapsauttamalla sitten Tietokone.

    Huomautus: Kaksoisnapsauta Oma tietokone Windows XP -käyttöjärjestelmässä.

Pikanäppäin    Voit avata Windowsin Resurssienhallinnan painamalla Windows-näppäin+E-näppäinyhdistelmää.

  1. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävät kuvat.

  2. Valitse kuva. Voit valita useita kuvia pitämällä CTRL-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat tiedostoja.

  3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valittua tiedostoa, valitse Lähetä ja sitten Sähköpostin vastaanottaja.

    Windows 7:ssä näkyviin tulee Tiedostojen liittäminen ‑valintaikkuna. Windows Vistassa ja Windows XP:ssä näkyviin tulee vastaava valintaikkuna.

  4. Valitse Kuvan koko ‑luettelosta haluamasi kuvakoko.

    Kuvaliitteen koon muuttamisvaihtoehdot

    Näkyviin tulee arvioitu uusi tiedostokoko.

    Näkyviin tulee uusi Outlook-viesti-ikkuna, jossa on liitetty kuva.

Sivun alkuun

Kuvatiedostojen koon pienentäminen pienentämällä kuvaliitteiden tarkkuuslaatua

Huomautus: Tätä vaihtoehtoa voi käyttää vain kuviin, jotka näkyvät viestin tekstiosassa.

Jos kuvan käyttötarkoitus ei vaadi kuvan jokaisen pikselin säilyttämistä, voit pienentää tai muuttaa tarkkuutta. Tarkkuuden pienentäminen tai muuttaminen on tehokasta kuvissa, jotka olet skaalannut pienemmiksi, koska niiden pistettä tuumalla (dpi) ‑arvo itse asiassa kasvaa. Tarkkuuden muuttaminen saattaa vaikuttaa kuvan laatuun.

  1. Napsauta kuvaa tai kuvia, joiden tarkkuus haluat muuttaa.

  2. Napsauta Kuvatyökalujen Muotoile-välilehden Muuta-ryhmästä Pakkaa kuvat.

    Valintanauhan Säädä-ryhmä

    Jos Kuvatyökalut- ja Muotoile-välilehtiä ei näy, varmista, että olet valinnut kuvan. Sinun täytyy ehkä valita kuva kaksoisnapsauttamalla, jotta Muotoile-välilehti avautuu.

  3. Jos haluat muuttaa tiedoston kaikkien kuvien sijasta ainoastaan valittujen kuvien tarkkuutta, valitse Käytä vain tässä kuvassa ‑valintaruutu.

  4. Valitse Kohde - tulostus ‑kohdasta haluamasi tarkkuus.

Tärkeää: Jos pienennät tiedoston kokoa pakkaamalla kuvan, lähdekuvan yksityiskohtien määrä muuttuu. Tämä tarkoittaa sitä, että pakkaamisen jälkeen kuva voi näyttää erilaiselta kuin ennen pakkaamista. Siksi kuva tulisikin pakata ennen taiteellisten tehosteiden lisäämistä.

Sivun alkuun

Liitetiedostojen koon pienentäminen

Se, miten paljon kuvaa on mahdollista pienentää, määräytyy tiedostomuodon ja tiedoston sisällön perusteella. Esimerkiksi Muistion .txt-tiedosto pienentyy huomattavasti. Microsoft Word 2010 ‑asiakirjan .docx-tiedostomuoto on jo pakattu, joten sen pakkaamisella uudelleen ei ole paljonkaan vaikutusta tiedostokokoon.

Huomautus: Lisätietoja kuvatiedostojen koon pienentämisestä on osassa Kuvaliitteiden koon pienentäminen.

  1. Avaa Windowsin Resurssienhallinta napsauttamalla Käynnistä-painiketta ja kaksoisnapsauttamalla sitten Tietokone.

    Huomautus: Kaksoisnapsauta Oma tietokone Windows XP -käyttöjärjestelmässä.

    Pikanäppäin    Voit avata Windowsin Resurssienhallinnan painamalla Windows-näppäin+E-näppäinyhdistelmää.

  2. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävän tiedoston.

  3. Valitse tiedosto. Voit valita useita kuvia pitämällä CTRL-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat tiedostoja.

  4. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lähetä ja sitten Pakattu kansio.

  5. Valitse juuri luomasi pakattu tiedosto.

    Tiedoston nimi vastaa alkuperäisen tiedoston nimeä, mutta sillä on eri kuvake. Jos olet määrittänyt Windowsin niin, että se näyttää tiedostotunnisteet, tiedoston nimi päättyy tunnisteeseen .zip.

  6. Valitse Lähetä ja sitten Sähköpostin vastaanottaja.

    Näkyviin tulee uusi Outlook-viesti-ikkuna.

Sivun alkuun

Koon hallinnan parhaat käytännöt lähetettäessä kuvia ja liitetiedostoja

Seuraavassa on luettelo parhaista tavoista lähettää kuvia ja liitetiedostoja:

  • Suurien liitetiedostojen lähettäminen tai julkaiseminen     Jos lähetät liitetiedostoja tai kuvia jollekin organisaatiosi henkilölle, käytä tietokoneesi tiedostoresurssia tai jaettua verkkoresurssia. Voit lisätä sähköpostiin linkin kyseiseen sijaintiin. Jos organisaatiosi käyttää Windows SharePoint Services 3.0 -palvelua, lähetä liitetiedostot asiakirjatyötilassa tai SharePoint -kirjastossa ja valitse käyttäjät siellä. Lähetät liitetiedostot kummalla tahansa tavalla, jokainen käyttää vain yhtä kopiota tiedostoista.

  • Liitetiedostojen rajoittaminen alle viiteen megatavuun     Yleinen ohje on, että hitaiden puhelinverkkoyhteyksien yhteydessä kannattaa käyttää paljon pienempiä kokoja, kuten 250 kilotavua. Jos sinun on lähetettävä suurempia liitetiedostoja, tarkista lähetettävien viestien enimmäiskoko postipalvelimen järjestelmänvalvojalta tai Internet-palveluntarjoajalta. Kysy myös vastaanottajalta, mikä hänen enimmäisrajoituksensa on. Huomioi lisäksi vastaanottajan Internet-yhteyden nopeus. Suurien liitetiedostojen lataus puhelinverkkoyhteyden kautta voi kestää kauan.

  • Monien liitetiedostojen lähettäminen käyttämällä useita sähköpostiviestejä     Useat pienet sähköpostiviestit toimitetaan perille yhtä suurta viestiä todennäköisemmin. Tämän tekniikan avulla saatat välttyä viestin kokoa koskevilta rajoituksilta, mutta vastaanottajan postilaatikon rajoitus voi silti ylittyä. Kaikki postilaatikon tallennustilan rajoituksen täyttymisen jälkeen vastaanotetut viestit hylätään.

  • Pakattujen kuvatiedostomuotojen käyttäminen     .jpg, .png ja .gif ovat parhaat kuvatiedostomuodot sähköpostia varten. Suurimmat kuvatiedostomuodot ovat niitä, joita ei tallenneta pakatussa tiedostomuodossa, kuten .tif ja .bmp (Windows Paintin oletustiedostomuoto).

  • Pienempien alkuperäistiedostojen käyttäminen     Digitaalikameralla otetut valokuvat ovat tavallisesti suuria, vaikka kuvat tallennettaisiinkin pakattuun tiedostomuotoon, kuten .jpg-muotoon. Yksittäisen kuvan koko on usein monta megatavua. Muista, että sähköpostiviestin koko suurenee noin kolmanneksen, kun se siirretään Internetin kautta. Kun otat digitaalikuvia, käytä kamerassa pienempää tarkkuusasetusta. Käytä myös pakattuja tiedostomuotoja, kuten .jpg-muotoa. Rajaa valokuvat grafiikkaohjelmassa niin, että ne sisältävät vain oleellisen sisällön.

  • Tiedostojen pakkausohjelman käyttäminen     Muiden valmistajien apuohjelmien lisäksi Windowsissa on oma tiedostojen pakkausohjelma, joka käyttää pakattua .zip-tiedostomuotoa. Monet liitetiedostomuodot voidaan pienentää pakkausohjelmalla. Jotkin valmiiksi pakatut tiedostomuodot pienenevät vain vähän. Esimerkiksi Muistion .txt-tekstitiedosto pienentyy huomattavasti enemmän kuin .jpg-kuva, koska .jpg-tiedostomuoto on valmiiksi pakattu muoto. Lisätietoja tiedoston pakkauksen käyttämisestä on Windowsin ohjeessa.

  • Lähetetyt-kansion tarkasteleminen    Lähetettyjen viestien kopioita säilytetään oletusarvoisesti Lähetetyt-kansiossa. Tämä kasvattaa Outlookin datatiedoston (.pst) kokoa, mikä vaikuttaa postilaatikon koon rajoitukseen tiettyjen tilien kohdalla, sillä lähetetyt viestit tallennetaan postipalvelimeen.

Sivun alkuun

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Miten voimme parantaa?

Miten voimme parantaa?

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!