Kuvien ja liitetiedostojen koon pienentäminen Outlookin sähköpostiviesteissä

Kuvien ja liitetiedostojen koon pienentäminen Outlookin sähköpostiviesteissä

Valokuvien ja muiden liitteiden koot vaihtelevat. Monissa sähköpostijärjestelmissä, kuten Gmail, Yahoo ja Exchange, lähetettävien sähköpostiviestien kokoa on rajoitettu. Jos olet huolissasi sähköpostiviestiesi koosta tai jos olet saanut viestin, että sähköpostisi on liian suuri lähetettäväksi, voit pienentää liitettävien kuvien ja muiden tiedostojen kokoa usealla eri tavalla. 

Yksittäisten viestien koon rajoittamisen lisäksi joissakin sähköpostijärjestelmissä rajoitetaan myös postilaatikon kokonaiskokoa. Kaikki lähettämäsi viestit tallennetaan Lähetetyt-kansioon, joten liitteiden koon pienentäminen auttaa pitämään myös postilaatikon koon pienenä. 

Mitä haluat tehdä?

Kuvan lisääminen

Lisää kuva sähköpostiviestin tekstikenttään viemällä kohdistin viestin tekstikenttään, valitsemalla Lisää-valikko ja valitsemalla sitten Kuvat valintanauhan Kuvat-ryhmästä. 

Jos kuva näyttää liian suurelta (tai liian pieneltä), voit muuttaa sen kokoa koonmuuttokahvojen avulla. 

Kuvan koon muuttaminen

Voit muuttaa kuvan näkyvää kokoa, eli esimerkiksi sitä, miten paljon se vie näytön tilaa, tiedostokokoa tai kuvan tarkkuutta muuttamatta. Tämä ei kuitenkaan pienennä lähetettävän sähköpostiviestin kokonaiskokoa. 

  1. Napsauta tai napauta kuvaa, niin sen kaikkiin kulmiin tulee näkyviin pieni, pyöreä koonmuuttokahva.

    Kuva on nyt viestissäsi.
  2. Napsauta koonmuuttokahvaa (tai pidä sitä painettuna) ja pienennä kuvan kokoa vetämällä kahvaa kuvan keskiosaa kohti tai suurenna kuvan kokoa vetämällä kahvaa keskiosasta poispäin.

Vihje: Kuvan keskellä kummallakin puolella on ylimääräiset koonmuuttokahvat. Jos haluat säilyttää kuvan mittasuhteet, käytä vain kulmissa olevia koonmuuttokahvoja. Jos käytät kuvan keskellä kummallakin puolella olevia kahvoja, kuva vääristyy.

Kuvan koon muuttaminen täsmälleen tietyn kokoiseksi

  1. Valitse kuva, jonka koon haluat muuttaa.

  2. Anna Muotoile-välilehden Koko-ryhmässä haluttu korkeus. Leveys muuttuu automaattisesti, jotta sen suhde korkeuteen säilyy.

    Näyttökuva korkeus- ja leveysasetuksista

Jos haluat muuttaa korkeutta ja leveyttä erikseen, poista Lukitse kuvasuhde -valintaruudun valinta, ennen kuin muutat haluamasi korkeuden tai leveyden vaiheessa 2.

Kuvien pakkaaminen tiedostokoon pienentämiseksi

Kuvien pakkaaminen säilyttää niiden korkeuden ja leveyden, mutta pienentää tarkkuutta. Pienemmän tarkkuuden kuvissa on pienempi tiedostokoko.

  1. Valitse kuva tai kuvat, jotka haluat pienentää.

  2. Valitse Muotoile-välilehden Kuvatyökalut-kohdassa Pakkaa kuvat Kuvien pakkaaminen Säädä-ryhmästä. Näytön tarkkuudesta riippuen saatat nähdä vain Pakkaa kuvat -kuvakkeen.

  3. Valitse pakkaus- ja tarkkuusasetukset, ja valitse sitten OK. Jos kuvia ei ole tarkoitus tulostaa, Web (150 ppi) on yleisin tarkkuusasetus.

Tärkeää: Kuvan pakkaaminen tiedostokoon pienentämiseksi muuttaa lähdekuvassa säilytettävien yksityiskohtien määrää. Tämä tarkoittaa sitä, että pakkaamisen jälkeen kuva voi näyttää erilaiselta kuin ennen pakkaamista.

Kun liität kuvan tiedostona, se ei näy sähköpostiviestin tekstikentässä. Sen sijaan kuvan kuvake tulee näkyviin viestin aiherivin alle. Kuvatiedostojen kohdalla näet myös pienen esikatselukuvan sekä tiedoston nimen ja koon. 

Kuvan pikkukuvan katsominen

Jos kuvaliite on liian suuri, voit pyytää Outlookia muuttamaan sen kokoa, kun lähetät viestin. 

  1. Valitse Tiedosto.

  2. Jos kuva on suuri, näet seuraavan viestin: Kaikki vastaanottajat eivät ehkä voi vastaanottaa tätä viestiä kuvaliitteiden takia. Pienentämällä isoja kuvia voit ehkä helpottaa viestin toimittamista. Muutettujen kuvien koko on enintään 1 024 x 768 kuvapistettä. 

  3. Valitse Muuta isojen kuvien kokoa, kun lähetän tämän viestin.

  4. Palaa viestiin valitsemalla näytön vasemmassa yläkulmassa oleva vasen nuoli. Kirjoita viesti, ja kun valitset Lähetä, kaikkien kuvaliitteiden koko muuttuu automaattisesti. 

Huomautus:  Jos upotat kuvan viestin leipätekstiin (eli kuva näytetään viestissä) Kuvat-ryhmän Kuva-komennolla, kuvaliitteen koon muuttaminen ei ole käytettävissä.

Asiakirjojen, laskentataulukoiden, PDF-tiedostojen ja muuntyyppisten tiedostojen koot voivat vaihdella huomattavasti. Voit pitää sähköpostiviestien ja liitteiden koon pienenä usealla eri tavalla näitä tiedostoja lähettäessäsi.

Huomautus: Jos haluat lisätietoja kuvatiedostojen koon pienentämisestä, katso osa Kuvien lisääminen sähköpostiviestin tekstikenttään ja kuvien koon muuttaminen.

Linkin lähettäminen tiedostoon

  1. Valitse sähköpostiviestin valintanauhasta Liitä tiedosto.

  2. Valitse tiedosto. 

  3. Jos tiedosto on jo tallennettu OneDriveen, OneDrive for Businessiin tai SharePoint-sivustolle, voit valita Lähetä linkki. Sähköpostiviestiin liitetään pikakuvake tiedostoon, ei itse tiedostoa. Vastaanottajat voivat avata pikakuvakkeen ja ladata tai avata tiedoston.

Jakamislinkin kopioiminen toisesta pilvitallennuspalvelusta

Useimmista pilvitallennuspalveluista, kuten Dropboxista tai Google Drivesta, saat jaettavan linkin tiedostoon. Katso palvelujen ohjetiedostoista lisätietoja jakamislinkin saamisesta. Kun sinulla on jakamislinkki, liitä se sähköpostiviestisi tekstikenttään.

Tiedostojen pakkaaminen ennen lähettämistä

Useimmat tiedostot voi pakata zip-tiedostoon niiden koon pienentämiseksi. Windowsissa voit luoda ja avata zip-tiedostoja ilman mitään lisäohjelmistoja. 

  1. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävän tiedoston.

  2. Valitse tiedosto. Jos haluat valita useita tiedostoja, paina CTRL-näppäintä valitessasi tiedostoja.

  3. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä > Pakattu kansio (zip-tiedosto).

  4. Uusi zip-tiedosto luodaan, joka sisältää vaiheessa 2 valitsemasi tiedoston tai tiedostot. Zip-tiedoston nimeksi valitaan automaattisesti alkuperäisen tiedoston nimi. 

  5. Nyt voit joko palata sähköpostiviestiin ja valita valintanauhasta Liitä tiedosto tai avata uuden sähköpostiviestin, johon tiedosto on jo liitetty, napsauttamalla uutta zip-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lähetä > Sähköpostin vastaanottaja

Mitä haluat tehdä?

Kuvan lisääminen

Lisää kuva sähköpostiviestin tekstikenttään viemällä kohdistin viestin tekstikenttään, valitsemalla Lisää-valikko ja valitsemalla sitten Kuvat valintanauhan Kuvat-ryhmästä. 

Jos kuva näyttää liian suurelta (tai liian pieneltä), voit muuttaa sen kokoa koonmuuttokahvojen avulla. 

Kuvan koon muuttaminen

Voit muuttaa kuvan näkyvää kokoa, eli esimerkiksi sitä, miten paljon se vie näytön tilaa, tiedostokokoa tai kuvan tarkkuutta muuttamatta. Tämä ei kuitenkaan pienennä lähetettävän sähköpostiviestin kokonaiskokoa. 

  1. Napsauta tai napauta kuvaa, niin sen kaikkiin kulmiin tulee näkyviin pieni, pyöreä koonmuuttokahva.

    Kuva on nyt viestissäsi.
  2. Napsauta koonmuuttokahvaa (tai pidä sitä painettuna) ja pienennä kuvan kokoa vetämällä kahvaa kuvan keskiosaa kohti tai suurenna kuvan kokoa vetämällä kahvaa keskiosasta poispäin.

Vihje: Kuvan keskellä kummallakin puolella on ylimääräiset koonmuuttokahvat. Jos haluat säilyttää kuvan mittasuhteet, käytä vain kulmissa olevia koonmuuttokahvoja. Jos käytät kuvan keskellä kummallakin puolella olevia kahvoja, kuva vääristyy.

Kuvan koon muuttaminen täsmälleen tietyn kokoiseksi

  1. Valitse kuva, jonka koon haluat muuttaa.

  2. Anna Muotoile-välilehden Koko-ryhmässä haluttu korkeus. Leveys muuttuu automaattisesti, jotta sen suhde korkeuteen säilyy.

    Näyttökuva korkeus- ja leveysasetuksista

Jos haluat muuttaa korkeutta ja leveyttä erikseen, poista Lukitse kuvasuhde -valintaruudun valinta, ennen kuin muutat haluamasi korkeuden tai leveyden vaiheessa 2.

Kuvien pakkaaminen tiedostokoon pienentämiseksi

Kuvien pakkaaminen säilyttää niiden korkeuden ja leveyden, mutta pienentää tarkkuutta. Pienemmän tarkkuuden kuvissa on pienempi tiedostokoko.

  1. Valitse kuva tai kuvat, jotka haluat pienentää.

  2. Valitse Muotoile-välilehden Kuvatyökalut-kohdassa Pakkaa kuvatSäädä-ryhmästä. Näytön tarkkuudesta riippuen saatat nähdä vain Pakkaa kuvat -kuvakkeen.

  3. Valitse pakkaus- ja tarkkuusasetukset, ja valitse sitten OK. Jos kuvia ei ole tarkoitus tulostaa, Web (150 ppi) on yleisin tarkkuusasetus.

Tärkeää: Kuvan pakkaaminen tiedostokoon pienentämiseksi muuttaa lähdekuvassa säilytettävien yksityiskohtien määrää. Tämä tarkoittaa sitä, että pakkaamisen jälkeen kuva voi näyttää erilaiselta kuin ennen pakkaamista.

Kun liität kuvan tiedostona, se ei näy sähköpostiviestin tekstikentässä. Sen sijaan kuvan kuvake tulee näkyviin viestin aiherivin alle.

Jos kuvaliite on liian suuri, voit pyytää Outlookia muuttamaan sen kokoa, kun lähetät viestin. 

  1. Valitse Tiedosto.

  2. Jos kuva on suuri, näet seuraavan viestin: Kaikki vastaanottajat eivät ehkä voi vastaanottaa tätä viestiä kuvaliitteiden takia. Pienentämällä isoja kuvia voit ehkä helpottaa viestin toimittamista. Muutettujen kuvien koko on enintään 1 024 x 768 kuvapistettä. 

  3. Valitse Muuta isojen kuvien kokoa, kun lähetän tämän viestin.

  4. Palaa viestiin valitsemalla näytön vasemmassa yläkulmassa oleva vasen nuoli. Kirjoita viesti, ja kun valitset Lähetä, kaikkien kuvaliitteiden koko muuttuu automaattisesti. 

Huomautus:  Jos upotat kuvan viestin leipätekstiin (eli kuva näytetään viestissä) Kuvat-ryhmän Kuva-komennolla, kuvaliitteen koon muuttaminen ei ole käytettävissä.

Asiakirjojen, laskentataulukoiden, PDF-tiedostojen ja muuntyyppisten tiedostojen koot voivat vaihdella huomattavasti. Voit pitää sähköpostiviestien ja liitteiden koon pienenä usealla eri tavalla näitä tiedostoja lähettäessäsi.

Jakamislinkin kopioiminen pilvitallennuspalvelusta

Useimmista pilvitallennuspalveluista, kuten OneDrivesta, OneDrive for Businessista, Dropboxista tai Google Drivesta, saat jaettavan linkin tiedostoon.

Jos haluat lisätietoja OneDrivesta tai OneDrive for Businessista, katso artikkeli OneDrive-tiedostojen ja -kansioiden jakaminen. Jos haluat lisätietoja jakamislinkin saamisesta muissa pilvitallennuspalveluissa, katso kyseisten palvelujen ohjetiedostot. Kun sinulla on jakamislinkki, liitä se sähköpostiviestisi tekstikenttään.

Tiedostojen pakkaaminen ennen lähettämistä

Useimmat tiedostot voi pakata zip-tiedostoon niiden koon pienentämiseksi. Windowsissa voit luoda ja avata zip-tiedostoja ilman mitään lisäohjelmistoja. 

  1. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävän tiedoston.

  2. Valitse tiedosto. Jos haluat valita useita tiedostoja, paina CTRL-näppäintä valitessasi tiedostoja.

  3. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä > Pakattu kansio (zip-tiedosto).

  4. Uusi zip-tiedosto luodaan, joka sisältää vaiheessa 2 valitsemasi tiedoston tai tiedostot. Zip-tiedoston nimeksi valitaan automaattisesti alkuperäisen tiedoston nimi. 

  5. Nyt voit joko palata sähköpostiviestiin ja valita valintanauhasta Liitä tiedosto tai avata uuden sähköpostiviestin, johon tiedosto on jo liitetty, napsauttamalla uutta zip-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lähetä > Sähköpostin vastaanottaja

Mitä haluat tehdä?

Sähköpostitse liitetiedostoina lähetettävien kuvien kokoa voi pienentää automaattisesti kahdella tavalla: Microsoft Office Outlookissa ja Windowsin resurssienhallinnassa.

Huomautus: Alkuperäistä kuvaasi ei muokata. Vain lähetettävän kuvaversion kokoa pienennetään.

  1. Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa.

  2. Valitse Lisää-välilehden Sisällytä-ryhmästä Liitä tiedosto.

    Vihje: Voit myös vetää ja pudottaa kuvan Windowsin resurssienhallinnasta. Kuvatiedosto liitetään sähköpostiviestiin.

  3. Napsauta Lisää-välilehdessä Sisällytä-valintaikkunan avainta Painikkeen kuva .

  4. Valitse Liiteasetukset-ruudun Kuva-asetukset-kohdan avattavasta kuvakoon valintavalikosta liitettävän kuvan koko.

    Liiteasetukset-ruutu

    Huomautus: Jos upotat kuvan viestin leipätekstiin Kuvat-ryhmän Kuva-komennolla, kuvan koon muuttaminen automaattisesti ei ole käytettävissä.

  5. Kun olet saanut viestisi valmiiksi, valitse Lähetä.

  1. Avaa Windowsin resurssienhallinta napsauttamalla Käynnistä-painiketta ja kaksoisnapsauttamalla sitten Tietokone-kohtaa.

    Pikanäppäin: Voit avata Windowsin resurssienhallinnan painamalla Windows-näppäintä ja E-kirjainta samanaikaisesti.

  2. Siirry kansioon, joka sisältää lähetettävät kuvat.

  3. Valitse kuva. Jos haluat valita useita tiedostoja, paina CTRL-näppäintä valitessasi tiedostoja.

  4. Napsauta valittua tiedostoa hiiren kakkospainikkeella, valitse Lähetä kohteeseen ja valitse sitten Sähköpostin vastaanottaja.

    Lähetä kuvat sähköpostitse -valintaikkuna avautuu näyttöön.

  5. Valitse kaikkien kuvien pienentämisen asetus ja valitse sitten OK.

    Lähetä kuvat sähköpostitse -valintaikkuna

    Huomautus: Jos haluat määrittää kuvalle tietyn koon, valitse Näytä lisää asetuksia ja valitse sitten haluamasi koko.

    Näyttöön avautuu uuden Outlook-viestin ikkuna, johon kuva on liitetty.

  6. Anna vastaanottajan tiedot kohdassa Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-ruutu.

  7. Voit halutessasi vaihtaa aihetta sen ruudussa.

  8. Voit halutessasi kirjoittaa viestin varsinaisen tekstin tai muokata sitä.

  9. Napsauta Lähetä.

Alla on lueteltu parhaita käytäntöjä kuvien ja liitetiedostojen lähettämiseen:

  • Lataa suuret liitteet pilveen tai julkaise ne   : jos lähetät kuvia tai liitetiedostoja vastaanottajalle, jonka kanssa voit jakaa yhteisen tallennussijainnin pilvessä tai organisaatiosi verkossa, voit liittää sähköpostiisi linkin tällaiseen sijaintiin tiedostojen liittämisen sijaan.

  • Älä lähetä suuria liitetiedostoja   : Tämä on yleinen ohje. Jos käytössä on hidas yhteys (esimerkiksi mobiililaitteella), liitteiden tulisi olla vielä pienempiä, esimerkiksi korkeintaan 250 kilotavua. Jos sinun täytyy lähettää suuria liitetiedostoja, tarkista viestien suurin sallittu koko. Voit tarkistaa tämän postipalvelimen järjestelmänvalvojalta tai sähköpostipalveluntarjoajalta. Kysy myös vastaanottajalta, mikä hänen viestirajoituksensa on. Ota huomioon myös vastaanottajan Internet-yhteyden nopeus. Suuren liitetiedoston lataaminen mobiiliyhteydellä voi kestää kauan.

  • Lähetä useat liitteet erillisissä viesteissä   : Useat pienemmät viestit toimitetaan todennäköisemmin perille kuin yksi suuri viesti, jossa on paljon liitetiedostoja. Tällä tavoin voit kiertää viestikohtaisia rajoituksia, mutta tämä saattaa silti johtaa vastaanottajan postilaatikkorajoituksen ylittämiseen. Jos vastaanottajan postilaatikkorajoitus täyttyy, hänelle tämän jälkeen lähetettyjä viestejä ei ehkä toimiteta perille.

  • Käytä pakattuja kuvatiedostomuotoja   : Kuvatiedostomuotoja on niin paljon, että niitä kaikkia ei voida luetella tässä. Yleisimmistä kuvatiedostomuodoista parhaiten sähköpostitse lähetettäviksi soveltuvat kuitenkin .jpg, .png ja .gif. Suurimpia kuvatiedostomuotoja ovat sellaiset, joita ei tallenneta pakatussa muodossa. Näitä ovat esimerkiksi .tif ja .bmp (Windows Paintin oletustiedostomuoto).

  • Käytä pienempiä alkuperäistiedostoja   : Matkapuhelimella tai digikameralla otetut kuvat ovat usein suuria tiedostokooltaan, vaikka ne tallennetaan pakatussa tiedostomuodossa, esimerkiksi .jpg-tiedostoina. Yksi kuva voi usein olla kooltaan useita megatavuja. Muista, että sähköpostiviestin koko kasvaa noin kolmanneksella, kun se lähetetään Internetissä. Käytä kamerassasi pienempää tarkkuutta ottaessasi kuvia. Käytä pakattuja tiedostomuotoja (esimerkiksi .jpg). Rajaa kuvat kuvankäsittelyohjelmalla tehokkaasti.

  • Käytä pakkausohjelmaa   : Voit käyttää monien eri valmistajien pakkausohjelmien lisäksi myös Windowsin omaa pakkaustoimintoa, jolla voit pakata tiedostoja .zip-muotoon. Monien liitetiedostojen kokoa voi pienentää pakkausohjelmalla. Joidenkin jo pakatussa muodossa tallennettujen tiedostojen kokoa ei voi juurikaan pienentää pakkaamalla. Esimerkiksi Muistion .txt-tiedoston kokoa voi pienentää merkittävästi pakkaamalla, kun taas .jpg-tiedoston koko ei juurikaan pienene. Tämä johtuu siitä, että .jpg on jo valmiiksi pakattu tiedostomuoto.

  • Tarkista Lähetetyt-kansiosi   : Kaikista lähettämistäsi viesteistä tallennetaan oletusarvoisesti kopio Lähetetyt-kansioon. Tämä kasvattaa Outlookin datatiedoston (.pst) kokoa. Joillain tileillä tämä tiedosto lasketaan mukaan postilaatikon kokorajoitukseen, koska lähetetyt viestit tallennetaan postipalvelimeesi.

Tärkeää: Kuvan pakkaaminen tiedostokoon pienentämiseksi muuttaa lähdekuvassa säilytettävien yksityiskohtien määrää. Tämä tarkoittaa sitä, että pakkaamisen jälkeen kuva voi näyttää erilaiselta kuin ennen pakkaamista. Siksi kuva kannattaa pakata ennen kuvatehosteiden käyttöä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×