Koontinäytön luominen ja jakaminen Excelin ja Microsoft-ryhmien avulla

Koontinäyttö on keskeisten tietojen visuaalinen esitystapa, jonka avulla voit nopeasti tarkastella ja analysoida tietoja yhdessä paikassa. Koontinäytöt tarjoavat koottujen tietonäkymien lisäksi mahdollisuuden kerätä liiketoimintatietoja omatoimisesti, sillä käyttäjät voivat suodattaa koontinäytöt näyttämään juuri itselleen olennaiset tiedot. Aiemmin raportointi Excelissä edellytti usein monien eri raporttien luomista eri henkilöiden tai osastojen tarpeisiin.

Esimerkki Excel-koontinäytöstä, jossa on osittajia ja aika-asteikko

Yleistä

Tässä aiheessa käsitellään dynaamisen koontinäytön luomista useiden pivot-taulukkojen, pivot-kaavioiden ja pivot-taulukkotyökalujen avulla. Sen jälkeen kerromme, kuinka käyttäjät voit suodattaa tietoja nopeasti haluamallaan tavalla käyttämällä osittajia ja aikajanaa, joiden avulla pivot-taulukot ja -kaaviot voidaan laajentaa ja supistaa automaattisesti näyttämään vain ne tiedot, joita käyttäjät haluavat nähdä. Lisäksi voit päivittää koontinäytön nopeasti, kun lisäät tai päivität tietoja. Tämä on erittäin kätevää, koska koontinäytön raportti on tarpeen luoda vain kerran.

Tässä esimerkissä luodaan neljä pivot-taulukkoa ja -kaaviota yhdestä tietolähteestä.

Kun koontinäyttö on luotu, neuvomme, kuinka voit jakaa sen muiden kanssa luomalla Microsoft-ryhmän. Tarjoamme käyttöösi myös vuorovaikutteisen Excel-työkirjan, jonka voit ladata ja noudattaa sitten näitä ohjeita omatoimisesti.

Lataa Excel-koontinäyttöjen opastyökirja.

Tietojen hakeminen

  1. Voit kopioida ja liittää tiedot suoraan Exceliin tai voit määrittää kyselyn tietolähteestä. Tässä aiheessa olemme käyttäneet Myyntianalyysi-kyselyä Microsoft Accessin Northwind Traders -mallista. Jos haluat käyttää sitä, avaa Access, valitse Tiedosto > Uusi, etsi termillä ”Northwind” ja luo mallitietokanta. Kun olet valmis, voit käyttää kaikkia tähän malliin sisältyviä kyselyjä. Jos sinulla ei ole Accessia, ei syytä huoleen, sillä olemme jo lisänneet nämä tiedot Excel-työkirjaan.

  2. Tarkista, että tietojen rakenne on oikea ilman puuttuvia rivejä tai sarakkeita. Kunkin rivin tulee edustaa yksittäistä tietuetta tai kohdetta. Jos tarvitset apua kyselyn määrittämiseen tai tietoja on käsiteltävä, katso Excelin haku- ja muuntotoiminnot.

    Mallitietoja Excel-taulukossa, jota käytetään Pivot-taulukon tietolähteenä
  3. Muotoile tiedot Excel-taulukoksi, jos sitä ei ole vielä tehty. Kun tuot tiedot Accessista, ne tuodaan automaattisesti taulukkoon.

Pivot-taulukoiden luominen

  1. Valitse mikä tahansa tietoalueen solu ja valitse sitten Lisää > Pivot-taulukko > Uusi laskentataulukko. Katso lisätietoja artikkelista Pivot-taulukon luominen laskentataulukon tietojen analysointia varten.

  2. Lisää haluamasi pivot-taulukon kentät ja muotoile niitä haluamallasi tavalla. Tämä pivot-taulukko on muiden taulukoiden perusta, joten sinun kannattaa tehdä tarvittavat tyylin, raporttiasettelun ja yleisen muotoilun muutokset tässä vaiheessa, jotta sinun ei tarvitse tehdä niitä useita kertoja. Saat lisätietoja seuraavasta artikkelista: Pivot-taulukkoraportin asettelun ja muotoilun muuttaminen.

    Tässä tapauksessa on luotu tuoteluokkien mukaan lajiteltu ylätason myyntiyhteenveto, joka on järjestetty laskevaan järjestykseen Myynti-kentän mukaan.

    Esimerkki Pivot-taulukosta lajiteltuna luokan, myynnin tai prosenttiosuuden mukaan

    Saat lisätietoja artikkelista Pivot-taulukon tai pivot-kaavion tietojen lajittelu.

  3. Kun olet luonut pivot-päätaulukon, valitse, kopioi se ja liitä se laskentataulukon tyhjille alueille niin monta kertaa kuin on tarpeen. Tässä esimerkissä pivot-taulukot voivat vaihtaa rivejä, mutta eivät sarakkeita, joten olemme sijoittaneet ne samalle riville ja jättäneet jokaisen taulukon viereen tyhjän sarakkeen. Sinun on kuitenkin ehkä sijoitettava pivot-taulukoita toisten taulukoiden alapuolelle, jos taulukoiden sarakkeet voivat laajentua.

    Tärkeää: Pivot-taulukot eivät voi mennä päällekkäin, joten sinun tulee varmistaa, että asettelussa on riittävästi tilaa niiden laajentumiseen ja supistumiseen sitä mukaa, kun arvoja suodatetaan, lisätään tai poistetaan.

    Tässä vaiheessa sinun kannattaa antaa pivot-taulukoille merkitykselliset nimet, jotta tiedät niiden toiminnot. Muussa tapauksessa Excel antaa taulukoille nimet Pivot-taulukko1, Pivot-taulukko2 ja niin edelleen. Valitse haluamasi taulukko, valitse Pivot-taulukkotyökalut > Analysoi ja kirjoita uusi nimi Pivot-taulukon nimi -ruutuun. Tämä on tärkeää, kun sinun on yhdistettävä pivot-taulukot osittajiin ja aikajanan ohjausobjekteihin.

    Pivot-taulukon uudelleennimeäminen valinnalla Pivot-taulukkotyökalut > Analysoi > Pivot-taulukon nimi -ruutu

Pivot-kaavioiden luominen

  1. Napsauta mitä tahansa ensimmäisen pivot-taulukon kohtaa, valitse Pivot-taulukkotyökalut > Analysoi > Pivot-kaavio ja valitse kaavion tyyppi. Alla olevaan esimerkkiin on valittu myynnin yhdistelmäkaavio yhdistelmäpylväskaaviona sekä ja % yhteensä -kaavio viivakaaviona toissijaiselle akselille.

    Yhdistelmäkaavion Kaavion valinta -valintaikkuna, jossa näkyy yhdistelmäpylväskaavio ja viivakaavio
  2. Valitse kaavio ja valitse sitten haluamasi koko ja muoto Pivot-kaaviotyökalut-välilehdeltä. Lisätietoja annetaan artikkelisarjassa Kaavioiden muotoilu.

  3. Toista sama menettely jokaisen jäljellä olevan pivot-taulukon kohdalla.

  4. Myös pivot-kaavioiden nimet kannattaa muuttaa tässä vaiheessa. Valitse Pivot-kaaviotyökalut > Analysoi ja kirjoita uusi nimi Kaavion nimi -ruutuun.

Osittajien ja aikajanan lisääminen

Osittajia ja aikajanoja käyttämällä voit suodattaa pivot-taulukoita ja pivot-kaavioita nopeasti, jotta näet vain merkitykselliset tiedot.

Laajennettu näkymä osittajista ja aika-akseliohjausobjektista koontinäytössä
  1. Valitse mikä tahansa pivot-taulukko, valitse Pivot-taulukkotyökalut > Analysoi > Suodatin > Lisää osittaja ja valitse kaikki kohteet, joita haluat käyttää osittajina. Esimerkkinä olevassa koontinäytössä osittajiksi on valittu Luokka, Tuotteen nimi, Työntekijä ja Asiakkaan nimi. Kun napsautat OK, osittajat lisätään näytön keskelle päällekkäin. Voit järjestää ne ja muuttaa niiden kokoa tarpeen mukaan.

    Lisää osittaja -vaihtoehto valinnalla Pivot-taulukkotyökalut > Analysoi > Suodatin
  2. Osittajan asetukset – Napsauttamalla mitä tahansa osittajaa voit avata Osittajatyökalut > Asetukset ja valita erilaisia asetuksia, kuten tyylin ja näytettävien sarakkeiden määrän. Jos haluat tasata useita osittajia, valitse ne painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + hiiren ykköspainike ja käytä sitten Osittajatyökalut-välilehden Tasaa-työkaluja.

  3. Osittajan yhteydet – Osittajat yhdistetään vain siihen pivot-taulukkoon, jota on käytetty niiden luomiseen. Siksi sinun täytyy valita jokainen yhdistettävä osittaja, napsauttaa Osittajatyökalut > Asetukset > Raportin yhteydet ja valita, mitkä pivot-taulukot haluat yhdistää kuhunkin osittajaan. Osittajat ja aikajanat voivat ohjata pivot-taulukoita missä tahansa laskentataulukossa, vaikka laskentataulukko olisi piilotettu.

    Osittajan raportin yhteydet valinnalla Osittajatyökalut > Asetukset
  4. Aikajanan lisääminen – Valitse mikä tahansa pivot-taulukko, valitse Pivot-taulukkotyökalut > Analysoi > Suodatin > Lisää aikajana ja valitse kaikki kohteet, joita haluat käyttää aikajanoina. Esimerkkinä olevassa koontinäytössä aikajanaksi on valittu Tilauspäivämäärä.

  5. Aikajanan asetukset – Napsauta aikajanaa, valitse Aikajanatyökalut > Asetukset ja valitse haluamasi asetukset, kuten Tyyli, Otsikko ja Kuvateksti. Valitse Raportin yhteydet aikajanan linkittämiseksi haluamaasi pivot-taulukkoon.

Lue lisätietoja osittajista ja aikajanan ohjausobjekteista.

Seuraavat vaiheet

Koontinäyttö on nyt toiminnallisesti valmis, mutta haluat todennäköisesti vielä järjestää sen haluamallasi tavalla ja tehdä lopulliset säädöt. Haluat ehkä esimerkiksi lisätä raportin otsikon tai taustan. Esimerkkinä olevassa koontinäytössä pivot-taulukoiden ympärille on lisätty muotoja ja otsikot ja ruudukko on poistettu käytöstä Näytä-välilehdessä.

Muista testata kaikki osittajat ja aikajanat varmistaaksesi, että pivot-taulukot ja pivot-kaaviot toimivat oikein. Voi olla tilanteita, joissa tietyt valinnat voivat aiheuttaa ongelmia. Näin voi käydä esimerkiksi siinä tapauksessa, että pivot-taulukko yrittää säätää toista taulukkoa ja mennä päällekkäin se kanssa, mikä ei ole mahdollista. Tällöin näkyviin tulee virheviesti. Nämä ongelmat tulee korjata ennen koontinäytön jakamista.

Kun olet määrittänyt koontinäytön, voit lukea ohjeet sen jakamiseksi valitsemalla Koontinäytön jakaminen -välilehden tämän artikkelin yläosassa.

Olet nyt luonut uuden koontinäytön. Tässä vaiheessa kerromme, kuinka voit määrittää Microsoft ryhmän koontinäytön jakamista varten. Tässä annettuja ohjeita noudattamalla voit kiinnittää koontinäytön ryhmäsi SharePoint-tiedostokirjaston yläosaan, jolloin käyttäjät voivat käyttää sitä helposti milloin tahansa.

Huomautus: Jos et ole vielä määrittänyt ryhmää, katso Ryhmän luominen Outlookissa

Koontinäytön tallentaminen ryhmään

Jos et ole vielä tallentanut koontinäytön työkirjaa ryhmään, sinun kannattaa siirtää se ryhmään. Jos työkirja on jo ryhmän tiedostokirjastossa, voit ohittaa tämän vaiheen.

  1. Siirry ryhmään joko Outlook 2016:ssa tai Outlookin verkkoversiossa.

  2. Siirry ryhmän tiedostokirjastoon valitsemalla Tiedostot valintanauhassa.

  3. Napsauta Lataa-painiketta valintanauhassa ja lataa koontinäytön työkirja tiedostokirjastoon.

Lisääminen ryhmän SharePoint Online -ryhmäsivustoon

  1. Jos siirryit tiedostokirjastoon Outlook 2016:sta, napsauta Aloitus vasemmalla olevassa siirtymisruudussa. Jos siirryit tiedostokirjastoon Outlookin verkkoversiosta, valitse Lisää > Sivusto -valintanauhan oikeasta reunasta.

  2. Napsauta Tiedostot vasemmalla olevassa siirtymisruudussa.

  3. Etsi koontinäytön työkirja ja napsauta valintaympyrää sen nimen vasemmalla puolella.

  4. Kun olet valinnut koontinäytön työkirjan, valitse valintanauhasta Kiinnitä ylös.

Valitse tiedosto ja valitse Kiinnitä ylös, niin voit helposti käyttää sitä tiedostokirjastosta

Aina, kun käyttäjät siirtyvät SharePoint Online -ryhmäsivustosi Tiedostot-sivulle, koontinäytön laskentataulukko näkyy sen yläreunassa. Napsauttamalla sitä käyttäjät saavat koontinäytön nykyisen version helposti näkyviin.

Vihje: Käyttäjät voivat myös käyttää ryhmän tiedostokirjastoa, mukaan lukien koontinäytön työkirjaa, Outlook Groups -mobiilisovelluksen kautta. Saat lisätietoja artikkelista Outlook Groups-mobiilisovellus.

Lue myös seuraavista aiheista:

Onko sinulla kysymyksiä, joihin et saanut vastausta täältä?

Vieraile Microsoft Answers-yhteisössä.

Mielipiteesi on tärkeä!

Tämän artikkelin tarkistivat viimeksi Ben ja Chris 16. maaliskuuta 2017 palautteesi perusteella. Jos artikkelista oli sinulle hyötyä – ja etenkin, jos ei ollut – napsauta palautetoimintoja alla ja anna Microsoftille rakentavaa palautetta, jotta voimme parantaa sitä edelleen. Kiitos!

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×