Kolmen tilan työnkulun käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu luettelokohteiden seuraamiseen kolmen eri tilan (vaiheen) kautta. Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden täytyy pystyä seuraamaan suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä. Esimerkiksi projektitehtävän kolme tilaa voivat olla Ei aloitettu, Käynnissä ja Valmis.

Sisältö

Miten kolmen tilan työnkulku toimii?

Luettelon määrittäminen kolmen tilan työnkulkua varten

Seurantakohteiden käytettävän luettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Käytä mukautetun luettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Kolmen tilan työnkulkua varten mukautetun luettelon mukauttaminen

Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon

Kolmen tilan työnkulun käynnistäminen kohteelle manuaalisesti

Kolmen tilan työnkulkutehtävän suorittaminen

Tietoja kolmen tilan työnkulusta

Kolmen tilan työnkulku tukee liiketoimintaprosesseja, joissa organisaation täytyy pystyä seuraamaan asioita tai muita kohteita kolmen tilan ja niiden välisten kahden siirtymän kautta. Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku delegoi tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulkua käytetään Seuranta-luettelomallin kanssa. Sitä voidaan kuitenkin käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake. Tämän Vaihtoehto-sarakkeen arvot ovat tiloja, joita työnkulku seuraa.

Luettelon voi olla useampi kuin yksi vaihtoehto-sarake ja vaihtoehto-sarake voi olla enintään kolme arvoa. Kuitenkin kolmen tilan työnkulku voidaan määrittää vain yhden sarakkeen valinta ja vain kolme arvoa käyttäminen valitun vaihtoehtosarakkeen. Kun kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon tai kirjastoon, valitse vaihtoehto-sarake ja kolme arvot Anna sarakkeen mukaan. Lisätietoja luettelon sarakkeiden käsittelemisestä on artikkelissa luettelon tai kirjaston sarakkeen luominen tai luettelon tai kirjaston sarakkeen poistaminen.

Kolmen tilan työnkulku voidaan hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden on suurta asioiden tai kohteiden, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä. Esimerkiksi pieni tapahtumasta suunnittelu yrityksen työntekijöiden käyttää seurantakohteiden-luettelo ja mukautetun kolmen tilan työnkulun useita tehtäviä liittyvät tapahtumat ne suunnittelu. Kolmen tilan työnkulku seuraa tapahtumien suunnittelu-tehtävät – kolmesta tilasta: aktiivinen, Valmis tarkistettavaksija Valmis. Kaikki liittyvät tietyn tapahtuman tapahtuman valmistelu tehtävät on käännetty seurantakohteiden-luettelo, joka on luotu kyseisen tapahtuman, ja valittuna. Tapahtuma-koordinaattien määrittää yksittäisten tehtävien hänen ryhmän jäsenille ja sitten aloittaa kolmen tilan työnkulun aloittaminen tapahtuman työtä kohteita.

Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtävän määritetylle henkilölle. Kun työryhmän jäsen vastaanottaa tehtävän, hän suorittaa sen tekemällä tarvittavat työt. Työtä ei välttämättä tehdä luettelossa tai sivustossa, jossa seurantaluettelo sijaitsee. Jos työryhmän jäsenelle esimerkiksi määritetään työnkulun tehtävä ruokailun järjestämistä varten, hän ottaa yhteyttä pitopalveluun ja kehittää suunnitelman yhdessä pitopalvelun kanssa. Kun pitopalvelusuunnitelma on tehty, työryhmän jäsen merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi. Tällöin työnkulku päivittää tapahtuman tehtävän Aktiivinen-tilan Valmis tarkistettavaksi -tilaksi seurantaluettelossa ja luo tapahtuman koordinaattorille toisen tehtävän eli pitopalvelusuunnitelman tarkistustehtävän. Kun tapahtuman koordinaattori on tarkistanut ja hyväksynyt pitopalvelusuunnitelman, hän merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi. Työnkulku päivittää tehtävän Valmis tarkistettavaksi -tilan Valmis-tilaksi.

Huomautus: Työnkulun osallistuja voi määrittää kolmen tilan työnkulun tehtävän suoritetuksi kahdella tavalla. Osallistuja voi merkitä työnkulun tehtävän valmiiksi muokkaamalla työnkulun tehtävää, tai hän voi muuttaa työnkulun kohteen tilan luetteloon (jos osallistujalla on oikeus tehdä muutoksia luetteloon). Jos osallistuja päivittää työnkulun kohteen tilan manuaalisesti luetteloon, työnkulun tehtävä on valmis. Jos osallistuja merkitsee työnkulun suoritetuksi muokkaamalla työnkulun tehtävää, työnkulun tehtävän kohteen tila luettelossa päivitetään Valmis-tilaksi.

Edellisen esimerkin kolmen tilan työnkulku etenee seuraavien vaiheiden mukaan:

Vuokaavio esimerkkinä kolmen tilan työnkulusta

Sivun alkuun

Luettelon määrittäminen kolmen tilan työnkulkua varten

Ennen kuin kolmen tilan työnkulkua voi käyttää, työnkulun kanssa käytettävä luettelo täytyy määrittää. Tämän luettelon täytyy sisältää kohteet, joita on tarkoitus seurata tai hallita työnkulkua käyttäen. Seuranta-luettelomalli on suunniteltu toimimaan kolmen tilan työnkulun kanssa, mutta voit luoda myös mukautetun luettelon työnkulkujen kanssa käytettäväksi. Jos luot mukautetun luettelon, varmista, että luettelo sisältää vähintään yhden Vaihtoehto-sarakkeen, jossa on vähintään kolme vaihtoehtoarvoa. Kun määrität kolmen tilan työnkulun toimimaan luettelon kanssa, määritä myös Vaihtoehto-sarake, jonka sisältämiä tila-arvoja työnkulun on tarkoitus seurata.

Sivun alkuun

Seurantaluettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Oletusarvon mukaan kolmen tilan työnkulkua voi käyttää kaikissa Seuranta-luettelomallin pohjalta luoduissa luetteloissa.

  1. Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Näytä sivuston kaikki sisältö.

  2. Valitse Kaikki sivuston sisältö -sivulla Luo.

  3. Valitse Luo -valintaikkunassa Seurantaja luettelon nimi. Luettelonimi on pakollinen.

    Huomautus: Luettelonimi näkyy list-sivun ylälaidassa, osaksi list-sivun verkko-osoite ja siirtymisominaisuuksiin liittyviä elementtejä, jotka auttavat käyttäjiä Etsi ja Avaa luettelo näkyy.

  4. Jos haluat lisätä luettelon kuvauksen tai määrittää luettelon linkin näkyvyyden Pikakäynnistys-alueessa, valitse Lisää asetuksia. Oletusarvon mukaan luettelon linkki näkyy Pikakäynnistys-alueessa.

    • Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.

    • Jos haluat lisätä linkin pikakäynnistyksessä tämän luettelon, valitse Kylläsiirtymisen -osassa.

  5. Valitse Luo valintaikkuna -sivun alaosasta Luo.

Sivun alkuun

Mukautetun luettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Jos haluat luoda mukautetun luettelon kolmen tilan työnkulua varten, lisää vähintään yksi Vaihtoehto-sarake. Sarakkeen täytyy sisältää vähintään kolme tila-arvoa, joita työnkulun on tarkoitus seurata.

  1. Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Näytä sivuston kaikki sisältö.

  2. Valitse Kaikki sivuston sisältö -sivulla Luo.

  3. Valitse Luo-valintaikkunan Mukautettu luetteloja luettelon nimi. Luettelonimi on pakollinen.

    Huomautus: Luettelonimi näkyy list-sivun ylälaidassa, osaksi list-sivun verkko-osoite ja siirtymisominaisuuksiin liittyviä elementtejä, jotka auttavat käyttäjiä Etsi ja Avaa luettelo näkyy.

  4. Jos haluat lisätä luettelon kuvauksen tai määrittää luettelon linkin näkyvyyden Pikakäynnistys-alueessa, valitse Lisää asetuksia. Oletusarvon mukaan luettelon linkki näkyy Pikakäynnistys-alueessa.

  5. Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.

  6. Jos haluat lisätä tämän luettelon linkin pikakäynnistyspalkkiin, valitse Siirtyminen-osasta Kyllä.

  7. Valitse Luo valintaikkuna -sivun alaosasta Luo.

Sivun alkuun

Mukautetun luettelon mukauttaminen kolmen tilan työnkulkua varten

  1. Mukautetun luettelosta, valitse valintanauhan luettelo -välilehti ja valitse sitten Luetteloasetukset.

  2. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

  3. Kirjoita Nimi ja laji -osan Sarakkeen nimi -kohtaan sen sarakkeen nimi, jota haluat käyttää työnkulun tilan arvojen määrittämiseen.

  4. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdasta Vaihtoehto (valikko).

  5. Kirjoita sarakkeen kuvaus Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-kohtaan. Kuvaus ei ole pakollinen.

  6. Valitse Edellytä, että sarake sisältää tietoja -kohdasta Kyllä.

  7. Kirjoita Kirjoita kukin vaihtoehto omalle rivilleen -kohdan alla olevaan luetteloruutuun vähintään kolme vaihtoehtoarvoa saraketta varten. Näistä arvoista tulee työnkulun tiloja.

  8. Valitse Vaihtoehtojen näyttömuoto -kohdasta Avattava valikko tai Valintanapit.

  9. Valitse Salli itse kirjoitettavat vaihtoehdot -kohdasta Ei.

  10. Määritä, onko sarakkeelle tarkoitus määrittää tietty oletusarvo tai lisätäänkö sarake luettelon oletusnäkymään.

  11. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon

Kolmen tilan työnkulkua voi käyttää luettelon kohteissa vasta, kun työnkulku on lisätty luetteloon. Kun käyttäjä lisää kolmen tilan työnkulun luetteloon, hän määrittää samalla luettelon sarakkeen, joka sisältää työnkulussa seurattavat tila-arvot. Samalla hän määrittää toimet, jotka toteutetaan työnkulun kussakin vaiheessa. Käyttäjä voi esimerkiksi määrittää vastaanottajille lähetettävien sähköposti-ilmoitusten aiheen ja tekstin.

Kolmen tilan työnkulku on oletusarvoisesti käytössä useimmissa sivustotyypeissä. Sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi kuitenkin poistaa tämän ominaisuuden käytöstä. Jos kolmen tilan työnkulku ei ole käytettävissä, ota yhteyttä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaan.

Tärkeää: Työnkulun lisääminen luetteloon edellyttää, että sinulla on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus.

  1. Avaa luettelo, johon haluat lisätä kolmen tilan työnkulun. Mukautetun luettelosta, valitse valintanauhan luettelo -välilehti ja Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset. Tiedostokirjastossa, valitse Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta ‑kohdassa Työnkulun asetukset.

    Jos tämän luettelon, kirjaston tai sisältölajin on jo lisätty työnkulkuja, tämä vaihe kestää suoraan Muuta työnkulun asetuksia ja haluat siirtyä Lisää työnkulku-sivun Lisää työnkulku . Jos ole työnkulkuja on lisätty tämän luettelon, kirjaston tai sisältölajin, tämä vaihe siirryt suoraan Lisää työnkulku-sivun.

  3. Jos luettelossa on jo työnkulku, valitse Muuta työnkulun asetuksia ‑sivulla Lisää työnkulku.

  4. Napsauta Lisää työnkulku-sivun työnkulku -osassa kolmen tilan , valitse Valitse työnkulkumalli.

  5. Kirjoita työnkulun yksilöllinen nimi Nimi-kohtaan.

  6. Määritä Tehtäväluettelo-kohdassa tehtäväluettelo, jota työnkulussa käytetään.

    Huomautus: 

    • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävänsä helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät ‑luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos tämän työnkulun tehtävissä käsitellään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä Tehtävät-luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä. Tässä tapauksessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

  7. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Voit käyttää Historia-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossa on useita työnkulkuja, kullekin työnkululle voi tarvittaessa luoda oman erillisen historialuettelon.

  8. Tee jompikumpi seuraavista toimista Aloitusasetukset-kohdassa:

    • Jos haluat sallia työnkulun manuaalisen käynnistämisen, valitse Salli tämän työnkulun manuaalinen käynnistäminen todennetuille käyttäjille, joilla on osallistumisoikeudet -valintaruutu. Valitse Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun aloittamiseen tarvitaan lisäoikeuksia.

    • Jos haluat, että työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun uusia kohteita luodaan, valitse Aloita tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan -valintaruutu.

  9. Valitse Seuraava.

  10. Valitse Työnkulun tilat -osan Valitse Vaihtoehto-kenttä -kohdan luettelosta Vaihtoehto-sarake, joka sisältää työnkulun tiloissa käytettävät arvot. Valitse haluamasi sarakearvot työnkulun Alkutila-, Keskivaiheen tila- ja Lopputila-arvoiksi.

  11. Määritä seuraavat tiedot Määritä, mitä toimintoja tulisi suorittaa, kun työnkulku aloitetaan- ja Määritä, mitä toimintoja tulisi suorittaa, kun työnkulku vaihtuu keskivaiheen tilaan -kohtiin (ensimmäinen valinta tarkoittaa työnkulun ensimmäisen vaiheen toimia ja toinen toisen vaiheen):

    Tehtävän tiedot

Tehtävän kuvaus

Kirjoita tiedot, jotka haluat sisällyttää tehtävän kuvaukseen. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, valitsemasi kenttä lisätään viestin loppuun. Jos valitset Lisää luettelokohteen linkki -valintaruudun, luettelokohteen linkki sisällytetään kuvaukseen.

Tehtävän määräpäivä

Jos haluat määrittää tehtävälle määräpäivän, valitse Sisällytä luettelokenttä -valintaruutu. Valitse sitten luettelosta päivämääräsarake, jossa haluamasi määräpäivätiedot sijaitsevat.

Tehtävän vastuuhenkilö:

Jos haluat määrittää tehtävän sellaiselle käyttäjälle, joka on määritetty luettelossa, valitse Sisällytä luettelokenttä. Valitse sitten luettelosta sarake, joka sisältää tarvitsemasi käyttäjätiedot. Kun tämä työnkulku käynnistetään, ensimmäinen tehtävä määritetään henkilölle, jonka nimi näkyy tässä työnkulun kohteen sarakkeessa.

Jos haluat määrittää tämän tehtävän tietylle henkilölle tämän työnkulun kaikissa esiintymissä, valitse Mukautettu ja kirjoita tai valitse sen henkilön nimi, jolle haluat määrittää tehtävän.

  1. Valitse Lähetä sähköpostiviesti -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun osallistujille lähetetään työnkulun tehtävistä ilmoittava sähköpostiviesti.

    Huomautus: Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoitukset ja muistutukset työnkulun tehtävistä työnkulkujen käynnistymisen jälkeen, ota voit varmistaa, että sähköposti on käytössä sivuston sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.

    Sähköpostiviestin tiedot

Vastaanottaja

Kirjoita sen henkilön nimi, jolle työnkulun tehtävästä ilmoittava sähköpostiviesti on tarkoitus lähettää. Jos haluat lähettää sähköposti-ilmoituksen tehtävän omistajalle, valitse Sisällytä tehtävän vastuuhenkilö -valintaruutu.

Aihe

Kirjoita sähköposti-ilmoituksen aiherivin teksti. Jos haluat lisätä tehtävän otsikon sähköpostiviestin aiheriville, valitse Käytä tehtävän otsikkoa -valintaruutu.

Teksti

Kirjoita haluamasi tiedot sähköposti-ilmoituksen tekstiksi. Jos haluat sisällyttää luettelokohteen linkin viestiin, valitse Lisää luettelokohteen linkki -valintaruutu.

  1. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kolmen tilan työnkulun käynnistäminen kohteelle manuaalisesti

Kolmen tilan työnkulkua voi käyttää luettelon kohteissa vasta, kun kolmen tilan työnkulku on lisätty luetteloon. Lisätietoja on aiemmissa osissa tässä artikkelissa.

Kolmen tilan työnkulun voi määrittää käynnistymään automaattisesti, kun luetteloon lisätään uusia kohteita, tai sen voi määrittää siten, että käyttäjät, joilla on työnkulun käynnistysoikeudet, voivat käynnistää työnkulun manuaalisesti. Jotkin työnkulut tukevat kumpaakin menetelmää.

Voit käynnistää kolmen tilan työnkulun manuaalisesti noudattamalla seuraavia vaiheita. Sinulla on oltava luettelon muokkausoikeudet. Jotkin työnkulut saattavat lisäksi edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia.

Huomautus: Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoitukset ja muistutukset työnkulun tehtävistä, kun olet käynnistänyt työnkulun, ota voit varmistaa, että sähköposti on käytössä sivuston sivustokokoelman järjestelmänvalvoja.

  1. Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, jolle haluat käynnistää kolmen tilan työnkulun.

  2. Vie osoitin sen kohteen kohdalle, jolle haluat käynnistää työnkulun, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut.

    Huomautus: Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on yhdistetty vähintään yksi työnkulku.

  3. Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Näytä sivuston kaikki sisältö.

  4. Napsauta Aloita uusi työnkulku -kohdassa sen kolmen tilan työnkulun nimeä, jonka haluat käynnistää.

    Työnkulku käynnistyy heti.

Sivun alkuun

Työnkulun tehtävän päättäminen kolmen tilan työnkulussa

Kolmen tilan työnkulun tehtävän päättäminen edellyttää, että sinulla on vähintään Muokkaa kohteita -käyttöoikeudet tehtäväluetteloihin, joihin työnkulun tehtävät kirjataan.

  1. Avaa sivuston Tehtävät-luettelo ja etsi sitten oma työnkulun tehtäväsi valitsemalla Näkymä-valikosta Omat tehtävät.

    Huomautus: Jos työnkulku ei käytä oletusarvoista Tehtävät-luetteloa, työnkulun tehtävä ei ehkä näy Tehtävät-luettelossa. Voit etsiä työnkulun tehtävän avaamalla sen luettelon tai kirjaston, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita haluamasi kohteen nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut. Napsauta Työnkulun tila ‑sivun Käynnissä olevat työnkulut ‑osassa sen työnkulun nimeä, johon osallistut. Valitse Tehtävät-luettelosta oma tehtäväsi työnkulussa.

  2. Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, jonka haluat merkitä päättyneeksi.

  3. Osoita haluamasi tehtävän nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Muokkaa kohdetta.

  4. Kirjoita tai valitse Tehtävät-valintaikkunassa tiedot, joita tehtävän merkitseminen päättyneeksi edellyttää, ja valitse sitten Tallenna.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×