Kolmen tilan työnkulun käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu luettelokohteiden seuraamiseen kolmen eri tilan (vaiheen) kautta. Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden täytyy pystyä seuraamaan suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä.

Tässä artikkelissa

Tietoja kolmen tilan työnkulusta

Luettelon määrittäminen kolmen tilan työnkulkua varten

Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon

Kolmen tilan työnkulun käynnistäminen kohteelle

Työnkulun tehtävän päättäminen kolmen tilan työnkulussa

Tietoja kolmen tilan työnkulusta

Kolmen tilan työnkulku tukee liiketoimintaprosesseja, joissa organisaation täytyy pystyä seuraamaan asioita tai muita kohteita kolmen eri tilan ja niiden välisten kahden siirtymän kautta. Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku määrittää tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake. Tämän Vaihtoehto-sarakkeen arvot ovat tiloja, joita työnkulku seuraa.

Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden täytyy pystyä seuraamaan suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä. Esimerkiksi tapahtumia järjestävän pienyrityksen työntekijät voivat hallita tapahtumien järjestämiseen liittyviä lukuisia tehtäviä seurantaluettelon ja mukautetun kolmen tilan työnkulun avulla. Kolmen tilan työnkulku seuraa tapahtuman suunnittelutehtäviä kolmen tilan kautta. Nämä tilat ovat Aktiivinen, Valmis tarkistettavaksi ja Valmis. Kaikki tiettyyn tapahtumaan liittyvät tapahtumienvalmistelutehtävät kootaan tapahtuman seurantaluetteloksi, jonka tilaksi merkitään Aktiivinen. Tapahtuman koordinaattori määrittää yksittäiset tehtävät työryhmän jäsenille ja saattaa tapahtuman tehtävien työt alkuun käynnistämällä kohteille kolmen tilan työnkulun.

Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtävän määritetylle henkilölle. Kun työryhmän jäsen vastaanottaa tehtävän, hän tekee vaadittavat työt tehtävän suorittamiseksi. Työtä ei välttämättä tehdä luettelossa tai sivustossa, jossa seurantaluettelo sijaitsee. Jos työryhmän jäsenelle esimerkiksi määritetään työnkulun tehtävä ruokailun järjestämiseksi, hän ottaa yhteyttä pitopalveluun ja kehittää suunnitelman yhdessä heidän kanssaan. Kun pitopalvelusuunnitelma on tehty, työryhmän jäsen merkitsee työnkulun tehtävän valmiiksi. Tällöin työnkulku päivittää tapahtuman tehtävän Aktiivinen-tilan Valmis tarkistettavaksi -tilaksi seurantaluettelossa ja luo tapahtuman koordinaattorille toisen tehtävän eli pitopalvelusuunnitelman tarkistustehtävän. Kun tapahtuman koordinaattori on tarkistanut ja hyväksynyt pitopalvelusuunnitelman, hän merkitsee työnkulkutehtävän valmiiksi. Työnkulku päivittää tehtävän Valmis tarkistettavaksi -tilan Valmis-tilaksi.

Käytettävissä on kaksi tapaa, joilla työnkulun osallistuja voi määrittää kolmen tilan työnkulun tehtävän suoritetuksi. Osallistuja voi merkitä työnkulun tehtävän valmiiksi muokkaamalla työnkulun tehtävää tai hän voi muuttaa työnkulun kohteen tilan luetteloon (jos osallistujalla on oikeus tehdä muutoksia luetteloon). Jos osallistuja päivittää työnkulun kohteen tilan manuaalisesti luetteloon, työnkulun tehtävä on valmis. Jos osallistuja merkitsee työnkulun suoritetuksi muokkaamalla työnkulun tehtävää, työnkulun tehtävän kohteen tila luettelossa päivitetään Valmis-tilaksi.

Kolmen tilan työnkulku etenee tässä esimerkissä oheisten vaiheiden mukaan:

Vuokaavio esimerkkinä kolmen tilan työnkulusta

Sivun alkuun

Luettelon määrittäminen kolmen tilan työnkulkua varten

Ennen kuin kolmen tilan työnkulkua voi käyttää, työnkulun kanssa käytettävä luettelo täytyy määrittää. Tämän luettelon täytyy sisältää kohteet, joita on tarkoitus seurata tai hallita työnkulkua käyttäen. Seuranta-luettelomalli on suunniteltu toimimaan kolmen tilan työnkulun kanssa, mutta voit luoda myös mukautetun luettelon työnkulkujen kanssa käytettäväksi. Jos luot mukautetun luettelon, varmista, että luettelo sisältää vähintään yhden Vaihtoehto-sarakkeen, jossa on vähintään kolme vaihtoehtoarvoa. Kun määrität kolmen tilan työnkulun toimimaan luettelon kanssa, määritä myös Vaihtoehto-sarake, jonka sisältämiä tila-arvoja työnkulun on tarkoitus seurata.

Seurantaluettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Oletusarvon mukaan kolmen tilan työnkulkua voi käyttää kaikissa Seuranta-luettelomallin pohjalta luoduissa luetteloissa.

  1. Valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse sitten Luo kaikki sivuston sisältö-sivulla.

    Useimmissa tapauksissa voit käyttää Sivuston toiminnot -valikon Painikkeen kuva sen sijaan voit suorittaa tämän vaiheen.

  1. Valitse Seuranta-kohdasta Seuranta.

    1. Kirjoita nimi -ruutuun luettelon nimi. Luettelonimi on pakollinen.

      Nimi näkyy list-sivun ylälaidassa, osaksi list-sivun verkko-osoite ja näkyy siirtymisrakennetta, joiden avulla voit etsiä ja avata luettelon käyttäjät.

  2. Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.

  3. Jos haluat lisätä tämän luettelon linkin pikakäynnistyspalkkiin, valitse Siirtyminen-osasta Kyllä.

  4. Valitse Luo.

Mukautetun luettelon luominen kolmen tilan työnkulkua varten

Jos haluat luoda mukautetun luettelon kolmen tilan työnkulua varten, lisää vähintään yksi Vaihtoehto-sarake. Sarakkeen täytyy sisältää ne tila-arvot, joita työnkulun on tarkoitus seurata.

  1. Valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse sitten Luo kaikki sivuston sisältö-sivulla.

    Useimmissa tapauksissa voit käyttää Sivuston toiminnot -valikon Painikkeen kuva sen sijaan voit suorittaa tämän vaiheen.

  1. Valitse Mukautetut luettelot -kohdasta Mukautettu luettelo.

    1. Kirjoita nimi -ruutuun luettelon nimi. Luettelonimi on pakollinen.

      Nimi näkyy list-sivun ylälaidassa, osaksi list-sivun verkko-osoite ja näkyy siirtymisrakennetta, joiden avulla voit etsiä ja avata luettelon käyttäjät.

  2. Kirjoita Kuvaus-ruutuun luettelon käyttötarkoituksen kuvaus. Kuvaus ei ole pakollinen.

  3. Jos haluat lisätä tämän luettelon linkin pikakäynnistyspalkkiin, valitse Siirtyminen-osasta Kyllä.

  4. Valitse Luo.

Mukautetun luettelon mukauttaminen kolmen tilan työnkulkua varten

  1. Jos luettelossa ei ole avoinna, napsauta sen nimeä pikakäynnistyksessä.

    Jos luettelon nimi ei ole näkyvissä, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta haluamasi luettelon nimeä.

  2. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko - Luetteloasetukset.

  3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

  4. Kirjoita Nimi ja laji -osan Sarakkeen nimi -kohtaan sen sarakkeen nimi, jota haluat käyttää työnkulun tilan arvojen määrittämiseen.

  5. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdasta Vaihtoehto (valikko).

  6. Kirjoita sarakkeen kuvaus Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-kohtaan. Kuvaus ei ole pakollinen.

  7. Valitse Edellytä, että sarake sisältää tietoja -kohdasta Kyllä.

  8. Kirjoita Kirjoita kukin vaihtoehto omalle rivilleen -kohdan alla olevaan luetteloruutuun vähintään kolme vaihtoehtoarvoa saraketta varten.

    Näitä arvoja käytetään työnkulun tiloina.

  9. Valitse Vaihtoehtojen näyttömuoto -kohdasta Avattava valikko tai Valintanapit.

  10. Valitse Salli itse kirjoitettavat vaihtoehdot -kohdasta Ei.

  11. Määritä, onko sarakkeelle tarkoitus määrittää tietty oletusarvo tai lisätäänkö sarake luettelon oletusnäkymään.

  12. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kolmen tilan työnkulun lisääminen luetteloon

Kolmen tilan työnkulkua voi käyttää luettelon kohteissa vasta, kun työnkulku on lisätty luetteloon. Kun käyttäjä lisää kolmen tilan työnkulun luetteloon, hän määrittää samalla luettelon sarakkeen, joka sisältää työnkulussa seurattavat tila-arvot. Samalla hän määrittää toimet, jotka toteutetaan työnkulun kussakin vaiheessa. Käyttäjä voi esimerkiksi määrittää yksittäiset henkilöt, joille tehtävät määritetään, sekä tehtävien vastaanottajille lähetettävät sähköposti-ilmoitukset.

Työnkulun lisääminen luetteloon edellyttää, että sinulla on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus.

  1. Avaa luettelo, johon haluat lisätä kolmen tilan työnkulun.

    1. Asetukset valikossa Asetukset-valikko - Luettelonasetukset tai kirjaston olet avaamassa tyypin asetukset.

      Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

  2. Valitse Käyttöoikeudet ja käytännöt -kohdasta Työnkulun asetukset.

    Jos työnkulkuja on lisätty aiemmin tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, tämän kohdan toimet siirtävät suoraan Muuta työnkulun asetuksia -sivulle. Tällöin Lisää työnkulku -sivulle täytyy siirtyä valitsemalla Lisää työnkulku. Jos tähän luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin ei ole lisätty työnkulkuja, tämän kohdan toimet siirtävät suoraan Lisää työnkulku -sivulle.

  3. Valitse Muuta työnkulun asetuksia -sivulla Lisää työnkulku.

  4. Valitse Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-osan Valitse työnkulun malli -kohdasta Kolmen tilan.

  5. Kirjoita työnkulun yksilöllinen nimi Nimi-kohtaan.

  6. Määritä Tehtäväluettelo-kohdassa tehtäväluettelo, jota työnkulussa käytetään.

    • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävät helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos tämän työnkulun tehtävissä esitetään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillisinä yleisestä Tehtävät-luettelosta.

    • Luo uusi tehtäväluettelo, jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä. Tässä tilanteessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

  7. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Voit käyttää Historia-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossa on useita työnkulkuja, kullekin työnkululle voi tarvittaessa luoda oman erillisen historialuettelon.

  8. Tee jompikumpi seuraavista toimista Aloitusasetukset-kohdassa:

    • Jos haluat sallia työnkulun manuaalisen käynnistämisen, valitse Salli tämän työnkulun manuaalinen aloittaminen todennetuille käyttäjille, joilla on kohteiden muokkausoikeudet -valintaruutu. Valitse Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun aloittamiseen tarvitaan lisäoikeuksia.

    • Jos haluat, että työnkulku käynnistyy automaattisesti, kun uusia kohteita luodaan, valitse Aloita tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan -valintaruutu.

  9. Valitse Seuraava.

  10. Valitse Työnkulun tilat -osan Valitse Vaihtoehto-kenttä -kohdan luettelosta Vaihtoehto-sarake, joka sisältää työnkulun tiloissa käytettävät arvot. Valitse haluamasi sarakearvot työnkulun Alkutila-, Keskivaiheen tila- ja Lopputila-arvoiksi.

  11. Määritä seuraavat tiedot Määritä, mitä toimintoja tulisi suorittaa, kun työnkulku aloitetaan- ja Määritä, mitä toimintoja tulisi suorittaa, kun työnkulku vaihtuu keskivaiheen tilaan -kohtiin (ensimmäinen valinta tarkoittaa työnkulun ensimmäisen vaiheen toimia ja toinen toisen vaiheen):

    Tehtävän tiedot

Tehtävän otsikko:

Kirjoita tiedot, jotka haluat sisällyttää tehtävän otsikkoon. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, luettelokohteen Otsikko-tiedot lisätään mukautettuun viestiin.

Tehtävän kuvaus:

Kirjoita tiedot, jotka haluat sisällyttää tehtävän kuvaukseen. Jos valitset Sisällytä luettelokenttä -valintaruudun, luettelokohteen Otsikko-tiedot lisätään mukautettuun viestiin. Jos valitset Lisää luettelokohteen linkki -valintaruudun, luettelokohteen linkki sisällytetään kuvaukseen.

Tehtävän määräpäivä:

Jos haluat määrittää tehtävälle määräpäivän, valitse Sisällytä luettelokenttä -valintaruutu. Valitse sitten luettelosta päivämääräsarake, jossa haluamasi määräpäivätiedot sijaitsevat.

Tehtävän vastuuhenkilö:

Jos haluat määrittää tehtävän sellaiselle käyttäjälle, joka on määritetty luettelossa, valitse Sisällytä luettelokenttä. Valitse sitten luettelosta sarake, joka sisältää tarvitsemasi käyttäjätiedot. Kun tämä työnkulku käynnistetään, ensimmäinen tehtävä määritetään henkilölle, jonka nimi näkyy tässä työnkulun kohteen sarakkeessa.

Voit määrittää tämän tehtävän työnkulun kaikissa esiintymissä henkilölle, voit määrittää, valitse Mukautettu, ja kirjoita tai valitse henkilö, jolle haluat määrittää tehtävän nimi.

Sähköpostiviestin tiedot

Valitse Lähetä sähköpostiviesti -valintaruutu, jos haluat, että työnkulun osallistujille lähetetään työnkulun tehtävistä ilmoittava sähköpostiviesti.

Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia heille kuuluvista työnkulun tehtävistä työnkulkujen käynnistymisen jälkeen, tarkista palvelimen järjestelmänvalvojalta, että sähköpostitoiminnot on otettu käyttöön sivustossa.

Jos haluat

Kirjoita sen henkilön nimi, jolle työnkulun tehtävästä ilmoittava sähköpostiviesti on tarkoitus lähettää. Jos haluat lähettää sähköposti-ilmoituksen tehtävän omistajalle, valitse Sisällytä tehtävän vastuuhenkilö -valintaruutu.

Aihe

Kirjoita sähköposti-ilmoituksen aiherivin teksti. Jos haluat lisätä tehtävän otsikon sähköpostiviestin aiheriville, valitse Käytä tehtävän otsikkoa -valintaruutu.

Runko

Kirjoita haluamasi tiedot sähköposti-ilmoituksen tekstiksi. Jos haluat sisällyttää luettelokohteen linkin viestiin, valitse Lisää luettelokohteen linkki -valintaruutu.

  1. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kolmen tilan työnkulun käynnistäminen kohteelle

Kolmen tilan työnkulkua voi käyttää luettelon kohteissa vasta, kun kolmen tilan työnkulku on lisätty luetteloon.

Kolmen tilan työnkulun voi määrittää käynnistymään automaattisesti, kun uusia kohteita lisätään luetteloon. Kolmen tilan työnkulun voi määrittää myös siten, että käyttäjät, joilla on tietyt käyttöoikeudet, voivat käynnistää työnkulun manuaalisesti. Joissakin työnkuluissa molemmat vaihtoehdot voivat olla käytettävissä. Kolmen tilan työnkulun manuaalinen käynnistäminen luettelokohteelle edellyttää, että sinulla on luettelon Muokkaa kohteita -käyttöoikeus. Jotkin työnkulut voivat edellyttää Luetteloiden hallinta -oikeuksia.

Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköposti-ilmoituksia ja muistutuksia heille kuuluvista työnkulun tehtävistä, kun työnkulku on käynnistetty, tarkista palvelimen järjestelmänvalvojalta, että sähköpostitoiminnot on otettu käyttöön sivustossa.

  1. Avaa luettelo, joka sisältää kohteen, jolle haluat käynnistää kolmen tilan työnkulun.

  2. Vie osoitin sen kohteen kohdalle, jolle haluat käynnistää työnkulun, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut.

    Huomautus: Työnkulut-komento on käytettävissä vain, kun kohde on luettelossa tai kirjastossa, johon on yhdistetty vähintään yksi työnkulku.

  3. Napsauta Aloita uusi työnkulku -kohdassa sen kolmen tilan työnkulun nimeä, jonka haluat käynnistää.

    Työnkulku käynnistyy heti.

Sivun alkuun

Työnkulun tehtävän päättäminen kolmen tilan työnkulussa

Kolmen tilan työnkulun tehtävän päättäminen edellyttää, että sinulla on vähintään Muokkaa kohteita -käyttöoikeudet tehtäväluetteloihin, joihin työnkulun tehtävät kirjataan.

  1. Avaa sivuston tehtävät -luettelo ja valitse sitten Näytä -valikosta Etsi työnkulun Omat tehtävät .

    Huomautus:  Jos työnkulku ei käytä oletustehtäväluetteloa, työnkulun tehtävä ei välttämättä näy Tehtävät-luettelossa. Voit etsiä työnkulun tehtävän avaamalla sen luettelon tai kirjaston, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita haluamasi kohteen nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse sitten Työnkulut. Napsauta Työnkulun tila -sivun Käynnissä olevat työnkulut -osassa sen työnkulun nimeä, johon osallistut. Valitse Tehtävät-luettelosta oma tehtäväsi työnkulussa.

  2. Osoita haluamasi tehtävän nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Muokkaa kohdetta.

  3. Näkyviin tulee lomake, jossa kirjoittaa tai valita vaadittavat tiedot ja viedä tehtävän loppuun.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×