Kokoustyötilasivuston luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kokoustyötilasivusto on kokouksiin liittyvien tietojen ja aineiston keräämiseen tarkoitettu Web-sivusto. Jos esityslista, kokousasiakirjat, tavoitteet, tehtävät ja muu kokousaineisto ei tahdo pysyä järjestyksessä, voit helpottaa tilannetta keskittämällä kaiken aineiston kokoustyötilasivustoon.   

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Miten voin käyttää kokoustyötilasivuston?

Jos kokoustyötilasivuston luominen?

Kokoustyötila-mallin valitseminen

Luo tai linkittäminen kokoustyötilasivuston, kun tapahtuman luominen

Kokoustyötilasivuston luominen ilman tapahtuman luominen

Kuinka kokoustyötilasivustoa käytetään?

Kokoustyötilasivusto toimii sijaintina, josta kokouksen osallistujat löytävät aina uusimmat kokousta koskevat tiedot – hallitaan siellä sitten vuoden kestävän projektin toistuvia kokouksia tai pientä yksittäistä tapahtumaa.

Kokoustyötila

1. Kokouksen kuvaus

2. Sivu-välilehdet

3. Kokoustyötilasivuston mukauttamisvalikko

4. Osallistujat-luettelo

5. Asiakirjakirjasto

Kokoustyötilasivustoa voi käyttää esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Esityslista, osallistujaluettelo ja käsiteltävät asiakirjat julkaistaan sivustoon ennen kokousta.

  • Sivustoon lisätään tehtävät ja kirjataan päätökset kokouksen aikana. Myös asiaankuuluvat asiakirjat käydään läpi.

  • Kokouksen jälkeen sivustoon julkaistaan kokouspöytäkirja ja lisätään muita myöhemmin ajankohtaiseksi tulevia tietoja. Sivustossa seurataan myös tehtävien etenemistä.

Huomautus: Kokoustyötilasivustossa osallistujat eivät voi lisätä luetteloihin ilmoituksia, asiakirjakirjastoja, keskusteluja ja muita kohteita sähköpostia lähettämällä. Osallistujien täytyy lisätä kohteet suoraan kokoustyötilasivuston luetteloon.

Sivun alkuun

Mihin kokoustyötilasivuston voi luoda?

Voit luoda kokoustyötilasivuston, kun lisäät tapahtuman kalenteriin Windows SharePoint Services 3.0 -sovelluksessa, mutta voit myös jättää tapahtuman luomatta ja luoda kokonaan uuden kokoustyötilasivuston.

Uuden kokoustyötilasivuston voi luoda Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksessa tai jossakin muussa Windows SharePoint Services -yhteensopivassa kalenteri- ja sähköpostisovelluksessa. Tämä on ohjelmakohtaista. Lisätietoja on sähköposti- ja kalenterisovelluksen ohjeissa.

Huomautukset: 

  • Kokoustyötilasivuston voi luoda vain käyttäjä, jolla on siihen tarvittavat käyttöoikeudet. Lisätietoja saat sivuston omistajalta tai järjestelmänvalvojalta.

  • Järjestelmänvalvojilla ja sivustojen omistajilla on käyttöoikeustaso, jota kokoustyötilasivuston luominen edellyttää. Jos olet järjestelmänvalvoja tai sivuston omistaja ja haluat valtuuttaa muut työryhmäsivuston jäsenet luomaan kokoustyötilasivustoja, voit myöntää sivustojen luomisoikeudet ryhmälle, johon työryhmän jäsenet kuuluvat.

  • Jos määrität toistuvan kokoussarjan Office Outlook 2007 -sovelluksessa tai muussa Windows SharePoint Services -yhteensopivassa sähköposti- ja kalenterisovelluksessa, kokoussarjaan kuuluvan yksittäisen kokouksen linkkiä ei voi poistaa. Jos haluat poistaa linkkejä, se onnistuu vain poistamalla kokoussarjan kaikki linkit. Kun linkki on poistettu, kyseisestä kokoustyötilasivustosta ei enää muodostaa linkkiä kokouspyyntöihin. Voit kuitenkin tarvittaessa muodostaa linkin alkuperäisestä toistuvan kokouksen kokouspyynnöstä johonkin muuhun kokoustyötilasivustoon.

Sivun alkuun

Kokoustyötilamallin valitseminen

Kokoustyötilasivuston luomisen yhteydessä valitaan malli. Kokoustyötilasivuston perusrakenne ja ulkoasu ovat mallissa valmiiksi määritettyinä.

Malli toimii vain lähtökohtana. Kun sivusto on luotu, voit lisätä ja poistaa kohteita sekä muuttaa sivuston ulkoasua. Käytettävissä ovat seuraavat mallit: 

  • Peruskokoustyötila    Tämä malli on tarkoitettu kokouksen suunnitteluun, järjestämiseen ja seurantaan. Mallin mukana tulevia kohteita ovat tavoitteet, osallistujat, esityslista ja asiakirjakirjasto.

  • Tyhjä kokoustyötila    Tämä malli luo tyhjän kokoustyötilasivuston, jota voit mukauttaa tarpeiden mukaan.

  • Päätöksenteon kokoustyötila    Tämä malli on suunniteltu asiakirjojen tarkastamista ja kokouksessa tehtyjen päätösten kirjaamista varten. Mallin mukana tulevia kohteita ovat tavoitteet, osallistujat, esityslista, asiakirjakirjasto, tehtävät ja päätökset.

  • Vapaa-ajan tapahtumien työtila    Tämän mallin avulla voit suunnitella työpaikan yhteisiä eväsretkiä, urheiluseuran juhlia ja muita vapaa-ajan tapahtumia. Työtilan ulkoasusta voi tehdä joko asiallisen tai hauskan ja räikeän. Mallin mukana tulevia kohteita ovat osallistujat, ohjeet, kuva/logo, tuotavat asiat, keskustelut ja valokuvat (kuvakirjasto).

  • Monisivuinen kokoustyötila    Tässä mallissa on kaikki perusosat kokouksen suunnittelua, järjestämistä ja seurantaa varten. Mallissa on useita sivuja. Mallin mukana tulevia kohteita ovat tavoitteet, osallistujat ja esityslista. Mallissa on myös kaksi tyhjää sivua, joita voi mukauttaa tarpeiden mukaan.

Vihje: Vaikka mallin avulla pääseekin hyvään alkuun, voit halutessasi mukauttaa kokoustyötilasivuston ja lisätä tai muuttaa sivuston kohteita.

Sivun alkuun

Kokoustyötilasivuston luominen tai linkin muodostaminen kokoustyötilasivustoon tapahtuman luomisen yhteydessä

Tämän toimenpiteen avulla voit luoda kokoustyötilasivuston, kun lisäät tapahtuman kalenteriin.

  1. Jos kalenteria ei ole valmiiksi avattu, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kalenterin nimi ei ole näkyvissä, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kalenterin nimeä.

  2. Valitse Uusi valikon Uusi valikko Valitse Uusi kohde.

  3. Täydennä tapahtumaa koskevat tiedot, kuten sijainti sekä alkamis- ja päättymispäivämäärä.

    Jos haluat käyttää kokoustyötilasivustoa tapahtumassa, joka toistuu esimerkiksi tiettynä viikonpäivänä, valitse Toistuva tapahtuma -kohdasta Määritä tapahtuma toistuvaksi -valintaruutu ja valitse haluamasi asetukset.

  4. Valitse sivun alareunasta Kokouksen työtilan avulla voit järjestää osallistujia, esityslistoja, asiakirjoja, kokouksen muistiinpanoja ja muita tähän tapahtumaan liittyviä tietoja -valintaruutu.

  5. Valitse OK.

  6. Tee jompikumpi seuraavista toimista näkyviin tulevan Uusi tai aiemmin luotu kokouksen työtila -sivun Luo tai linkitä -kohdassa:

    • Jos kokoustyötilaa ei ole luotu valmiiksi:

      1. Valitse Luo uusi kokouksen työtila ja lisää otsikko, sivuston Web-osoitteen loppuosa ja muut haluamasi tiedot.

      2. Valitse OK ja valitse haluamasi malli Mallin valinta sivulta, joka tulee näkyviin.

    • Jos sinulla on entuudestaan kokoustyötilasivusto, johon haluat muodostaa linkin, valitse Muodosta linkki aiemmin luotuun kokouksen työtilaan ja valitse kokoustyötilasivusto avattavasta luettelosta.

  7. Valitse OK.

Vihje: Voit halutessasi mukauttaa kokoustyötilasivuston, mutta voit myös ryhtyä lisäämään Esityslista-kohteita ja muita kokoustietoja luetteloihin.

Sivun alkuun

Kokoustyötilasivuston luominen tapahtumaa luomatta

  1. Siirry Web-sivustoon, johon haluat lisätä kokoustyötilasivuston.

    1. Valitse Näytä sivuston kaikki sisältöja valitse sitten Luo kaikki sivuston sisältö-sivulla.

      Vihje: Useimmissa tapauksissa voit käyttää Sivuston toiminnot -valikon Painikkeen kuva sen sijaan voit suorittaa tämän vaiheen.

  2. Valitse Web-sivut-luettelosta Sivustot ja työtilat.

  3. Kirjoita luotavaa kokoustyötilasivustoa koskevat tiedot, kuten otsikko ja Web-sivuston osoitteen loppuosa.

  4. Valitse Mallin valinta -osassa Valitse malli -kohdasta Kokoukset-välilehti.

  5. Valitse kokoustyötilan malli, jota haluat käyttää.

  6. Valitse Luo.

Vihje: Voit halutessasi mukauttaa kokoustyötilasivuston, mutta voit myös ryhtyä lisäämään Esityslista-kohteita ja muita kokoustietoja luetteloihin.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×