Kokoustilojen ja laitteiden postilaatikot

Jos sinulla on kokoustila, yrityksen auto tai laitteisto, jota kaikkien on voitava käyttää, sinun on löydettävä keino, jolla kaikki voivat varata näitä resursseja. Paras tapa tähän on luoda kullekin resurssille kokoustilan tai laitteiston postilaatikko Office 365:ssä. Voit luoda sellaisen esimerkiksi ensimmäisen kerroksen kokoustilalle, medialaitteille tai muuttoautolle.

Kun olet luonut kokoustilan tai laitteen postilaatikon, kuka tahansa yrityksessä voi varata sen kokouksia tai tapahtumia varten Outlookissa. Lisätietoja sen käyttämisestä ja määrittämisestä on seuraavissa kahdessa välilehdessä. Tässä on muutamia muita yleisiä kysymyksiä kokoustilojen ja laitteiden postilaatikoista.

Avaa Outlook ja luo uusi kokous. Lisää kokoustila tai laite kokoukseen aivan kuin se olisi henkilö, ja valitse Ajoitustoiminto, jotta näet reaaliaikaisen kalenterinäkymän kokoustilan tai laitteen saatavuudesta. Jos tunnin kohta on tyhjä, se on käytettävissä. Jos se on sininen, se on varattu.

Avaa ajoittamasi kokous Outlookissa ja poista kokoustila tai laite kokouksesta samaan tapaan kuin poistaisit osallistujan. Tämä vapauttaa kokoustilan muiden varattavaksi.

Ei, pyyntöjä ei tarvitse hyväksyä eikä hylätä. Voit päättää, haluatko, että joku yrityksesi henkilö voi varata automaattisesti kokoustilan tai laitteen tai hallita sitä.

Ei. Vaikka useimmat organisaation käyttäjät tarvitsevat käyttöoikeuden Office 365:een, sinun ei tarvitse määrittää käyttöoikeutta kokoustilan postilaatikolle eikä laitteen postilaatikolle.

Ei, et tarvitse kokoustilan postilaatikosta tai laitteen postilaatikosta vastaavaa henkilöä.

Jotta voit käyttää kokoustilan tai laitteen postilaatikoita, avaa Outlook tietokoneessasi tai kirjaudu Outlookin verkkoversioon. Ajoita uusi kokous ja lisää kokoustila tai laite kokoukseen samaan tapaan kuin kutsuisit muita työntekijöitä tai asiakkaita. Olet nyt varannut sen.

  1. Avaa Outlook tietokoneessa.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä Uudet kohteet > Kokous.

    Ajoita kokous valitsemalla Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä ensin Uudet kohteet ja sitten Kokous.

    Voit myös valita kalenterista Uusi kokous.

  3. Kirjoita Vastaanottaja-kenttään kokoustila tai laite, jonka haluat varata, sekä osallistujat, jotka haluat kutsua.

    Voit myös valita Vastaanottaja ja kaksoisnapsauttaa kokoustilaa tai laitetta luettelossa. Napsauta sitten OK.

    Kokoustilan postilaatikon varaaminen Outlookissa
  4. Kirjoita Aihe-riville varauksen tai kokouksen aihe.

  5. Muuta Sijainti-arvoa tai jätä se ennalleen.

  6. Valitse Alkamisaika ja Päättymisaika. Voit myös valita Koko päivän kestävä tapahtuma. Jos haluat kokouksen tai varauksen toistuvan, valitse yläreunassa Toistuminen.

    Kokousajan varaaminen

  7. Kirjoita tarkoitusta kuvaava viesti ja liitä tarvittaessa tiedostoja.

  8. Jos haluat, että muut voivat liittyä kokoukseen verkossa tai soittaa kokoukseen, valitse Skype-kokous.

  9. Jos haluat varmistaa, että kokoustila, laitteet ja kutsutut henkilöt ovat käytettävissä, valitse yläreunassa Ajoitustoiminto. Valitse sitten kalenterista käytettävissä oleva aika.

    Kokoustilan laitteiden saatavuuden tarkistaminen

    Vihje: Ajoituksen kalenterissa sininen tarkoittaa, että kokoustila tai laite on varattu. Valitse kalenterista valkoinen eli vapaa-kohta.

  10. Kun olet valmis, valitse Lähetä.

Voit määrittää kokoustilan tai laitteen postilaatikon Office 365:n hallintakeskuksessa. (Sinulla on oltava järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta voit tehdä tämän.) Luo postilaatikko ja ilmoita kaikille, että he voivat tehdä varauksia kokouksia ja tapahtumia varten.

  1. Kirjaudu Office 365:een antamalla työpaikan tai oppilaitoksen tili.

  2. Siirry Office 365 -hallintakeskukseen.

  3. Etsi huoneita tai laitteita tai valitse Resurssit > Huoneet ja laitteistot.

    Siirry Office 365 -resursseihin ja valitse Huoneet ja laitteistot
  4. Valitse Lisää.

  5. Täytä kokoustilan tai laitteen kentät:

    Kokoustilan postilaatikon lisääminen Office 365:ssä
    • Huone tai Laitteet: luotavan postilaatikon tyyppi.

    • Nimi: nimi tai lyhyt kuvaus.

    • Sähköposti: kokoustilan tai laitteen sähköpostialias. Tämä tarvitaan kokouspyynnön lähettämiseksi kokoustilalle tai laitteelle.

    • Kapasiteetti: niiden henkilöiden määrä, jotka mahtuvat huoneeseen tai voivat käyttää laitteita samanaikaisesti.

    • Sijainti: huoneen numero tai huoneen sijainti rakennuksessa tai alueella.

    • Puhelinnumero: huoneen puhelinnumero. Tämä eroaa kokouksen puhelinnumerosta, joka luodaan Skype for Businessia käytettäessä.

  6. Valitse Lisää.

  7. Valitsemalla Näytä tiedot näet luomasi kokoustilan tai laitteen postilaatikon.

    Valitsemalla Määritä ajoitusasetukset voit muuttaa sallittuja kokousaikoja ja varausvälejä.

    Kokoustilan ja laitteiden varausvaihtoehtojen muokkaaminen

  8. Valitse sitten Tallenna ja Sulje.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×