Kokousten ja osallistujien hallinta

Esittäjä voi hallita kokousta kokonaisvaltaisesti. Esittäjänä voit päättää, kuka kokoukseen voi osallistua ja missä mittakaavassa.

Kokoustietojen tarkasteleminen

Voit tarkastella kokouksen perustietoja vapaasti kokouksen aikana. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi

  • kokouksen nimi

  • kokouksen päivämäärä, alkamisaika ja päättymisaika

  • kokoustunnus

  • kokouskoodi

  • kokouskeskus

  • verkkosijainti (URL-osoite), jossa kokoukseen voi liittyä

  • puhelinneuvottelun soiton tiedot.

Kokouksen tietojen tarkasteleminen

  • Valitse pääkomentopalkista Kokous.

Kokouksen osallistujien hallinta

Voit tarkastella kokoukseen liittyneiden osallistujien luetteloa ja kohdistaa toimia yksittäisiin osallistujiin – esimerkiksi käynnistää heidän kanssaan keskusteluja. Voit myös tarkastella luettelon jokaisen osallistujan palauteväriä.

Voit halutessasi tuoda myös paikkajärjestyksen näkyviin ja tarkastella samoja tietoja kuvamuodossa. Tässä näkymässä ei kuitenkaan voi tehdä osallistujiin kohdistuvia toimia.

Kokouksen osallistujia voi seuloa tarkemmin kokouksen aloitussivulla.

Voit määrittää osallistujille osallistujaluettelon ja paikkajärjestyksen tarkasteluoikeudet.

Kokouksen osallistujaluettelon tarkasteleminen

  1. Valitse pääkomentopalkista Osallistujat.

  2. Valitse tarvittaessa Osallistujat-ruudusta Näytä ja valitse Luettelo.

Paikkajärjestyksen tarkasteleminen

  • Valitse Osallistujat-ruudusta Näytä ja valitse Järjestys.

Osallistujien käyttöoikeuksien hallinta

Kokouksen järjestäjä määrittää osallistujien oikeudet alustavasti. Esittäjä voi kuitenkin muuttaa seuraavia käyttöoikeuksia kaikkien osallistujien osalta:

  • Jos valitset Tulosta PDF-muotoon, osallistujat voivat tallentaa nykyisen resurssin omaan tietokoneeseensa Adobe Acrobat -tiedostona (PDF-tiedostona).

  • Jos valitset Tarkastele nykyistä sisältöä, osallistujat voivat tarkastella yhtä resurssia samalla kuin toista resurssia esitetään.

  • Jos valitset Kysy kysymyksiä, osallistujat voivat lähettää esittäjälle kysymyksiä ja vastaanottaa vastauksia. Osallistuja voi myös pyytää puheenvuoroa tai keskustelua "nostamalla kätensä".

  • Jos valitset Kommentoi nykyistä sisältöä, osallistujat voivat lisätä ryhmätyödiaan huomautuksia huomautustyökaluilla.

  • Jos valitset Näytä osallistujaluettelo, osallistujat voivat tarkastella kokoukseen osallistuvien henkilöiden luetteloa sekä kunkin osallistujan nykyistä palauteväriä.

  • Jos valitset Näytä osallistujakaavio, osallistujat voivat tarkastella kuvaksi pelkistettyä osallistujaluetteloa.

  • Jos valitset Keskustelu, osallistujat voivat käydä kahdenkeskisiä keskusteluita muiden osallistujien kanssa tai saada puheenvuoron esittäjältä.

  • Jos valitset Näytä pikkukuvat ja selaa nykyistä sisältöä, osallistujat voivat tarkastella ja selata nykyisen resurssin yksittäisiä dioja.

  • Jos valitset Luo uusia sivuja nykyiseen sisältöön, osallistujat voivat lisätä uuden dian nykyiseen resurssiin.

  • Jos valitset Valitse ja lisää sisältöä sisältöruudun avulla, osallistujat voivat hallita kokouksessa esitettävää sisältöä.

  • Jos valitset Monisteet-kohdasta Vain lataus palvelimesta, osallistujat voivat ladata monisteita, joita esittäjä ja muut osallistujat ovat toimittaneet saataville.

  • Jos valitset Monisteet-kohdasta Lataus palvelimesta ja palvelimeen, osallistujat voivat ladata monisteita palvelimeen tai palvelimesta. (Lataaminen palvelimeen edellyttää, että osallistuja käyttää Microsoft Windows -pohjaista asiakasta.)

  • Jos valitset Monisteet-kohdasta Ei käytettävissä, monisteet eivät ole käytettävissä kokousta varten.

  • Jos valitset Jaetut muistiinpanot -kohdasta Ei käytettävissä, jaetut muistiinpanot eivät ole käytettävissä kokousta varten.

  • Jos valitset Jaetut muistiinpanot -kohdasta Näytä, tallenna, osallistujat (lukuun ottamatta Live Meeting Web Access -osallistujia) voivat tarkastella kokouksen jaettuja muistiinpanoja ja tallentaa niiden kopion tietokoneisiinsa.

  • Jos valitset Jaetut muistiinpanot -kohdasta Näytä, tallenna, muokkaa, osallistujat (lukuun ottamatta Live Meeting Web Access -osallistujia) voivat osallistua jaettujen muistiinpanojen luomiseen ja tallentaa muistiinpanot tietokoneisiinsa.

Osallistujan käyttöoikeuksien muuttaminen

  1. Valitse pääkomentopalkista Osallistujat.

  2. Valitse Osallistujat-ruudusta Käyttöoikeudet.

  3. Tee haluamasi muutokset Osallistujan oikeudet -valintaikkunassa ja valitse OK.

Osallistujien ja esittäjien täydentävä kutsuminen

Jos haluat kutsua muita osallistujia kokoukseen, voit lähettää sähköpostikutsuja myös kokouksen aikana.

Uusien osallistujien kutsuminen kokoukseen

  1. Valitse pääkomentopalkista Kokous.

  2. Valitse Kokous-ruudusta Kutsu.

  3. Kirjoita seuraavat tiedot Sähköpostikutsujen lähettäminen -valintaikkunaan:

    • oma sähköpostiosoite

    • oma nimi

    • kaikkien sellaisten kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille on tarkoitus myöntää esittäjän oikeudet kokoukseen (käytä sähköpostiosoitteiden erottimena puolipistettä)

    • kaikkien sellaisten kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille on tarkoitus myöntää osallistujan oikeudet kokoukseen (käytä sähköpostiosoitteiden erottimena puolipistettä)

    • kutsuviestin teksti.

  4. Valitse Lähetä kutsut.

Kokouksen aloitussivun käyttäminen

Kokouksen aloitussivulla voit hallita kokouksen osallistujien saapumista. Tästä toiminnosta on hyötyä erityisesti suurissa kokouksissa.

Kokouksen aloitussivusta on esimerkiksi seuraavanlaista etua:

  • Odottamattomien osallistujien pääsystä voi päättää tapauskohtaisesti.

  • Kokouksen voi lukita siten, että myöhässä saapuneet eivät enää voi osallistua.

Kun kokouksen aloitussivua käytetään, ohjelma luo kokouksen luomishetkellä kokouksen aloitussivun URL-osoitteen. Kun järjestäjä järjestää kokouksen, hän voi määrittää, että kokouksen aloitussivun URL-osoite on yleisesti kaikkien sellaisten henkilöiden saatavilla, jotka eivät ole saaneet Live Meeting -kutsua. Tästä linkistä käyttäjä voi siirtyä kokouksen aloitussivulle ja odottaa siellä, kunnes myönnät (tai joku muu esittäjä myöntää) hänelle pääsyn kokoukseen.

Voit helpottaa kokouksen aloitussivun seuraamista määrittämällä, että jokaisesta aloitussivulle saapuvasta osallistujasta lähetetään ilmoitus konsoliisi.

Kokouksen aloitussivun käyttäminen edellyttää, että järjestäjä ottaa kokouksen aloitussivun käyttöön kokousta järjestäessään.

Kokouksen aloitussivun tarkasteleminen

  1. Valitse pääkomentopalkista Kokous.

  2. Valitse Kokous-ruudusta Aloitussivu.

Kokouksen aloitussivulle pääsyn myöntäminen osallistujalle

  1. Napsauta kokouksen aloitussivun Osallistujat-kohdassa sen osallistujan nimeä, jolle haluat myöntää pääsyn.

  2. Valitse Myönnä pääsy.

Kokouksen aloitussivun pääsyn automaattinen myöntäminen kaikille osallistujille

  • Valitse kokouksen aloitussivun Aloitussivun asetukset -kohdasta Myönnä pääsy automaattisesti kaikille aloitussivulla oleville osallistujille -valintaruutu.

Osallistujan pääsyn estäminen kokouksen aloitussivulle

  1. Napsauta kokouksen aloitussivun Osallistujat-kohdassa sen osallistujan nimeä, jonka pääsyn haluat estää.

  2. Valitse Estä pääsy.

Kokouksen aloitussivulle saapuvista osallistujista ilmoittavien ilmoitusten käyttäminen

  • Valitse kokouksen aloitussivun Aloitussivun asetukset -kohdasta Ilmoita aina, kun uusia osallistujia saapuu aloitussivulle -valintaruutu.

Kokouksen lukitseminen

  1. Valitse pääkomentopalkista Kokous.

  2. Valitse Kokous-ruudusta Lukitse.

Kokouksen lukituksen poistaminen

  1. Valitse pääkomentopalkista Kokous.

  2. Valitse Kokous-ruudusta Poista lukitus.

Kokouksen lopettaminen

Esittäjä voi poistua kokouksesta kahdella tavalla. Esittäjä voi joko sulkea Office Live Meeting Web Accessin ja antaa kokouksen jatkua ilman häntä tai lopettaa kokouksen kokonaan kaikilta osallistujilta.

Lähteminen kokouksesta kokousta lopettamatta

  1. Valitse pääkomentopalkista Kokous.

  2. Valitse Kokous-ruudusta Lopeta.

  3. Valitse Vahvista poistuminen kokouksesta -valintaikkunassa OK.

Kokouksen lopettaminen kaikilta osallistujilta

  1. Valitse pääkomentopalkista Kokous.

  2. Valitse Kokous-ruudusta Lopeta ja lopeta istunto.

  3. Valitse Vahvista istunnon lopettaminen -valintaikkunassa OK.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×