Kokouksen järjestäminen näytönlukuohjelman avulla Outlook 2016:ssa

Kokouksen järjestäminen näytönlukuohjelman avulla Outlook 2016:ssa

Lue ääneen -symboli ja teksti Näytönlukuohjelman sisältö. Tässä aiheessa kerrotaan näytönlukuohjelman käyttämisestä Officen kanssa

Tämä artikkeli on näytönlukuohjelmaa Office-tuotteiden kanssa käyttäville henkilöille ja kuuluu Officen Helppokäyttötoiminnot -sisältöjoukkoon. Yleisluontoisempia ohjeita on Office-tuen aloitussivulla.

Näppäimistön ja Windowsin sisäisen Lukija-näytönlukuohjelman avulla voit ajoittaa kokoukset muiden henkilöiden kanssa, tarkistaa, milloin kutsumasi henkilöt ovat käytettävissä, muuttaa kokoukset toistuvaksi tapahtumaksi, asettaa kokouksille muistutuksia ja pyytää vastauksia henkilöiltä, jotka kutsut Outlook 2016:een.

Huomautukset: 

  • Uusia Office 365 -ominaisuuksia julkaistaan Office 365 -tilaajille asteittain, joten ominaisuudet eivät ehkä vielä ole käytettävissä sovelluksessasi. Lisätietoja uusien ominaisuuksien saamisesta nopeammin on artikkelissa Milloin saan uusimmat ominaisuudet käyttööni Office 365:n Office 2016:ssa?.

  • Katso lisätietoja pikanäppäimistä artikkelista Outlookin pikanäppäimet.

  • Tässä ohjeaiheessa oletetaan, että käytät Windowsin omaa Lukija-näytönlukuohjelmaa. Lisätietoja Lukijan käytöstä on artikkelissa Lukijan käytön aloittaminen.

  • Tässä artikkelissa oletetaan, että käytät tätä sovellusta PC-tietokoneen kanssa. Jotkin siirtymis- ja eletoiminnot voivat olla erilaisia Windows-puhelimessa tai -tabletissa.

  • Tässä artikkelissa käsitellään myös JAWS-toiminnon käyttöä. Lisätietoja JAWS for Windowsista on JAWS for Windowsin pikaoppaassa.

Sisältö

Kokouksen ajoittaminen ja osallistujien kutsuminen

  1. Voit luoda kokouskutsun missä tahansa Outlook 2016:n osassa (kuten Sähköposti, Kalenteri tai Tehtävät) painamalla Ctrl+Vaihto+Q. Kokous-ikkuna avautuu ja kohdistus siirtyy kutsun Vastaanottaja-tekstikenttään ja kuulet viestin: ”Vastaanottaja, muokkaus”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Vastaanottaja, muokkaa”.

  2. Voit kutsua henkilöitä kokoukseen kirjoittamalla henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen, jos tiedät sen.

    Outlook etsii automaattisesti vastineita osoitteistosta. Voit selata ehdotuksia alanuolinäppäimellä. Kuulet nimet ja osoitteet siirtyessäsi.

    Vihje: Voit vahvistaa sähköpostiosoitteet käyttämällä haun Tarkista nimet -valintaikkunaa. Avaa Tarkista nimet -valintaikkuna painamalla Alt+H Kokous-välilehteen siirtymiseksi, paina sarkainta, kunnes kuulet ”Tarkista nimet -painike”, ja paina sitten Enter-näppäintä. Kohdistus siirtyy hakutulosten ensimmäiseen nimeen, ja kuulet nimen. Selaa luetteloa ylä- ja alanuolinäppäimillä, ja valitse sitten nimi ja osoite painamalla Enter-näppäintä.

  3. Voit selata ehdotettuja nimiä alanuolinäppäimellä. Voit valita nimen painamalla Enter-näppäintä.

  4. Voit siirtyä Aihe-tekstikenttään painamalla sarkainta. Kuulet viestin: ”Aihe, muokkaus”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Aihe, muokkaa”. Kirjoita sitten kokouksen aihe.

  5. Siirry Sijainti-tekstikenttään painamalla uudelleen sarkainta. Kuulet viestin: ”Sijainti muokattavissa, muokkaa”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Sijainti, muokkaa yhdistelmää”. Kirjoita sitten sijainti.

    Vihjeitä: Jos käytät Microsoft Exchange -tiliä, voit tarkistaa huoneiden varaustilanteen ja varata niitä Valitse huoneet: Kaikki huoneet -valintaikkunan kautta.

    • Voit siirtyä Huoneet…-painikkeeseen, kun kohdistus on Sijainti-ruudussa, painamalla sarkainta. Kuulet viestin: “Huoneet...-painike”.

    • Avaa Valitse huoneet -valintaikkuna painamalla Enter-näppäintä. Kohdistus siirtyy Haku-ruutuun ja kuulet viestin ”Valitse huoneet, Kaikki huoneet, Haku, Muokkaus”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Haku-sarake, muokkaa”.

    • Voit etsiä vapaana olevaa huonetta luettelossa painamalla alanuolinäppäintä siirtyäksesi luettelossa. Kuulet valitun huoneen nimen ja muita tietoja, kuten huoneen varaustilanteen ja puhelinnumeron.

    • Voit selata huoneluetteloa ylä- ja alanuolinäppäimillä. Jos haluat varata sillä hetkellä valittuna olevan huoneen kokoukselle, paina Enter-näppäintä.

    • Voit palauttaa kohdistuksen kutsuun painamalla uudelleen Enter-näppäintä. Kuulet kokouksen aiheen, jonka jälkeen kuulet viestin ”Huoneet...-painike”.

  6. Voit määrittää kokouksen keston painamalla sarkainta, kunnes kuulet viestin ”Aloituspäivä, muokkaus”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Aloituspäivä, muokkaa”, Oletusarvon mukaan tämä kenttä sisältää päivän ja päivämäärän, jona kokouskutsu luotiin.

    Vihje: Voit tarkistaa, milloin kutsumasi henkilöt ovat käytettävissä, ennen kuin tallennat tai lähetät kokouskutsun. Katso lisätietoja artikkelista Kutsumiesi henkilöiden käytettävyyden tarkistaminen.

    Kokouksen pituuden mukaan toimi jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Jos kokous kestää koko päivän, kirjoita kokouksen päivämäärä ja paina sitten sarkainta, kunnes kuulet viestin ”Ei valittu, Koko päivän tapahtuma -valintaruutu”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Koko päivän tapahtuma -valintaruutu, ei valittu”. Valitse valintaruutu painamalla välilyöntinäppäintä. Kuulet viestin: ”Valittu”.

    • Jos kokous ei kestä koko päivää, kirjoita kokouksen päivämäärä ja paina Enter-näppäintä. Kuulet viestin: ”Aloitusaika”. Kirjoita kokouksen aloitusaika ja paina sitten Enter-näppäintä.

      Kohdistus siirtyy Lopetusaika-tekstiruutuun ja kuulet viestin ”Lopetusaika”.

  7. Jos haluat määrittää kokouksen lopetusajan, kirjoita lopetusaika ja paina sitten Enter-näppäintä.

  8. Voit lähettää kokouskutsun painamalla Alt+S. Kohdistus siirtyy sillä hetkellä aktiiviseen ikkunaan.

Kutsumiesi henkilöiden käytettävyyden tarkistaminen

Kun olet antanut nimiä kokouskutsuun, voit tarkistaa, milloin kutsutut ovat käytettävissä.

  1. Paina Kokous-ikkunassa Alt+H ja avaa sitten Aikatauluavustaja painamalla U. Kuulet viestin: ”Kaikki osallistujat -luetteloruutu”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Luetteloruutu, kaikki osallistujat”.

  2. Paina sarkainta, kunnes kuulet viestin ”Vaihtoehdot-painike”, ja avaa sitten avattava Vaihtoehdot-valikko painamalla Enter-näppäintä. Kuulet viestin: ”Valikko”. Voit selata kohteita painamalla alanuolinäppäintä, kunnes kuulet viestin: ”Valitse automaattisesti, tiivistetty, valikkokohta”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Valitse automaattisesti -alivalikko”. Avaa sitten alivalikko painamalla Enter-näppäintä.

  3. Selaa alivalikkoa alanuolinäppäimellä. Kuulet vaihtoehdot siirtyessäsi, kuten ”Kaikki henkilöt ja resurssit” tai ”Kaikki henkilöt ja yksi resurssi”. Valitse haluamasi vaihtoehto painamalla Enter-näppäintä, kun kuulet haluamasi vaihtoehdon.

  4. Valitse automaattisesti valitsee seuraavan käytettävissä olevan ajan, joka vastaa valitsemaasi vaihtoehtoa. Kuulet Lukijassa ehdotetun päivämäärän ja ajan sekä kunkin osallistujan nimen ja käytettävyyden tilan, kuten ”Anna Lidman, vapaa”. Voit JAWSissa kuulla kunkin osallistujan käytettävyyden selaamalla osallistujien luetteloruutua.

  5. Valitse yksi näistä vaihtoehdoista:

    • Voit hyväksyä ajan ja lähettää kokouskutsun painamalla Alt+S.

    • Voit hyväksyä ajan ja palata kutsulomakkeeseen painamalla Alt+H, P, P. Voit halutessasi muokata kutsua selaamalla sarkaimella kutsukenttiä.

    • Voit palata Valitse automaattisesti -kohtaan ja etsiä toisen vaihtoehdon toistamalla edelliset vaiheet. Huomaa, että useimmissa tapauksissa kohdistus pysyy Vaihtoehdot-painikkeessa ja voit painaa Enter-näppäintä. Muussa tapauksessa paina sarkainta, kunnes kuulet viestin: ”Vaihtoehdot-painike”.

Kokouksen muuttaminen toistuvaksi tapahtumaksi

  1. Paina Kokous-kutsuikkunassa Alt+H ja avaa sitten Toistuvat tapaamiset -valintaikkuna painamalla E. Kuulet Lukijassa seuraavan viestin: ”Toistuvat tapaamiset. Aloita, muokkaus”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Toistuvat tapaamiset. Aloitussarake”. Kuulet myös kokouksen aloitusajan.

  2. Voit siirtää kohdistuksen Toistumiskaava-ryhmän kehykseen Toistuvat tapaamiset -valintaikkunassa painamalla sarkainta, kunnes kuulet sillä hetkellä valitun kaavan (”Päivittäin”, ”Viikoittain”, ”Kuukausittain” tai ”Vuosittain”).

  3. Voit siirtyä toistuvien kaavojen välillä ja valita sellaisen nuolinäppäimillä. Voit valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Päivä-vaihtoehdot

      Voit valita Päivittäin-vaihtoehdon painamalla Alt+D. Kuulet Lukijassa seuraavan viestin: ”Päivittäin”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Toistumiskaava, päivittäin”.

      • Joka arkipäivä

        Paina sarkainta ja siirrä sitten kohdistus Joka arkipäivä -vaihtoehtoon ja valitse se painamalla Alt+K. Kuulet viestin ”Joka arkipäivä”.

      • Muutaman päivän välein

        Voit siirtää kohdistuksen Joka-painikkeeseen painamalla Alt+V. Kuulet viestin ”Joka”. Voit siirtää kohdistuksen Päivät-tekstikenttään painamalla sarkainta. Kuulet viestin ”Joka, muokattava teksti”. Kirjoita päivien määrä (jos haluat esimerkiksi määrittää, että kokous pidetään joka toinen päivä, kirjoita 2). Paina sitten Enter-näppäintä.

    • Viikko-vaihtoehdot

      • Viikoittain

        Voit valita Viikoittain-vaihtoehdon painamalla Alt+W. Kuulet Lukijassa seuraavan viestin: ”Viikoittain”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Toistumiskaava, viikoittain”.

      • Muutaman viikon välein

        Valitse Viikoittain-vaihtoehto. Siirrä kohdistus Toista joka -tekstiruutuun painamalla sarkainta. Kuulet viestin ”Toista joka, muokattava teksti, viikko”. Kirjoita viikkojen määrä (jos haluat esimerkiksi, että kokous toistuu kolmen viikon välein, kirjoita 3).

    • Kuukausi-vaihtoehdot

      • Kuukausittain

        Voit valita Kuukausittain-vaihtoehdon painamalla Alt+M. Kuulet Lukijassa seuraavan viestin: ”Kuukausittain”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Toistumiskaava, kuukausittain”.

      • Muutaman kuukauden välein

        Valitse Kuukausittain-vaihtoehto. Voit määrittää kokousten toistumisen painamalla sarkainta kolmesti. Kuulet viestin: ”Päivä, muokattava teksti, joka, muokattava teksti, kuukausi”. Kirjoita kuukausien määrä (jos haluat esimerkiksi määrittää, että kokous toistuu kolmen kuukauden välein, kirjoita 3).

    • Vuosittain

      Voit valita Vuosittain-vaihtoehdon painamalla Alt+Y. Kuulet Lukijassa seuraavan viestin: ”Vuosittain”. JAWS antaa seuraavan viestin: ”Toistumiskaava, vuosittain”.

    Kun olet valinnut toistumisvaihtoehdot, voit sulkea Toistuvat tapaamiset -valintaikkunan painamalla sarkainta, kunnes kuulet ”OK-painike”. Paina sitten Enter-näppäintä.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kokouspyynnön lukeminen ja siihen vastaaminen näytönlukuohjelman avulla Outlook 2016:ssa

Outlookin pikanäppäimet

Sähköpostin pikanäppäimet Outlookissa

Perustoiminnot kalenterin käyttämiseksi näytönlukuohjelmalla Outlookissa

Laitteen määrittäminen toimimaan Office 365:n helppokäyttötoimintojen kanssa

Outlookissa siirtyminen helppokäyttötoimintojen avulla

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on toimintarajoite tai helppokäyttöisyyteen liittyviä kysymyksiä, saat teknistä apua ottamalla yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on saanut koulutusta monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käytöstä. Saat heiltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustolla.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×