Kokouksen järjestäminen esittäjänä

Microsoft Lync 2010 -asetusten avulla voit hallita osallistujia ja sisältöä ja järjestää tuottavan sekä häiriöttömän kokouksen.

Tärkeää:  Jos et ole kokouksen järjestäjä tai johtava esittäjä, huomioi, että monet näistä asetuksista vaikuttavat siihen, mitä muut näkevät, kuulevat ja tekevät. Esittäjien on syytä käyttää harkintaa asetuksia määrittäessään.

Valitse kohta, josta haluat lisätietoja

Kokouksen tallentaminen

Osallistujien hallinta

Osallistujaluettelon näyttäminen tai piilottaminen

Osallistujien vaimentaminen tai vaimennuksen poistaminen

Esittäjän tai osallistujan oikeuksien muuttaminen kokouksen aikana

Henkilöiden käyttöoikeuden hyväksyminen tai estäminen odotustilassa

Erillisen keskustelun aloittaminen vähintään yhden osallistujan kanssa

Muiden kutsuminen kokoukseen

Kokouksen sisällön käsitteleminen

Näyttämön näyttäminen tai piilottaminen

Sisällön lataaminen ja valmisteleminen ennen kokousta

Jo ladatun kokouksen sisällön näyttäminen

Ohjelman tai työpöydän jakaminen

PowerPoint-tiedoston lataaminen esitettäväksi

Liitteiden lataaminen osallistujien tarkasteltaviksi ja tallennettaviksi

Huomautuksen lisääminen PowerPoint-esitykseen tai luonnoslehtiöön

Luonnoslehtiön tai kyselyn lisääminen kokoukseen

Sisältöoikeuksien muokkaaminen

PowerPoint-esitysten ilmoitusten lisäämisoikeuksien muuttaminen

Kokouksen sisällön yksityisen tarkastelun oikeuksien määrittäminen

Kokouksen sisällön käyttöoikeuksien myöntämisen muuttaminen

Liitteiden tarkastelu- ja tallennusoikeuksien muuttaminen

Videon lisääminen kokoukseen

Kokouksen lopettaminen tai siitä poistuminen

Kokouksen tallentaminen

Voit tallentaa kokouksen seuraavasti:

  • Napsauta keskusteluikkunassa Lisää vaihtoehtoja -painiketta Lync 2010 -kokousikkunan Lisää vaihtoehtoja -painike ja valitse sitten Aloita tallentaminen.

Lisätietoja on kohdassa Tallennus ja toisto.

Sivun alkuun

Osallistujien hallinta

Voit suorittaa useimmat kokoushallintatehtävät napsauttamalla vähintään yhtä osallistujaluettelossa olevaa henkilöä hiiren kakkospainikkeella tai käyttämällä Henkilöasetukset-valikkoa Lyncin Henkilöasetukset-painike .

Osallistujaluettelon näyttäminen tai piilottaminen

  • Valitse keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikko ja sitten Näytä osallistujaluettelo.

Osallistujaluettelo kannattaa pitää näkyvissä kokouksen aikana, jotta voit seurata läsnäolijoita, puhumisvuoroja ja mahdollisia ääni- tai jakamisongelmia osallistujilla. Osallistujaluettelo on kuitenkin ehkä piilotettava esimerkiksi pitkän pikaviestikeskustelun tarkistamiseksi.

Osallistujien vaimentaminen tai vaimennuksen poistaminen

  • Tee jokin seuraavista toimista:

    • Jos haluat hallita vähintään yhden henkilön ääntä, napsauta osallistujaluettelossa olevia nimiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Vaimenna tai Poista vaimennus.

    • Voit vaimentaa kaikki kokouksessa olijat tai poistaa heidän vaimennuksensa valitsemalla Henkilöasetukset-valikon ja sitten Vaimenna osallistujat.

      Vihje:  Käytä tätä vaihtoehtoa suuressa kokouksessa, kun liian moni vaimentamaton osallistuja aiheuttaa häiriöitä ääneen.

Esittäjän tai osallistujan oikeuksien muuttaminen kokouksen aikana

  • Tee jokin seuraavista toimista:

    • Napsauta vähintään yhtä osallistujaa osallistujaluettelossa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Aseta esittäjäksi tai Aseta osallistujaksi asianmukaisesti.

    • Valitse Henkilöasetukset-valikko ja sitten Tee jokaisesta osallistuja.

      Vihje:  Valitse tämä asetus, jos esittäjiä on niin paljon, että määrä häiritsee kokouksen kulkua.

Henkilöiden käyttöoikeuden hyväksyminen tai estäminen odotustilassa

  • Tee osallistujaluettelossa jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Odotustila-kohdassa Hyväksy kaikki tai Estä kaikki.

    • Valitse kunkin henkilön nimen vierestä Hyväksy tai Estä asianmukaisesti.

Erillisen keskustelun aloittaminen vähintään yhden osallistujan kanssa

  • Valitse osallistujaluettelosta vähintään yksi henkilö, napsauta valittuja nimiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten haluamasi yhteystietoasetus.

Muiden kutsuminen kokoukseen

Voit kutsua muita Lync 2010:n avulla seuraavasti:

  1. (Valinnainen) Voit muuttaa kutsuttavien henkilöiden käyttö- tai esittäjäasetuksia keskusteluikkunassa napsauttamalla Liittymistiedot ja kokousasetukset -linkkiä, napsauttamalla Kokousasetukset-painiketta ja muuttamalla sitten kokousasetuksia tarvittavalla tavalla. Lisätietoja on kohdassa Kokousasetusten muuttaminen kokouksen aikana.

  2. Valitse keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikko ja valitse sitten Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla.

  3. Anna puhelinnumero ja valitse vähintään yksi aiemmin määritetty yhteystieto tai etsi yhteystietoa.

  4. Valitse OK, niin kutsuttavat henkilöt saavat ilmoituksen, jossa heitä pyydetään liittymään kokoukseen.

Voit kutsua muita lähettämällä sähköpostia seuraavasti:

  1. Valitse keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikko ja valitse sitten Kutsu sähköpostitse.

  2. (Valinnainen) Voit muuttaa kutsuttavien henkilöiden käyttö- ja esittäjäasetuksia valitsemalla kokouskutsusta Kokousasetukset. Lisätietoja on kohdassa Kokous- tai neuvottelupuheluasetusten määrittäminen.

Sivun alkuun

Kokouksen sisällön käsitteleminen

Lyncissä kokouksen sisältö näkyy osallistujaluettelon oikealla puolella alueella, jota kutsutaan näyttämöksi. Jos olet parhaillaan esittämässä, voit käsitellä Microsoft PowerPoint -esityksiä, luonnoslehtiöitä ja kokouskyselyitä tällä alueella. Kun jaat ohjelman tai työpöydän, kaikki muut kokouksessa olevat näkevät näyttämöltä, mitä jaat.

Näyttämön näyttäminen tai piilottaminen

  • Valitse keskusteluikkunassa Jaa ja sitten Näytä näyttämö.

Sisällön lataaminen ja valmisteleminen ennen kokousta

  1. Avaa ennen kokousta Microsoft Outlookin kalenterista ajoitetun kokouksen kutsu ja valitse sitten Liity online-kokoukseen.

  2. Tee jompikumpi tai molemmat seuraavista toimista keskusteluikkunassa:

    • Valitse Jaa-valikko, jos haluat ladata PowerPoint-esityksen, lisätä luonnoslehtiön tai luoda uuden kyselyn.

    • Lataa tiedosto napsauttamalla Lisää liitteitä tai näytä ne -painiketta Lyncin Lisää liitteitä tai näytä ne -painike online-kokouksissa .

Lisätietoja on jäljempänä tässä osiossa kohdissa PowerPoint-tiedoston lataaminen esitettäväksi ja Liitteiden lataaminen osallistujien tarkasteltaviksi ja tallennettaviksi.

Jo ladatun kokouksen sisällön näyttäminen

  • Valitse keskusteluikkunassa Jaa, osoita kohtaa Viimeaikainen sisältö ja valitse sitten sisältö, jonka haluat näyttää.

Ohjelman tai työpöydän jakaminen

PowerPoint-tiedoston lataaminen esitettäväksi

  1. Valitse keskusteluikkunassa Jaa-valikko ja valitse sitten PowerPoint-esitys.

  2. Valitse lisättävä tiedosto ja sitten Lataa.

Liitteiden lataaminen osallistujien tarkasteltaviksi ja tallennettaviksi

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Lisää liitteitä tai näytä ne -painiketta.

  2. Valitse Liitteet-valintaikkunassa liitteiden lisäysvaihtoehto.

  3. Valitse lisättävä tiedosto ja sitten Lataa.

Huomautuksen lisääminen PowerPoint-esitykseen tai luonnoslehtiöön

  • Valitse haluamasi huomautustyökalu huomautustyökalurivin vasemmassa alakulmassa olevalta näyttämöltä.

Sinä tai kuka tahansa kokoukseen osallistuva voi lisätä huomautuksen luonnoslehtiöön tai PowerPoint-diaan seuraavilla tavoilla:

  • Käyttämällä Laserosoitin-työkalua, joka on värillinen, nimelläsi merkitty piste

  • Lisäämällä viivoja tai muotoja

  • Lisäämällä tekstiä

  • Piirtämällä tai korostamalla Kynä-työkalulla

  • Lisäämällä nuolileiman, valintamerkkileiman tai X-leiman

  • Lisäämällä grafiikkatiedoston

Lisätietoja huomautustyökaluista on kohdassa Yhteistyö luonnoslehtiössä.

Huomautus:  Huomautustyökalut ovat käytettävissä vain sisällölle, joka esitetään näyttämöllä. Jos jaat työpöydän tai ohjelman, muiden on pyydettävä lupaa ennen muutosten tekemistä jaettavaan sisältöön.

Luonnoslehtiön tai kyselyn lisääminen kokoukseen

  • Valitse keskusteluikkunassa Jaa ja sitten Uusi luonnoslehtiö tai Uusi kysely.

Lisätietoja on kohdissa Yhteistyö luonnoslehtiössä ja Kyselyn laatiminen.

Sisältöoikeuksien muokkaaminen

Oletusarvon mukaan vain esittäjät voivat lisätä huomautuksia PowerPoint-esityksiin, siirtyä yksityisesti omaan tahtiin näyttämissäsi PowerPoint-dioissa ja vaihtaa yksityisesti toiseen kohteeseen sisältöluettelossa. Kaikki osallistujat voivat tarkastella ja tallentaa liitteitä. Voit muuttaa näitä oletusasetuksia seuraavien ohjeiden mukaisesti.

PowerPoint-esitysten ilmoitusten lisäämisoikeuksien muuttaminen

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Liittymistiedot ja kokousasetukset -linkkiä.

  2. Napsauta Liittymistiedot ja kokousasetukset -valintaikkunassa Kokousasetukset-painiketta.

  3. Muuta Online-kokouksen asetukset -valintaikkunassa Oikeudet-kohdassa Huomautusten lisääminen esityksiin -asetukseksi Vain esittäjät tai Ei mitään.

Kokouksen sisällön yksityisen tarkastelun oikeuksien määrittäminen

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Liittymistiedot ja kokousasetukset -linkkiä.

  2. Napsauta Liittymistiedot ja kokousasetukset -valintaikkunassa Kokousasetukset-painiketta.

  3. Muuta Online-kokouksen asetukset -valintaikkunassa Oikeudet-kohdassa Näytä yksityisesti -asetukseksi Kaikki tai Ei mitään.

Huomautus:  Jaettuja työpöytiä ja ohjelmia ei voi tarkastella yksityisesti.

Kokouksen sisällön käyttöoikeuksien myöntämisen muuttaminen

Oletusarvon mukaan vain esittäjillä on laajennetut oikeudet kokouksen sisältöön. Voit muuttaa tätä asetusta seuraavasti:

  • Napsauta Yhteystiedot-luettelossa muutettavan kohteen vieressä olevaa nuolta, osoita kohtaa Määritä käytettäväksi seuraaville ja valitse sitten Järjestäjä tai Kaikki.

Kun valitset Kaikki-vaihtoehdon, kaikki kokoukseen osallistuvat voivat hallita PowerPoint-esityksiä, luonnoslehtiöitä ja kyselyjä seuraavilla tavoilla:

  • Paikallisen kopion tallennus huomausten kanssa tai ilman

  • Tarkasteltavan sisällön muuttaminen kokouksen näyttämöllä

  • Sisällön nimeäminen uudelleen tai poistaminen

  • Laajennettujen käyttöoikeuksien myöntäminen kaikille kokouksen sisältöön

Liitteiden tarkastelu- ja tallennusoikeuksien muuttaminen

Oletusarvon mukaan kaikki kokoukseen osallistuvat voivat tallentaa ja tarkastella kokouksen liitteitä. Voit muuttaa tätä asetusta seuraavasti:

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Lisää liitteitä tai näytä ne -painiketta Lyncin Lisää liitteitä tai näytä ne -painike online-kokouksissa .

  2. Napsauta muutettavan sisällön oikealla puolella olevaa nuolta, osoita kohtaa Määritä käytettäväksi seuraaville ja valitse sitten Järjestäjä tai Esittäjät.

Sivun alkuun

Videon lisääminen kokoukseen

Voit lisätä videokuvan kokoukseen seuraavasti:

  • Valitse keskusteluikkunassa Video.

Huomautus:  Jos olet liittynyt kokoukseen puhelimitse, voit katsoa videota mutta et näyttää omaasi.

Sivun alkuun

Kokouksen lopettaminen tai siitä poistuminen

Voit lopettaa kokouksen tai poistua siitä tekemällä jommankumman seuraavista toimista:

  • Jos haluat poistua kokouksesta niin, että se pysyy edelleen käynnissä, sulje keskusteluikkuna.

  • Voit lopettaa kokouksen ja poistua siitä valitsemalla keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikon Lyncin Henkilöasetukset-painike ja valitsemalla sitten Lopeta ja poistu kokouksesta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×