Kokouksen järjestäminen esittäjänä

Lync Onlinen osallistuja- ja sisällönhallinta-asetusten avulla voit järjestää tuotteliaan ja häiriöttömän kokouksen.

Tärkeää:  Jos et ole kokouksen järjestäjä tai pääesittäjä, muista, että monet näistä asetuksista vaikuttavat siihen, mitä muut voivat nähdä, kuulla tai tehdä kokouksessa. Muista esittäjänä ottaa nämä seikat huomioon.

Artikkelin sisältö

Osallistujien hallinta

Osallistujaluettelon näyttäminen tai piilottaminen

Osallistujien vaimentaminen ja vaimennuksen poistaminen

Esittäjän ja osallistujan oikeuksien muuttaminen kokouksen aikana

Odotustilassa olevien henkilöiden sisäänpääsyn hyväksyminen tai estäminen

Erillisen keskustelun aloittaminen vähintään yhden osallistujan kanssa

Muiden henkilöiden kutsuminen kokoukseen

Kokouksen sisällön käsitteleminen

Sisällön lataaminen ja valmisteleminen ennen kokousta

Kokouksen ladatun sisällön näyttäminen

Ohjelman tai työpöydän jakaminen

Esityksen PowerPoint-tiedoston lataaminen

Osallistujien tarkasteltaviksi ja tallennettaviksi tarkoitettujen liitteiden lataaminen

Huomautusten lisääminen PowerPoint-esitykseen tai luonnoslehtiöön

Luonnoslehtiön tai kyselyn lisääminen kokoukseen

Näyttämön näyttäminen tai piilottaminen

Sisällön käyttöoikeuksien muokkaaminen

PowerPoint-esityksiin huomautuksia lisäävien henkilöiden muuttaminen

Kokouksen sisällön yksityisesti näkevien henkilöiden hallinta

Kokouksen sisällön käyttöoikeuksien muuttaminen

Liitteiden tarkastelu- ja tallennusoikeuksien muuttaminen

Videon lisääminen kokoukseen

Kokouksen lopettaminen ja siitä poistuminen

Kokouksen lopettaminen ja siitä poistuminen

Kokouksesta poistuminen niin, että se jatkuu

Osallistujien hallinta

Voit suorittaa useimpia kokouksen hallintatehtäviä napsauttamalla osallistujaluettelossa vähintään yhden henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella tai käyttämällä Henkilöasetukset-valikkoa Lyncin Henkilöasetukset-painike .

Osallistujaluettelon näyttäminen tai piilottaminen

  • Valitse keskusteluikkunassa Henkilöasetukset-valikko ja valitse sitten Näytä osallistujaluettelo.

Osallistujaluetteloa kannattaa pitää näkyvillä kokouksen aikana, jolloin voit helposti seurata, kuka osallistuu kokoukseen, kuka puhuu ja kenellä on mahdollisesti ongelmia äänen tai jakamisen kanssa. Voit kuitenkin joutua piilottamaan osallistujaluettelon, jos esimerkiksi luet pitkää pikaviestikeskustelua.

Osallistujien vaimentaminen ja vaimennuksen poistaminen

  • Voit hallita henkilöiden ääniosuutta napsauttamalla henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Vaimenna tai Poista vaimennus.

    Tärkeää:  Voit vaimentaa Lyncin ääniominaisuutta käyttäviä osallistujia ja poistaa heidän vaimennuksensa. Et voi vaimentaa niitä osallistujia tai poistaa niiden osallistujien vaimennusta, jotka ovat liittyneet kokouksen ääniosuuteen puhelimella. Tämä koskee siis niitä, jotka ovat käyttäneet Lyncin soita minulle -ominaisuutta saadakseen soiton Lync-kokouksesta tai jotka ovat soittaneet itse kokoukseen. (Puhelimen kautta yhdistetyt henkilöt voivat käyttää ääniominaisuuksien äänitaajuuskomentoja, kuten vaimennusta ja sen poistamista valitsemalla *1 puhelimen näppäimistöllä.)

Esittäjän ja osallistujan oikeuksien muuttaminen kokouksen aikana

  • Tee jokin seuraavista:

    • Napsauta osallistujaluettelossa vähintään yhtä osallistujaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Aseta esittäjäksi tai Aseta osallistujaksi.

    • Napsauta Henkilöasetukset-valikkoa ja valitse Tee jokaisesta osallistuja.

      Vihje:  Valitse tämä asetus, kun esittäjiä on niin paljon, että se häiritsee kokouksen sujuvuutta.

Odotustilassa olevien henkilöiden sisäänpääsyn hyväksyminen tai estäminen

Odotustila on käytettävissä vain osallistujille, jotka liittyvät kokoukseen VoIP-puhelun kautta. Puhelimella kokoukseen soittavat osallistujat ohittavat odotustilan.

  • Voit hyväksyä tai estää odotustilassa olevien henkilöiden sisäänpääsyn seuraavasti:

    • Valitse osallistujaluettelon Odotustila-kohdassa Hyväksy kaikki tai Estä kaikki.

    • Valitse osallistujaluettelossa kunkin henkilön nimen vieressä Hyväksy tai Estä.

Erillisen keskustelun aloittaminen vähintään yhden osallistujan kanssa

  • Valitse osallistujaluettelossa vähintään yksi henkilö, napsauta henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten haluamasi yhteystapa.

Muiden henkilöiden kutsuminen kokoukseen

Voit kutsua muita henkilöitä Lync Onlinen avulla seuraavasti.

  1. (Valinnainen) Voit muuttaa kutsuttavien henkilöiden käyttöoikeus- tai esittäjäasetuksia seuraavasti:

    • Valitse Lync Online -kokouksessa tai ryhmäkeskusteluikkunassa Liittymistiedot ja kokousasetukset.

    • Napsauta Liittymistiedot ja kokousasetukset -valintaikkunassa Kokousasetukset-painiketta.

    • Muuta kokousasetuksia tarvittaessa. Lisätietoja on artikkelissa Kokousasetusten muuttaminen kokouksen aikana.

  2. Napsauta Henkilöasetukset-valikkoa ja valitse Kutsu nimellä tai puhelinnumerolla.

Voit kutsua muita henkilöitä lähettämällä sähköpostiviestin seuraavasti:

  1. Napsauta Henkilöasetukset-valikkoa ja valitse Kutsu sähköpostitse.

  2. (Valinnainen) Voit muuttaa kutsuttavien henkilöiden käyttöoikeus- tai esittäjäasetuksia valitsemalla kokouskutsussa Kokousasetukset. Lisätietoja on artikkelissa Online-kokousasetusten määrittäminen.

Sivun alkuun

Kokouksen sisällön käsitteleminen

Lync Onlinessa kokouksen sisältö näkyy osallistujaluettelon oikealla puolella olevalla näyttämö-alueella. Jos olet aktiivinen esittäjä, käsittelet Microsoft PowerPoint -esityksiä, luonnoslehtiöitä ja kokouskyselyjä tällä alueella. Kun jaat ohjelman tai työpöydän, kaikki kokouksen osallistujat näkevät näyttämöllä jakamasi tiedot.

Sisällön lataaminen ja valmisteleminen ennen kokousta

Toimi ennen kokousta seuraavasti:

  1. Avaa Microsoft Outlookin viestintä- ja yhteistyöohjelmien Kalenterissa ajoittamasi kokouksen kutsu ja valitse sitten Liity online-kokoukseen.

  2. Tee keskusteluikkunassa molemmat tai jompikumpi seuraavista:

    • Valitse Jaa-valikko, jos haluat jakaa työpöydän tai ohjelman, ladata PowerPoint-esityksen, lisätä luonnoslehtiön tai luoda uuden kyselyn.

    • Lataa tiedosto napsauttamalla Lisää tai tarkastele liitteitä -painiketta

Lisätietoja on jäljempänä tämän artikkelin kyseistä aihetta käsittelevässä kohdassa.

Kokouksen ladatun sisällön näyttäminen

  • Valitse kokousikkunassa Jaa, osoita kohtaa Viimeaikainen sisältö ja valitse sitten näytettävä sisältö.

Ohjelman tai työpöydän jakaminen

Esityksen PowerPoint-tiedoston lataaminen

  1. Valitse kokousikkunassa Jaa ja valitse sitten PowerPoint-esitys.

  2. Valitse lisättävät tiedostot ja valitse sitten Lataa. Lisätietoja on artikkelissa PowerPoint-esityksen pitäminen.

Osallistujien tarkasteltaviksi ja tallennettaviksi tarkoitettujen liitteiden lataaminen

Voit ladata tiedoston, jonka kopion osallistujat voivat tallentaa tietokoneisiinsa, seuraavasti:

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Add or view attachments (Lisää tai tarkastele liitteitä) -painiketta.

  2. Valitse Liitteet-valintaikkunassa Lisää liitteitä.

  3. Valitse lisättävä tiedosto ja valitse sitten Lataa.

Huomautusten lisääminen PowerPoint-esitykseen tai luonnoslehtiöön

  • Napsauta kokousikkunan huomautusten lisäämistyökalurivin vasemmassa alakulmassa haluamaasi huomautusten lisäämistyökalua.

Voit muiden kokouksen osallistujien kanssa lisätä huomautuksia luonnoslehtiöön tai PowerPoint-diaan seuraavilla tavoilla:

  • Laserosoittimen käyttäminen (nimelläsi merkitty värillinen piste)

  • Viivojen tai muotojen lisääminen

  • Tekstin lisääminen

  • Piirtäminen tai korostaminen kynällä

  • Nuoli-, valintamerkki- tai X-leiman lisääminen

  • Grafiikkatiedoston lisääminen

Lisätietoja huomautusten lisäämistyökaluista on kohdassa Yhteistyö luonnoslehtiössä.

Huomautus:  Huomautusten lisäämistyökalut eivät ole käytettävissä jaetussa sisällössä. Jos jaat työpöydän tai ohjelman, muiden on pyydettävä lupaa ennen kuin he voivat tehdä muutoksia jaettavaan sisältöön.

Luonnoslehtiön tai kyselyn lisääminen kokoukseen

  • Valitse kokousikkunassa Jaa ja valitse sitten Uusi luonnoslehtiö tai Uusi kysely.

Lisätietoja on artikkeleissa Yhteistyö luonnoslehtiössä ja Kyselyn järjestäminen.

Näyttämön näyttäminen tai piilottaminen

  • Valitse keskusteluikkunassa Jaa ja valitse sitten Näytä näyttämö.

Sivun alkuun

Sisällön käyttöoikeuksien muokkaaminen

Voit muuttaa jaetun sisällön käyttöoikeuksia.

PowerPoint-esityksiin huomautuksia lisäävien henkilöiden muuttaminen

  1. Valitse keskusteluikkunassa Liittymistiedot ja kokousasetukset.

  2. Napsauta Liittymistiedot ja kokousasetukset -valintaikkunassa Kokousasetukset-painiketta.

  3. Muuta Online-kokouksen asetukset -valintaikkunan Oikeudet-kohdassa Huomautusten lisääminen esityksiin -asetus Vain esittäjät-, Kaikki- tai Ei kukaan -asetukseksi.

Kokouksen sisällön yksityisesti näkevien henkilöiden hallinta

Muut esittäjät voivat oletusarvoisesti tarkastella kokouksen sisältöä yksityisesti ilman, että se vaikuttaa muiden osallistujien kokouksessa näkemään sisältöön. Muut esittäjät voivat selata PowerPoint-esityksesi dioja omaan tahtiinsa tai siirtyä toiseen sisältöluettelon kohteeseen.

Voit muuttaa kokouksessa yksityisesti näytettävän sisällön asetuksia seuraavasti:

  1. Valitse keskusteluikkunassa Liittymistiedot ja kokousasetukset.

  2. Napsauta Liittymistiedot ja kokousasetukset -valintaikkunassa Kokousasetukset-painiketta.

  3. Muuta Online-kokouksen asetukset -valintaikkunan Oikeudet-kohdassa Näytä yksityisesti -asetus Vain esittäjät-, Kaikki- tai Ei kukaan -asetukseksi.

Huomautus:  Jaettuja työpöytiä tai ohjelmia ei voi katsella yksityisesti.

Kokouksen sisällön käyttöoikeuksien muuttaminen

Vain esittäjät voivat oletusarvoisesti käyttää kokouksen sisältöä. Voit muuttaa asetusta seuraavasti:

  • Napsauta sisältöluettelossa muutettavan kohteen vieressä olevaa nuolta, osoita kohtaa Make Available To (Määritä käytettäväksi seuraaville) ja valitse sitten Järjestäjät, Esittäjät tai Kaikki.

Kun valitset Esittäjät tai Kaikki, kyseisten luokkien henkilöt voivat hallita PowerPoint-esityksiä, luonnoslehtiöitä ja kyselyjä seuraavilla tavoilla:

  • Paikallisen kopion tallentaminen huomautusten kanssa tai ilman huomautuksia

  • Kokousikkunan tarkasteltavan sisällön muuttaminen

  • Sisällön nimeäminen uudelleen tai poistaminen

  • Kokouksen sisällön laajojen käyttöoikeuksien myöntäminen kaikille

Liitteiden tarkastelu- ja tallennusoikeuksien muuttaminen

Kaikki kokouksen osallistujat voivat oletusarvoisesti tallentaa ja tarkastella kokouksen liitteitä. Voit muuttaa asetusta seuraavasti:

  1. Napsauta keskusteluikkunassa Add or view attachments (Lisää tai tarkastele liitteitä) -painiketta.

  2. Napsauta muutettavan sisällön oikealla puolella olevaa nuolta, osoita kohtaa Make Available To (Määritä käytettäväksi seuraaville) ja valitse sitten Järjestäjät, Esittäjät tai Kaikki.

Sivun alkuun

Videon lisääminen kokoukseen

Voit lisätä videon kokoukseen seuraavasti:

  • Valitse keskusteluikkunassa Video.

Sivun alkuun

Kokouksen lopettaminen ja siitä poistuminen

Voit joko lopettaa kokouksen ja katkaista kaikkien yhteyden tai sulkea ikkunan ja antaa muiden jatkaa kokousta.

Kokouksen lopettaminen ja siitä poistuminen

  • Valitse kokousikkunassa Henkilöasetukset ja valitse sitten Poista kaikki ja lopeta kokous. Ikkuna sulkeutuu ja kaikkien osallistujien, myös soittaneiden osallistujien, yhteys kokoukseen katkaistaan.

Lopeta kokous -painike

Kokouksesta poistuminen niin, että se jatkuu

  • Sulje keskustelu- tai kokousikkuna. Muiden yhteys säilyy ja he voivat jatkaa kokousta.

    Tärkeää:  On suositeltavaa käyttää Poista kaikki ja lopeta kokous -asetusta, jotta vältät äänineuvottelun palveluntarjoajan lisämaksut, jos osallistujat unohtavat sulkea ääniyhteyden. Voit halutessasi kuitenkin antaa osallistujien jatkaa Lync-kokousta ilman sinua.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×