Kokouksen järjestäminen

Voit lähettää kokouspyynnön yhdelle tai useammalle henkilölle. Outlook seuraa, ketkä hyväksyvät pyynnön ja varaa kalenteriin ajan kokoukselle. Kun luot kokouspyynnön, voit lisätä liitteitä, määrittää sijainnin ja valita kokoukselle parhaan ajankohdan ajoitustoiminnon avulla.

Mitä haluat tehdä?

Kun ajoitat uuden kokouksen, voit määrittää kokoukselle aiheen, valita osallistujat sekä määrittää kokoukselle ajankohdan ja paikan. Kokouspyyntöjesi vastaukset näkyvät myös Saapuneet-kansiossasi.

  1. Tee Aloitus-välilehden Uusi-ryhmässä jokin seuraavista:

    • Valitse Saapuneet-kansiostaUudet kohteet > Uusi kokous.

      Ajoita kokous valitsemalla Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä ensin Uudet kohteet ja sitten Kokous.

    • Valitse kalenterissa Uusi kokous.

      Valintanauhan Uusi kokous -komento

    Vihje: Voit luoda uuden kokouspyynnön myös käyttämällä pikanäppäintä Ctrl+vaihto+Q.

  2. Voit lisätä osallistujat Vastaanottaja-ruutuun.

    Huomautus: Voit myös lisätä (tai poistaa) osallistujia, kun käytät ajoitustoimintoaNäytä-ryhmän Kokous-välilehdessä.

  3. Ilmoita vastaanottajille Aihe-ruudussa, mitä kokous käsittelee.

  4. Sijainti-ruudun avulla voit ilmoittaa vastaanottajille, missä kokous pidetään.

    Vihje: Jos käytössäsi on Microsoft Exchange -tili, tarkista huoneiden käytettävyys ja varaa tila valitsemalla Huoneet.

  5. Valitse jokin seuraavista:

    • Jos haluat määrittää tietyn alkamis- ja päättymisajan, valitse Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloista kokouksen alkamis- ja päättymisajat.

    • Jos kyseessä on koko päivän tapahtuma, valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu. Tällöin tapahtuma näkyy 24 tunnin tapahtumana keskiyöstä keskiyöhön.

    Huomautus:  Jos haluat ajoittaa kokouksia toisen aikavyöhykkeen mukaan, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  6. Kirjoita kokouspyynnön viestikenttään tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

    Vihje: Voit myös liittää tiedoston. Valitse Lisää-välilehdessä Liitä tiedosto ja valitse sitten kokouspyyntöön lisättävä tiedosto.

  7. Valitse Ajoitustoiminto. Exchange-tilin ajoitustoiminto auttaa löytämään parhaan kokousajan analysoimalla milloin vastaanottajat ja kokousresurssit, kuten kokoustilat, ovat käytettävissä.

    Vihje: Jos et käytä Exchange-tiliä, valitse Ajoittaminen.

  8. Valitse jokin seuraavista:

    • Valitse Lisää osallistujia ja kirjoita vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet tai resurssien nimet (puolipisteillä erotettuina) Pakollinen-, Valinnainen- tai Resurssit-ruutuihin.

      Vihje: Jos et käytä Exchange-tiliä, valitse Lisää muita > Lisää osoitteistosta.

    • Kirjoita hakukenttään mahdollisen osallistujan nimi, valitse Siirry, valitse nimi tulosluettelosta ja valitse sitten Pakollinen, Valinnainen tai Resurssit.

    Huomautukset: 

    • Pystyviivat edustavat kokouksen alkamis- ja päättymisaikoja. Voit määrittää uuden alkamis- ja päättymisajan napsauttamalla ja vetämällä viivoja.

    • Exchange-tileissä osallistujien käytettävyys näkyy vapaa/varattu-ruudukossa. Kokouksen alkamisaika näkyy vihreänä pystyviivana. Kokouksen päättymisaika näkyy punaisena pystyviivana.

      Outlookin vapaa/varattu-ruudukko

  9. Exchange-tilien Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudussa on ehdotuksia kokouksen parhaista ajankohdista (joka sopii useimmille osallistujille). Valitse kokousaika napsauttamalla ajankohtaehdotusta Kokoushuoneiden hakutoiminto -ruudun Ehdotetut ajat -kohdassa tai valitse jokin ajankohta vapaiden ja varattujen aikojen ruudukosta.

  10. Kun olet lisännyt osallistujat, palaa valintanauhan kokouspyyntöön valitsemalla Tapaaminen.

    Huomautus: Kun olet asettanut kokousajan etkä halua määrittää kokousta toistuvaksi, valitse Lähetä tai Tapaaminen, jos haluat lisätä tietoja kokouksen leipätekstiin.

  11. Valitse jokin seuraavista:

    • Jos et halua tehdä tapaamisesta toistuvaa kokousta, valitse Lähetä.

    • Jos haluat tehdä tapaamisesta toistuvan kokouksen, siirry kohtaan Kokouksen muuttaminen toistuvaksi.

  1. Valitse Tapaaminen > Toistuva tapahtuma.

    Valintanauhan Toistuminen-komento

    Huomautus: Voit ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti pikanäppäimellä Ctrl+G.

  2. Valitse ensin haluamasi toistumisasetukset ja sitten OK.

    Huomautus: Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Kokoussarja‑välilehdeksi.

  3. Lähetä kokouspyyntö valitsemalla Lähetä.

Mitä haluat tehdä?

  1. Valitse Tiedosto-valikossa Uusi ja valitse sitten Kokouspyyntö.

    Huomautus: Voit luoda uuden kokouspyynnön käyttämällä pikanäppäintä Ctrl+vaihto+Q.

  2. Kirjoita Aihe-ruutuun kuvaus.

  3. Kirjoita Sijainti-ruutuun kuvaus tai valitse Huoneet, jos haluat, että Microsoft Exchange valitsee jonkin automaattisessa ajoituksessa käytettävissä olevista huoneista.

  4. Valitse Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloista kokouksen alkamisaika ja päättymisaika. Jos kyseessä on koko päivän tapahtuma, valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

    Koko päivän tapahtuma on 24-tuntinen tapahtuma, joka kestää keskiyöstä keskiyöhön.

    Huomautus: Kokousten ajoitukseen käytetään oletusarvoisesti tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa kokouksia toisen aikavyöhykkeen mukaan, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  5. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa, liitä tiedostoja tai luo kokoustyötila.

    Lisätietoja kokoustyötiloista on Katso myös -osassa.

  6. Valitse Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Aikatauluavustaja.

    Ajoitustoiminto auttaa löytämään parhaan ajan kokoukselle.

  7. Valitse Lisää muita ja valitse sitten Lisää osoitteistosta.

  8. Kirjoita Valitse osallistujat ja resurssit -valintaikkunan hakukenttään kokoukseen kutsuttavan henkilön tai resurssin nimi. Jos teet haun käyttämällä Lisää sarakkeita -vaihtoehtoa, valitse Siirry.

  9. Valitse nimi hakutulosten luettelosta, valitse Pakollinen, Valinnainen tai Resurssit ja valitse sitten OK.

    Pakollinen- ja Valinnainen-vaihtoehdolla merkityt osallistujat lisätään Vastaanottaja-ruutuun Kokous-välilehdessä ja Resurssit näkyvät Sijainti-ruudussa.

    Osallistujien käytettävyys näkyy vapaa/varattu-ruudukossa. Kokouksen alkamisaika näkyy vihreänä pystyviivana. Kokouksen päättymisaika näkyy punaisena pystyviivana.

    Vapaa/varattu-ruudukko

    Ehdotetut ajat -ruutu etsii kokoukselle parhaan ajan. Se on määritetty ajaksi, jolloin suurin osa osallistujista on käytettävissä. Paras kokousaika näkyy ruudun yläosassa. Valitse ehdotettu aika napsauttamalla ehdotusta Ehdotetut ajat -ruudussa. Voit myös manuaalisesti valita ajan Vapaa/varattu-ruudukosta.

    Ehdotetut ajat -ruutu

  10. Jos haluat muuttaa kokouksen toistuvaksi, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Toistuminen. Valitse toistumiskaava ja valitse sitten OK.

    Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Toistuva kokous ‑välilehdeksi.

  11. Valitse Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Tapaaminen.

  12. Napsauta Lähetä.

  1. Avaa muutettava kokous.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Sarjaan kuulumattoman kokouksen asetusten muuttaminen   

      • Muuta haluamasi asetukset, kuten aihe, paikka ja ajankohta.

      • Valitse Lähetä päivitys.

    • Sarjan kaikkien kokousten asetusten muuttaminen   

      • Valitse Avaa sarja.

      • Muuta haluamasi asetukset, kuten aihe, paikka ja ajankohta.

      • Voit muuttaa toistumisasetuksia valitsemalla Toistuva kokous -välilehden Asetukset-ryhmästä Toistuminen. Muuta asetuksia, kuten ajankohtaa, toistumiskaavaa tai toistumisaikaväliä, ja valitse sitten OK.

      • Valitse Lähetä päivitys.

    • Sarjaan kuuluvan yhden kokouksen asetusten muuttaminen   

      • Valitse Avaa tämä esiintymä.

      • Muuta Toistuva kokous -välilehdessä haluamasi asetukset, kuten aihe, paikka ja ajankohta.

      • Valitse Lähetä päivitys.

Vihje: Voit vetää kalenterissa olevan kokouksen toisen päivämäärän kohdalle. Voit myös muokata aihetta napsauttamalla kuvaustekstiä, painamalla F2 ja kirjoittamalla sitten haluamasi muutokset.

  1. Avaa kokous, jonka haluat muuttaa toistuvaksi.

  2. Valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmästä Toistuva tapahtuma.

  3. Valitse kokouksen toistumistiheys – päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Valitse sitten toistumistiheyden asetukset ja OK.

  4. Valitse Lähetä päivitys.

  1. Luo tai avaa kokous, jonka haluat määrittää yksityiseksi.

  2. Valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmästä Asetukset ja valitse sitten Yksityinen.

Tärkeää: Kokouksiin, yhteystietoihin tai tehtäviin liittyvien tietojen suojaamista ulkopuolisilta ei kannata jättää Yksityinen-asetuksen varaan. Jos haluat varmistaa, etteivät muut voi lukea yksityisiksi merkitsemiäsi kohteita, älä anna muille lukuoikeuksia Kalenteri-, Yhteystiedot- tai Tehtävät-kansioihin. Henkilö, jolla on kansioidesi lukuoikeus, voi tarkastella yksityisten kohteiden tietoja ohjelmallisin keinoin tai toisten sähköpostisovellusten avulla. Yksityinen-asetusta kannattaa käyttää vain silloin, kun jaat kansioita luotettavien henkilöiden kanssa.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Kaikissa uusissa luomissasi kokouksissa    

    • Valitse Työkalut-valikosta Asetukset.

    • Jos haluat, että muistutus on automaattisesti käytössä tai pois käytöstä uusissa kokouksissa, valitse Oletusmuistutus-valintaruutu tai poista sen valinta.

    • Jos valitset valintaruudun, anna kokousta edeltävä aikamäärä, jolloin haluat saada muistutuksen näkyviin.

  • Olemassa olevat kokoukset    

    • Avaa kokous tai sarja, jos kyseessä on toistuva kokous.

    • Jos haluat ottaa muistutuksen käyttöön tai poistaa sen käytöstä, valitse Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Ei mitään tai muistutusaika luettelosta.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×