Kokouksen järjestäminen

Voit lähettää kokouspyynnön yhdelle tai useammalle henkilölle. Outlook seuraa, ketkä hyväksyvät pyynnön ja varaa kalenteriin ajan kokoukselle. Kun luot kokouspyynnön, voit lisätä liitteitä, määrittää sijainnin ja valita kokoukselle parhaan ajankohdan ajoitustoiminnon avulla.

Kokouksen ajoittaminen

  1. Luo kokouspyyntö jollakin seuraavista tavoista:

    • Valitse Saapuneet-kansiossa Uudet kohteet > Kokous tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl + Vaihto + Q.

      Ajoita kokous valitsemalla Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä ensin Uudet kohteet ja sitten Kokous.

    • Valitse Saapuneet-kansiossa Uusi kokous tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl + Vaihto + Q.

      Valintanauhan Uusi kokous -komento

    • Valitse Saapuneet-kansioon viestissä Vastaa Kokous-painikkeella.

      Valitse Sähkö posti viestissä vastaa koko ukseen.
  2. Lisää osallistujia jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Lisää osallistujat kokouspyynnön Vastaanottaja-riville ja siirry vaiheeseen 4.

    • Jos käytät Office 365- tai Exchange-tiliä, käytä Aikatauluavustajaa, jotta näet osallistujien aikataulut.

  3. Napsauta Aikatauluavustajassa joko nimesi alla olevaa ruutua ja kirjoita osallistujan nimi tai sähköpostiosoite tai Lisää osallistujia -painiketta, jotta saat osoitteiston näkyviin.

    Napsauta Aikatauluavustajassa osallistujan nimen vieressä olevaa kuvaketta ja merkitse osallistuja pakolliseksi osallistujaksi ,valinnaiseksi osallistujaksi tai resurssiksi. Kun aloitat osallistujan nimen kirjoittamisen, Outlook antaa sinulle ehdotuksia niiden henkilöiden perusteella, jotka olet tavannut tai lähettänyt äskettäin. Valitse nimi luettelosta, jos haluat lisätä osallistujan.

    Voit merkitä osallistujat pakollisiksi vai valinnaisiksi.
  4. Lisää kokouksen aihe, alkamisaika ja päättymisaika sekä sijainti.

    Outlook 2016 ja Outlook for Office 365 voit alkaa kirjoittaa sijainnin nimeä, esimerkiksi neljättä kahviosta tai neuvottelu huonetta 23, ja Outlook etsii sijainti vastaavu uksia. Valitse jokin ehdotuksista kyseisen sijainnin valitsemiseksi tai jatka kirjoittamista toisen sijainnin löytämiseksi.

    Vihje: Jos käytössäsi on Microsoft Exchange -tili tai Office 365 -sähköpostitili, tarkista käytettävyys ja varaa tila valitsemalla Aikatauluavustaja ja sitten Huoneenhaku. Lisätietoja on artikkelissa Aikatauluavustajan ja huoneenhaun käyttäminen kokouksia varten Outlookissa.

  5. Jos haluat liittää tiedoston kokouspyyntöön, valitse Lisää -valikossa Liitä tiedosto ja valitse sitten lisättävä tiedosto.

  6. Jos et halua tehdä tapaamisesta toistuvaa kokousta, valitse Lähetä. Katso muussa tapauksessa ohjeet kohdasta Kokouksen muuttaminen toistuvaksi.

Voit käyttää Outlook Mobilea yhdessä Outlook for PC:N kanssa lisä ominaisuuksien kanssa. Jos käytät Outlook for iOS:ää, mobiililaitteesi voi muistuttaa sinua siitä, milloin sinun on lähdettävä, jotta voit tehdä sen tapaamisistasi aika ajoin.

Ajan ottaminen käyttöön

  1. Valitse Outlook for iOS:ssä Asetukset > poistu ajasta.

  2. Valitse tuettava tili ja ota sitten aika käyttöön liuku säätimellä.

Huomautus: Vapaa-aika ei ole vielä käytettävissä Outlook for Androidissa. Vain Office 365-, Outlook.com-ja jotkin Gmail-Asiakkaat ovat tuettavat.

Estä osallistujia välittämästä kokousta

Jos käytössäsi on Office 365 ja luot Kokous pyynnön, voit estää koko uksen osallistujia välittämästä Kokous pyyntöä muille. Tämä uusi vaihto ehto on saatavilla kuukausittaisten kanava asiakkaiden käyttöön versioon 1808 päivittämisen jälkeen.

  • Ennen kuin lähetät Kokous pyynnön, valitse vastaus asetukset > Salli edelleenlähetys -vaihto ehto, jos haluat, että osallistujat voivat lähettää Kokous pyynnön edelleen.

Lisä tietoja on artikkelissa koko uksen lähettämisen estäminen .

  1. Valitse Tapaaminen > Toistuva tapahtuma.

    Valintanauhan Toistuminen-komento

    Huomautus: Voit ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti pikanäppäimellä Ctrl+G.

  2. Valitse ensin haluamasi toistumisasetukset ja sitten OK.

    Huomautus: Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Kokoussarja‑välilehdeksi.

  3. Lähetä kokouspyyntö valitsemalla Lähetä.

Henkilön lisääminen aiemmin luotuun kokoukseen

Voit lisätä uuden osallistujan aiemmin luotuun kokoukseen.

Jos olet kokouksen omistaja:

  1. Avaa kokous kaksoisnapsauttamalla ja lisää kokoukseen osallistujia käyttämällä joko Vastaanottaja-riviä tai Aikatauluavustajaa.

  2. Valitse Lähetä ja valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Lähetä päivitykset vain lisätyille tai poistetuille osallistujille.

    • Lähetä päivitykset kaikille osallistujille.

Jos et ole kokouksen omistaja

  1. Avaa kokouspyyntö. Valitse valintanauhan Vastaa-ryhmässä Vastaa ja Lähetä edelleen. Lisää vastaanottajia kokouspyyntöön.

  2. Valitse Lähetä. Kokouksen omistaja saa ilmoituksen, että olet lähettänyt kokouspyynnön edelleen toiselle henkilölle. Lisätietoja on artikkelissa Kokouksen lähettäminen edelleen.

Lopeta kokous jo varhaisessa vaiheessa

Jos käytät Outlook for Office 365-sovelluksen käyttöä, Outlook voi nyt lopettaa koko uksen muutaman minuutin etuajassa. Tämä voi auttaa sinua luomaan matka-aikaa tapaamisten välillä. Voit valita eri keston koko uksille, jotka ovat alle tunnin ja koko uksia yhden tunnin ajan.

  1. Valitse tiedosto > asetukset > kalenteri > kalenteri asetukset

  2. Valitse Lopeta tapaamiset ja koko uksia aika isin -valinta ruutu.

    Kalenterin asetukset -valintaikkuna, jossa Päätä tapaamiset ja kokoukset aikaisemmin -valintaruutu on valittuna
  3. Valitse avattavista pikavalikoista, kuinka monta minuuttia koko uksille on alle tunnin ja tunnin tai pidempään, ja valitse sitten OK.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×