Kokouksen asetusten määrittäminen

Voit mukauttaa Live Meeting -käyttäjäkokemusta määrittämällä yksittäisten kokousten asetuksia. Voit esimerkiksi hallita sitä, miten osallistujat liittyvät kokoukseen, tai voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä ominaisuuksia, kuten keskusteluja ja tallenteita.

Pikakokousten ja ajoitettujen kokousten asetukset määritetään erikseen.

Pikakokousten asetusten määrittäminen

  1. Kirjoita käyttämäsi Live Meeting -kokouskeskuksen URL-osoite Internet-selaimeen. Kirjaudu Live Meeting -palveluun kirjoittamalla käyttäjätunnus ja salasana.

  2. Valitse Oma kotisivu -sivulta Pikakokouksen tiedot ja sitten Pikakokouksen asetukset.

  3. Jos haluat määrittää tietyn asetuksen, napsauta asianmukaista linkkiä Pikakokouksen asetukset -sivun yläreunassa. Lisätietoja tietyistä asetuksista on jäljempänä tässä ohjeaiheessa (esimerkiksi Kokouksen tiedot ja Osallistumisen hallinta).

  4. Kun olet määrittänyt asetukset, napsauta OK.

Määrittämäsi asetukset ovat käytössä tulevissa pikakokouksissa.

Ajoitetun kokouksen asetusten määrittäminen

  1. Kirjoita käyttämäsi Live Meeting -kokouskeskuksen URL-osoite Internet-selaimeen. Kirjaudu Live Meeting -palveluun kirjoittamalla käyttäjätunnus ja salasana.

  2. Voit aloittaa kokouksen asetusten määrittämisen tekemällä jonkin seuraavista toimista:

    • Jos haluat määrittää uuden kokouksen asetukset, valitse Oma kotisivu -sivun Tapaa-kohdasta Kokouksen ajoittaminen.

    • Jos haluat määrittää aiemmin luodun kokouksen asetuksia, valitse Oma kotisivu -sivulta kokous, jonka asetukset haluat määrittää.

  3. Valitse Kokouksen asetukset.

  4. Jos haluat määrittää tietyn asetuksen, napsauta asianmukaista linkkiä Kokouksen asetukset -sivun yläreunassa. Lisätietoja tietyistä asetuksista on jäljempänä tässä ohjeaiheessa (esimerkiksi Kokouksen tiedot ja Osallistumisen hallinta).

  5. Jos haluat asetusten määrittämisen jälkeen määrittää kyseiset asetukset kaikkien tulevien ajoitettujen kokousten oletusasetuksiksi, valitse Aseta oletukseksi.

  6. Valitse OK.

Seuraavissa osissa kerrotaan, miten voit määrittää Kokouksen asetukset -sivulla näkyvät asetukset. Lisätietoja saat napsauttamalla sitä asetusta, josta haluat lisätietoja.

On suositeltavaa, että määrität kaikki nämä asetukset ennen Live Meetingin ensimmäistä käyttökertaa. Jos Live Meetingin järjestelmänvalvoja on jo määrittänyt asetukset puolestasi, tarkista asetukset ja tee tarvittavat muutokset.

Kokouksen tiedot

Kokouksen tiedot hallitsee tietoja, joita Live Meeting käyttää kokouskutsujen muodostamiseen ja kokoustilan määrittämiseen ja joiden avulla Live Meeting auttaa sinua kirjanpidossa, jos organisaatiosi valvoo Live Meeting -kuluja laskutuskoodien avulla. Kokouksen tietojen määrittäminen voi olla tärkeää, jos

  • olet määrittämässä Live Meetingiä ensimmäistä kertaa sen asennuksen jälkeen

  • haluat muuttaa pikakokousistuntojen kestoa

  • haluat laajentaa kokousta niin, että se sisältää useampia henkilöitä, ja haluat useampia samanaikaisia yhteyksiä Live Meeting -palveluun.

Kokouksen tietojen määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Kokouksen tiedot -osassa seuraavat asetukset:

  • (Vain ajoitetut kokoukset) Kirjoita Kokoustunnus-ruutuun kokouksen tunnus.

  • Valitse Kieli-luettelosta kieli, jota haluat käyttää kokouskutsuissa ja Live Meeting -tallenteiden kuvauksissa.

  • (Vaihtoehtoinen) Kirjoita Laskutuskoodi-ruutuun organisaatiollesi määritetty Live Meeting -palvelun laskutuskoodi.

  • Kirjoita Kokouksen koko -ruutuun kokoukseen osallistuvien henkilöiden enimmäismäärä.

  • (Vain pikakokoukset) Valitse Kokouksen kesto -luettelosta kokouksen enimmäiskesto.

Osallistumisen hallinta

Osallistumisen hallinnan avulla voit

  • hallita, ketkä voivat osallistua kokoukseen

  • määrittää, että kokoukseen voi osallistua useita yleisiä osallistujia.

  • tehdä eron osallistujien ja esittäjien välillä.

Esittäjien osallistumisen hallinnan asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Osallistumisen hallinta, esittäjät -osassa seuraavat asetukset:

  • Jos haluat, että esittäjiä voivat olla vain henkilöt, jotka ovat Live Meeting -kokouskeskuksen jäseniä, valitse Käyttöoikeusluettelo.

  • Jos haluat, että esittäjiä voivat olla vain henkilöt, joilla on sinun toimittamasi tai Live Meetingin muodostama kokouskoodi (salasana), valitse Osallistumiskoodi. Valitse sitten jokin seuraavista:

    • Jos haluat luoda oman osallistumiskoodin, valitse Käytä tätä osallistumiskoodia ja kirjoita sitten haluamasi osallistumiskoodi.

    • Jos haluat käyttää järjestelmän luomaa osallistumiskoodia, valitse Käytä järjestelmän luomaa osallistumiskoodia.

Osallistujien osallistumisen hallinnan asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Osallistumisen hallinta, osallistujat -osassa seuraavat asetukset:

  • Jos haluat, että osallistujia voivat olla vain henkilöt, jotka ovat Live Meeting -kokouskeskuksen jäseniä, valitse Käyttöoikeusluettelo.

  • Jos haluat, että osallistujia voivat olla vain henkilöt, joilla on sinun toimittamasi tai Live Meetingin muodostama kokouskoodi (salasana), valitse Osallistumiskoodi. Valitse sitten jokin seuraavista:

    • Jos haluat luoda oman osallistumiskoodin, valitse Käytä tätä osallistumiskoodia ja kirjoita sitten haluamasi osallistumiskoodi.

    • Jos haluat käyttää järjestelmän luomaa osallistumiskoodia, valitse Käytä järjestelmän luomaa osallistumiskoodia.

  • Jos haluat, että kuka tahansa voi osallistua kokoukseen riippumatta siitä, onko hänellä kokouskoodia tai kuuluuko hän Live Meeting -kokouskeskukseesi, valitse Vapaa pääsy. Muista, että kuka tahansa voi osallistua kokoukseen osallistujana.

Kokoukseen liittymisen aika

Voit estää osallistujia liittymästä pikakokoukseen, ennen kuin olet valmis. Esittäjät voivat liittyä kokoukseen milloin tahansa.

Kokoukseen liittymisen ajan asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Kokoukseen liittymisen aika -osassa seuraavat asetukset:

  • Jos haluat, että osallistujat voivat liittyä kokoukseen vasta 30 minuuttia ennen ajoitettua kokousaikaa, valitse Osallistujat voivat liittyä 30 minuuttia ennen kokouksen alkamista; esittäjät voivat liittyä milloin tahansa.

  • Jos haluat, että osallistujat ja esittäjät voivat liittyä kokoukseen milloin tahansa, valitse Sekä osallistujat että esittäjät voivat liittyä kokoukseen milloin tahansa.

Laajennettu rekisteröityminen

Voit edellyttää, että osallistujien on annettava sähköpostiosoitteensa ja yrityksensä nimi liittyessään kokoukseen. Tätä vaatimusta kutsutaan laajennetuksi rekisteröimiseksi.

Laajennetun rekisteröitymisen asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Laajennettu rekisteröityminen -osassa seuraavat asetukset:

  • Jos haluat edellyttää laajennettua rekisteröitymistä, valitse Pyydä sähköpostiosoite ja yrityksen nimi.

  • Jos haluat, että osallistujat voivat liittyä kokoukseen antamatta sähköpostiosoitettaan tai yrityksensä nimeä, valitse Älä pyydä sähköpostiosoitetta ja yrityksen nimeä.

Kokouksen aloitussivu

Kokouksen aloitussivu on alue, jossa kutsumattomat henkilöt, jotka haluavat liittyä kokoukseen, voivat pyytää pääsyä kokoukseen. Voit määrittää kokouksen aloitussivun asetukset järjestämällesi pikakokoukselle tai ajoitetulle kokoukselle. Voit antaa käyttäjille kokouksen aloitussivun URL-osoitteen, kun et voi lähettää kokouskutsua. Voit esimerkiksi sisällyttää kokouksen aloitussivun URL-osoitteen käyntikortteihisi, jotta käyttäjät voivat aina pyytää pääsyä meneillään olevaan pikakokoukseen. Esittäjät voivat hallita kokouksen aloitussivulla sitä, kuka voi osallistua kokoukseen ja milloin joku voi osallistua kokoukseen.

Kokouksen aloitussivun asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Kokouksen aloitussivu -osassa seuraavat asetukset:

  • Jos haluat ottaa käyttöön kokouksen aloitussivun kokouksessasi, valitse Käytä kokouksen aloitussivua tässä kokouksessa. Kirjoita kokouksen aloitussivun vierailijoille viesti Aloitussivun tervehdys -ruutuun. Kun olet ottanut käyttöön kokouksen aloitussivun, kokouksen aloitussivun URL-osoite näkyy pikakokoustenKokouksen tiedot -sivulla. Voit lähettää tämän URL-osoitteen henkilöille, jotta he voivat osallistua kokoukseesi, jos he eivät ole saaneet kutsua.

  • Jos haluat, että Live Meeting lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksen, kun joku odottaa kokouksen aloitussivulla, valitse Ota käyttöön sähköposti-ilmoitukset aloitussivun osallistujilta.

Lisäominaisuudet

Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Lisäominaisuudet-kohdassa eriteltyjen asetusten avulla on mahdollista parantaa osallistujien kokouskokemusta, rajoittaa sitä, mitä osallistujat voivat tehdä joissakin tilanteissa, ja esitellä Live Meeting -konsolin ominaisuuksia, jotta osallistujat oppivat tuntemaan ne paremmin.

Lisäominaisuuksien asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Lisäominaisuudet-osassa seuraavat asetukset:

  1. Jos haluat, että osallistujat voivat kysyä kysymyksiä esittäjiltä, valitse Kysymysten ja vastausten ohjauspaneeli -valintaruutu.

  2. Jos haluat, että esittäjät voivat lopettaa kokouksen Live Meeting -asiakasohjelman avulla, valitse Näytä istunnon lopettamisvalinta konsolissa -valintaruutu.

  3. Jos haluat, että osallistujat voivat keskustella keskenään ja esittäjien kanssa Live Meeting -asiakasohjelman avulla, valitse Keskustelu-valintaruutu.

  4. Jos haluat, että esittäjät voivat jakaa ohjelmia muiden osallistujien kanssa, valitse Sovellusten jakaminen -valintaruutu ja sitten seuraavat vaihtoehdot:

    • Jos haluat määrittää esittäjien sovellusten jakamisen hallintaoikeuksien tason, valitse Ei koskaan, Vain jaettaessa yksittäistä sovellusta tai Jaettaessa työpöytä, kehys tai yksittäinen sovellus.

    • Jos haluat, että yksittäiset osallistujat voivat pyytää jaetun ohjelman hallintaoikeuksia, valitse Kokouksen osallistujat voivat pyytää hallintaa -valintaruutu.

    • Jos haluat määrittää jaettavien sovellusten värin laadun, joka voi vaikuttaa verkon välityksellä jaettavien sovellusten suorituskykyyn, valitse sopiva vaihtoehto Montaako väriä jakamisessa voidaan käyttää? -luettelosta.

  5. Jos haluat, että osallistujat voivat tulostaa kokouksen sisällön Adobe Acrobat Reader (.pdf) -tiedostoon, valitse Tulostetaan PDF-muotoon. Jos haluat mahdollistaa tulostamisen kaikille osallistujille tai vain esittäjille, valitse haluamasi vaihtoehto.

  6. Jos haluat, että kaikki osallistujat näkevät paikkajärjestyksen, valitse Näytä paikkajärjestys -valintaruutu. Sinun on valittava tämä valintaruutu myös silloin, jos haluat muokata paikkajärjestyksen värikoodattua selitettä. Jos haluat muokata vain selitettä etkä näyttää paikkajärjestystä, poista valintaruudun valinta selitteen muokkaamisen jälkeen. Valitse sitten seuraavat vaihtoehdot:

    • Jos haluat muokata paikkajärjestyksen värikoodattua selitettä, muuta Otsikko-ruudun tekstiä ja ruutuja, jotka vastaavat muutettavia värejä.

    • Jos haluat määrittää värin oletusarvoksi, kun osallistuja liittyy kokoukseen, napsauta väriä.

  7. Jos haluat ottaa käyttöön Live Meeting -asiakasohjelman mukautetun ruudun, joka sisältää suoratoistomediasisältöä määrittämästäsi lähteestä, valitse Suoratoistomedian mukautettu kehys -valintaruutu. Valitse sitten seuraavat:

    • Kirjoita Osallistujan URL -ruutuun osallistujien suoratoistomediasisällön lähteen URL-osoite. Kirjoita Esittäjän URL -ruutuun esittäjien suoratoistomediasisällön lähteen URL-osoite.

    • Voit määrittää osallistujien ja esittäjien mukautetun ruudun korkeuden vastaavissa Kehyskorkeus-ruuduissa.

Vanheneminen

Kun määrität vanhenemisajan, kokouksen ja tallenteen koko sisältö poistetaan määrittämäsi aikajakson jälkeen. Vanhenemisajan määrittäminen voi olla tärkeää, kun

  • et halua säilyttää luottamuksellisia tietoja Live Meeting -kokouskeskuksessa

  • haluat poistaa sisältöä Live Meeting -kokouskeskuksesta, kun se ei ole enää hyödyllistä.

Huomautus: Pikakokousten kohdalla poistetaan vain kokoussisältö, kun taas ajoittaisten kokousten kohdalla poistetaan kokous ja sen sisältö tietyn ajan kuluttua.

Sisällön vanhenemisasetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Vanheneminen-osassa seuraavat asetukset:

  • Kokouksen vanheneminen. Jos haluat määrittää, miten kauan Live Meeting säilyttää kokousta ennen sen poistamista, kirjoita ruutuun numero ja valitse sitten aikayksikkö luettelosta.

  • Tallenteiden vanheneminen. Jos haluat määrittää, miten kauan Live Meeting säilyttää tallenteita ennen niiden poistamista, kirjoita ruutuun numero ja valitse sitten aikayksikkö luettelosta.

Ääni

Ääniasetukset määritetään, kun äänineuvottelupalvelu määritetään ensimmäisen kerran, jotta sitä voidaan käyttää Live Meetingin kanssa, tai kun kokouksen ääniasetuksia muutetaan väliaikaisesti.

Ääniasetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Ääni-osassa seuraavat asetukset:

  1. Valitse Tämän kokouksen ääni -luettelosta äänimääritykset, joita haluat käyttää Live Meetingissä.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Live Meeting -palvelun äänen määrittäminen.

  2. Jos käytät äänineuvottelua, valitse palveluntarjoaja Kokouksen palveluntarjoaja -luettelosta.

  3. Jos haluat, että Live Meeting soittaa osallistujille sen sijaan, että osallistujat soittaisivat neuvottelupuhelun numeroon, valitse Salli kokouksen osallistujien käyttää Liity kokoukseen -toimintoa, jolloin Live Meeting soittaa heille eikä päinvastoin -valintaruutu.

  4. Jos toimitat äänen kokouksen osallistujien tietokoneeseen yksisuuntaista Internet-äänilähetystä käyttäen, valitse Käytä yksisuuntaista Internet-äänilähetystä -valintaruutu.

  5. Voit näyttää äänineuvottelun maksuttomat ja maksulliset puhelinnumerot osallistujille seuraavasti:

    • Jos käytät äänineuvottelua, määritä maksuttomat ja maksulliset kokouksen puhelinnumerot valitsemalla maa tai alue Maa tai alue -luettelosta ja kirjoittamalla sitten suuntanumero ja paikallisnumerot tekstiruutuihin. Maa tai alue -luettelon yllä näkyvä numero on valitun maan tai alueen maakoodi.

    • Jos käytät äänineuvottelua, kirjoita myös osallistujakoodi ja vetäjän koodi annettuihin tekstiruutuihin. Vetäjän koodia ei koskaan paljasteta kokouksen osallistujille, mutta se on pakollinen yhteyden muodostamisessa äänineuvottelun palveluntarjoajaan.

    • Jos tallennat kokouksen tai käytät yksisuuntaista VoIP (Internet Audio Broadcasting) -ääniyhteyttä ja jos äänen käyttäminen edellyttää lisävalintanäppäimiä, kirjoita kyseiset näppäimet Varsinaiset valintanäppäimet -osan tekstiruutuihin.

      Huomautus: Ensimmäiseen tekstiruutuun kirjoitetut valintanäppäimet valitaan ennen osallistujakoodia. Toiseen tekstiruutuun kirjoitetut valintanäppäimet valitaan osallistujakoodin jälkeen.

  6. Jos asetus on käytössä, kirjoita ääntä koskevat lisätiedot, jotka ovat pakollisia kokouksen äänen käyttöönotossa. Kirjoita ääntä koskevat lisätiedot osallistujien kokouskutsuihin Osallistujille-ruudun avulla. Kirjoita ääntä koskevat lisätiedot esittäjien kokouskutsuihin Esittäjille-ruudun avulla.

Tallenne

Voit tallentaa kokouksen tai sallia muiden esittäjien tallentaa kokous sekä hallita sitä, voivatko kokouksen osallistujat käyttää tallennetta.

Tallennuksen asetusten määrittäminen

Määritä Pikakokouksen asetukset- tai Kokouksen asetukset -sivun Tallenne-osassa seuraavat asetukset:

  1. Valitse Palvelimen tallenne -osassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Jos haluat, että voit (järjestäjänä) tallentaa kokouksen, valitse Ei käytössä kokouksen aikana, mutta järjestäjä voi silti tallentaa kokouksen kirjauduttuaan Live Meetingiin.

    • Jos haluat, että esittäjät voivat tallentaa kokouksen, valitse Esittäjä voi tallentaa -vaihtoehto.

  2. Valitse Palvelimen tallenteiden käyttö -osassa jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Jos haluat, että vain sinä ja Live Meeting -tilin järjestelmänvalvoja voivat käyttää tallenteita, valitse Vain järjestelmänvalvoja ja järjestäjä voivat katsella tallenteita ja myöntää käyttöoikeuksia yksittäisille käyttäjille.

    • Jos haluat, että kaikki kokouksen osallistujat ja esittäjät voivat tarkastella tallenteita kokoustunnisteiden ja -koodien avulla, valitse Kaikki kokouksen osallistujat voivat käyttää kokouksen tallenteita käyttämällä tallennetunnustaan ja -koodiaan.

  3. Valitse Osallistuja tallentaa paikalliseen tietokoneeseensa -osassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Jos haluat, etteivät osallistujat voi tallentaa kokousta omiin tietokoneisiinsa, valitse Poista käytöstä tallentaminen paikalliseen tietokoneeseen.

    • Jos haluat, että esittäjät voivat tallentaa kokouksen omiin tietokoneisiinsa, valitse Vain esittäjät voivat tallentaa.

    • Jos haluat, että esittäjät voivat tallentaa kokouksen paikallisiin tietokoneisiinsa ja että esittäjät voivat myöntää osallistujille luvan tallentaa, valitse Esittäjät voivat tallentaa ja esittäjät voivat myöntää osallistujille luvan tallentaa.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×