Kirjekuorien yhdistäminen

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin ryhmälähetyksenä postitusluettelossasi oleville henkilöille, voit luoda erän osoitteella varustettuja kirjeitä yhdistämisen avulla. Jokaiseen kirjekuoreen tulee postitusluettelossasi oleva osoite. Voit myös luoda ja tulostaa kirjekuoria käyttämättä yhdistämistä.

Huomautukset: 

Sähköpostiviestien yhdistämisprosessin kolme tiedostoa ovat pääasiakirja ja postitusluettelo, jotka muodostavat joukkokirjeitä tai -sähköposteja, kirjekuoria tai osoitetarroja.

Kirjekuorten luomiseen ja tulostamiseen yhdistämisprosessin avulla liittyvät nämä kolme asiakirjaa:

  • Pääasiakirja
    Tämä asiakirja sisältää tekstiä ja kuvia (esimerkiksi logon tai kuvan), jotka ovat samanlaiset yhdistetyn kirjekuoren kussakin versiossa. Kirjekuoren vastausosoite on esimerkki samasta sisällöstä.

  • Postituslista
    Tämä asiakirja sisältää kirjekuoriin tulostettavat osoitteet.

Kun yhdistät nämä kaksi asiakirjaa alla kerrotulla tavalla, saat osoitteilla varustetut kirjekuoret.

Vaihe 1: Postitusluettelon määrittäminen

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Se voi olla Excel-laskentataulukko, Outlook-yhteystietojen hakemisto, Access-tietokanta tai Office-osoiteluettelo. Se sisältää tietueet, joista Word hakee osoitteet kirjekuoriin tulostamista varten.

Vinkkejä

  • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, voit luoda sellaisen sähköpostien yhdistämisen aikana. Ennen kuin aloitat sähköpostien yhdistämisen, kerää kaikki osoiteluettelosi ja lisää ne tietolähteeseen.

  • Jos käytät Excel-laskentataulukkoa, varmista, että postinumeroiden sarake on muotoiltu tekstiksi, jotta et menetä nollia. Saat lisätietoja ohjeartikkelista Yhdistämisen numeroiden, päivämäärien ja muiden arvojen muotoilu Excelissä

  • Jos haluat käyttää omia Outlook -yhteystietojasi, varmista, että Outlook on oletussähköpostiohjelmasi.

Vaihe 2: Kirjekuoren asettelun testaaminen

Yhdistämisen alustavassa vaiheessa määritetään kirjekuori yhdistämistä varten. Kannattaa aina tehdä pieni koe-erä kirjekuoria ennen varsinaista yhdistämistä.

Huomautus: Jos olet tottunut tulostamaan kirjekuoria järjestelmässäsi, voit siirtyä suoraan vaiheeseen 3.

  1. Valitse Wordissa Tiedosto > Uusi > Tyhjä asiakirja.

  2. Valitse Postitukset-välilehden Luo-ryhmästä Kirjekuoret.

    Kirjekuorien tulostaminen

  3. Kirjoita Jakeluosoite-ruutuun esimerkkiosoite, niin voit testata, miltä kirjekuori näyttää tulostettuna.

    Kirjekuoren jakeluosoite -ruutu

    Huomautus: Esimerkkiosoite ei näy yhdistämisessä.

  4. Kirjoita Palautusosoite-ruutuun osoitteesi.

    Palautusosoite-ruutu

  5. Valitse Asetukset > Kirjekuoriasetukset ja toimi seuraavasti:

    • Valitse avattavasta Kirjekuoren koko -luettelosta kirjekuoresi kokoa vastaava koko, tai valitse Mukautettu koko.

      Kirjekuoriasetukset-välilehti kirjekuoren koon ja osoitteen fonttien määrittämiseen

      Huomautus: Jos valitset Mukautettu koko, kirjoita kirjekuoren mitat Leveys- ja Korkeus-ruutuihin. Kun olet valmis, valitse OK.

    • Valitse Jakeluosoite- ja Palautusosoite-kohdista fontti ja kunkin osoitteen etäisyys vasemmasta reunasta ja yläreunasta.

      Huomautus: Tee valintoihisi tarvittavat muutokset kirjekuoren asettelun esikatselun perusteella.

  6. Varmista Tulostusasetukset-välilehdestä, että oikea Syöttötapa on valittuna, aseta kirjekuori tulostimeen kuvaa vastaavalla tavalla ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Tulostin lähettää Wordille tiedon siitä, miten kirjekuori on asetettava tulostimeen. Tieto näkyy kohdassa Syöttötapa.

    Syöttöasetusten kaavio kirjekuorien syöttämiseksi tulostimeen

  7. Valitse Tulosta, ja tallenna sitten palautusosoite oletusosoitteeksi valitsemalla Kyllä.

    Huomautus: Jos kirjekuori tulostui oikein, olet valmis siirtymään yhdistämisen seuraavaan vaiheeseen. Ellei kirjekuori tulostunut haluamallasi tavalla, palaa vaiheeseen 5 ja muuta kirjekuoren asettelua ja syöttötapaa tarpeen mukaan.

Vaihe 3: Yhdistämisen aloittaminen

  1. Valitse Postitukset -välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Kirjekuoret.

    Aloita yhdistäminen -valikko

  2. Määritä Kirjekuoriasetukset-valintaikkunassa kirjekuoren asetukset Vaihe 2: Kirjekuoren asettelun testaaminen -kohdan mukaisesti ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Word luo kirjekuoren mittoja vastaavan asiakirjan ja näyttää, missä kirjekuoren kohdassa palautusosoite näkyy.

  3. Jos haluat lisätä kirjekuoreen palautusosoitteen tai logon, se kannattaa tehdä nyt.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna ja lisää tiedostonimi.

Vaihe 4: Postitusluettelon linkittäminen pääasiakirjaan

Voit nyt avata postitusluettelosi tietolähteen.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Valitse vastaanottajat, ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

    Kirjoita uusi luettelo -komento

  2. Toimi seuraavasti:

    • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, valitse Kirjoita uusi luettelo ja luo sellainen.

      Tai

    • Jos postitusluettelosi on Excel -laskentataulukko, Access-tietokanta tai jokin muu datatiedosto, valitse Käytä aiemmin luotua luetteloa. Selaa luetteloon ja valitse Avaa.

      Tai

    • Jos käytät Outlook -yhteystietoja, valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista.

  3. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Postitusluettelon muokkaaminen

Jos tulostat kirjekuoria jokaiselle luettelossa olevalle henkilölle, siirry kohtaan Vaihe 5: Osoitelohkon lisääminen kirjekuoreen. Jos haluat tulostaa kirjekuoria postituslistallasi oleville henkilöille, jotka asuvat 20 kilometrin etäisyydellä isännöimästäsi tapahtumasta, voit rajata luetteloa käyttämällä suodattimena esimerkiksi postinumeroa. Lisätietoja tietojen suodattamisesta on artikkelissa Tietojen lajitteleminen ja suodattaminen yhdistämistä varten.

Vihje: Suodatuksen avulla voit jättää pois yhteystietoja, joilla ei ole postiosoitetta. Näin et tee turhaan kirjekuoria henkilöille, joille et voi niitä lähettää.

Jos haluat valita luettelosta yksittäisiä henkilöitä, joille haluat luoda kirjekuoren, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa Muokkaa vastaanottajaluetteloa -komento on korostettuna.

  2. Valitse niiden henkilöiden nimet, joiden haluat saavan kirjeesi.

    Rivien valitseminen valintaruutu valitsemalla

    Voit myös lajitella tai suodattaa luetteloa, jotta nimiä ja osoitteita on helpompi löytää.

Vaihe 5: Osoitelohkon lisääminen kirjekuoreen

Osoitelohko on yhdistämiskenttä. Yhdistämiskenttää kutsutaan myös paikkamerkiksi, ja sen avulla voit merkitä paikan, johon haluat osoitteiden tulevan kirjekuoressa.

Huomautus: Osoitelohkon kohdistaminen on usein helpompaa, kun tuot ensin kappalemerkit (¶) näkyviin. Tämä onnistuu valintanauhan Aloitus-välilehdellä painamalla Näytä tai piilota ¶ -painiketta tai näppäinyhdistelmää CTRL+VAIHTO+F8.

  1. Vie kohdistin paikkaan, johon haluat osoitelohkon. Jos sinulla on kappalemerkit näkyvissä, napsauta sen kappalemerkin (¶) perässä, jonka Word on lisännyt kirjekuoren keskelle.

  2. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

    Lisää osoitelohko -yhdistämiskenttä

  3. Valitse Lisää osoitelohko -valintaikkunassa se muotoilu vastaanottajan nimelle, jollaisena haluat sen näkyvän kirjekuoressa.

    Osoitelohkon asetukset

    Huomautus: Valitsemalla Esikatselu-kohdasta seuraavan tai edellisen tietueen Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun - tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -painikkeella voit selata tietolähteen tietueita läpi ja katsoa, miltä osoitteen ulkoasu näyttää kirjekuoressa.

  4. Valitse OK.

  5. Tallenna yhdistämisasiakirja valitsemalla Tiedoston > Tallenna ennen kuin jatkat.

Yhdistämisen kenttien nimien tarkistaminen

Varmista, että Word laittaa nimet ja osoitteet postitusluettelostasi oikeille paikoilleen kirjekuoressa.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Täsmää kentät.

  2. Kenttien täsmääminen ‑valintaikkunan vasemmassa sarakkeessa ovat kenttien nimet, joita Word käyttää osoitelohkossa. Oikealla olevan sarakkeen avulla voit täsmätä tietolähteen kentät näihin kenttien nimiin. Varmista, että kenttien nimet, jotka näkyvät vasemmalla puolella, vastaavat postitusluettelon tietueiden sarakeotsikoita, jotta Word voi sijoittaa oikeat tiedot oikeaan paikkaan kirjekuoressa.

    Kenttien täsmääminen -valintaikkuna
  3. Toimi seuraavasti:

    • Jos näytöllä näkyvät kenttänimet vastaavat sarakeotsikoita, joita käytit tietolähdetiedostossa olevia tietueita varten, älä tee mitään.

      Tai

    • Jos (ei vastaa) näkyy kenttänimessä, jonka oletit vastaavan tietolähteen sarakeotsikkoa, napsauta pudotusvalikon nuolta ja valitse sitten kenttänimi postitusluettelotietolähteestä. Toista tarvittaessa.

  4. Valitse OK.

Vaihe 6: Kirjekuorten esikatselu ja tulostaminen

Tee lopullinen tarkistus, ennen kuin tulostat kirjekuoret.

  1. Valitse Esikatsele tuloksia ja valitse sitten seuraava tai edellinen tietue napsauttamalla Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun - tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -painiketta, jotta voit varmistaa, että kirjekuoren nimet ja osoitteet näyttävät oikeilta.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Esikatsele tuloksia -ryhmä.

    Vihje:  Siirry luettelon alkuun, valitse Ensimmäinen Ensimmäinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike ja siirry luettelon loppuun, valitse Viimeinen Viimeinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike.

  2. Valitse Viimeistele ja yhdistä > Tulosta asiakirjoja.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

Vaihe 7: Kirjekuoren yhdistämisasiakirjan tallentaminen

Kun tallennat kirjekuoren yhdistämisasiakirjan, se säilyttää yhteyden postitusluetteloon, joten voit käyttää sitä seuraavassa ryhmälähetyksessä.

Kirjekuoren yhdistämisasiakirjan käyttäminen uudelleen

  • Avaa kirjekuorten yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Kirjekuoren yhdistämisasiakirjan osoitteiden muuttaminen

  • Avaa kirjekuorten yhdistämisasiakirja ja valitse Muokkaa vastaanottajaluetteloa, niin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Onko sinulla Wordin yhdistämistoimintoon liittyviä kysymyksiä, joihin ei löydy vastausta tästä ohjeartikkelista?

Kysy kysymys Word-yhteisön keskustelupalstalla

Auta kehittämään Wordia

Onko sinulla ehdotuksia Wordin yhdistämistoiminnon tai muiden toimintojen parantamiseksi? Jos on, tutustu Wordin User Voice -sivustoon ja kerro ehdotuksesi!

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×