Kirjeiden luominen ja tulostaminen yhdistämisen avulla Word 2016 for Macissa

Jos haluat lähettää sähköpostiviestin ryhmälähetyksenä postitusluettelossasi oleville henkilöille, voit luoda erän mukautettuja kirjeitä yhdistämisen avulla. Jokaisessa luotavassa kirjeessä on sama asettelu, muotoilu sekä teksti ja samat kuvat. Vain tietyt osat kirjeestä vaihtelevat ja ovat mukautettuja.

Kirjeiden luomiseen ja tulostamiseen yhdistämisprosessin avulla liittyy kolme tiedostoa:

  • Pääasiakirja
    Tämä asiakirja sisältää tekstiä ja kuvia (esimerkiksi logon tai kuvan), jotka ovat samanlaiset yhdistetyn asiakirjan kussakin versiossa. Kirjeen teksti on esimerkki samasta sisällöstä.

  • Postitusluettelo
    Tämä asiakirja sisältää tietoja, joita käytetään kirjeen tietojen lisäämiseen. Postitusluettelossa on esimerkiksi nimiä, ja pääasiakirja on kirje, joka osoitetaan luettelossa oleville nimille.

  • Yhdistetty asiakirja
    Tämä asiakirja on pääasiakirjan ja postitusluettelon yhdistelmä. Yhdistämisen hakee postitusluettelosta muodostelman ja sijoittaa sen pääasiakirjaan, jonka tuloksena saadaan mukautettu kirje jokaiselle henkilölle.

Noudattamalla seuraavia ohjeita voit luoda ja tulostaa mukautettuja kirjeitä yhdistämisen avulla.

Valmistele kirje ennen yhdistämistä. Jos haluat kertoa ihmisille esimerkiksi tulevasta tapahtumasta, lisää tekstiin tapahtuman nimi, päivämäärä ja tapahtumapaikka. Nämä tiedot ovat tärkeitä kaikille kirjeen vastaanottajille.

  1. Valitse Postitukset -välilehdeltä Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Kirjeet.

    joukkokirjeet

  2. Kirjoita Wordissa kirjeen perusrunko, jonka haluat lähettää kaikille.

Postitusluettelo toimii tietolähteenäsi. Se voi olla Excel, Outlook-yhteystietojen hakemisto, Access-tietokanta tai Office-osoiteluettelo. Se sisältää tietueet, joista Word hakee tietoja kirjeen muodostamista varten.

Vihjeitä

  • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, voit luoda sellaisen sähköpostien yhdistämisen aikana. Ennen kuin aloitat sähköpostien yhdistämisen, kerää kaikki tietueesi ja lisätä ne tietolähteeseen.

  • Jos käytät Excel-laskentataulukkoa, varmista, että postinumeroiden sarake on muotoiltu tekstiksi, jotta et menetä nollia.

  • Jos haluat käyttää omia Outlook-yhteystietojasi, varmista, että Outlook on oletussähköpostiohjelmasi. Kun haluat tehdä tämän, avaa Apple Mail ja valitse Sähköposti-valikossa Asetukset. Valitse Yleiset-välilehden Oletussähköpostiohjelma-kohdan vieressä Microsoft Outlook

  • Voit myös käyttää Apple-osoitteistoa, varmistamalla, että Apple Mail on oletussähköpostiohjelmasi.

  • Käytä FileMaker Pro -tietokantaa yhdistämisen tietolähteenä.

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Valitse vastaanottajat ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

    Postitukset-välilehdessä näkyy Valitse vastaanottajat -kohta ja vaihtoehtojen luettelo korostettuna

    Valitse

    Toiminto

    Luo uusi luettelo

    Aloita uusi osoiteluettelo samalla kun määrität yhdistämistä

    Käytä nykyistä luetteloa

    Käytä osoiteluettelona Excel-laskentataulukkoa tai muuntyyppistä datatiedostoa

    Valitse Outlookin yhteystiedoista

    Valitse nimet osoiteluetteloon suoraan Outlook-yhteystiedoista

    Apple-osoitteisto

    Valitse nimet osoiteluetteloon suoraan Apple-osoitteistosta

    FileMaker Pro

    Tuo tiedot FileMaker Pro -tietokannasta

  2. Jos valitsit Luo uusi luettelo, toimi seuraavasti:

    1. Word luo automaattisesti Muokkaa luettelon kenttiä -valintaikkunaan kenttiä joillekin perustiedoille, kuten etunimelle, sukunimelle ja osoitteelle. Jos haluat lisätä uuden kentän – kuten viestikentän – lisää se nyt, niin voit täyttää sen kirjoittaessasi merkintöjä. Kirjoita Uuden kentän nimi -kohtaan lisättävä kentän nimi ja valitse sitten +-merkki (plusmerkki).

      Vihje:  Jos haluat muuttaa kenttien järjestystä, valitse siirrettävä kenttä ja siirrä se sitten ylä- tai alanuolella haluamaasi paikkaan luettelossa.

    2. Kun kaikki kentät on määritetty haluamallasi tavalla, luo luettelo valitsemalla Luo.

  3. Jos valitsit Käytä nykyistä luetteloa, toimi seuraavasti:

    1. Selaa käytettävään tiedostoon ja valitse Avaa.

    2. Jos valitsit avattavaksi Excel-laskentataulukon, valitse Avaa työkirja -valintaikkunassa taulukko, jota haluat käyttää, ja jätä Solualue tyhjäksi, jotta voit käyttää koko taulukkoa, tai syötä solualue käytettäville tiedoille ja valitse sitten OK.

  4. Jos valitsit Valitse Outlookin yhteystiedoista tai Apple-osoitteisto, toimi seuraavasti:

    1. Valitse Suodata vastaanottajat, niin voit valita sisällytettävät vastaanottajat.

    2. Valitse Outlookin yhteystietojen Kyselyasetukset-valintaikkunan Yhdistämisen vastaanottajien näyttöperuste -kohdassa Täydellinen tietue. Valitse yhteystietoluettelosta yhteystiedot, joille haluat lähettää joukkosähköpostiviestin, ja valitse sitten OK.

    3. Jos käytät Apple-osoitteistoa, valitse Kyselyasetukset-valintaikkunan Apple-osoitteistoryhmät-kohdassa ryhmä, jolle haluat lähettää joukkosähköpostia, ja valitse sitten OK.

    4. Jos käytät FileMaker Pro-tietokantaa, valitse tietokantatiedosto Valitse tietolähteenä käytettävä FileMaker Pro -tietokanta -valintaikkuna ja valitse Avaa

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Lisää yhdistämiskenttä ja valitse sitten lisättävä kenttä.

    Postitukset-välilehdessä näkyy Lisää yhdistämiskenttä -kohta korostettuna

    Jatka kenttien lisäämistä, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi tiedot kirjeeseen.

  2. Muotoile kirjeen kentät siten kuin haluat muidenkin kirjeiden näyttävän. Lisää esimerkiksi väli etu- ja sukunimien kenttien väliin tai paina Return-näppäintä, kun haluat aloittaa uuden rivin osoitekenttää varten.

    Vihje: Lajittele vastaanottajaluettelo tai poista vastaanottajia valitsemalla Postitukset-välilehdessä Suodata vastaanottajat ja valitsemalla sitten Lajittele tietueet tai Suodata tietueet. Kun olet valmis, valitse OK.

  1. Voit tarkistaa, miltä kirje näyttää, valitsemalla Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia. Voit selata kirjeitä käyttämällä Use the left and right arrows on the Postitukset-välilehdessä vasenta ja oikeaa nuolta.

    Postitukset-välilehdessä näkyy Esikatsele tuloksia -kohta korostettuna

  2. Jos haluat tehdä enemmän muotoilumuutoksia, valitse uudelleen Esikatsele tuloksia, niin voit lisätä tai poistaa yhdistämiskenttiä.

  3. Kun kirjeiden ulkoasu on haluamasi, viimeistele yhdistäminen valitsemalla Postitukset-välilehdessä Viimeistele ja yhdistä > Tulosta asiakirjat.

    Postitukset-välilehdessä näkyvät Viimeistele ja yhdistä- ja Tulosta asiakirjat -vaihtoehdot korostettuina

    Vihje: Jos haluat tarkastella jokaista kirjettä erikseen ja päivittää ne erikseen, valitse ennen tulostamista Postitukset-välilehdessä Viimeistele ja yhdistä > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja. Kun olet valmis, tulosta kirjeet valitsemalla Tiedosto > Tulosta.

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se säilyttää yhteyden postitusluetteloon, joten voit käyttää sitä seuraavassa ryhmälähetyksessä.

Yhdistämisasiakirjan käyttäminen uudelleen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Yhdistämisasiakirjan osoitteiden muuttaminen

  • Avaa yhdistämisasiakirja ja Muokkaa vastaanottajaluetteloa, jolloin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×