Kirjaston tiedostojen järjestäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tapa, jolla kirjasto tiedostot järjestetään, vaihtelee ryhmän tarpeiden ja tietojen tallennus- ja etsintäpaikan mukaan. Rakenne kannattaa suunnitella hyvin, jotta se vastaa parhaalla tavalla organisaation tarpeita.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 sisältää lukuisia valmiita kirjastoja ja kirjastomalleja. Tiedostojen järjestäminen kannattaa aloittaa näiden kirjastojen ja mallien avulla.

Sisältö

Office SharePoint Server 2007: n kirjastot ja kirjastomallit

Järjestele tiedostoja

Sarakkeen lisääminen kirjastoon

Näkymän luominen

Kansion luominen kirjastoon

Office SharePoint Server 2007:n kirjastot ja kirjastomallit

Kun asennat Office SharePoint Server 2007:n, asennusohjelma luo useita kirjastoja, joiden avulla sivustokokoelman voi pitää hyvässä järjestyksessä. Luotavat kirjastot vaihtelevat sivustokokoelman asetusten mukaan. Jos sivustokokoelmassa käytetään esimerkiksi julkaisemistoimintoja, se sisältää seuraavat kirjastot:

  • Asiakirjat     Tämä kirjasto luodaan jokaiseen sivustoon ja siihen tallennetaan sivuston asiakirjat.

  • Kuvat     Tämä kirjasto luodaan jokaiseen sivustoon ja siihen tallennetaan sivuston kuvat.

  • Sivut     Tämä kirjasto luodaan jokaiseen sivustoon ja siihen tallennetaan sivuston sivut.

  • Sivustokokoelman asiakirjat     Tämä kirjasto luodaan sivustokokoelman asiakirjojen tallentamista varten.

  • Sivustokokoelman kuvat     Tämä kirjasto luodaan sivustokokoelman kuvien tallentamista varten.

  • Tyylikirjasto     Tämä kirjasto luodaan mukautettujen XSL-tyylisivujen ja CSS-tyylitiedostojen tallentamista varten.

Kirjastomallit ovat erikseen, että Office SharePoint Server 2007 avulla voit järjestää tiedostot. Kirjastomallien avulla voit helposti luoda kirjastoja, joissa on suunniteltu erityisesti tiedostotyyppejä tukemaan ja jotta kirjaston funktiot. Lisätietoja Office SharePoint Server 2007 mallien on artikkelissa Microsoft Office SharePoint Server 2007: ssä käytettävissä olevat kirjastomallit.

Sivun alkuun

Tiedostojen järjestämistavat

Kirjastoissa on useita toimintoja, jotka auttavat käsittelemään useita tiedostoja yhdessä kirjastossa. Useiden kirjastojen käyttäminen saattaa kuitenkin soveltua paremmin organisaatiosi käyttötarpeisiin.

Useiden asiakirjojen tallentaminen yhteen kirjastoon

Saatat haluta yhden suuren kirjaston toimivan monessa eri tilanteissa. Samalla ryhmällä saattaa olla esimerkiksi useita projekteja tai samassa projektissa useita ryhmiä.

Harkitse yhden kirjaston käyttämistä, kun

  • ryhmän tarvitsee nähdä saman tiedostojoukon yhteenveto tai eri näkymiä. Esimies voi esimerkiksi haluta nähdä kaikki tiedostot ryhmiteltynä osaston tai määräpäivän mukaan.

  • ihmiset haluavat etsiä tiedostoja sivuston samasta sijainnista.

  • Tiedostoissa on tarkoitus käyttää samoja asetuksia, kuten seurata tiedostojen versiotietoja tai edellyttää hyväksymistä.

  • kirjastoa käyttävillä ryhmillä on yhteisiä ominaisuuksia, kuten sama käyttöoikeustaso.

    Huomautus: Tiedostoihin voi määrittää yksilöllisiä käyttöoikeustasoja, mutta jos tasot vaihtelevat paljon, kannattaa käyttää useita kirjastoja.

  • haluat analysoida laskentataulukoiden tietoja tai vastaanottaa tiedostojen yhdistettyjä päivityksiä.

    Huomautus: RSS-tekniikan avulla saat ilmoituksen kirjastoon tehdyistä muutoksista esimerkiksi silloin, kun kirjastoon tallennetut tiedostot muuttuvat. RSS-syötteiden avulla työryhmän jäsenet näkevät yhtenäisen luettelon muuttuneista tiedostoista.

Alla on lueteltu joitakin tapoja tarkastella ja hallita samassa kirjastossa olevia tiedostoja:

  • Sarakkeiden lisääminen    Ryhmän tiedot, jotka ovat tärkeimmät pinpoint ja tarkastella tietoja eri tavoilla avulla voit lisätä sarakkeiden kirjastoon. Sarakkeet näkyvät kirjastosivun ylälaidassa otsikoina, kuten "Osaston nimi" tai "Määräpäivä". Sarakeotsikoiden avulla voit lajitella ja suodattaa tiedostoja kirjastossa.

  • Luo näkymät    Näkymiä voi käyttää, jos ryhmäsi jäsenten tarvitsee usein tiedot tietyllä tavalla. Näkymissä sarakkeita käytetään lajitella, ryhmitellä, suodattaa ja näyttää tiedot.

  • Kansioiden luominen     Jos kirjasto sisältää useita tiedostoja, jotka voi ryhmitellä loogisesti, voit luoda kansioiden avulla ryhmät kirjaston sisälle. Kansioiden avulla ihmisten on helpompi etsiä ja hallita tiedostoja tuttuun tapaan. Office SharePoint Server 2007:ssä on puunäkymä, jonka avulla käyttäjät voivat liikkua sivustoissa ja kansioissa samaan tapaan kuin kiintolevyn kansioissa.

  • Useiden mallien määrittäminen    Jos kirjastoon on määritetty useita sisältötyyppejä, voit luoda samaan kirjastoon eri tyyppisiä oletusmalleja, esimerkiksi myyntisopimuksia, markkinointiesityksiä ja budjettitaulukoita. Jos käytät useita kirjastoja, sisältötyypit tekevät kirjastoista entistä yhdenmukaisempia ja joustavampia.  

Useiden kirjastojen luominen

Saatat haluta luoda useita kirjastoja, jos tallennettavat ja hallittavat tiedot jakautuvat erilaisiin joukkoihin tai jos niillä on eri käyttäjäryhmiä.

Käytä useita kirjastoja, kun

  • Tallennettavat ja hallittavat tiedostot ovat selvästi erilaisia, eivätkä muut tarvitse säännöllisesti tiedostojen yhteenvetoja tai hakuja, joissa kaikki tiedostot ovat mukana.

  • tiedostojen käyttäjäryhmät ovat erillisiä ja niillä on eri käyttöoikeustasot.

  • eri tiedostojoukot edellyttävät erilaisia asetuksia, kuten version seurantaa tai hyväksyntää.

  • sinun ei tarvitse analysoida tiedostoja samanaikaisesti eikä vastaanottaa tiedostoihin yhteisiä päivityksiä.

  • haluat käyttää erilaisia asetuksia uusien tiedostojen luomisessa tai haluat kirjastojen Uusi-valikon asetusten olevan eri järjestyksessä.

Alla on lueteltu joitakin tapoja käyttää useita kirjastoja tehokkaasti:

  • Sivustomallien ja -sarakkeiden määrittäminen     Jos organisaatio haluaa käyttää kirjastoissaan tiettyjä yhdenmukaisia asetuksia, se onnistuu määrittämällä sivustomalleja ja sivustosarakkeita. Asetuksia ei tarvitse määrittää jokaisella kerralla uudelleen, kun jaat ne useiden kirjastojen kesken.

  • Tiedostojen lähettäminen toiseen sijaintiin     Jos haluat tiedoston olevan käytettävissä useissa kirjastoissa, voit tallentaa sen yhteen kirjastoon ja lähettää sitten kopion muihin kirjastoihin. Voit ottaa käyttöön muistutuksen, joka pyytää päivittämään kaikki asiakirjan kopiot, kun teet muutoksia alkuperäiseen asiakirjaan.

  • Kirjastomallien luominen     Jos haluat käyttää kirjastoissa joitakin yhteisiä asetuksia tai käyttää samoja ominaisuuksia useissa kirjastoissa, voit tallentaa kirjaston malliksi. Kirjastomalleja voi käyttää sivustossa, kun valitset Sivuston toiminnot -valikosta Luo.

Huomautus: Jos olet lisäämässä uusia tiedostoja kirjastoon, joka sisältää aiemman projektin tiedostoja, sinun voi olla vaikea päättää, kannattaako luoda uusi kirjasto vai lisätä tiedostot olemassa olevaan kirjastoon. Jokainen tilanne on erilainen, mutta jos arvelet, että sinun tarvitsee joskus analysoida tai hallita kaikkia tiedostoja yhtä aikaa, tiedostot kannattaa lisätä olemassa olevaan kirjastoon. Oletusnäkymään saa näkyviin tuoreimmat tiedostot sarakkeiden, suodattimien ja näkymien avulla.

Sivun alkuun

Sarakkeen lisääminen kirjastoon

Oletusarvon mukaan kirjastot seuraavat tiedoston nimeä sekä tietoja tiedoston tilasta, esimerkiksi sitä, onko se kuitattu sisään. Voit määrittää lisäsarakkeita, jotka auttavat ryhmää luokittelemaan ja seuraamaan tiedostoja esimerkiksi osaston nimen tai projektinumeron perusteella. Sarakkeita lisäämällä kirjaston näkymät voi hyödyntää mahdollisimman hyvin.

Saraketta luotaessa käytettävissä on lukuisia eri sarakelajeja, kuten yksirivinen teksti, asetusten avattava luettelo, muiden sarakkeiden arvojen perusteella laskettava luku tai vaikkapa sivustolla olevan henkilön nimi ja kuva.

Huomautus: Seuraavat toimintaohjeet alkavat sen kirjaston kirjastosivulta, johon sarake on tarkoitus lisätä. Jos kirjastoa ei ole valmiiksi avattu, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa. Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Luo sarake.

  2. Kirjoita Nimi ja laji -osan Sarakkeen nimi -ruutuun haluamasi nimi.

  3. Valitse Tämän sarakkeen tietotyyppi on -kohdassa tietotyyppi, jonka haluat määrittää sarakkeelle.

  4. Kirjoita Sarakkeiden lisäasetukset -osan Kuvaus-ruutuun kuvaus, jonka luettuaan käyttäjät ymmärtävät sarakkeen käyttötarkoituksen sekä sen, millaisia tietoja sarake voi sisältää. Tämä kuvaus on valinnainen.

  5. Sen mukaan, minkä saraketyypin valitsit, Sarakkeen lisäasetukset -osassa voi näkyä lisäasetuksia. Valitse haluamasi lisäasetukset.

  6. Jos lisäät sarakkeen oletusnäkymään, jonka sivuston käyttäjät näkevät avatessaan ensin luetteloon tai kirjastoon, valitse Lisää oletusnäkymään.

  7. Valitse OK.

Sivun alkuun

Näkymän luominen

Näkymien avulla voit tuoda näkyviin tärkeimmät tiedostot tai sellaiset tiedostot, jotka parhaiten sopivat tiettyyn tilanteeseen. Voit esimerkiksi luoda näkymiä hiljattain luoduista tiedostoista, tietyn osaston tiedostoista tai tietyn henkilön luomista tiedostoista. Kun olet luonut näkymän, se on käytettävissä aina kirjastoa tarkasteltaessa.

Näytä-valikon näkymät

Kun tarkastelet kirjaston tiedostoja, voit lajitella tai suodattaa tiedostoja tilapäisesti osoittamalla sarakkeen nimeä hiirellä ja napsauttamalla sitten nimen vieressä olevaa nuolta. Tämä on kätevää, jos haluat nähdä tiedostot tietyllä tavalla, mutta tällä menetelmällä samat vaiheet on toistettava, kun haluat tarkastella näkymää uudelleen.

Luettelon tai kirjaston kohteiden lajitteleminen

Jos haluat tarkastella tiedostoja tietyllä tavalla, voit luoda näkymän. Voit käyttää tätä näkymää aina käsittelet kirjastoa. Kun luot näkymän, se lisätään- näkymän valikko Näytä-valikko kirjaston.

Kirjastoissa voi olla sekä omia että julkisia näkymiä. Kuka tahansa voi luoda oman näkymän, jossa tiedostot näkyvät tietyllä tavalla, tai suodattaa tiedostot siten, että vain tarpeelliset tiedostot jäävät näkyviin. Jos sinulla on sivuston suunnitteluoikeudet, voit luoda julkisen näkymän, jota kaikki kirjastoa tarkastelevat voivat käyttää. Voit myös tehdä julkisesta näkymästä oletusnäkymän. Tällöin kirjaston käyttäjät näkevät kirjaston automaattisesti kyseisessä näkymässä.

Lisäksi sivuston suunnitellessasi voit linkittää eri näkymiin tai rakenne-sivut, joilla verkko-osat, jotka käyttävät eri näkymiä.

Jos ryhmäsi jäsenet tarkastelevat kirjastoja mobiililaitteilla, voit ottaa laitteiden rajoitukset huomioon luomalla mobiilinäkymiä, jotka rajoittavat esimerkiksi näkyvissä olevien kohteiden määrää. Lisätietoja näkymien luomisesta on Katso myös -osassa.

Seuraavien toimenpiteiden avulla voi luoda vakionäkymän. Käytettävissä olevat asetukset vaihtelevat näkymän lajin mukaan, mutta näkymän luomisen perusvaiheet ovat samanlaisia.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko , Luo näkymä.

  3. Valitse Valitse näkymän muoto -kohdasta luotavan näkymän laji. Useimmissa tilanteissa kannattaa valita Vakionäkymä, mutta voit tarvittaessa (jos olet luomassa esimerkiksi raporttia) valita muitakin näkymiä.

  4. Kirjoita Näkymän nimi -ruutuun nimi näkymän, kuten Sorted sukunimen mukaan.

  5. Jos haluat tämän näkymän kirjaston oletusnäkymäksi, valitse Tee tästä oletusnäkymä -valintaruutu. Vain julkisen näkymän voi kuitenkin määrittää oletusnäkymäksi.

  6. Valitse Käyttäjäryhmä-osasta Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta, haluatko luoda henkilökohtaisen näkymän, jota voit käyttää vain sinä, vai julkisen näkymän, jota voivat käyttää kaikki.

  7. Sarakkeet-kohdassa voit tuoda näkyviin tai piilottaa sarakkeet valitsemalla haluamasi valintaruudut. Kirjoita sarakkeen nimen viereen numero, joka kuvaa sarakkeen järjestystä näkymässä.

  8. Valitse Lajittele-osasta asetukset sen mukaan, miten haluat lajitella tiedostoja. Lajittelussa voi käyttää kahta saraketta. Voit lajitella tiedostot esimerkiksi ensisijaisesti tekijän mukaan ja saman tekijän tiedostot tiedoston nimen mukaan.

  9. Valitse Suodatin-osasta asetukset sen mukaan, miten haluat suodattaa tiedostoja. Suodatetussa näkymässä on näkyvissä vähemmän tiedostoja, esimerkiksi vain tietyn osaston luomat tiedostot tai vain hyväksytyt tiedostot.

  10. Ryhmittelyperuste-kohdassa voit ryhmitellä omaan osaansa kohteet, joilla on tietty arvo. Voit esimerkiksi ryhmitellä kunkin tekijän asiakirjat omaan laajennettavaan ja tiivistettävään osaansa.

  11. Summat-osassa voit laskea sarakkeen kohteiden, esimerkiksi seurantakohteiden, määrän. Joissakin tilanteissa voit tehdä yhteenvetoja tai tuoda esiin lisätietoja, esimerkiksi keskiarvon.

  12. Valitse Tyyli-kohdassa näkymään haluamasi tyyli, kuten varjostettu luettelo, joka näyttää joka toisen rivin muita rivejä tummempana.

  13. Jos kirjastossa on kansioita, voit luoda näkymän, josta kansiot jätetään pois. Tällaista näkymää kutsutaan myös sisentämättömäksi näkymäksi. Kun haluat tarkastella kaikkia tiedostoja samalla tasolla, valitse Kansiot-kohdasta Näytä kaikki kohteet ilman kansioita.

  14. Voit rajoittaa kirjaston tarkasteltavissa olevien tiedostojen määrää tai sitä, kuinka monta tiedostoa voi näkyä samalla sivulla. Nämä asetukset ovat tärkeitä etenkin, jos luotava näkymä on tarkoitettu matkaviestinkäyttöön. Valitse haluamasi vaihtoehdot Kohderajoitus-kohdasta.

  15. Jos kirjastoa on tarkoitus käyttää matkaviestimessä, valitse haluamasi vaihtoehdot Matkaviestin-kohdasta.

  16. Valitse OK.

Sivun alkuun

Kansion luominen kirjastoon

Jos kirjastossa on useita asiakirjatyyppejä tai paljon erilaista sisältöä, voit järjestää sisällön kansioihin.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Valitse Uusi valikon Uusi valikko Valitse Uusi kansio.

    Huomautus: Kirjaston luonut henkilö on voinut määrittää, että kirjastoon ei voi luoda kansioita. Tällöin Uusi kansio -komento ei ole käytettävissä.

  3. Kirjoita kansiolle nimi ja valitse OK.

Vihje: Jos useissa kirjastoissa on käytössä kansioita tai jos ryhmän jäsenet haluavat selata kirjastoa samalla tavalla kuin kiintolevyä, ryhmä voi tarvittaessa määrittää sivuston käyttämään puunäkymää. Puunäkymässä kansiosta toiseen on helppo siirtyä, ja kansioita voi laajentaa sekä kutistaa. Jos sinulla on sivustojen suunnitteluoikeudet, voit ottaa puunäkymän käyttöön Sivuston asetukset -sivun Siirtymisasetukset-kohdassa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×