Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta

Kirjaston määrittäminen edellyttämään tiedostojen uloskuittausta

Yksi keino hallita tiedostojen yhteiskäyttöä on edellyttää tiedostojen uloskuittausta erityisesti silloin, kun kirjasto on useiden käyttäjien käytettävissä. Jos uloskuittaus kirjastosta vaaditaan, muut eivät voi korvata tietoja. Vaarana on kuitenkin se, että estät muita näkemästä uusimpia muutoksia tai tekemästä itse muutoksia. Jos muiden on voitava käsitellä tiedostoa, on tärkeää, että tiedostot kuitataan nopeasti takaisin sisään.

Huomautus:  Älä määritä kirjastolle uloskuittausvaatimusta, jos tarkoituksena on, että käyttäjät voivat käsitellä kirjaston tiedostoja samanaikaisesti. Jos uloskuittausvaatimus on käytössä, tiedostoja ei voi käsitellä samanaikaisesti.

Tiedostojen uloskuittaamisen edellyttäminen muokkaamista varten

Huomautus: Vain henkilöt, joilla on Täydet oikeudet- tai Suunnittelija-käyttöoikeus, voivat määrittää kirjaston asetuksiin pakollisen tiedostojen uloskuittauksen.

  1. Siirry kirjastoon, jota aiot käyttää.

  2. Valitse Asetukset Asetukset: profiilin päivittäminen, ohjelmiston asentaminen ja yhteyden luominen pilvipalveluun ja Kirjaston asetukset.

    Jos et näe näitä valikkokohteita, valitse valintanauhasta Kirjasto ja valitse sitten

    Kirjaston asetukset Asetukset-ryhmässä.

  3. Valitse Asetukset-sivun Yleiset asetukset -kohdassa Versiotietojen asetukset.

  4. Valitse Edellytä uloskuittausta -osan Onko asiakirjat uloskuitattava, ennen kuin niitä voidaan muokata? -kohdassa Kyllä.

  5. Tallenna asetukset ja palaa Kirjaston asetukset -sivulle valitsemalla OK.

Toimi

Vaikutus

Tiedoston luominen tai lisääminen kirjastoon

Tiedosto on alun perin uloskuitattuna omassa käytössäsi. Sinun on kuitattava tiedosto sisään kirjastoon, jotta muut voivat tarkastella ja käyttää sitä.

Tiedoston avaaminen muokkaamista varten

Tiedosto kuittautuu ulos automaattisesti, kun valitset Muokkaa. Näkyviin tulee sanomaruutu, joka ilmoittaa, että olet kuittaamassa tiedostoa ulos. Samalla ohjelma kysyy, haluatko muokata tiedostoa paikallisessa luonnoskansiossasi.

Kun tiedosto on kuitattu ulos, tiedostokuvakkeen päällä näkyy vihreä alaspäin osoittava nuoli sen merkiksi, että tiedosto on kuitattu ulos. Nyt kukaan muu ei voi muokata tiedostoa eikä nähdä uloskuitattuna olevaan tiedostoon tekemiäsi muutoksia.

Muutosten tekeminen tiedoston ominaisuuksiin

Jos tiedostoa ei ole vielä kuitattu ulos, se on kuitattava ulos, ennen kuin sen ominaisuuksiin voi tehdä muutoksia. Tiedoston ominaisuuksia ovat esimerkiksi tiedoston otsikko, tekijän nimi, määräpäivä tai sanamäärä. Tekemäsi muutokset tulevat voimaan, kun kuittaat tiedoston takaisin sisään.

Toisella käyttäjällä uloskuitattuna olevan tiedoston avaamisen yrittäminen

Kuittaa ulos- ja Kuittaa sisään -vaihtoehdot eivät ole käytettävissä. Et voi kuitata ulos tiedostoa, jonka joku muu on kuitannut ulos. Jos yrität tehdä niin, näkyviin tulee sanoma, joka ilmoittaa, että toinen käyttäjä on jo kuitannut tiedoston ulos.

Voit nähdä, kuka on kuitannut tiedoston ulos, pysäyttämällä osoittimen tiedostokuvakkeen päälle. Tiedoston uloskuitanneen henkilön nimi näkyy työkaluvihjeessä. Jos tarvitset tiedostoa pikaisesti, voit pyytää kyseistä henkilöä kuittaamaan tiedoston sisään.

Tiedoston kuittaaminen sisään

Näyttöön tulee kehotus, jossa pyydetään kirjoittamaan tekemiäsi muutoksia kuvaava kommentti. Jos versiotietojen seuranta on kirjastossa käytössä, kommenttisi lisätään versiohistoriaan. Jos sekä pää- että aliversioiden seuranta on käytössä, ohjelma pyytää valitsemaan, kumpaa tyyppiä olevan version kuittaat sisään. Lisätietoja tiedostojen versiotiedoista on tämän artikkelin Katso myös -osan ohjeissa.

Tiedoston pitäminen uloskuitattuna kauan

Kukaan muu ei voi nähdä tiedostoon tekemiäsi muutoksia tai muokata kyseistä tiedostoa, kun tiedosto on sinulla uloskuitattuna. Ominaisuus on hyödyllinen, ja se suojaa tietoja tiedoston muokkaamisen aikana. Samalla se voi kuitenkin estää muita tekemästä heille annettuja tehtäviä. On hyvien toimintatapojen mukaista kuitata tiedostot takaisin sisään aina niin pian kuin mahdollista. Myös järjestelmänvalvoja voi tarvittaessa kuitata tiedoston sisään pakotetusti.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×