Kalenterin hallinta Excel 2016:n Kalenteritiedot-mallin avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Excel 2016:n Kalenteritiedot-mallin avulla voit hankkia kattavaa, havainnollistavaa ja mukautettavaa tietoa kalenteristasi. Malli havainnollistaa, miten paljon käytät aikaa kokouksissa, keitä tapaat eniten (ja keitä et ollenkaan), mihin aikaan päivästä yleensä tapaat muita ihmisiä ja niin edelleen.

Kalenteritiedot-mallin avulla voit tarkastella kalenteria raporttinäkymän tavoin ja paneutua tiettyihin aikajaksoihin tai sinua kiinnostaviin kokouksiin. Voit käyttää Kalenteritiedot-mallia apuna hallitsemaan kokouksiasi, vapaa-aikaasi ja koko elämääsi. Aloitetaan.

Kalenteritiedot-mallin käyttäminen

Kalenteritiedot-mallin käyttöön tarvitset Excel 2016:n tai uudemman tai Office 365 -tilauksen. Jotta voit käyttää kalenteriasi mallin kautta, sinulla täytyy olla aktiivinen tili Exchange-palvelimessa tai Exchange Onlinessa osana Office 365 -tilaustasi.

Kalenteritiedot-mallin avaaminen

Avaa Kalenteritiedot-malli valitsemalla Excelissä Uusi > Kalenteritiedot.

Jos et näe mallia, kirjoita hakuruutuun kalenteritiedot ja aloita sitten haku valitsemalla suurennuslasipainike (tai painamalla Enter-näppäintä). Kalenteritiedot-malli aukeaa.

Kun malli on avattu, näet työkirjan ensimmäisen välilehden nimeltä Aloitus. Aloita valitsemalla Aloitetaan-painike.

Kalenteritiedot-malli

Tuo kalenterisi -välilehti on valittuna, ja saat sieltä ohjeet yhteyden muodostamiseen Exchange-palvelimeen ja kalenterin tuomiseen.

Tuo kalenterisi

Kun valitset Kirjaudu-painikkeen, Excel näyttää valintaikkunan, johon kirjoitat sähköpostiosoitteesi ja salasanasi. Niiden avulla Excel muodostaa yhteyden Exchange-palvelimeesi ja lataa kalenteritietosi työkirjaan. Prosessi saattaa kestää hetken riippuen ladattavien tapaamisten määrästä.

Exchange-tunnistetiedot

Kun prosessi on valmis, Kokoustiedot-laskentataulukko aukeaa koontinäyttönä, jossa esitellään joukko kalenteriisi perustuvia yksityiskohtaisia analyyseja.

Kokoustiedot-taulukko täytetty

Kalenteritiedot-työkirjan tallentaminen omien tietojen kanssa

Voit nyt tallentaa työkirjan makroja käyttävänä työkirjana, jolloin voit päivittää tietoja milloin tahansa. Jos haluat tallentaa työkirjan, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä ja valitse sitten tallennussijainti. Valitse Excel-työkirja (makrot käytössä) avattavasta Tallenna muodossa-valikosta.

    Tallenna makroja tukevana työkirjana

    Tallentamalla työkirjan makroja käyttävänä työkirjana varmistat, että kaikki kaaviot päivittyvät automaattisesti aina, kun Kokoustiedot-laskentataulukon Päivitä tiedot -painiketta napsautetaan.

  2. Kun haluat saada uusimmat tiedot kalenteristasi, avaa työkirja ja valitse Päivitä tiedot -painike Kokoustiedot-laskentataulukon alareunasta.

Kokoustiedot-laskentataulukon kalenteritietojen tulkitseminen

Kokoustiedot-laskentataulukossa näet koontinäytön, jossa esitellään kalenteritietoihisi perustuvaa mielenkiintoista tietoa. Laskentataulukko näkyy alla olevassa kuvassa, ja kuvan alla on kerrottu numeroiduista osista lisätietoja.

Kalenteritiedot-alueet
  1. Kokousvastaus-osio

  2. Aikajana, josta voit valita analysoitavan ajanjakson; kaikki kaaviot kuvaavat valittua ajanjaksoa

  3. Yhteenveto kerätyistä tiedoista

  4. Pylväskaavio (PivotChart) kokouksissa vietetystä ajasta kuukauden ja vuoden mukaan

  5. Pylväskaavio (PivotChart) päivittäisistä kokouksista kuukauden ja vuoden mukaan

  6. Pylväskaavio (PivotChart) kokouksista tunneittain kuukauden ja vuoden mukaan

  7. Palkkikaavio (PivotChart) henkilöistä, joita tapasin (tapasit) eniten

  8. Ympyräkaavio (PivotChart) vastauksistasi kokouskutsuihin. Kaavio näyttää osallistutut kokoukset, vastaamattomat kokouskutsut ja alustavat osallistumiset kokouksiin.

  9. Ympyräkaavio (PivotChart) kokouksista, jotka järjestit tai joihin osallistuit

Suodatusasetukset

Kokoustiedot-laskentataulukossa on kaksi suodatusasetusta, jotka vastaavat edellisen kuvan kohtia 1 ja 2:

  1. Valitse vastaus -osittajalla voit valita kokousvastauksen tai niiden yhdistelmän (voit valita useita kohteita yhdistelmillä CTRL + napsautus tai Vaihto + napsautus), jolla kaikki laskentataulukon kaaviot suodatetaan:

    • Järjestin

    • Vahvistin

    • Osallistuin alustavasti

    • Ohitin

    Vahvistin- ja Järjestin-vaihtoehdot ovat valittuina, kun laskentataulukko ladataan.

    Vihje: Jos valitset osittajan Ohitin -painikkeen, voit kaaviossa 6 tarkastella, mihin aikaan päivästä yleensä ohitat kokouskutsut. Kaaviosta 7 näet, ketkä osallistuvat kokouksiin, jotka ohitat.

    Lisätietoja Excelin osittajista.

  2. Aikajana-osittajan (Valitse analysoitava ajanjakso) avulla voit suodattaa laskentataulukon kaavioita ajanjakson perusteella. Osittajan oikeassa yläkulmassa on avattava valikko, jossa voit valita ajanjakson suuruusluokan: vuodet, vuosineljännekset, kuukaudet tai päivät.

    aika-suodatin

    Lisätietoja Excelin aikajanoista.

Kalenteritiedot-mallin mukauttaminen

Kalenteritiedot-malli mittaa DAX:n (Data Analysis Expressions) avulla kokouksissa vietettyä aikaa prosentteina (suhteessa kokonaistyöaikaan). Tulokset näkyvät Kokoustiedot-laskentataulukossa numeroilla 3 ja 4 merkityissä kaavioissa.

Laskutoimitukset perustuvat kahdeksantuntiseen työpäivään ja viisipäiväiseen työviikkoon. Yli neljä tuntia kestävät kokoukset jätetään pois laskuista. Tällä vähennetään kalenterin pitkäkestoisista tapahtumista johtuvaa laskennan vääristymää.

Mallin voi mukauttaa omiin työtapoihin sopivaksi. Kokouksissa vietetyn ajan laskentaan voi vaikuttaa seuraavien vaiheiden kautta:

  1. Napsauta laskentataulukon välilehteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse esiin tulevassa valikossa Näytä....

    näytä laskentataulukko
  2. Valitse esiin tulevassa Näytä -ikkunassa Parametrit-laskentataulukko ja napsauta OK.

    Näytä valinnat
  3. Näytä-ikkunassa näytetään vain piilotetut laskentataulukot. Valitse Parametrit-laskentataulukko ja mukauta taulukon arvot oman työrutiinisi mukaisiksi.

    mukauta työmalleja Parametrit-laskentataulukossa

    Voit muuttaa seuraavia arvoja:

    • Työtuntien määrä päivässä

      Tämän parametrin arvo voi olla mikä tahansa väliltä 1–24. Jos teet esimerkiksi osa-aikatyötä ja työskentelet päivittäin, voit asettaa tämän parametrin arvoksi 4.

    • Työpäivien määrä viikossa

      Tämän parametrin arvo voi olla mikä tahansa väliltä 1–7. Jos teet esimerkiksi osa-aikatyötä ja työskentelet vain kaksi päivää viikossa, voit asettaa tämän parametrin arvoksi 2. Jos puolestaan tuntuu, että työskentelet viikon jokaisena päivänä, voit asettaa tämän parametrin arvoksi 7, jolloin se kuvastaa paremmin viikonloppuisin olevia kokouksia.

    • Ohita pitkät kokoukset (tuntia)

      Jos sinulla on yli neljä tuntia kestäviä kokouksia ja haluat sisällyttää ne laskentaan, voit kasvattaa tämän parametrin arvoa. Jos esimerkiksi osallistut usein kahdeksantuntisiin koulutuksiin ja haluat sisällyttää ne tietoihisi, voit asettaa tämän parametrin arvoksi 8. Tällöin vain yli kahdeksantuntiset kokoukset suodatetaan laskennan ulkopuolelle.

  4. Jos muokkaat Parametrit-laskentataulukon arvoja, työkirja täytyy päivittää valitsemalla Tiedot > Päivitä kaikki, jotta uudet arvot tulevat voimaan.

Kalenteritiedot-mallin lisävaihtoehdot

Edellisissä osissa on esitelty keinoja havainnollistaa kokousajan käyttöä ja saada mielenkiintoisia tietoja siitä, miten hallitset kokouksiasi (tai kuinka kokoukset hallitsevat ajankäyttöäsi). Kalenteritiedot-työkirjalla voi kuitenkin tehdä paljon muutakin seuraavassa osassa kuvatulla tavalla.

Voiko yksittäisiä kokouksia tarkastella tarkemmin?

Saat enemmän yksityiskohtaisia tietoja kokouksistasi tarkastelemalla yksittäisiin kokouksiin liittyviä tietoja. Napsauta jotakin laskentataulukon välilehteä hiiren kakkospainikkeella, valitse Näytä... ja sitten Kokousten tiedot -laskentataulukko.

Kokoustiedot-taulukko

Kokousten tiedot -laskentataulukossa voit tarkastella kaikkia kokouksiasi ja suodattaa tietoja yksittäisten kokousten tarkastelua varten. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi tilanteessa, jossa Kokoustiedot-laskentataulukossa on vieraita havaintoja (epätavallisia tai normaalin rutiinisi vastaisia kokouksia, esimerkiksi poikkeuksellisen suuri määrä kokouksia helmikuussa 2015). Tällöin voit etsiä olennaisimmat kokoukset Kokousten tiedot -laskentataulukosta.

Voiko työkirjan jakaa?

Kun Excel lataa kalenterisi tiedot Kalenteritiedot-työkirjaan, kokoustiedot tallennetaan työkirjan tietomalliin ja myös piilotettuun Kokousten tiedot -laskentataulukkoon.

Tunnistetietoja ei tallenneta työkirjaan, eli jos jaat työkirjan työtoverisi kanssa ja hän napsauttaa Päivitä tiedot -painiketta päivittääkseen työkirjan, hän saa kehotteen kirjoittaa omat tunnistetietonsa. Sinun kokoustietosi poistetaan työkirjan päivittämisen yhteydessä (tietosi korvataan työtoverisi tiedoilla).

Jos haluat palauttaa työkirjan alkutilaan ja poistaa kokoustietosi, paina CTRL + R ja tallenna työkirja .xlsm- tai .xltm-tiedostona.

Mistä saan lisätietoja?

Tämän työkirjan tarkoitus on kalenteritietojen tarjoamisen lisäksi tutustuttaa Exceliin ja sen tietojen analysoinnin ominaisuuksiin. Lisätietoja-laskentataulukossa on hyödyllisiä linkkejä, joista jokaisessa on linkki teknisiin resursseihin, joiden avulla voit aloittaa tässä mallissa käytettyjen ominaisuuksien käytön.

Lisätietoja-laskentataulukko

Miten tällaisen työkirjan voi luoda itse?

Voit luoda tämän kaltaisia työkirjoja Excel 2016:n sisäänrakennettujen tietojen analysointiominaisuuksien avulla.

Tämä malli käyttää Excel 2016:een integroitua Power Query -teknologiaa, jolla voidaan muodostaa yhteys Exchange Serveriin, poimia kalenteri ja muotoilla tiedot analysointia varten. Power Query -toiminnot ovat Tiedot-valintanauhan Haku- ja muuntotoiminnot -osassa. Lisätietoja Haku- ja muuntotoiminnoista.

Aloita kalenterin tuominen uuteen työkirjaan valitsemalla valintanauhasta Tiedot > Uusi kysely > Muista lähteistä > Microsoft Exchangesta.

Nouda tiedot Exchangesta

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×