Käyttäjien opastaminen Word 2010:n käytössä

Oletko ottamassa Microsoft Word 2010 ‑ohjelmaa käyttöön käyttäjäryhmälle? Onko ohjelma tarkoitus päivittää Word 2003- tai Word 2007 ‑versiosta? Seuraavassa on esitelty joitakin Word 2010:n tärkeimpiä uusia ominaisuuksia sekä päivitystä helpottavia resursseja.

Tässä artikkelissa on esitelty osa uusista ominaisuuksista. Lisätietoja uusista ominaisuuksista on aiheessa Word 2010:n uudet ominaisuudet. Jos ohjelma on tarkoitus päivittää Word 2003 ‑versiosta, lisätietoja on aiheessa Word 2010:n uudet ominaisuudet 2003-versiosta päivittäjille.

Sisältö

Helppoa työskentelyä

Valintanauhan mukauttaminen

Microsoft Office Backstage -näkymä

Siirtyminen ja haku pitkissä asiakirjoissa

Tallentamattomien töiden palauttaminen

Tehokas yhteistyö

Asiakirjojen ja esitysten tallentaminen Wordista suoraan SharePointiin

Asiakirjan yhteiskäyttö

Tiedostojen suojaaminen Suojatun näkymän avulla

Tiedostoissa olevien piilotettujen metatietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen sekä poistaminen

Asiakirjan lopulliseen versioon tehtävien muutosten estäminen

Asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantaminen

Käytön aloittaminen nopeasti

Helppoa työskentelyä

Valintanauhan mukauttaminen

Voit lisätä Word 2010:n valintanauhaan mukautuksia ja luoda ryhmä- tai yrityskohtaisia välilehtiä sekä ryhmiä, jotka sisältävät organisaation töissä useimmin tarvittavat komennot.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Lisätietoja valintanauhan mukauttamisesta on aiheessa Valintanauhan mukauttaminen.

Microsoft Office Backstage -näkymä

Microsoft Office Backstage ‑näkymässä voi tehdä tiedostolle toimintoja, joita itse tiedostossa ei voi tehdä. Backstage-näkymässä, joka on Microsoft Officen sujuvan käyttöliittymän uusin innovaatio ja valintanauhan rinnakkaisominaisuus, voit hallita tiedostoja eli luoda ja tallentaa asiakirjoja, etsiä piilotettuja metatietoja tai henkilökohtaisia tietoja sekä määrittää asetuksia.

Wordin Tiedosto-välilehteä napsauttamalla näkyviin tulevat komennot

Lisätietoja on aiheessa Backstage-näkymän esittely.

Kun asiakirja yhdistetään SharePoint 2010:een, asiakirjan tekijät voivat lisätä myös asiakirjan metatietoja. Jos tiedosto on tekijöiden yhteiskäytössä, he voivat Backstage-näkymässä tarkastella muiden tekijöiden profiileja ja käsitellä työnkulkuja vuorovaikutteisesti.

Siirtyminen ja haku pitkissä asiakirjoissa

Word 2010 ‑ohjelmassa pitkissäkin asiakirjoissa on helppo siirtyä haluamaansa kohtaan. Voit järjestellä asiakirjan sisältöä helposti uudelleen vetämällä ja pudottamalla otsikoita kopioimisen ja liittämisen sijaan. Voit etsiä sisältöä myös asteittaisella haulla, joten sinun ei tarvitse tietää tarkalleen, mitä etsit.

asiakirjassa siirtyminen

Word 2010 -ohjelmassa voit

  • siirtyä asiakirjassa otsikosta toiseen napsauttamalla asiakirjan rakenneruudun osia

  • piilottaa sisäkkäisiä otsikoita kutistamalla ja laajentamalla tasoja, jolloin rakenneruudun käyttö on helppoa myös pitkissä, monitasoisissa asiakirjoissa

  • hakea kohtia nopeasti kirjoittamalla tekstiä hakuruutuun

  • muuttaa järjestystä vetämällä ja pudottamalla asiakirjan otsikoita sekä poistaa otsikoita ja niiden sisältöä

  • siirtää haluamasi otsikon tai otsikon ja sen alapuolella olevat otsikot helposti ylemmälle tai alemmalle tasolle hierarkiassa

  • muodostaa perusrakenteen lisäämällä asiakirjaan uusia otsikoita tai lisätä uusia otsikoita niin, ettei koko asiakirjaa tarvitse selata läpi

  • seurata muiden muokkaamaa sisältöä selaamalla yhteismuokkaustunnuksen sisältäviä otsikoita

  • tuoda näkyviin asiakirjan kaikkien sivujen pikkukuvat ja siirtyä asiakirjassa napsauttamalla niitä.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Lisätietoja on aiheessa Asiakirjassa siirtyminen.

Sivun alkuun

Tallentamattomien töiden palauttaminen

Word-asiakirja on nyt entistä helpompi palauttaa, jos suljet tiedoston tallentamatta tai haluat tarkastella nykyisen tiedoston aikaisempaa versiota tai palata siihen. Jos otat automaattisen palautustoiminnon käyttöön, ohjelma tallentaa käsiteltävästä tiedostosta versioita tietyin väliajoin valitsemasi aikataulun mukaan, kuten aiemmissakin Wordin versioissa.

Voit myös säilyttää tiedoston viimeisimmän automaattisesti tallennetun version siltä varalta, että suljet tiedoston vahingossa tallentamatta. Näin voit palauttaa tiedoston helposti, kun avaat sen seuraavan kerran. Voit avata automaattisesti tallennettujen tiedostojen luettelon Microsoft Office Backstage ‑näkymästä myös käsitellessäsi tiedostoa.

Sivun alkuun

Tehokas yhteistyö

Word 2010 -ohjelmassa voit tehdä tehokkaasti yhteistyötä työtoveriesi kanssa. Word 2010 sisältää myös ominaisuuksia, jotka varmistavat tietoturvan käsiteltäessä asiakirjoja yhdessä muiden kanssa ja suojaavat tietokonetta mahdollisesti haitallisilta tiedostoilta.

Asiakirjojen ja esitysten tallentaminen Wordista suoraan SharePointiin

Word 2010 ‑asiakirjoja voi tallentaa suoraan SharePoint 2010 ‑tiedostokirjastoon Backstage-näkymässä. Kun valitset Backstage-näkymässä Tallenna ja lähetä ja valitset sen jälkeen Tallenna SharePointiin, Word tuo näkyviin luettelon viimeksi käyttämistäsi tiedostokirjastoista.

Lisätietoja on artikkelissa Tiedoston tallentaminen Office 2010:stä SharePointiin.

Asiakirjan yhteiskäyttö

Word 2010 mahdollistaa tiedostojen yhteiskäytön Wordissa. Sähköpostiliitteitä ei tarvitse lähettää eikä luonnoksia tallentaa esimerkiksi nimellä TSP_lopullinen_2_LOPULLINEN.docx. Sinun tarvitsee vain avata asiakirja ja aloittaa sen käsitteleminen. Samalla näet, ketkä muut osallistuvat käsittelyyn ja mistä kohdasta he muokkaavat asiakirjaa. Voit käsitellä samanaikaisesti mitä tahansa asiakirjaa, joka on tallennettu OneDriveen tai Microsoft SharePoint Foundation 2010 -sivustoon, joka tukee työtiloja.

Kun avaat jaetun asiakirjan, Word tallentaa sen välimuistiin automaattisesti, jolloin voit tehdä muutoksia siihen offline-tilassa, ja Word synkronoi muutokset automaattisesti, kun olet taas online-tilassa. Kun työskentelet toimiston ulkopuolella, sinun ei enää tarvitse huolehtia paikallisten kopioiden tallentamisesta eikä muutosten manuaalisesta yhdistämisestä palvelimessa olevaan asiakirjaan, kun palaat työpaikallesi.

Word 2010 ‑ohjelmassa useat käyttäjät voivat käsitellä asiakirjaa samanaikaisesti, ja voit käsitellä omia asiakirjojasi Office Online -ohjelmien avulla.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Huomautus SkyDrive on nyt OneDrive ja SkyDrive Pro on nyt OneDrive for Business. Lue lisää muutoksesta artikkelista Siirtyminen SkyDrivesta OneDriveen.

Useat käyttäjät voivat muokata samaa asiakirjaa yhtä aikaa ja nähdä muiden tekemät muutokset. Käyttäjä voi estää muilta käyttäjiltä sellaisten asiakirjan osien käsittelyn, joita hän itse parhaillaan käsittelee.

Tiedostojen suojaaminen Suojatun näkymän avulla

Tiedostot avautuvat Suojatussa näkymässä siten, että muokkaustoiminnot ovat poissa käytöstä. Mahdollisesti suojaamattomasta sijainnista, kuten Internetistä, peräisin olevat tiedostot tai sähköpostin liitetiedostot sekä tiedostot, joissa on aktiivista sisältöä (esimerkiksi makroja, tietoyhteyksiä tai ActiveX-komponentteja), tarkistetaan ja ne voidaan tämän jälkeen avata Suojatussa näkymässä. Luotetuista lähteistä peräisin olevia tiedostoja voi muokata valitsemalla Ota muokkaaminen käyttöön, ja kyseisen tiedoston tietoja voi tarkastella Microsoft Office Backstage -näkymässä.

Lisätietoja suojatusta näkymästä on artikkelissa Mikä on suojattu näkymä?

Tiedostoissa olevien piilotettujen metatietojen ja henkilökohtaisten tietojen etsiminen sekä poistaminen

Ennen kuin jaat asiakirjan muiden käyttäjien kanssa, voit asiakirjan tarkastamistoiminnolla tarkistaa, onko tiedostossa piilotettuja metatietoja, henkilökohtaisia tietoja tai muuta tallennettua sisältöä.

Asiakirjan tarkastamistoiminnolla voi etsiä ja poistaa muun muassa seuraavia tietoja:

  • kommentit

  • versiot

  • muutosmerkinnät

  • käsinkirjoitetut huomautukset

  • piiloteksti

  • asiakirjan ominaisuudet

  • mukautetut XML-tiedot

  • ylä- ja alatunnisteiden tiedot.

Asiakirjan tarkastamistoiminnolla voit varmistaa, että yhteiskäyttöön asettamissasi asiakirjoissa ei ole piilotettuja henkilökohtaisia tietoja tai muuta luottamuksellista sisältöä. Organisaatiosi voi myös lisätä asiakirjan tarkastamistoimintoon tarkistuksia, jotka etsivät muuntyyppistä piilotettua sisältöä.

Lisätietoja asiakirjan tarkastamisesta on artikkelissa Asiakirjojen tarkastaminen piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistamiseksi

Asiakirjan lopulliseen versioon tehtävien muutosten estäminen

Ennen kuin jaat asiakirjan lopullisen version, voit muuttaa Merkitse lopulliseksi-komennolla asiakirjan vain luku -tyyppiseksi ja ilmoittaa muille käyttäjille, että jaettava asiakirja on lopullinen versio. Kun asiakirja merkitty lopulliseksi, muokkaus- ja tarkistustoiminnot ovat poissa käytöstä. Tiedostoa tarkastelevat käyttäjät eivät siis voi tehdä vahingossa muutoksia asiakirjaan.

Merkitse lopulliseksi -komento ei ole suojausominaisuus. Kuka tahansa voi muokata lopulliseksi merkittyä asiakirjaa poistamalla Merkitse lopulliseksi -ominaisuuden käytöstä.

Lisätietoja on artikkelissa Tiedoston lopulliseen versioon tehtävien muutosten estäminen.

Asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantaminen

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan asiakirjoissa olevia helppokäyttöisyyteen liittyviä ongelmia, jotka saattaisivat estää erilaisista vammoista kärsiviä käyttäjiä käsittelemästä työkirjan sisältöä.

Jos asiakirjassa on helppokäyttöisyyteen liittyviä ongelmia, Microsoft Office Backstage -näkymään tulee ilmoitus, josta voit tarvittaessa tarkistaa ja ratkaista ongelmat. Saat ilmoituksen näkyviin napsauttamalla Tiedosto-välilehteä. Valitse Valmistele jaettavaksi -kohdasta Tarkista ongelmien varalta ja valitsemalla sitten Tarkista helppokäyttöisyys.

Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttötoimintojen tarkistus.

Sivun alkuun

Käytön aloittaminen nopeasti

Seuraavassa on lisää resursseja, joiden avulla käyttäjät löytävät tarvitsemansa komennot ja ominaisuudet helposti.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×