Käyttäjätavoite: projektin päättymispäivämäärän aikaistaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Projektin päättymispäivämäärän aikaistaminen

Olet tehnyt projektin aikatauluun muutoksia, ja nyt päättymispäivä on liian myöhään.

Voit korjata projektin päättymispäivämäärää säätämällä siihen eniten vaikuttavia tehtäviä. Nämä tehtävät sijaitsevat projektin kriittisellä polulla.

Lisää artikkeleita projektinhallinnan oppaiden sarjassa on kohdassa Projektin suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista

Kun teet muutoksia aikatauluun, ota huomioon kolme tekijää: projektin kustannukset, toimitusten laajuus ja aika. Nämä tekijät esitetään usein kolmiona. Et voi muuttaa yhtä kolmion pistettä ilman, että se vaikuttaa myös muihin pisteisiin.

Projektikolmio

Seuraavassa on esimerkkejä siitä, mitä tämä tarkoittaa projektin päättymispäivän kannalta.

  • Kun aikaistat projektin päättymispäivämäärää, kustannukset saattavat nousta ja laajuus pienentyä.

  • Jos et aio muuttaa projektin kustannuksia, aikataulu saattaa pidentyä ja laajuus pienentyä.

  • Jos kasvatat laajuutta tai toimitusten lukumäärää, projekti voi viedä enemmän aikaa ja olla kalliimpi ylimääräisten työntekijöiden tai resurssien vuoksi.

Jos sinulla ei vielä ole kokemusta projektinhallinnasta    Jotakin menee yleensä pieleen, vaikka suunnittelisit projektin kuinka hyvin tahansa. Yritä tunnistaa ongelmat jo nyt eikä vasta myöhemmin, kun ne saattavat olla paljon hankalampia.

Seuraavilla keinoilla pääset alkuun projektin seurannassa ja säätämisessä.

  • Tärkeimpien tehtävien tarkasteleminen ensin    Jotkin tehtävät ovat muita tärkeämpiä projektin ongelmia ratkaistaessa. Aikatauluun vaikuttavat eniten kriittiset tehtävät, ja niihin on kiinnitettävä eniten huomiota.

  • Oikean näkymän valitseminen projektille    Project sisältää useita näkymiä ja raportteja, joiden avulla voit selvittää projektin ongelmia. Yksinkertaisissa projekteissa voit pitää projektin päättymispäivää silmällä Gantt-kaavion avulla. Monimutkaisissa projekteissa voit tarkistaa varianssitaulukot tai ansaitun arvon raportit.

  • Viikoittaisten tilanneraporttien pyytäminen    Ryhmän jäsenten ei ole helppo lähettää tilanneraportteja työn edistymisestä. Eräs yksinkertainen tapa saada tilanneraportteja on järjestää viikoittaisia työryhmäkokouksia. Tilanneraporttien kerääminen useammin kuin kerran viikossa voi olla haitallista.

Jos olet kokenut projektipäällikkö    Olet toiminut projektipäällikkönä pitkään, mutta nyt edessäsi on projekti, jota sinun on seurattava tarkasti pysyäksesi budjetissa.

Lisäksi projektin rahoittaja haluaa johtoryhmän raportit kuukausittain.

Seuraavilla keinoilla pääset alkuun projektin seurannassa, raportoinnissa ja säätämisessä.

  • Projektin perusaikataulun luominen    Tallenna aikataulun luomisen jälkeen perusaikatauluversio. Perusaikataulu on projektin alkuperäinen versio, jota voit käyttää tehtävien edistymisen vertailussa.

  • Oikean näkymän valitseminen projektille    Project sisältää useita näkymiä ja raportteja, joiden avulla voit selvittää projektin ongelmia. Kun projektit monimutkaistuvat, voit tarkastella ongelmia varianssitaulukoiden tai ansaitun arvon raporttien kautta.

  • Viikoittaisten tilanneraporttien pyytäminen    Projektien monimutkaistuessa voit kerätä viikoittaisia tilanneraportteja kehittyneemmillä menetelmillä. Ryhmän jäsenet voivat lisätä tilatiedot SharePoint-tehtäväluetteloon, jonka voi synkronoida Microsoft Projectin kanssa. Jos käytössäsi on Project Professional, voit myös kerätä ryhmäsi tilanneraportteja Project Web Appin avulla. Tilanneraporttien kerääminen useammin kuin kerran viikossa voi olla haitallista.

  • Ansaitun arvon analyysin ymmärtäminen   Ansaitun arvon analyysi auttaa määrittämään, eteneekö projekti aikataulun mukaisesti.

Projektin seuranta

Aikataulun etenemisen seuranta

Voit selvittää ongelmakohtia tarkastelemalla ryhmän jäsenten tehtäväpäivityksiä. Voit seurata etenemistä nopeasti Gantt-kaavion avulla tai käyttää kehittynyttä ansaitun arvon analyysiä.

Näin näet, etenevätkö projektin työt odotetusti.

Projektin kriittisen polun näyttäminen

Näytä tehtävät, joilla on suurin vaikutus projektin päättymispäivään. Tarkastele ensin näitä tehtäviä, kun korjaat aikataulun ongelmia.

Projektin aikataulun oikean näkymän valitseminen

Tunnista ongelmakohdat ja tee muutoksia aikatauluun Projectin näkymien ja raporttien avulla.

Perusaikataulun määrittäminen ja tallentaminen

Jos haluat aloittaa seurannan uudestaan, luo tulevan kehityksen seuraamista varten uusi perusaikataulu.

Mahdollisia ongelmia koskevan raportin tarkasteleminen

Voit luoda ja mukauttaa graafisia raportteja projektin etenemisestä. Voit tarkastella näitä raportteja Projectissa tai viedä ne muihin sovelluksiin, kuten PowerPointiin, Wordiin tai Exceliin.

Ongelmien etsiminen ansaitun arvon analyysillä

Ansaitun arvon avulla saat helpommin vastauksia kysymyksiin, kuten "Kuinka paljon rahaa olisi saanut kulua projektin tähänastiseen työmäärään?" tai "Saammeko projektin päätökseen aikataulussa?"

Projektin seuranta Project Web Appilla

Jos käytössäsi on Microsoft Project Professional, voit kerätä Project Web Appin avulla tilatietoja ja seurata aikataulun etenemistä.

Sivun alkuun

Ongelmien ratkaiseminen

Tehtävän keston muuttaminen

Lyhennä tehtävien kestoja päättymispäivämäärän aikaistamiseksi. Varmista, että lyhennät kriittisten tehtävien kestoja, sillä niillä on suurin vaikutus projektin päättymispäivämäärään.

Tehtävän resurssien uudelleenmääritys

Jos työntekijöillä on liian monta tehtävää samaan aikaan, voit antaa Projectin jakaa työt tasaisemmin resurssivarauksia tasaamalla.

Henkilöiden lisääminen projektiin

Voit siirtää lisää henkilöitä tehtäviin, jotka siirtävät päättymispäivää.

Henkilön poistaminen ryhmästä

Henkilöiden poistaminen tehtävistä on toinen tapa aikaistaa projektin päättymispäivää. Liian monen henkilön tai väärien henkilöiden varaaminen tehtävään voi luoda viestintäongelmia, jotka pidentävät tehtävän kestoa.

Projektikalenterin työpäivien muuttaminen

Voit aikaistaa projektin päättymispäivää muuttamalla henkilöiden työkalentereita. Voit lisätä henkilöiden aikatauluihin työpäiviä tai teettää heillä ylitöitä.

Kysymyksen esittäminen Projectin keskustelupalstalla

Pyydä asiantuntijoilta vastauksia Projectiin liittyviin kysymyksiin. Answers.com-sivuston Project-keskustelupalstalla on kokeneita käyttäjiä sekä Projectin konsultteja, jotka voivat vastata kysymyksiin.

Projektitietojen välitys

Kun olet tehnyt muutoksia henkilön aikatauluun, kerro niistä, jotta tieto ei häviä.

Pikaviestikeskustelu projektin työryhmän jäsenten kanssa Lyncissä

Kun tehtävästä tulee pikaista kysyttävää, voit aloittaa pikaviestikeskustelun Lyncissä viemällä hiiren henkilön nimen päälle ja napsauttamalla kohtaa Lähetä pikaviesti.

Projektinhallinnan kompromissien ymmärtäminen

Kaikki projektiin tehtävät muutokset vaikuttavat aikaan, rahaan tai laajuuteen. Joudut tasapainoilemaan näiden tekijöiden kanssa päivittäin, jotta onnistut pitämään projektisuunnitelman oikeassa aikataulussa. Opettele työskentelemään näiden rajoitusten kanssa.

Projectin tehtävien ajoittaminen

Tehtävät voivat siirtyä odottamattomalla tavalla Projectin säätäessä aikataulua. Opi ymmärtämään Projectin tehokkaan ajoitusohjelman periaatteet.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×