Käyttäjän tavoite: Projektin suunnittelu

Projektin käyttäjän tavoitteen suunnittelu

Projektin suunnittelu kannattaa aloittaa ennen kuin käynnistät Microsoft Projectin.

Ensimmäisiä ajatuksia projektin tavoitteista kannattaa tallentaa muihin ohjelmiin, kuten Wordiin, Exceliin, OneNoteen tai Outlookiin.

Kun kaikki ovat vakuuttuneita ideoistasi, voit aloittaa aikataulun suunnittelun Projectin avulla.

Palaa Projektin suunnitteluun, jos haluat lukea lisää artikkeleita projektinhallinnasta.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

  • Varmista, että kyseessä on projekti    Varmista, että miettimäsi asia on oikea projekti. Projektin tunnistaa kolmesta asiasta.

  • Se on määräaikainen ja ainutkertainen   Autotehtaan suunnittelu on projekti, koska se tehdään vain kerran. Autojen valmistus tehtaalla taas on toistuva tehtäväsarja, eikä näin ollen ole projekti.

  • Siinä on selkeästi määritellyt toimitukset    Toimitukset antavat projektille tavoitteen ja tarkoituksen. Osakkeenomistajat eivät koe sijoittamista projektiin arvokkaaksi, jos toimituksia ei ole selkeästi määritelty.

  • Siinä on alku ja loppu    Ilman projektin päättymispäivämäärää osakkeenomistajat ja sijoittajat eivät pääse nauttimaan projektin lopputuloksesta ja tuotosta, jonka heidän sijoituksensa on mahdollistanut.

    Tässä on muutama esimerkki, joiden avulla voit määrittää, onko kyseessä projekti.

Toiminnot, jotka eivät ole projekteja

Selkeästi määritellyt projektit

Autojen valmistus

  • Projekti, jonka tavoitteena on ajanmukaistaa tehdas niin, että sen tehokkuus paranee.

  • Projekti, jonka tarkoituksena on löytää huoltotilat, jotka ovat lähempänä valmistuspaikkaa.

Kilpailuun liittyvien riskien vähentäminen

  • Projekti, jonka tarkoituksena on korvata suojausohjelmisto toisella.

  • Projekti, jonka tarkoituksena on palkata ammattitaitoinen riskiasiantuntija.

  • Projektin rajoitteiden määrittäminen    . Rajoitteet ovat tekijöitä, jotka rajoittavat projektipäällikön vaihtoehtoja projektia suunnitellessa ja hallinnoidessa. Useimmissa projekteissa on kolme rajoitetta.

  • Rajoitettu aika    Suurten toimitusten valmistumispäivämäärät määrittävät yleensä koko projektin pituuden.

  • Rajoitettu määrä henkilöitä ja muita resursseja    Projektipäälliköillä on yleensä rajoitettu määrä henkilöitä tekemässä töitä projektin parissa sekä rajoitettu budjetti.

  • Rajoitettu laajuus    Projektia rajoittaa yleensä se, kuinka paljon työryhmä voi saada aikaiseksi. Jos projektissa on liikaa toimitettavaa tai tekemistä, aikataulussa ei ole välttämättä tarpeeksi aikaa kaiken tekemiseen.

Muutos yhdessä rajoitteessa vaikuttaa yleensä kahteen muuhun. ja se voi vaikuttaa kokonaislaatuun. Esimerkiksi projektien määrän väheneminen pakottaa projektipäällikön tekemään päätöksiä siitä, kuinka paljon työntekijöitä tarvitaan projektin toimitusten valmiiksi saamiseen. Jos työntekijöitä ei ole tarpeeksi, projektin lyhentämisellä saattaa olla sellaisia etuja, kuten projektin laajuuden pienentyminen.

  • Osakkeenomistajien tunnistaminen aikaisessa vaiheessa    Mikään ei haittaa projektia niin paljon kuin se, että ei osata tunnistaa tärkeitä osakkeenomistajia ja kuinka heidän kanssaan kommunikoidaan. Jos et pysty tunnistamaan tärkeää osakkeenomistajaa projektin alussa, projekti saattaa hidastua tai jopa loppua tai ylittää budjetin, kun uusia tavoitteita tai toimintatapoja ehdotetaan.

Vaihe 1: Ensimmäisten ajatusten tallentaminen

Ensimmäisten ajatusten tallentaminen OneNoteen

Kirjoita muistiinpanoja OneNoteen, kun mietit projektia ja sen tavoitteita. Muistiinpanot voivat sisältää sähköposteja, linkkejä verkkosivuille, videoita tai alkuluonnoksia.

Excel-tietojen tuominen Projectiin

Joskus projektit alkavat yksinkertaisina Excel-luetteloina. Kun ne kasvavat, tuo ne Projectiin, jossa voit järjestää ja aikatauluttaa tehtäviä tehokkaammin.

Office 365:n käyttäminen millä tahansa tietokoneella projektin muistiinpanojen tallentamiseen

Luonnostele projektia Office 365:n avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain.

Office Onlinen käyttäminen selaimessa

Käytä Office Online -sovelluksia ilman Office 365:tä. Jos sinulla on Microsoft-tili, voit tallentaa projektin alkuideoita Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten verkkoversioihin.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Yhteydenpito osakkeenomistajien kanssa

Aikaisesta edistymisestä ilmoittaminen

Missä vaiheessa projektinsuunnittelua oletkin, hyvin muodostettu raportti auttaa lisäämään osakkeenomistajien luottamusta projektin toimituksiin.

Verkkokokoukseen liittyminen

Jos osakkeenomistajat eivät pääse paikalle, pidä heihin yhteyttä online-kokousten avulla. Jaa PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistiinpanoja, jotta voit keskustella alkuvaiheen projektisuunnitelmista. Ihmiset voivat osallistua online-kokouksiin toimistostaan, tien päältä tai mobiililaitteesta käsin.

Projektin työryhmän jäsenen kanssa pikaviestittely

Jos sinun tarvitsee kysyä jotain suunnitellessasi projektin aikataulua, pidä hiirtä haluamasi henkilön nimen yllä ja lähetä hänelle pikaviesti Lyncin avulla.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Projektin aloittaminen

Kopioiminen ja liittäminen Wordista Projectiin

Aloita aikataulun tekeminen nopeasti kopioimalla Wordissa oleva tehtäväluettelo ja liittämällä se Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana.

Uuden projektin luominen toisesta projektista tai mallista

Luo uusi projekti sellaisen mallin pohjalta, jossa on valmiina samankaltaisen projektin tehtäviä. Alan asiantuntijat ovat luoneet monet näistä projekteista, jotta pääsisit alkuun mahdollisimman nopeasti.

Excel-tietojen tuominen Projectiin

Siirrä Excelissä aloitettu tehtäväluettelo Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana.

SharePoint-tehtäväluettelon tuominen alkuvaiheen projektina

Joskus projektit alkavat SharePointin tehtäväluettelona, joka on tarkoitus jakaa käyttäjille, joilla ei ole Microsoft Projectia. Kun tehtäväluettelo kasvaa tietyn koon yli, siirrä se Projectiin ja jatka sen työstämistä siellä.

Projektinhallintatavoite: Uuden projektin aikataulun luominen

Kun olet aloittanut projektin Microsoft Projectissa, voit alkaa lisätä tehtäviä, järjestää niitä, linkittää niitä toisiinsa, lisätä ihmisiä ja niin edelleen.

Palaa Projektin suunnitteluun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×