Office
Kirjaudu sisään

Käyttäjän tavoite: Kustannusten hallinta

Projektin kustannukset

Jos aiot seurata projektin kustannustietoja, tämän artikkelin avulla voit selvittää, miten se tehdään. Opit, miten ja minne eri kustannustiedot kirjataan, jotta voit tarkastella ja analysoida kokonaiskustannuksia projektin edetessä.

Rahavirtaa seuraamalla voit tehdä parempia päätöksiä ja pitää projektin budjetissa.

Kustannustenhallintavinkkejä ennen aloittamista

Tässä artikkelissa on tietoa yhdestä projektinhallinnan suunnittelun projektinhallintatavoitteista, joita on useita.

  • Projektin kustannusten arvioiminen   Aiempien samankaltaisten projektien kustannustiedot voivat olla hyödyllisiä projektin suunnittelussa. Niiden avulla voit välttää kalliiksi tulevat virheet. Jos organisaatiossa on projektitoimiston (PMO) asiantuntijoita, voit keskustella kustannus- ja budjettisuunnitelmista myös heidän kanssaan tai pyytää kokenutta ja osaavaa ryhmänjäsentä tarkastamaan laatimasi tehtävien ja resurssien kustannusarviot. Kustannusten arviointi voi olla hankalaa. Isot organisaatiot noudattavat usein projektitoimiston ohjeita tai palkkaavat kustannuslaskennan ammattilaisia.

  • Projektin eri kustannustyyppien tunteminen   Suurin osa projektin kustannuksista tulee työresursseista eli henkilöistä, jotka työskentelevät määritettyjen tehtävien parissa, tai projektin valmistumiseen tarvittavista aineistoista ja laitteista. Resurssikustannukset perustuvat tavallisesti tuntipalkka- tai yksikköhintoihin, mutta ne voivat myös olla kertaluonteisia kustannuksia, kuten konsulttipalkkioita, alihankintakustannuksia tai matkakuluja. Kustannukset, jotka eivät liity resursseihin, kirjataan usein tietyn tehtävän tai koko projektin kiinteinä kustannuksina.

  • Kustannusten kirjaaminen   Resurssikustannukset kirjataan Resurssitaulukko-näkymässä tuntipalkkaisille työntekijöille, toimihenkilöille, urakoitsijoille, materiaalikustannuksille tai muille kertaluonteisille resurssikustannuksille, kuten vakuutus- tai työnantajakustannuksille. Tehtävän kustannukset kirjataan tehtävätaulukkoon lisättävään kustannustaulukkoon.

  • Kokonaiskustannusten määrittäminen    Project laskee kirjattujen kustannusten kokonaismäärän, jotta näet nopeasti projektin kokonaiskustannukset. Jaa kustannustiedot projektin sidosryhmille, jotka todennäköisesti odottavat niitä.

  • Budjetin asettaminen    Kun kokonaiskustannukset vastaavat sinun ja projektin sidosryhmien suunnittelemaa budjettia, ne voidaan määrittää alkuperäisiksi kustannuksiksi, jolloin arvioidut kokonaiskustannukset muodostavat projektin budjetin. Tämä tehdään yleensä ennen työn aloittamista ja sen jälkeen, kun kaikki projektin tarvittavat tiedot on kirjattu. Kustannusten seurantaan ja hallintaan tarvitaan alkuperäinen budjetti, varsinkin jos projektin edetessä on tarkoitus analysoida kustannuspoikkeamia ansaitun arvon analyysin avulla. Lisätietoja on artikkelissa Perusaikataulun määrittäminen ja tallentaminen.

  • Kustannusanalyysin tekeminen   Vie kustannustiedot Exceliin tietojen tarkkaa analyysia varten. Voit käyttää Excelin Pivot-taulukoita, kaavioita ja muita ominaisuuksia, kuten ehdollista muotoilua ja Sparkline-kaavioita (kuten seuraavassa kuvassa).

    Ansaitun arvon analyysi Excelin Sparkline-kaaviossa
    Voit myös tarkastella ansaittua arvoa kuvaavaa Pivot-taulukkoa (tunnetaan myös nimellä S-käyrä) Projectin visuaalisten raporttien avulla.
    Ansaitun arvon taulukko Excelissä
    Voit analysoida projektin tietoja vielä syvemmin käyttämällä Excelin Analyysityökalujen ANOVA-analyysitoimintoja. Projektin kustannusten analysointimahdollisuudet ovat rajattomat.

Projektin kustannusten kirjaaminen

Henkilöiden ja materiaalien korvausperusteisten kustannusten lisääminen

Aivan ensimmäiseksi on lisättävä projektin valmistumiseen tarvittavien henkilöiden korvaukset ja materiaalien yksikköhinnat.

Laitekustannusten ja muiden kustannusresurssien lisääminen

Lisää sitten laitteiden kiinteät resurssikustannukset sekä kertaluonteiset resurssikustannukset, joita haluat seurata projektin aikana.

Tehtävien kiinteiden kustannusten lisääminen

Seuraavaksi voit lisätä kertaluonteisia sekalaisia kustannuksia tiettyihin tehtäviin tai koko projektia kuvaavaan projektin yhteenvetotehtävään.

Projektin kokonaiskustannusten tarkasteleminen

Kun resurssien ja tehtävien kustannukset on lisätty, tarkista, pitääkö kustannuksia säätää, jotta kokonaiskustannukset vastaavat kustannustavoitetta.

Oikean raportin valitseminen

Jossakin vaiheessa saatat haluta raportoida projektin kustannustiedot muille organisaation jäsenille. Käytä valmista kustannusraporttia, kuten Kassavirta- tai Ansaittu arvo -raporttia, tai tarkastele kustannustietoja välittömästi visuaalisena raporttina esimerkiksi Excelin Pivot-kaaviona tai Vision Pivot-puukaaviona.

Projektin kustannusten hallinta

Perusaikataulun määrittäminen ja tallentaminen

Kun kustannusarviot on kirjattu, määritä budjetti tallentamalla arviot alkuperäiseksi suunnitelmaksi. Näin voit verrata suunniteltuja kustannuksia projektin toteutuneisiin kustannuksiin, ja ennakoida, pysyvätkö projektin kustannukset budjetissa.

Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan

Tarkkaile tehtäviin kuuluvan työn edistymistä ja toteutuneiden kustannusten kertymistä, jotta voit selvittää, pysyykö projekti budjetin rajoissa vai onko vaarana, että budjetti ylittyy.

Todellisten kustannusten lisääminen manuaalisesti

Project laskee automaattisesti toteutuneet kustannukset toteutuneen työmääräkertymän tai tehtävissä käytettyjen materiaalien mukaan, mutta voit tarvittaessa kirjata toteutuneet kustannukset määrättyihin tehtäviin niiden valmistuttua.

Tietoja ansaitun arvon analyysista

Voit tehdä ansaitun arvon analyysin milloin tahansa projektin aikana ja selvittää, vastaavatko toteutuneet kustannukset tehtyä työtä tai tehtäville, resursseille ja varauksille asetettuja alkuperäisiä kustannuksia.

Ansaitun arvon analyysin laadintaohjeet (blogi)

Blogissa kerrotaan, miten voit viedä aikataulun Yhdistyneiden kansakuntien kaupan ja sähköisen liiketoiminnan kehittämisen keskuksen (UN/CEFACT) suosituksia noudattavaan muotoon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×