Käyttäjän roolin lisääminen

Lomakemallia suunniteltaessa voit määrittää käyttäjien rooleja. Käyttäjäroolit ovat valmiiksi määritettyjä luokkia, jotka voidaan määrittää lomakkeen käyttäjille tehtävänimikkeen tai jonkin muun kriteerin perusteella. Käyttäjäroolien avulla erityyppisille käyttäjille voidaan esittää mukautettuja lomakkeen näkymä, näyttää näkymän eri osia tai laskea kentän tai ohjausobjektin oletusarvo. Jos esimerkiksi suunnittelet lupahakemuslomakemallia, voit luoda kyseisestä lomakemallista eri näkymän urakoitsijoille, asiamiehille ja viranomaisille ja määrittää sitten kunkin käyttäjäroolin eri näkymälle. Kun käyttäjät avaavat lomakemalliin perustuvan lomakkeen, Microsoft Office InfoPath määrittää käyttäjän roolin käyttäjänimen perusteella ja avaa sitten asianmukaisen näkymän kyseiseen käyttäjärooliin perustuen.

Tietoturvahuomautus : Lomakkeen sisältämien arkaluontoisten tietojen käyttöä ei tule estää käyttämällä käyttäjärooleja. Vaikka määrittäisit lomakemallin vain luku -muotoiseksi tai piilottaisit tietyt ohjausobjektit käyttäjäroolien perusteella, käyttäjät saattavat kyetä muokkaamaan lomakemallitiedostoa (.xsn) ja sen sisältämiä tietoja tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten Muistiolla.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Yleiskatsaus

Yhteensopivuus

Ennen aloittamista

Käyttäjän roolin lisääminen

Käyttäjärooliin perustuvan näkymän näyttäminen

Käyttäjäroolien testaaminen

Yleiskatsaus

Kun luot uuden käyttäjäroolin, voit määrittää siihen käyttäjiä seuraavilla tavoilla:

  • Voit määrittää käyttäjänimiä Microsoft Active Directory -hakemistopalvelusta (esimerkiksi "myynti\antti"). Käyttäjänimen lisääminen Active Directory -hakemistopalvelusta edellyttää, että lomakemalli on luotu Active Directorya käyttävässä Microsoft Windows -verkossa ja julkaistu tällaiseen verkkoon.

  • Voit määrittää ryhmiä Active Directory -hakemistopalvelusta. Voit esimerkiksi määrittää sähköpostin jakeluluettelon, joka sisältää markkinointitiimin kaikkien jäsenten nimet. Ryhmän lisääminen Active Directory -hakemistopalvelusta edellyttää, että lomakemalli on luotu Active Directorya käyttävässä Microsoft Windows -verkossa ja julkaistu tällaiseen verkkoon.

  • Voit määrittää arvon, joka on peräisin suoraan lomakkeen sisältämästä kentästä. Kenttä saattaa noutaa tiedot Active Directorysta, tai käyttäjä voi lisätä tietoja ohjausobjektiin, joka on sido kyseiseen kenttään. Jos esimerkiksi lomakemallisi sisältää Järjestelmänvalvoja-tekstiruudun, voit määrittää tietyn käyttäjäroolin kenttä, johon tekstiruutu on sidottu.

Lisättyäsi käyttäjäroolin voit määrittää sen seuraavasti:

Oletusrooli    Käyttäjille, joille ei ole määritetty mitään tiettyä roolia, määritetään automaattisesti rooli, joka on määritetty oletusrooliksi. Oletusrooli määritetään myös niille käyttäjille, jotka kuuluvat ryhmään mutta työskentelevät offline-tilassa. Yksi rooleista on aina oletusrooli.

Aloittaja-rooli    Jos haluat määrittää tietyn käyttäjäroolin käyttäjälle, joka avaa uuden lomakkeen ensimmäisenä, voit määrittää tällaiselle käyttäjälle Aloittaja-roolin. Voit määrittää esimerkiksi Urakoitsija-nimisen Aloittaja-roolin, joka määritetään käyttäjille, jotka täyttävät uusia lupahakemuslomakkeita. Vaikka käyttäjällä olisikin jokin muu rooli, hänelle määritetään Urakoitsija-rooli automaattisesti, kun hän avaa uuden lupahakemuslomakkeen. Kun sama käyttäjä avaa saman lomakkeen seuraavan kerran, Microsoft Office InfoPath kuitenkin käyttää Aloittaja-roolin asemesta käyttäjän alkuperäistä roolia.

Jos olet määrittänyt käyttäjille rooleja, jotka perustuvat käyttäjänimien, ryhmien tai kenttien arvojen yhdistelmään, ja käyttäjä avaa lomakemalliisi perustuvan lomakkeen, InfoPath määrittää kyseiselle käyttäjälle määritettävän roolin seuraavan järjestyksen perusteella:

  1. Käyttäjän nimi on lomakemallin sisältämän kentän arvo.

  2. Käyttäjän nimi sisältyy Active Directoryyn.

  3. Käyttäjä on Active Directory -ryhmän jäsen.

    Huomautus: Jos käyttäjä on usean ryhmän jäsen ja määrität käyttäjärooleja, jotka perustuvat ryhmään, InfoPath tarkistaa jokaisen ryhmän jäsenluettelon siinä järjestyksessä, jossa ryhmät sijaitsevat Käyttäjien roolien hallinta -valintaikkunassa. Esimerkiksi jos käyttäjä on sekä agenttiryhmän että järjestelmänvalvojaryhmän jäsen ja järjestelmänvalvojaryhmä sijaitsee luettelossa ennen agenttiryhmää, käyttäjälle määritetään järjestelmänvalvojaryhmän käyttäjärooli.

  4. Jos mikään ehto ei täyty, käyttäjälle määritetään oletusrooli.

Kun olet määrittänyt lomakemallillesi käyttäjäroolit, voit määrittää sääntö, joka vaihtaa näkymää käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Voit määrittää esimerkiksi johtajaroolin ja luoda sitten säännön, joka tuo automaattisesti näkyviin johtajan näkymän, kun käyttäjä, jolle on määritetty johtajarooli, avaa lomakkeen. Vaihtoehtoisesti voit luoda säännön ensin ja määrittää käyttäjäroolit vasta sitten osana säännön luomista.

Sivun alkuun

Yhteensopivuus

Käyttäjärooleja ei voi luoda selainyhteensopiva lomakemalli. Käyttäjärooleja voi luoda vain lomakemalleissa, jonka lomakkeet täytetään InfoPathissa.

Sivun alkuun

Ennen aloittamista

Ennen käyttäjäroolien lisäämistä lomakemalliin tarvitset seuraavat asiat:

  • Luettelon lisättävistä käyttäjärooleista ja jokaisesta käyttäjäroolin jäsenestä. Jäsenet voivat olla Microsoft Active Directory -hakemistopalvelun käyttäjänimiä tai ryhmiä tai käyttäjän kirjoittama arvo ohjausobjektiin, joka on sidottu lomakemallin tietolähteen tiettyyn kenttään.

  • Oletuskäyttäjäroolin, jonka haluat määrittää lomakemalliin perustuvan lomakkeen avaaville käyttäjille, jotka eivät ole minkään käyttäjäroolin jäseniä.

Sivun alkuun

Käyttäjän roolin lisääminen

  1. Valitse Työkalut-valikosta Käyttäjäroolit.

  2. Valitse Käyttäjien roolien hallinta -valintaikkunasta Lisää.

  3. Kirjoita Roolin nimi -ruutuun uuden käyttäjän roolin nimi.

  4. Voit liittää käyttäjiä tai käyttäjäryhmiä rooliin tekemällä jonkin seuraavista toimista:

    Active Directory -hakemistopalvelua käyttävään verkkoon kuuluvien käyttäjien määrittäminen

    1. Valitse Käyttäjänimet-valintaruutu ja napsauta sitten Valitse vähintään yksi käyttäjä -painiketta Painikkeen kuva .

      Huomautus: Jos tiedät toimialueen ja käyttäjänimen, kirjoita ne Käyttäjänimet-ruutuun seuraavassa muodossa: toimialue\käyttäjänimi. Erota käyttäjänimet toisistaan puolipisteillä (;).

    2. Kirjoita käyttäjänimet Valitse kirjoittamalla objektien nimet -ruutuun puolipisteillä (;) erotettuna.

      Huomautus: Saat tietoja käyttäjänimien muotoilemisesta napsauttamalla valintaikkunan esimerkit-linkkiä.

    3. Voit verrata kirjoittamiasi käyttäjänimiä Active Directory -hakemistopalvelun nimiin valitsemalla Tarkista nimet.

    4. Valitse OK.

    Active Directory -hakemistopalvelua käyttävään verkkoon kuuluvien ryhmien määrittäminen

    1. Valitse Ryhmien nimet -valintaruutu ja napsauta sitten Valitse vähintään yksi ryhmä -painiketta Button image .

      Huomautus: Jos tiedät ryhmän nimen, kirjoita se Ryhmien nimet -ruutuun seuraavassa muodossa: toimialue\käyttäjänimi. Erota ryhmien nimet toisistaan puolipisteillä (;).

    2. Kirjoita ryhmien nimet Valitse kirjoittamalla objektien nimet -ruutuun puolipisteillä (;) erotettuna.

      Huomautus: Saat lisätietoja ryhmien nimien muotoilemisesta napsauttamalla valintaikkunan esimerkit-linkkiä.

    3. Voit verrata kirjoittamiasi ryhmien nimiä Active Directory -hakemistopalvelun nimiin valitsemalla Tarkista nimet.

    4. Valitse OK.

    Lomakkeen kentästä peräisin olevien käyttäjänimien määrittäminen

    1. Valitse Käyttäjänimet lomakkeesta -valintaruutu ja napsauta sitten Valitse tietolähteen kenttä -painiketta Tietolähde-painike .

    2. Napsauta Kentän tai ryhmän valitseminen -valintaikkunassa käyttäjärooleille haluamasi arvot sisältävää kenttää ja napsauta sitten OK-painiketta.

  5. Voit määrittää käyttäjän roolin lähettäjärooliksi valitsemalla Määritä lähettäjäksi -valintaruudun ja valitsemalla sitten OK.

    Huomautus: Kun käyttäjän rooli on määritetty lähettäjäksi, se ohittaa kaikki muut roolimääritykset, vaikka lähettäjärooli olisikin luettelon keskellä Käyttäjien roolien hallinta -valintaikkunassa.

  6. Voit määrittää oletuskäyttäjäroolin käyttäjille, jotka eivät kuulu mihinkään muuhun rooliin, valitsemalla roolin Käyttäjien roolien hallinta -valintaikkunasta ja valitsemalla sitten Määritä oletusarvoksi.

    Huomautus: Sinulla on oltava useampi kuin yksi käyttäjän rooli, jotta voit valita Määritä oletusarvoksi.

Sivun alkuun

Käyttäjärooliin perustuvan näkymän näyttäminen

Jos luot käyttäjärooleja ja useita näkymiä sisältävän lomakemallin, näkymien näyttäminen kannattaa määrittää käyttäjille määritettyjen roolien perusteella. Voit esimerkiksi määrittää säännön, että tietyn käyttäjäroolin avatessa lomakemalliisi perustuvan lomakkeen näkyviin tulee tietty näkymä.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Lomakeasetukset.

  2. Valitse Lomakeasetukset-valintaikkunan Luokat-luettelosta Avaa ja tallenna.

  3. Valitse Avaamistoimi-kohdasta Säännöt.

  4. Valitse Lisää.

  5. Kirjoita säännön nimi Nimi-ruutuun.

  6. Valitse Määritä ehto.

  7. Valitse ensimmäisestä ruudusta Käyttäjän nykyinen rooli.

  8. Valitse toisesta ruudusta luettelosta on yhtä suuri kuin.

  9. Valitse käyttäjäroolin nimi kolmannesta ruudusta oikealla ja valitse OK.

  10. Valitse Sääntö-valintaikkunassa Lisää toiminto.

  11. Valitse Toiminto-luettelosta Näkymän vaihtaminen ja valitse sitten Näkymä-luettelosta näkymä.

Sivun alkuun

Käyttäjäroolien testaaminen

Jos lomakkeella on useita käyttäjärooleja, jokaisen erillisen roolin ulkoasu ja toiminta kannattaa testata. Vaikka voit lomakemallin esikatselemisen avulla tarkistaa, toimivatko näkymät oikein käyttäjäroolien yhteydessä, et voi simuloida käyttäjälle määritetyn roolin selvittämistä. Tämä johtuu siitä, että InfoPath tarkistaa käyttäjien roolit lomakkeen täyttämisen yhteydessä, mutta ei esikatselun yhteydessä. Jos haluat testata käyttäjäroolien toimintaa lomakemallissasi täydellisesti, määritä itsellesi tilapäisesti kunkin testattavan käyttäjän rooli ja avaa sitten lomake samalla tavalla, kuin tavallisesti avaisit lomakkeet niiden täyttämistä varten.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Lomakeasetukset.

  2. Valitse EsikatseluLuokka-luettelossa.

  3. Valitse Esikatsele käyttäjänä -luettelon Käyttäjärooli-kohdasta rooli, jota haluat esikatsella, ja valitse sitten OK.

  4. Voit tarkistaa tekemäsi muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivinEsikatselu-painiketta tai painamalla CTRL+VAIHTO+B.

    Nykyisen käyttäjän roolin nimi näkyy esikatseluikkunan oikeassa alakulmassa olevalla tilarivillä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×