Julkaisujen tallentaminen ja lähettäminen

Julkaisut voi tallentaa useissa eri muodoissa Tallenna ja lähetä -kohdassa. Voit tallentaa julkaisun kuvana, PDF-, XPS- tai HTML-tiedostona. Voit tallentaa julkaisun Microsoft Publisher 2010 -mallina tai Publisher 2000 - tai Publisher 98 -yhteensopivassa muodossa. Voit myös luoda pakatun Publisher-tiedoston, joka sisältää kaikki elementit, joita tarvitaan julkaisun viemisessä kaupalliseen tulostuspalveluun, mukaan lukien PDF-tiedosto, tai julkaisun siirtämisessä toiseen tietokoneeseen. Julkaisun tallentamisen lisäksi voit lähettää julkaisun sähköpostitse joko sähköpostiviestinä tai liitetiedostona. Joillakin alueilla voit myös jakaa luomiasi malleja tältä sivulta online-mallitiedostoyhteisön kanssa.

Artikkelin sisältö

Lähettäminen sähköpostitse

Sähköpostin esikatselu

Tiedostotyypin muuttaminen

Julkaiseminen HTML-muodossa

Tallentaminen PDF- tai XPS-muodossa

Mitä PDF- ja XPS-muodot ovat?

Tallentaminen PDF-muodossa

Tallentaminen XPS-muodossa

Matkapaketin luominen

Tallentaminen kaupallista tulostinta varten

Tallentaminen toiseen tietokoneeseen

Lähettäminen sähköpostitse

Voit lähettää julkaisun sähköpostina käyttämällä jotain viidestä eri vaihtoehdosta.

Tärkeää:  Jotta julkaisu voidaan lähettää sähköpostitse, tietokoneessa on oltava asennettuna jokin seuraavista ohjelmista:

  • Microsoft Office Outlook

  • Outlook Express (versio 5.0 tai uudempi)

  • Windows Mail

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä,Lähetä sähköpostitseja valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Lähetä nykyinen sivu: tämä valinta lähettää julkaisun valittuna olevan sivun HTML-muotoisena sähköpostiviestinä, joten vastaanottajat eivät tarvitse Publisheria julkaisun katselemiseen. Publisherin käyttöliittymä muuttuu sähköpostiviestin kaltaiseksi. Voit siis käyttää osoitekirjaa, esikatsella sähköpostiviestiä oletusselaimessa sekä peruuttaa sähköpostiviestin.
      Lähetä julkaisu sähköpostina Publisher 2010:ssä

    • Lähetä kaikki sivut : tämä valinta luo yhden HTML-muotoisen sähköpostiviestin kaikista julkaisun sivuista. Publisherin käyttöliittymä muuttuu sähköpostiviestin kaltaiseksi. Voit siis käyttää osoitekirjaa, esikatsella sähköpostiviestiä sekä peruuttaa sähköpostiviestin.

      Huomautus:  Kun monisivuisesta julkaisusta luodaan yksi sähköpostiviestisivu, joitakin muotoiluja saatetaan menettää.

    • Lähetä liitteenä: tämä valinta luo sähköpostiviestin, jossa julkaisu on liitetiedostona. Vastaanottajilla on oltava asennettuna Publisher, jotta he voivat katsella julkaisua.

    • Lähetä PDF-tiedostona : tämä valinta luo julkaisusta PDF-tiedoston ja liittää sen sähköpostiviestiin. Jotta vastaanottajat voivat katsella tiedostoa, heidän tietokoneissaan on oltava asennettuna PDF-tiedostojen lukuohjelma, kuten Adobe SystemsinAcrobat Reader.

    • Lähetä XPS-tiedostona : tämä valinta luo julkaisusta XPS-tiedoston ja liittää sen sähköpostiviestiin.

      Huomautus: Lisätietoja julkaisujen tallentamisesta PDF- tai XPS-tiedostoina on kohdassa Tallentaminen PDF- tai XPS-muodossa.

  3. Kirjoita vastaanottajan osoite, viestin aihe ja muut sähköpostiasetukset ja valitse Lähetä.

Sähköpostin esikatselu

Tämä valinta avaa oletusselaimen ja näyttää julkaisun HTML-muotoisena, joten voit esikatsella, miltä julkaisu näyttää sähköpostiviestinä.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä,Sähköpostiviestin esikatseluja napsauta sittenSähköpostiviestin esikatselu-painiketta.

  3. Publisher näyttää julkaisun verkkosivuna.

Sivun alkuun

Tiedostotyypin muuttaminen

Tämän valinnan avulla voit tallentaa julkaisun Microsoft Publisher 2010 -mallina, Publisher 2000 -tai Publisher 98 -yhteensopivassa muodossa, yhtenä useista vakiokuvatyypeistä tai verkkosivuna.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetäja Muuta tiedostotyyppi.

  3. Valitse käytettävissä olevista vaihtoehdoista.

Julkaiseminen HTML-muodossa

Tämän valinnan avulla voit julkaista julkaisun verkkosivuna.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä ja sitten Julkaise HTML.

  3. Julkaise HTML -kohdassa voit valita tallennusmuodoksi toisen seuraavista:

    • Verkkosivu (HTML): valinta tallentaa julkaisun HTML-tiedostona ja luo kansion, joka sisältää tukitiedostot, kuten sivuston kuvat ja äänet.

    • Yksitiedostoinen verkkosivu (MHTML): valinta luo yhden MHT-tiedoston, johon tukitiedostot on upotettu.

  4. Valitse Julkaise HTML ja sittenTallenna nimellä-valintaikkunassa sijainti sekä kirjoita tiedoston nimi.

Tallentaminen PDF- tai XPS-muodossa

Toisinaan tiedostot halutaan tallentaa niin, ettei niitä voi muokata, mutta niiden tulee silti olla helppoja jakaa ja tulostaa. Toiminnolla Publisher 2010 voit muuntaa julkaisuja PDF- tai XPS-muotoon ilman lisäohjelmistoja tai apuohjelmia. Käytä tätä toimintoa, kun haluat tiedoston, joka

  • näyttää samalta useimmissa tietokoneissa

  • vie vähän levytilaa

  • on alan muodon mukainen.

  • Tiedostoa voidaan katsella, vaikka Publisheria ei ole asennettu, jos tietokoneessa on maksuton PDF- tai XPS-katseluohjelma.

Esimerkkejä tällaisista tiedostoista ovat ansioluettelot, juridiset asiakirjat, uutiskirjeet, vain luettavaksi ja tulostettavaksi tarkoitetut tiedostot ja ammattimaista painamista varten tarkoitetut asiakirjat.

Tärkeää:  Kun olet tallentanut tiedoston PDF- tai XPS-tiedostona, et voi muuntaa sitä takaisin Microsoft Office -tiedostomuotoon ilman lisäohjelmistoa tai kolmannen osapuolen apuohjelmaa.

Mitä PDF- ja XPS-muodot ovat?

  • PDF (Portable Document Format) PDF säilyttää tiedoston muotoilun ja mahdollistaa tiedostojen jakamisen. Kun PDF-muotoista tiedostoa tarkastellaan verkossa tai kun se tulostetaan, siinä säilyvät alunperin määritetyt muotoilut. Tiedoston tietoja ei voi muuttaa helposti, ja tiedosto voidaan erityisesti määrittää niin, että muokkaaminen on estetty. PDF-muodosta on hyötyä myös asiakirjoissa, jotka on tarkoitettu kaupalliseen painamiseen. PDF on hyväksytty kelvolliseksi muodoksi useissa virastoissa ja organisaatioissa, ja sille on katseluohjelmia useammille ympäristöille kuin XPS-muodolle.

Tärkeää:  PDF-tiedostojen katselemista varten tietokoneeseen on asennettava PDF-tiedostojen lukuohjelma, kuten Adobe SystemsinAcrobat Reader.

  • XPS (XML Paper Specification) XPS on käyttöympäristöstä riippumaton tekniikka, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja mahdollistaa tiedoston jakamisen. Kun XPS-tiedostoa tarkastellaan verkossa tai kun se tulostetaan, siinä säilyvät alunperin määritetyt muotoilut eikä tiedoston tietoja voi helposti muuttaa. XPS upottaa kaikki fontit tiedostoon, joten ne näkyvät odotetulla tavalla riippumatta siitä, onko määritetty fontti käytettävissä vastaanottajan tietokoneessa. Lisäksi sen kuvan ja värien hahmontaminen on PDF-muotoa tarkempi vastaanottajan tietokoneessa.

Tallentaminen PDF-muodossa

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä, Luo PDF- tai XPS-tiedosto ja sitten Luo PDF/XPS.

  3. Valitse Julkaise PDF- tai XPS-muodossa -valintaikkunassa PDF (*.PDF) avattavasta Tallennusmuoto-valikosta.

  4. Kirjoita tiedoston nimi Tiedoston nimi -ruutuun.

  5. Muuta julkaisuasetuksia valitsemalla Asetukset.

  6. Voit valita neljästä ennalta määritetystä asetusvaihtoehdosta ja muuttaa tulostusasetuksia:

    • Vähimmäiskoko: valinta asettaa julkaisun kuvien tarkkuudeksi enintään 96 pistettä tuumalla (dpi). Tämä tarkkuus sopii näytössä näytettäville kuville, mutta se ei yleensä vastaa tulostettavien julkaisujen vaatimuksia. Fontit upotetaan tai muutetaan bittikartoiksi, jotta fontit näkyvät, vaikka niitä ei olisi asennettu vastaanottajan tietokoneeseen. Tulostusasetukset on optimoitu yksisivuisen tiedoston verkkokatselua varten. Tämä valinta sisältää myös julkaisun ominaisuudet.

    • Vakio: tämä valinta asettaa julkaisun kuvien tarkkuudeksi enintään 150 dpi. Tarkkuus sopii verkkojakeluun, kuten sähköposteihin, jolloin vastaanottaja voi tulostaa julkaisun työpöytätulostimella. Tulostusasetukset on optimoitu yksisivuisen tiedoston verkkokatselua varten. Tämä valinta sisältää myös julkaisun ominaisuudet sekä helppokäyttöisyyttä lisäävät rakenteelliset tunnisteet.

    • Tulostuspalvelu: tämä on oletusasetus, joka soveltuu tulostamiseen paikallisesti tai tulostuspalvelussa. Väri- ja harmaasävykuvien enimmäistarkkuudeksi asetetaan 450 dpi. Tämän rajan yli menevien kuvien tarkkuus laskee 300 dpi:hin. Viivapiirrosten enimmäistarkkuus on 1 800 dpi ja tämän rajan yli menevien piirrosten tarkkuus laskee 1 200 dpi:hin. Tämä valinta sisältää julkaisun ominaisuudet sekä helppokäyttöisyyttä lisäävät rakenteelliset tunnisteet. Tulostusasetukset on optimoitu tulostamista varten.

    • Painotalo : tämä asetus luo suuren ja korkealaatuisen tiedoston, joka soveltuu kaupalliseen tulostamiseen. Väri- ja harmaasävykuvien enimmäistarkkuudeksi asetetaan 450 dpi (lasketaan 350 dpi:hin, jos alkuperäinen tarkkuus on yli 450 dpi) ja viivapiirrosten 3 600 dpi (lasketaan 2 400 dpi:hin, jos alkuperäinen tarkkuus on yli 3 600 dpi). Tulostusasetukset on asetettu julkaisun yhtä peruskopiota varten (jotta kaupalliset tulostimet voivat käyttää omia asemointeja, leikkausvaroja yms.). Tämä valinta sisältää myös julkaisun ominaisuudet ja se muuntaa fontit, joita ei voi upottaa bittikartan kuviin. Se suorittaa rakenteen tarkistuksen ja varoittaa mahdollisista värien käyttöön tai läpinäkyvyyteen liittyvistä ongelmista. Lisäksi tiedoston salaaminen salasanalla ei ole käytössä.

    • Mukautettu : tämä valinta ottaa kaikki asetukset käyttöön. Jos valitset jonkin ennalta määritetyistä asetuksista ja muokkaat sitten ominaisuuksia, tilaksi tulee Mukautettu .

    • Tulostusasetukset: tämän painikkeen napsauttaminen avaa Tulostusasetukset-valintaruudun.

  7. Muut asetukset:

  8. Kuvien ja viivapiirrosten tarkkuuden vähentäminen   : Jos kuvan tai viivapiirroksen tarkkuus ylittää toisen luvun, vähennä tarkkuutta (heikennä laatua) ensimmäisen luvun tasolle. Jos tarkkuus ei ylitä toista lukua, älä muuta sitä. Tämä auttaa julkaisun koon hallinnassa.

  9. Läpinäkyvistä alueista ja värien käytöstä varoittaminen   : Suorittaa rakenteen tarkistuksen ennen tallentamista - katso lisätietoja Rakenteen tarkistaminen -ohjeesta.

  10. Tiedoston ominaisuudet   : Tallentaa tiedoston ominaisuudet julkaisutiedostosta, joka löytyy PDF-tiedoston Julkaisun ominaisuudet, Lisäominaisuudet-kohdasta.

  11. Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten   : Sisältää PDF-tiedoston PDF-tunnisteet, jotka lisäävät tiedoston helppokäyttöisyyttä (helppokäyttötyökalut PDF-tiedoston selaamista ja lukemista varten) ja antavat PDF-lukuohjelmalle lisätietoja PDF-tiedoston sisällön suhteista.

  12. ISO 19005-1 -yhteensopiva (PDF/A)   : Kun käytössä, PDF-tiedosto on yhteensopiva PDF/A ISO -standardin kanssa. Standardi on tarkoitettu yleisesti luettavissa olevien ja arkistointikelpoisten PDF-tiedostojen luomista varten.

    • Kaikki fontit on upotettu, ellei niiden käyttöoikeus kiellä sitä, jolloin teksti muunnetaan bittikartaksi alkuperäisen ulkoasun säilyttämistä varten.

    • Tiedoston ominaisuudet sisältyvät aina mukaan.

    • Kaikki julkaisun läpinäkyvyydet poistetaan (kaikki läpinäkyvät osiot muuttuvat peittäviksi).

    • PDF-tiedostoa ei voi salata.

    • PDF-tiedosto on lukittu, joten sitä ei voi muokata.

  13. Bittikartan teksti, kun fontteja ei voi upottaa   : Jokaisella fontilla on käyttöoikeus, joka osoittaa, voidaanko se upottaa tiedostoon. Jos käyttöoikeus ei salli upotusta, asetus muuntaa kaikki tällaiset fontit kuviksi, jotta ulkomuoto ei muutu, kun PDF-tiedosto avataan koneessa, jossa ei ole kyseistä fonttia. Tämä suurentaa tiedoston kokoa eikä PDF-tiedoston tekstiä voi valita ja kopioida (sillä se on kuva). Jos tätä asetusta ei valita, fontti korvataan toisella fontilla, kun tiedosto avataan koneessa, jossa ei ole kyseisen fontin käyttöoikeutta.

  14. Tiedoston salaaminen salasanalla   : Sallii PDF-tiedoston salaamisen salasanalla, jolloin sitä ei voi katsella tai muokata ilman salasanan syöttämistä.

  15. Valitse OK ja sitten Julkaise.

Sivun alkuun

Tallentaminen XPS-muodossa

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä, Luo PDF- tai XPS-tiedosto ja sitten Luo PDF/XPS.

  3. Valitse Julkaise PDF- tai XPS-muodossa -valintaikkunassa XPS-tiedosto (*.xps) avattavasta Tallennusmuoto-valikosta.

  4. Kirjoita tiedoston nimi Tiedoston nimi -ruutuun.

  5. Muuta julkaisuasetuksia valitsemalla Muuta.

  6. Voit valita kolmesta ennalta määritetystä asetusvaihtoehdosta ja muuttaa tulostusasetuksia:

    • Vähimmäiskoko: valinta asettaa julkaisun kuvien tarkkuudeksi enintään 96 pistettä tuumalla (dpi). Tämä tarkkuus sopii näytössä näytettäville kuville, mutta se ei yleensä vastaa tulostettavien julkaisujen vaatimuksia. Fontit, joita ei voi upottaa, muutetaan bittikartoiksi. Tulostusasetukset on optimoitu yksisivuisen tiedoston verkkokatselua varten. Tämä valinta sisältää myös julkaisun ominaisuudet.

    • Vakio: tämä valinta asettaa julkaisun kuvien tarkkuudeksi enintään 150 dpi. Tarkkuus sopii verkkojakeluun, kuten sähköposteihin, jolloin vastaanottaja voi tulostaa julkaisun työpöytätulostimella. Tulostusasetukset on optimoitu yksisivuisen tiedoston verkkokatselua varten. Tämä valinta sisältää myös julkaisun ominaisuudet sekä helppokäyttöisyyttä lisäävät rakenteelliset tunnisteet.

    • Tulostuspalvelu: tämä on oletusasetus, joka soveltuu tulostamiseen paikallisesti tai tulostuspalvelussa. Väri- ja harmaasävykuvien enimmäistarkkuudeksi asetetaan 450 dpi. Tämän rajan yli menevien kuvien tarkkuus laskee 300 dpi:hin. Viivapiirrosten enimmäistarkkuus on 1 800 dpi ja tämän rajan yli menevien piirrosten tarkkuus laskee 1 200 dpi:hin. Tämä valinta sisältää julkaisun ominaisuudet sekä helppokäyttöisyyttä lisäävät rakenteelliset tunnisteet. Tulostusasetukset on optimoitu tulostamista varten. Fontit, joita ei voi upottaa, muutetaan bittikartoiksi.

    • Mukautettu : tämä valinta ottaa kaikki asetukset käyttöön.

    • Tulostusasetukset: tämän painikkeen napsauttaminen avaa Tulostusasetukset-valintaruudun.

  7. Valitse OK ja sitten Julkaise.

Matkapaketin luominen

Ohjattu matkapaketin luominen pakkaa julkaisun ja siihen liitetyt tiedostot yhdeksi tiedostoksi, jonka voi tulostaa kaupallisella tulostimella tai tulostuspalvelussa. Voit myös siirtää pakatun tiedoston toiseen tietokoneeseen muokkausta varten. Ohjattu matkapaketin luominen -toiminnon käyttäminen varmistaa, että voit antaa julkaisun kaikki tarvittavat tiedostot eteenpäin työstämistä tai katselua varten.

Tallentaminen kaupallista tulostinta varten

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä, Tallenna kaupallista tulostinta varten.

  3. Tallenna kaupallista tulostinta varten -kohdassa voit valita seuraavat vaihtoehdot:

    • Tiedoston koko ja laatuasetukset: nämä ovat samat neljä ennalta määritettyä asetusta kuin PDF-tiedoston tallentamisessa.

    • Tallenna PDF- ja Publisher-tiedostot tai vain PDF-tiedostot. Voit tallentaa sekä PDF- että .pub-tiedoston tai voit tallentaa vain PDF-tiedoston tulostimeen vietäväksi.

  4. Napsauta Ohjattu matkapaketin luominen -painiketta.

  5. Valitse tiedoston tallennussijainti, kuten CD-asema, ja valitse Seuraava .

  6. Ohjattu toiminto pakkaa tiedostot ja tallentaa ne valittuun sijaintiin, valitse tai tyhjää Tulosta koostevedos -valintaruutu ja valitse sitten OK.

    Huomautus: Tulosta koostevedos -valintaruutu on oletusarvon mukaan aina valittuna. Koostevedoksen avulla voit tarkistaa julkaisun tulostetun version virheiden varalta ennen kuin lähetät tiedoston painotaloon. Jos painotalo korjaa tiedostossa mahdollisesti esiintyvät virheet, painokustannukset yleensä kasvavat.

Tallentaminen toiseen tietokoneeseen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna ja lähetä ja Tallenna toista tietokonetta varten.

  3. Napsauta Ohjattu matkapaketin luominen -painiketta ja valitse sitten Seuraava.

  4. Valitse tiedoston tallennussijainti, kuten CD-asema, ja valitse Seuraava .

  5. Valitse Asenna fontit ja grafiikka -valintaikkunassa asetukset, joita haluat käyttää True Type -fonttien upottamisessa ja grafiikoiden yhdistämisessä ja valitse sitten Seuraava.

  6. Tallenna julkaisu .zip-tiedostona valitsemalla Valmis.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×