Jokainen projektisuunnitelma on kolmio

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Riippumatta siitä, millä alalla olet, miten kokenut olet, miten "erilainen" projektisi on tai mitä projektinhallintamenetelmien versiota organisaatiossasi käytetään, jokaisen projektin ydin muodostuu ajan, rahan ja laajuus kolmiosta. Projektisuunnitelmia hallitaan näiden kolmen tekijän avulla.

Tässä artikkelissa käsitellään seuraavia aiheita

Mikä on projektikolmio?

Mikä on kolmion kiinteä puoli?

Miten optimoin projektin niin, että pysyn aikataulussa?

Miten optimoin projektin niin, että pysyn budjetissa?

Miten optimoin projektin niin, että sen laajuustavoitteet täyttyvät?

Miten laatu liittyy projektikolmioon?

Mikä on projektikolmio?

Jos aika, raha ja projektin laajuus olisivat rajattomia, et tarvitsisi projektinhallintaa. Valitettavasti useimpia projekteja rajoittavat aika, budjetti ja laajuus.

Kutsumme tätä elementtien yhdistelmää (aika, raha ja laajuus) projektikolmioksi. (Näitä kilpailevia elementtejä kutsutaan joskus myös projektin kolmeksi rajoitukseksi.) Kun ymmärrät, miten projektikolmio toimii, pystyt tekemään parempia valintoja silloin, kun joudut tekemään kompromisseja.

Projektikolmio

Jos säädät mitä tahansa kolmion kylkeä, tämä vaikuttaa myös kahteen muuhun kylkeen.

Ohessa on esimerkkejä projektisuunnitelman säätämisen mahdollisista vaikutuksista:

  • Jos päätät siirtää aikataulun mukaista valmistumispäivä lähemmäs, on mahdollista, että kustannukset kasvavat ja laajuus pienenee.

  • Projektin budjetissa pysyminen saattaa edellyttää aikataulun pidentämistä ja laajuuden pienentämistä.

  • Jos projektin laajuutta kasvatetaan, sen valmistuminen saattaa kestää kauemmin ja kustannukset saattavat kasvaa, koska resurssit, kuten työntekijöitä, tarvitaan enemmän.

Suunnitelmaan tehdyt muutokset saattavat vaikuttaa kolmioon useilla eri tavoilla, riippuen projektin olosuhteista ja tyypistä. Esimerkiksi joissain tapauksissa aikataulun tiukentaminen saattaa kasvattaa kustannuksia. Toisissa tapauksissa se voi alentaa kustannuksia.

Projektikolmiossa resurssit määritetään kustannuksiksi. Kun säädät resursseja joko lisätäksesi tai vähentääksesi työtä tai kuvastaaksesi resurssien käytettävyyttä, myös kustannukset kasvavat ja pienenevät. Kustannukset perustuvat resurssien hintoihin.

Saatat myös huomata, että kun säädät resursseja, myös aikataulu muuttuu. Jos sinulla on esimerkiksi resurssin ylivarauksia ja tasaat projektin, aikataulussa voi nyt olla jaettuja tehtäviä ja viiveitä, jotka siirtävät valmistumispäivää kauemmas.

Lisätietoja:   

Mikä on kolmion kiinteä puoli?

Sanoitko ”kiinteä puoli”? Kyllä. Useimmissa projekteissa ainakin yksi kolmion kylki on kiinteä, mikä tarkoittaa sitä, että sitä ei voida muuttaa. Joissakin projekteissa se on budjetti. Projektin rahoitusta ei voida lisätä. Toisissa projekteissa se on aikataulu: päivämääriä ei voida muuttaa. Kiinteä kylki voi olla myös laajuus: toimitettavia tuotteita ei voida muuttaa.

Tärkeintä on löytää projektikolmion kiinteä kylki. Tällä tavalla saat tietää, mitä voit muuttaa ja mitä säädetään, jos sinulle tulee ongelmia. Ongelman pukeminen lauseen muotoon voi auttaa sinua määrittämään projektikolmion ongelmallisen kyljen.

Kun tiedät, mitä projektikolmion kylkiä et voi muuttaa, tiedät myös, mitä kolmion kylkiä säätää. Kun aloitat optimoinnin:

  • Päätä ensin, mikä näistä elementeistä on kiinteä. Tämä on yleensä projektin menestymisen kannalta tärkein elementti (valmistuminen ajoissa, budjetissa pysyminen tai sovitussa laajuudessa pysyminen).

  • Selvitä sitten, mihin tekijään ongelmasi liittyvät. Kun olet määrittänyt ongelmallisen elementin, tiedät, mitä elementtejä sinun täytyy säätää saadaksesi projektin kuntoon.

Jos ongelmallinen kylki ja kiinteä kylki ovat samat, voit työstää kolmion kahta muuta kylkeä. Jos projektisi täytyy esimerkiksi valmistua ajoissa ja ongelmasi on se, että aikataulu on myöhässä, voit säätää resursseja tai projektin laajuutta.

Jos ongelmallinen kylki on eri kylki kuin kiinteä kylki, sinun kannattaa optimoida projekti säätämällä kolmatta, jäljelle jäävää kylkeä. Jos projektisi täytyy esimerkiksi valmistua ajallaan ja sen laajuus on kasvanut, voit säätää kustannuselementtiä esimerkiksi lisäämällä resursseja.

Muista, että kun säädät yhtä projektikolmion kyljistä (aika, raha ja laajuus), tämä vaikuttaa todennäköisesti myös muihin kylkiin. Vaikutus saattaa olla positiivinen tai negatiivinen projektin tyypistä riippuen.

Huomautus: Kun olet säätänyt projektisuunnitelmaa, tarkista kaksi muuta elementtiä uudelleen, jotta voit olla varma siitä, että kaikki toimii. Jos säädit suunnitelmaasi esimerkiksi alentaaksesi kustannuksia, tarkista, onko valmistumispäivämääräsi kelvollinen.

Miten optimoin projektin niin, että pysyn aikataulussa?

Kun olet analysoinut aikataulusi, saatat huomata, että projekti ei valmistuisi ajoissa. Voit säätää aikatauluasi usealla eri tavalla. Valitsemasi menetelmät riippuvat koko projektiin liittyvistä rajoituksista, kuten budjetista, resurssien saatavuudesta, laajuudesta ja tehtävän joustavuudesta.

Tehokkain tapa tiukentaa aikataulua, on muuttaa kriittinen polku tehtäviä. Kriittinen polku on sarja riippuvaisia tehtäviä, joista viimeinen tehtävä valmistuu projektin valmistumispäivänä. Jos tämän sarjan tehtäviä siirretään, myös projektin valmistumispäivä siirtyy. Sellaisten tehtävien muuttaminen, jotka eivät ole kriittisellä polulla, ei välttämättä vaikuta aikatauluun. Voit:

  • Lyhentää tehtävien kestoa (yleensä silloin, kun laajuus pienenee tai resurssit lisääntyvät tai muuttuvat tehokkaammiksi).

  • Siirtää tehtäviä päällekkäin, jotta niitä voidaan työstää yhtäaikaisesti.

  • Poistaa tehtäviä, jotta projekti valmistuu ajoissa (yleensä silloin, kun laajuus pienenee).

  • Varata lisää resursseja.

  • Vähentää varatun työn määrää (yleensä silloin, kun laajuus pienenee tai resurssit tehostuvat).

Kun säädät aikataulua, kustannukset saattavat kasvaa, resurssit saattavat muuttua ylivaratuiksi ja projektin laajuus saattaa muuttua. Jos lyhennät esimerkiksi kriittisen polun tehtävien kestoa, projekti valmistuu todennäköisesti aikaisemmin. Myös tehtävien laajuus ja mahdollisesti myös koko projektin laajuus saattavat pienentyä. Jos varaat lisää resursseja kriittisen polun tehtäville, jotta ne valmistuisivat nopeammin, saatat huomata, että resurssit muuttuvat ylivaratuiksi ja joudut maksamaan ylityöt, mikä kasvattaa kustannuksia.

Lisätietoja aikataulun optimoimisesta projektin suunnittelun avulla.

Miten optimoin projektin niin, että pysyn budjetissa?

Saatat huomata, että luomasi projektisuunnitelma ylittää budjetin sallimat rajat. Projektin kustannuksiin vaikuttavat pääasiassa projektin tehtäviin varatut resurssit: korvausperusteiset kustannukset ja kiinteät kustannukset, jotka kertyvät työntekijöistä, laitteista ja materiaaleista. Näin ollen voit alentaa kustannuksia pienentämällä projektin laajuutta, jotta tehtävien määrä vähenee tai jotta sellaisten tehtävien, joissa tarvitaan resursseja, kesto lyhenee.

Jos et halua muuttaa projektin laajuutta, voit säätää resursseja ja varmistaa, että korvausten, palkkojen ja ylityökorvausten asetukset on määritetty oikein. Voit varmistaa, että työhön on varattu parhaat mahdolliset resurssit. Saatat pystyä korvaamaan kalliimman resurssin halvemmalla ja käyttämään kalliimpaa resurssia kustannustehokkaammalla tavalla.

Kun säädät suunnitelmaa niin, että se pysyisi budjettisi asettamissa rajoissa, päättymispäiväsi saattaa siirtyä eteenpäin tai projektin laajuus saattaa pienentyä. Jos esimerkiksi poistat tehtävästä, jonka resurssit olivat ylivarattuja, ylityöt, saatat huomata, että aikataulu pitenee niin paljon, että päättymispäivä siirtyy kuukaudella. Jos projektin laajuutta on pienennetty budjetin takia, saatat huomata, että päättymispäivä aikaistuu.

Lisätietoja aikataulun optimoimisesta projektin suunnittelun avulla.

Miten optimoin projektin niin, että sen laajuustavoitteet täyttyvät?

Sinun on huomioitava kaksi laajuuteen liittyvää tekijää: tuotteen koko ja projektin laajuus.

  • Tuotteen koko kuvaa projektin lopullisia toimituksia yleensä yksityiskohtaisesti. Esimerkkejä tuotteen koosta ovat tuotekuvaukset tai luonnokset. Projektipäällikkö ei välttämättä voi hallita tuotteen kokoa.

  • Projektin laajuus sisältää kaikki projektiin liittyvät työt, joita tuotteen kokoa kuvaavien toimitusten tuottaminen edellyttää. Projektipäällikkö pystyy yleensä vaikuttamaan ainakin jollain tavalla projektin laajuuteen. On esimerkiksi mahdollista, että voit jättää väliin joidenkin toimitusten kooditarkistuksia.

Yleensä projektin laajuutta säädetään silloin, kun on ongelmia päättymispäivän tai budjetin kanssa. Voit lähentää päättymispäivää tai alentaa kustannuksia pienentämällä projektia. Voit myös kasvattaa projektia, jos huomaat, että sinulla on enemmän aikaa tai rahaa.

Laajuuden muuttaminen tarkoittaa yleensä tehtävien lukumäärän tai koon muuttamista. Laajuus ja laatu liittyvät tiukasti toisiinsa. Kun kasvatat laajuutta, voit myös parantaa laatua. Kun pienennät laajuutta, sinun täytyy ehkä tinkiä laadusta.

Jos pienennät projektin laajuutta, kustannukset saattavat alentua ja valmistumispäivämäärä saattaa siirtyä lähemmäs. Jos kasvatat projektin laajuutta, kustannukset saattavat kasvaa ja valmistumispäivämäärä saattaa siirtyä myöhäisemmäksi. Jos esimerkiksi vähennät vaihtoehtoisien tehtävien määrää, sinulla ei välttämättä ole yhtä paljoa resursseja. Tämä johtaa säästöihin kustannuksissa. Jos kasvatat laajuutta lisäämällä tehtäväsarjaan lisää aikaa, saatat huomata, että laajuuden muuttaminen vaikuttaa kriittisen polun tehtävien ajoittamiseen ja valmistumispäivämäärä siirtyy kaksi viikkoa myöhäisemmäksi.

Lisätietoja aikataulun optimoimisesta projektin suunnittelun avulla.

Miten laatu liittyy projektikolmioon?

Laatu on projektikolmion keskus. Laatu vaikuttaa kolmion kaikkiin kylkiin ja kaikki kylkiin tehdyt muutokset vaikuttavat todennäköisesti myös laatuun. Laatu ei ole yksi kolmion tekijöistä, vaan se on ajan, rahan ja laajuuden käytön tulos.

Projektikolmio ja laatu

Jos esimerkiksi huomaat, että aikataulusta löytyy lisää aikaa, saatat pystyä kasvattamaan laajuutta lisäämällä tehtäviä ja pidentämällä kestoa. Kun sinulla on lisää aikaa ja projektin laajuus kasvaa, voit parantaa projektin ja sen toimitusten laatua.

Jos sinun on karsittava kustannuksia pysyäksesi budjetin rajoissa, saatat joutua pienentämään projektin laajuutta poistamalla tehtäviä tai lyhentämällä tehtävien kestoa. Kun projektin laajuus pienenee, et välttämättä pysty takaamaan samaa laatua. Heikompi laatu on siis kustannusten karsimisen seuraus.

Lisätietoja projektikolmion hallinnasta:    

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×