Johtavat käytännöt varianssitietojen soveltamiseen tulevissa projekteissa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Jane Suchan, PMP

Renovoin keittiöni viime syksynä ja käytin paljon aikaa urakoitsijan kanssa kaappien, lattiapäällysteen, kodinkoneiden, valaistuksen ja kalusteiden hinta-arvioihin.    Hän tutki ullakkoa ja vanhentunutta sulakerasiaa. Tämän jälkeen hän esitti yksityiskohtaisen työsuunnitelman ja työ- ja materiaalitarvearvion. Hänen lukunsa olivat suunnilleen samat kuin mitä olin valmis käyttämään. Hän pystyi aloittamaan kuukauden sisällä, ja urakka olisi valmis ennen juhlapyhiä. Allekirjoitin sopimuksen. Ryhdyimme toimeen.

Tämän jälkeen aloin jutella ystävieni kanssa, jotka renovoivat kotejaan: ”Varaudu siihen, että budjetti ylittyy vähintään 50 prosentilla.” ”Kuka tietää, mitä he löytävät, kun he alkavat repiä seiniä ja lattiapäällystettä.” ”Kotisi on yhtä sotkua kuukausien ajan.”

Omalla urakoitsijallani oli hyvät suositukset hyvältä ystävältäni, ja valitsin hänet muutaman haastatellun joukosta. Ehkä suositusten tarkastaminen ja hänen portfolionsa läpikäynti ei ollut tarpeeksi. Ehkä en kysynyt oikeita kysymyksiä.

Projektipäällikön olisi pitänyt tietää.

Mitä minun olisi pitänyt kysyä, oli muiden urakoitsijan hallinnoimien projektien alkuperäisten aika- ja hinta-arvioista, mitä ne loppujen lopuksi maksoivat ja kuinka kauan niissä meni. Projektinhallintatermein minun olisi pitänyt kysyä variansseista perustason aikataulun ja kustannusten sekä toteutuneen aikataulun ja kustannusten välillä hänen aiemmissa projekteissaan. Varianssi on odotusten ja sen, mitä itse asiassa tapahtui, välinen erotus.

Kuka tahansa hyvä projektipäällikkö olisi samaa mieltä: ne, jotka eivät ota historiaa huomioon, toistavat sitä. Projektikokemuksista ja opitun dokumentoinnin tärkeydestä on kirjoitettu valtavia määriä, ja hyvästä syystä. Kun siirryt uuteen projektiin, on vaikea muistaa, mitä opit edellisessä projektissa, jotta voisit käyttää näitä oppeja myöhemmin.

Keskittyminen varianssitietojen keräämiseen ja analysoimiseen auttaa sinua kehittämään parempia aika- ja kustannusarvioita tulevissa projekteissa. Näin voit välttää aikaa vieviä ja kalliita muutospyyntöjä.

Parhaiden varianssitietojen määrittäminen

Mieti näitä johtavia käytäntöjä varianssitietojen keräämistä varten:

  • Sijoita tulevaisuuteen keräämällä varianssitietoja.    Päätä suunnitteluprosessissa mahdollisimman aikaisin, mitä varianssitietoja kerätään. Tämä saattaa vaikuttaa itsestäänselvältä, mutta liian usein projektimittarit on määritetty lyhytkestoisia tavoitteita ajatellen ja tietojen kerääminen pidemmän aikavälin etuja (kuten arvioiden parantamista) varten jää usein huomiotta. Sisällytä kerättävät tiedot projektin menestysehtoihin ja -mittareihin: mitattavissa olevat arvot, joilla arvioidaan, lasketaan tai määritetään edistyminen rahayksiköissä, aikataulun välitavoitteiden saavuttamisessa tai laatutuloksina. Varianssitiedot ovat projektin mitta-arvojen alijoukko.

  • Määritä sidosryhmien kanssa, mitä variansseja seurata.    Ota projektin rahoittaja ja työryhmän jäsenet mukaan määrittämään, mitä variansseja tallennetaan ja kuinka tarkasti. Mitä enemmän tiedät varianssitiedoista, sitä enemmän tietoja voit sisällyttää projektiaikatauluun ja budjettiin. Raportointi- ja seurantamekanismien vakaudella on suora suhde siihen, kuinka hyvin nämä tiedot saavutetaan. Sijoita lisäksi aikaa siihen, että voitat projektisi vaatiman ryhmän tuen. Sinun on ehkä pyydettävä rahoittajalta apua tämän tavoitteen saavuttamisessa.

  • Keskity aikataulussa ja kustannuksissa suunnitellun ja toteutuneen eroon.    Suunniteltu verrattuna toteutuneeseen on varianssitieto, johon useimmat projektipäälliköt keskittyvät.

    • Aikatauluvarianssi on toteutuneen edistymisen ja projektiaikataulun välinen ero. Tätä varianssia voidaan seurata projekti-, vaihe-, välitavoite- tai tehtävätasolla.

    • Kustannusvarianssi on tehdyn työn toteutuneiden kustannusten ja projektibudjetin ero. Sitäkin voidaan mitata projekti-, vaihe-, välitavoite- tai tehtävätasolla kustannusten perusaikataulun mukaan.

      Nämä varianssit ovat perustason tietojen projektin suorituksen aikana kerättyjen tietojen välinen ero. Vertaamalla suunniteltuja arvoja toteutuneisiin näet, kuinka asiat muuttuvat projektin edetessä. Nämä varianssitiedot tulisi koota tavallisina tilaraportteina projektin rahoittajalle ja sidosryhmille.

  • Seuraa kustannusten ja aikataulun arvioita suunnitelmiin.    Nämä tiedot ovat arvioitujen kustannusten ja aikataulun ero projektiin hyväksyttyihin kustannuksiin ja aikatauluun verrattuna, kun projektisuunnitelma viimeistellään tai aloitetaan. Jos perustason aikataulun ja kustannusten kehittämisen jälkeen huomaat, että vaikuttaa siltä, että tarvitset lisää aikaa tai rahoitusta, mitä aiemmin otat asian esiin, sen parempi. Tätä varianssia katselevat – jopa ylätasolla – näkevät tarpeen sijoittaa projektia edeltävään suunnitteluun. Näin voit välttää arvioita, jotka on luotu ilman yksityiskohtaista suunnittelua tai panosta henkilöiltä, jotka tekevät työn.

Sivun alkuun

Käytä varianssitiedoista oppimaasi

Yksi hyödyllisin asia on katsoa varianssitietoja ja miettiä, mistä erot syntyvät. Muutokset voivat johtua projektiryhmästä, asiakkaasta, toimittajista tai ympäristön muutoksista, kuten uusista säädöksistä. Olipa syy mikä tahansa, analysoi muutoksia, jotta voit tunnistaa ongelmat ja laatia lievennysstrategioita tuleviin projekteihin. Mitä enemmän tiedät varianssien syistä, sitä helpompaa ongelmien välttäminen on seuraavalla kerralla.

  • Kehitä ideoita tulevien varianssien välttämiseksi.    Hanki variansseista palautetta projektiryhmältä. Pysyttele tiedoissa ja faktoissa äläkä syyttele ketään.

  • Pyydä työryhmän jäseniä määrittämään varianssien vaikutukset.    Et ehkä voi nähdä kaikille alueille, mutta voit laajentaa tietoisuuttasi keräämällä tietoja paremmin.

  • Sisällytä kaikki varianssitiedot projektikokemukseen.    Saata tietosi työtovereiden saataville, jotta hekin voivat hyötyä niistä.

  • Käytä varianssitietoja seuraava projektin arvioinnin perustasona.    Perustason tiedoista on hyötyä erityisesti, jos projektit ovat samankaltaisia tai jos työskentelet samojen projektityöryhmän jäsenten kanssa uudelleen. Uudet projektiarviot on paljon tarkempia.

  • Käytä varianssitietoja mittaamaan arvioitasi tulevissa projekteissa.    Luodessasi alustavan aikataulun tai kustannusarvion, kohtaat epäilemättä sidosryhmän tai rahoittajan, joka haluaa saada projektin valmiiksi nopeasti ja vähemmällä rahalla. Arvioitasi tukevien tietojen omistaminen antaa sinulle tarvitsemasi, jotta projekti valmistuu tarvitsematta turvautua sankaritekoihin.

Sivun alkuun

Käytä strategiaa onnen asemesta varmistamaan tuleva menestyminen

Miten keittiöremonttini sujui? Se oli valmis ajallaan ja ylitti budjetin vain hieman. Olin kai onnekas. Mutta sinun ei tule turvautua onneen omissa projekteissasi. Varmista onnistuminen nyt ja tulevaisuudessa ottamalla varianssin seuranta aikaisin käyttöön. Kerää tietoja koko projektin elinkaaren ajan, analysoida niitä omissa kokemuksissasi ja toteuta opitut asiat seuraavassa projektissa.

Käyttämällä näitä johtavia varianssitietojen keräämis- ja soveltamiskäytäntöjä projektinhallintamenetelmässäsi teet parempia arvioita, tunnistat ja vältät variansseihin johtavia olosuhteita ja kohtaat vähemmän projektimuutoksia.

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta     Jane Suchan on Microsoftin ohjelmapäällikkö, jolla on kokemusta yritysten liiketoimintahankkeiden hallinnasta ja projektinhallintamenetelmien kehittämisestä. Jane asuu Washingtonin Seattlessa.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×