Johdatus ulkoisten tietojen käyttöön

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Yritystietopalveluiden avulla voit ulkoisten tietojen yhdistäminen SharePoint-sivuston ja käyttää sitä ikään alkuperäisen sivustoon. Seuraavassa on tietoja siitä, mitä ulkoiset tiedot ovat, mistä sellaisen saat ja miten sitä käytetään kokoelma.

Yleistä ulkoisista tiedoista

Lisätietoja on kohdassa Etsi tietoja ulkoiset tiedot.

Artikkelin sisältö

Yleiskuva

Mitä hyötyä ulkoisten tietojen?

Kolme yleisintä tapausta

Alkuvalmistelut ovat puolet huvista

Mikä on sinun roolisi?

Pohjatyön tekeminen

SharePoint-ympäristö tutuksi

Hanki sopiva ohjelmisto

Määritä ohjelmiston asetukset oikein

Valitse ulkoiset tiedot viisaasti

Älä unohda suorituskykyä

Harjoittele turvallisuutta ensin

Perusta: ulkoiset sisältötyypit

Tuo ulkoisia tietoja esiin SharePoint‑tuotteissa

Kirjoita ja Lue tietoja ulkoisissa luetteloissa

Lisää ulkoisten tietojen sarakkeita luetteloihin ja kirjastoihin

Luo ratkaisuja Yritystietoverkko-osien

Käytä ulkoisia tietoja profiilisivuilla, toiminnoissa tai haku

Käytä ulkoisia tietoja työnkuluissa

Tuo ulkoisia tietoja esiin Office‑tuotteissa

Analysoi ulkoisia tietoja Excelissä

Lisää ulkoisia tietoja Word-asiakirjoihin

Synkronoi ulkoisia tietoja Outlookissa

Helpota ulkoisten tietojen käyttöä InfoPath‑lomakkeilla

Lisää ulkoisia tietoja julkaistuihin Visio-kaavioihin

Tuo ja päivitä ulkoisia tietoja Accessissa

Yleiskuva

Ulkoisten tietojen käytölle on monia syitä. Myös pieni työryhmä voi saada aikaan paljon, kun se luo yhdessä ulkoisiin tietoihin perustuvan yritysratkaisun. Seuraavassa kerrotaan, miten tämä yleensä tapahtuu ja mitä etuja tällä voidaan saavuttaa.

Mitä hyötyä ulkoisten tietojen käytöstä on?

Kun yksinkertaistat yrityksesi toimintaa SharePoint-tuotteilla, voit joutua ottamaan mukaan ulkoisia tietoja, kuten tietokantoja, yrityssovelluksia ja verkkopalveluita. Nämä ulkoiset tiedot on kuitenkin usein rajoitettu vain tiettyjen onnekkaiden käyttöön tai ne ovat muuten vain hankalasti saatavilla. Eikö olisi kätevää, jos voisit liittää nämä ulkoiset tiedot saumattomasti SharePoint- ja Office-tuotteisiin, jolloin voisit käyttää tuttua käyttöliittymää, mikä parantaisi liiketoimintaasi entisestään?

Tämä on yritystietopalveluiden tehtävä. Ne mahdollistavat monien erilaisten ulkoisten tietojen turvallisen ja toimivan lukemisen ja kirjoittamisen. Palvelut tarjoavat kattavat puitteet, joihin sisältyy käyttöliittymät sekä tavalliselle käyttäjälle että ohjelmointiin. Voit lisäksi luoda monenlaisia yritysratkaisuja, sekä koodittomia SharePoint Composite -ratkaisuja yksinkertaisiin ja keskitason toimintoihin että koodiin perustuvia ratkaisuja vaativampaan käyttöön. Voit esimerkiksi

  • Luoda SharePointin ulkoisen luettelon työntekijätiedoista, jotka on tallennettu taustatietokantaan, johon käyttäjillä on luku- ja kirjoitusoikeudet. Tämä luettelo on samankaltainen kuin SharePointin sisäiset luettelot.

  • Yhdistää ajantasaisia asiakastietoja organisaatiosi yritysresurssien suunnitteluratkaisujärjestelmään (ERP) Outlook-kontaktien muodossa ja mahdollistaa jopa niiden käytön offline-tilassa.

  • Luoda tapahtumien suunnitteluratkaisun, joka on yhteydessä ohjattuun yrityssovellukseen, mutta hyödyntää SharePoint-kalenteria, joka on kaikkien käytettävissä.

  • Luoda Microsoft Silverlight -sovelluksen, jossa on näyttävä visuaalinen käyttöliittymä ja joka toimii yhdessä verkossa olevien ulkoisten tietojen kanssa.

Lyhyesti sanottuna yritystietopalvelujen avulla voit tarkastella ulkoisia tietoja, olla vuorovaikutuksessa niiden kanssa ja hyödyntää niiden tarjoamaa lisäarvoa.

Sivun alkuun

Kolme yleisintä tapausta

Haluatko tietää lisää? Seuraavassa on kolme esimerkkiä yritystietopalveluihin perustuvista keskeisistä ratkaisuista.

Tukipalvelu    Suuri yrityksellä tukipalveluun, joka sisältää sisäinen tekniseen tukeen. Tukipyyntöjä ja teknistä tukea knowledge Base-tietokannan ulkoinen tietokanta on tallennettu, mutta on täysin integroitu SharePoint-sivuston ulkoisissa luetteloissa ja Yritystietoverkko-osien avulla. Tietotyöntekijät voit myös tarkastella nykyistä pyyntöjä Microsoft Outlook 2013 verkossa. Tekninen tuki asiantuntijoiden tarkastella pyyntöjä varattujen ne Outlook 2013 verkossa ja offline-tilassa access. Työnkulkujen hallinta automaattisesti kunkin vaiheen kautta tukeen: avattiin, Vastuuhenkilö, Escalated ratkaistu tai suljettu. Valvojat-tekniset tekniseen tukeen, jossa on tarvittavat käyttöoikeudet, voit tarkastella raporttinäkymiä, jotka näytetään ohjeen desk raportteja, joka kertoo jokaisen tuki specialist, eniten nykyisen tai kriittinen ongelmista ja määrä on tuki, käsittelemien kunkin tuki specialist tietyn ajanjakson aikana tukeen. Esimiehet voit myös viedä tietoja Microsoft Excel 2013 edelleen eritelty ehdollisen muotoilun avulla ja kaavioita.

Kykyjenetsijä    Kyvykkyys viraston integroi sen tietokannan esittäjät osaksi sen sisäisten SharePoint-ryhmäsivustossa työskentelemisestä, joka sisältää luettelon kaikista esittäjät, niiden yhteystiedot ja suorituskyvyn aikatauluja. Tallenteen sopimuksia Word tiedostomallit luodaan ja täyttää automaattisesti esittäjän uusimmat tiedot muodossa. Työnkulun ohjaa kuhunkin sopimus sen eri vaiheiden. Tekijöiden voit lisätä uuden esittäjät ulkoisen luettelon InfoPath‑lomakkeen avulla. Käyttämällä tätä ratkaisua kyvykkyys tekijöiden on aina, että he tarvitsevat lähellä, ja he voivat tehdä monta keskeisistä tehtävistä käyttämällä tutut Office-tuotteiden tiedot.

Myynnin Raporttinäkymät-ikkunan    Myynnin dashboard-sovelluksen avulla löydät nopeasti myyntitilausten ja hallitaan asiakkaan suhteet Management (CRM) järjestelmän asiakastiedot myynnin osakkaiden. Sen mukaan, niiden rooleista ja käyttöoikeuksista vastaaviin työryhmän jäsenet voivat tarkastella myynnin analytics-tiedot, yksittäisten työryhmän jäsenten myynnin suorituskykytietoja, myyntimahdollisuuksia, ja asiakkaan yhteystiedot ja tilaukset. Myynnin asiantuntijoille voit tarkastella päivittäinen kalenterinsa, tehtävät määrittänyt niihin niiden valvojat, työryhmän jäsenet yhteiskäytön ja lukea teollisuuden uutisia. Visio-kaavion, Myyntialueet määritykset myynti kunkin kuukauden mukaan ja sisältää taustatietokannan, joka on helppo päivittää reaaliaikaisia tietoja. Käyttämällä Word-asiakirjan valvojat voivat nopeasti tekijän kuukausittain tilaraporttien, joka sisältää automaattisesti Ulkoiset järjestelmät tiedot.

Sivun alkuun

Alkuvalmistelut ovat puolet huvista

Yritystietopalvelut ovat kuin suuri sateenvarjo, joka kattaa monia SharePointin ja Officen toimintoja. Niiden käyttö edellyttää kuitenkin joitain ennakkovalmisteluja, sillä jokainen ulkoinen tietolähde on erilainen ja jokaisella organisaatiolla on omat erityistarpeensa. Tehtyäsi valmistelut – paikan päällä tai pilvipalveluissa – voit tuoda ulkoiset tiedot näkyviin SharePoint- ja Office-tuotteissa. Ulkoisia tietoja käsitellessäsi käyt yleensä läpi kolme eri vaihetta:

Valmisteluvaihe    Tässä vaiheessa voit suunnitella valmisteleminen ja määrittäminen ulkoisten tietojen käyttäminen. Tämä yleensä tarkoittaa tiiviisti järjestelmänvalvoja ja käsittelemisestä joskus kehittäjä ymmärtää, mitä sille on tehtävä. Tärkeää tavoitteet elementin business ja tekniset vaatimukset, valmistellaan ulkoisesta tietolähteestä, varmistaa, että suojattu käyttö tietojen suojatun säilöpalvelun avulla sekä rajaus yleinen ratkaisu. Valmistamisessa tavoitteen Luo ulkoisen sisältötyypin, jossa on yksityiskohtaiset paketti yhteydet, metatietojen ja muita tietoja, joita käytetään Nouda ulkoiset tiedot.

SharePoint-vaihe    Kun esityksien on vahvistettu, voit nyt pinta ulkoisia tietoja SharePoint-tuotteiden usealla eri tavalla, mukaan lukien ulkoiset luettelot, ulkoisten tietojen sarakkeiden Yritystietoverkko-osien, työnkulut, hakutulokset, Profiilisivut, toiminnot-sovelluksia SharePoint- ja koodi-pohjaisten SharePoint-komponenttien tai ratkaisuja.

Office-vaihe    Kun olet luonut ulkoisten tietojen käytön SharePoint-tuotteissa, voi nyt tuoda tiedot eri Office-tuotteiden (mukaan lukien Excel, Word, Outlook, Visio, Access ja InfoPath)-sovelluksia Office- ja koodi-pohjaiseen Office-komponentit, apuohjelmat tai ratkaisuja.

Kolme kehitysvaihetta

Näistä toiminnoista kerrotaan enemmän jäljempänä.

Sivun alkuun

Mikä on sinun roolisi?

Ulkoisiin tietoihin perustuvan ratkaisun kehittäminen on yleensä tiimityötä, ja oma työtapasi riippuu roolistasi tiimissä. Seuraavassa kaaviossa esitetään yleiskuva kehittämisketjuun kuuluvista rooleista ja ratkaisuista.

Kehittämisketjun roolit ja tehtävät

Käyttäjät    Käyttäjien koota yksinkertaisten ratkaisujen SharePoint products and Office-tuotteiden perusominaisuudet avulla. Esimerkkejä:

  • Ulkoisen luettelon luominen, eri näkymien luominen luetteloon ja erilaisten suodatinten ja lajittelujen lisääminen.

  • Ulkoisen luettelon vieminen Excel 2013:een tietojen tarkempaa analyysiä varten.

  • Ulkoisen luettelon liittäminen Outlook 2013:een, jotta ulkoisia tietoja voitaisiin käsitellä online- ja offline-tilassa.

Tehokäyttäjät    Tehokäyttäjät luoda yksinkertaisen Keskitaso, koodittomia Yritysratkaisut ja vaatii usein business henkilön taidot tietokanta-järjestelmiä ja yleistä liiketoimintaprosessien organisaatiossa. Ne myös toimitettava vaatimukset Järjestelmänvalvojat ja kehittäjät sekä business valvojat ja sivuston ehkä suunnittelijat. Esimerkkejä:

  • Ulkoisen sisältötyypin luominen Microsoft SharePoint Designer 2013:n avulla.

  • Ulkoisten tietosarakkeiden luominen sarakkeisiin ja sarakkeiden linkittäminen sisältöohjausobjekteihin mukautetussa Word-mallissa, kuten sopimuksessa tai laskussa.

  • InfoPath-lomakkeiden mukauttaminen oletuksena olevien SharePoint-luettelolomakkeiden korvaamiseksi.

  • Verkkosivuston suunnitteleminen siten, että sivusto on hyödyllisessä yhteydessä yritystieto-verkko-osiin tietotyötilan luomiseksi.

  • Mukautettuja lomakkeita, näkymiä, valintanauhan komentoja, toimintoja ja tehtäväruutuja sisältävän Outlook-pohjaisen ratkaisun luominen.

  • Ulkoisen luettelon tietoja käyttävän työnkulun luominen.

Järjestelmänvalvojat    Käyttöoikeudet ja useita eri SharePoint osia mukaan lukien ulkoisen sisältötyypin ja ulkoisen tietokannan suojauksen hallinta järjestelmänvalvojat. Kriittinen tehtävä liittyy määrittäminen suojatun säilöpalvelun kohdesovellusten yhdistettyjen tunnistetietojen ja määrittämällä paras todennustavat. Muita esimerkkejä toiminnot ovat:

  • Ulkoisten tietojen käytön, käyttölupien ja kyselyjen hallinta ja asettaminen.

  • Ulkoisten sisältötyyppien tuonti ja vienti yritystietojen yhdistämisen metatietosäilöstä.

  • Mukautettujen profiilisivujen, toimintojen ja hakutulosten määrittäminen.

Kehittäjät    Kehittäjät luoda erilaisia mukautettujen ratkaisujen alueella kohdennettujen, uudelleenkäytettäviä komponenteilta Lisäasetukset koodi-pohjainen ratkaisuihin. Esimerkkejä:

  • Microsoft Visual Studiossa luodut kehittyneet ulkoiset sisältötyypit, kuten mukautetut kenttätyypit, jotka hyödyntävät monimutkaisia hierarkkisia tietoja.

  • Yksittäisenä BDC-mallina esitettävät useista palveluista kerätyt tiedot.

  • Uudelleen käytettävät osat, mukautetut verkko-osat, mukautetut työnkulun toiminnot ja erillistä koodia hyödyntävät InfoPath-lomakkeet.

  • Mukautetut ulkoiset tieto-osat Outlook-ratkaisuihin.

  • Microsoft Silverlight -sovellukset ja Officen apuohjelmat.

  • Mukautetut hälytykset käyttäen tapahtumakehystä.

  • Mukautetut yhteydet tai hallittua koodia käyttävät ratkaisut.

Sivun alkuun

Pohjatyön tekeminen

Päätitpä sitten luoda minkä tahansa ulkoisen tietoratkaisun, sinun on tehtävä ensin huolellinen pohjatyö, toisin sanoen hankittava ja asennettava sopiva sovellus, valittava ja valmisteltava ulkoinen tietolähde, käynnistettävä SharePoint‑palvelut ja tilit sekä luotava ulkoinen sisältötyyppi.

SharePoint-ympäristö tutuksi

Kun luot ulkoisen tietoratkaisun tai käytät sitä, sinun olisi otettava huomioon SharePoint-ympäristöön liittyvät ominaisuuksien ja toimintojen erot:

  • Paikallinen    Jos luot ratkaisun, jossa käyttäjät ja ratkaisu ovat täysin paikallisia (palomuurin takana), kaikkia yritystietopalvelun toimintoja tuetaan.

  • Cloud    Jos käytössäsi on SharePoint Online (palvelupaketti 2, E3 ja E4) Office 365: ssä, alijoukkoa ominaisuudet ovat käytettävissä. Esimerkiksi ulkoisissa luetteloissa, Yritystietoverkko-osien ja tapahtumakehyksen ovat tuettuja, mutta profiilisivut, toiminnot ja Yhdistinkehys eivät ole. Lisäksi voit muodostaa yhteyden vain tietolähteet: WCF-verkkopalvelut OData ja SQL Server Azure.

  • Hybrid    Organisaation jo ehkä huomattavasti paikallinen tietolähteistä, kuten liiketoiminta-sovellukset ja suunnittelujärjestelmät (ERP). Mutta organisaatiossa voidaan myös hybrid SharePoint-ympäristössä, joissa jotkin työntekijät ovat paikallisia ja jotkin ovat pilveen. Hybrid ulkoisen tietoratkaisun yhdistelmäympäristössä, voit luoda myös niin, että pilveen käyttäjät voivat käyttää aiemmin paikalliseen tietolähteeseen. Esimerkiksi käyttäjä voi suorittaa kuluraportin samalla, kun työmatkalla käyttämällä SharePoint Online ja maksut voi olla heti täsmäyttää paikallinen SAP-järjestelmä. Voit muodostaa yhteyden minkä tahansa tuetut paikallinen tietolähteen, mutta sinun on käytettävä OData-palveluiden ja laaja kehittäminen ja määritykset voidaan tarvita.

Hanki sopiva ohjelmisto

Yritystietopalveluiden toiminnot on jaettu eri SharePoint-versioihin. Seuraavan taulukon avulla voit valita sinulle sopivimman.

Yritystietopalvelun toiminto

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Plan 2
(E3, E4)

Kommentit

Ulkoinen luettelo

Ulkoisten tietojen sarake

Yritystietojen yhdistämispalvelut

SPO tukee vain WCF- ja SQL Server Azure -yhdistimiä.

Suojattu säilöpalvelu

SPO tukee vain ryhmän tunnistetietoja

Ulkoisten tietojen haku

Profiilisivut

Toiminnot

Yritystieto-verkko-osat

Office-tuotetuki

Rich Client Extensions *

Sovellukseen kohdistettu yritystietopalvelumalli

Yhdistinkehys

Tapahtumakehys

OData-yhdistin

Yritystietopalvelumallin OM-ohjelmointirajapinnat

Hybridi (SharePoint Onlinesta paikalliseen)

Vain OData-yhdistintä käyttämällä

* Kattaa lomakeohjausobjektit ulkoisten tietojen näyttämiseksi ja asettelut tietojen esittämiseksi Outlookin tehtäväruudussa ja lomakealueella. Saatavilla vain Microsoft Office Professional Plus 2013:ssa.

Sivun alkuun

Määritä ohjelmiston asetukset oikein

Asennettuasi sopivan ohjelmiston varmista, että sen asetukset ovat kohdallaan. Erityisesti:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen    Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

Määritä SharePoint Servicesin    Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen Yhdistämispalvelut, Suojattu säilöpalvelu ja Visio Services.

Suojatun säilöpalvelun määrittäminen    Järjestelmänvalvoja on ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.

Yritystietopalvelujen määrittäminen    Järjestelmänvalvojan on tehtävä että ulkoisen sisältötyypin luova käyttäjä on käyttöoikeuksien metatietosäilössä Yritystietojen yhdistämispalvelun (BDC) ja että asianmukaiset käyttäjät voivat käyttää, joka perustuu ulkoinen luettelo ulkoisen sisällön tyypin.

Varmista, että Office-tuotteiden käyttövalmiuden    Synkronoi ulkoisia tietoja Office-tuotteiden kanssa, sinulla on Windows 7 tai uudempi versio ja seuraavista maksuttomista ohjelmistotuotteista, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5.0 OData V3: lle asiakastietokoneessa (jos se on tarpeen, sinua kehotetaan automaattisesti ohjelmistoon). Varmista myös, että Office-asennusvaihtovaihtoehdolla, Yritystietopalveluiden on käytössä (tämä on oletusarvo). Tämä vaihtoehto asentaa Business Connectivity Services Client Runtimen joka toimii seuraavasti: välimuistiin ja ulkoisten tietojen synkronointi, yhdistää Yritystietojen ulkoiset sisältötyypit, näyttää ulkoisten kohteiden valitsimella Office-tuotteiden ja suorittaa mukautettujen ratkaisujen sisällä Office-tuotteita.

Sivun alkuun

Valitse ulkoiset tiedot viisaasti

Voit käyttää monenlaisia ulkoisia tietolähteitä, kuten tietokantoja, yritysresurssien suunnittelujärjestelmiä (ERP), ODataa ja kehittyneitä yhdistimiä.

Tietokannat    Kaikkien muotojen ja koot yritysten ja organisaatioiden määräytyvät päivittäinen niiden toimintojen tietokannat. Tietokantojen sisältää erilaisia tietotyyppejä, kuten tekstiä, lukuja, kuvia ja asiakirjoja ja monta tarpeisiin, mukaan lukien taloudellisen tilanteen, valmistus, vakuutuksen ja tietoihin perustuvien yrityksen sivustoja. Sisältävät yleisiä tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server, Oracle tai IBM DB2 tietokantaan, joka noudattaa ODBC tai OLE DB-liittymän standardeja.

ERP-järjestelmät    ERP-järjestelmät yhdistävät liiketoiminta-aluetietoja ja -prosesseja koko organisaation ja toteuttavat monia elintärkeitä toimintoja liiketoiminnan kannalta:

Liiketoimintatoiminnot

Liiketoimintaprosessit

Talous ja kirjanpito

Pääkirjanpito, maksettavat ja saatavat, rahankäytön suunnittelu, käyttöomaisuus ja budjetointi.

Henkilöstöhallinto

Palkanlaskenta, koulutus, edut, eläkkeet, rekrytointi ja moninaisuuden hallinta.

Asiakassuhteen hallintapalvelut

Myynti ja markkinointi, myyntipalkkiot, palvelu, asiakaskontaktit ja puhelintuki.

Rakennusala

Suunnittelu, materiaalilaskut, työtilaukset, aikataulutus, työnkulun hallinnointi, laadunvalvonta ja tuotteen elinkaaren hallinta.

Toimitusketju

Inventaario, tilaustenkäsittely, hankinta, suunnittelu, tarkastukset ja valitusten käsittely.

Projektinhallinta

Kustannuslaskenta, laskutus, ajankäyttö ja kustannukset, suorituskyky-yksiköt ja toimintojen hallinta.

Yleisiä tuettuja ERP-järjestelmiä ovat muun muassa SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel ja JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) on REST-standardin luominen (Julkaise), luku (Hae) päivitys (pakollinen) tai Delete (Poista)-toiminnoista, joita käyttää verkkopalveluita. Ajattele OData ODBC- ja OLE DB verkkopohjaisia kokonaan. Palauttaa joko XML- tai JavaScript Object Notation (JSON)-muodossa. Yleiset OData lähteet tuttuja sivustoja (Amazon, kuten E bay ja Netflix Azure Data Market)-tietokannat ja myös muihin SharePoint-sivustoihin.

Kehittyneet yhdistimet    Muita tietolähteitä kehittäjät voivat mahdollistaa ulkoisten tietojen käytön mukaan:

  • Käyttämällä ADO.NET-koodikirjastoa, jonka kautta mitä tahansa tietolähdettä voidaan käyttää ADO.NET-palveluntarjoajan avulla.

  • Käyttämällä WCF- ja verkkopalveluja, joiden kautta voidaan käyttää verkkopalveluita ja Windows Communication Foundationia (WCF).

  • Käyttämällä .NET-yhdistämiskokoonpanoa, jonka kautta voidaan käyttää tietolähteitä, kun ADO.NET-palveluntarjoaja tai verkkopalvelu ei ole käytettävissä.

  • Muuntamalla tukemattomia omistustietotyyppejä tuetuiksi .NET-tietotyypeiksi.

  • Luomalla mukautettuja ratkaisuja laajemmille tietolähteille, joiden tietorakenteet muuttuvat nopeasti ja jotka edellyttävät mukautettuja tietoyhteyksiä, siirtomenetelmiä ja yhdistimen asentamista.

Sivun alkuun

Älä unohda suorituskykyä

Kaikissa yritysratkaisuissa on huomioitava suorituskyky, eivätkä ulkoiset tiedot tee tästä poikkeusta. Yritystietopalvelut on onneksi suunniteltu ratkomaan monia suorituskykyä haittaavia ongelmia. Tietojen nouto, sivutus, suodatus ja lajittelu on yleensä siirretty ulkoiseen tietolähteeseen SharePoint-tuotteiden vaatimien muisti- ja prosessointiresurssien säästämiseksi.

Yritystietopalveluissa on sisäänrakennetut välimuistit sekä palvelimessa (yritystietopalvelujen välimuisti) että asiakastietokoneissa (Business Connectivity Services Client Runtime -välimuisti) eivätkä ne välttämättä näytä välittömästi ulkoisen tietojärjestelmän viimeisimpiä arvoja. Voit kuitenkin muuttaa päivitysväliä käyttäjiesi ja luomiesi ratkaisujen tarpeiden mukaan. Kaikkien käyttäjien ei tarvitse nähdä ajantasaisia tietoja heti, mutta jos he näkevät ne, he voivat esimerkiksi päivittää ulkoista luetteloa tai Outlookin yhteyshenkilöt-kansiota.

Mahdollisuus työskennellä offline-tilassa asiakastietokoneella tarkoittaa myös sitä, että käyttäjät voivat työskennellä pitkiä aikoja ilman yhteyttä ulkoisiin tietoihin tietäen kuitenkin, että heidän palattuaan online-tilaan tiedot päivitetään ja sovitetaan yhteen oikein.

Nämä suoritustoiminnot auttavat nopeuttamaan ulkoisten tietojen näyttö-, päivitys- ja tietotoimintoja SharePoint-verkkosivustolla ja Office-tuotteissa.

Sivun alkuun

Harjoittele turvallisuutta ensin

Ulkoisten tietoratkaisujen on erityisen tärkeää olla turvallisia, sillä tiedot ovat usein liiketoiminnan kannalta arkaluonteisia eikä väärien käyttäjien pidä päästä tarkastelemaan tai muuttamaan niitä. Tietojen suojaamiseen on monia tapoja ja niistä kannattaa tietenkin valita mahdollisimman yksinkertainen mutta turvallinen vaihtoehto. Monimutkaisuutta voi onneksi karsia monin tavoin, erityisesti käyttämällä suojattua säilöpalvelua.

Ulkoisten tietojen suojaaminen edellyttää lyhyesti sanottuna vastaamista kahteen kysymykseen:

Kuka sinä olet?    Tämä tarkoittaa toisin sanoen käyttöoikeuden tarkistamista. Käyttäjän henkilöllisyys varmistetaan pyytämällä häneltä tunnistetiedot (käyttäjänimi ja salasana).

Mitä sinulla on lupa tehdä?    Tämä tarkoittaa käyttöoikeuksien myöntämistä. Tässä yhteydessä määritetään, mitä tehtäviä käyttäjä voi tehdä milläkin tiedoilla, hankkimalla luettelo käyttäjälle myönnetyistä oikeuksista.

Ensin järjestelmänvalvoja auttaa määrittämään parhaan käyttötilan ulkoiselle tietolähteelle. Huomaa, että yritysratkaisuissa on hyvin yleistä todentaa sellaisten ulkoisten tietojen käyttö, joihin käyttäjällä on eri tili. Sisäänkirjautuminen eri tunnistetiedoilla on kuitenkin mutkikasta ja hankalaa. Suojattu säilöpalvelu tulee tässä kohtaa apuun tarjoamalla mahdollisuuden tallentaa ja yhdistää tunnistetietoja. Tämä helpottaa ulkoisten tietojen käyttöä, sillä sisäänkirjautuminen tarvitsee tehdä vain kerran.

Jos olet esimerkiksi kirjautuneena SharePoint-sivustollesi tietyillä tunnistetiedoilla, mutta haluat käyttää Siebel-sovellukseen perustuvaa ulkoista luetteloa, johon kirjaudutaan eri tunnistetiedoilla, järjestelmänvalvoja voi määrittää suojatun säilöpalvelun yhdistämään nämä eri tunnistetiedot automaattisesti niin, että sinun ei tarvitse kirjautua sisään uudelleen.

Suojattu säilöpalvelu auttaa selvittämään myös harmillisen "kaksoishyppy"-ongelman, jossa todennus edellyttää siirtymistä kahden tietokoneen välillä, joka ei ehkä onnistu, jos siihen ei varauduta etukäteen.

"Kaksoishyppy"-ongelman ratkaiseminen

Seuraavaksi järjestelmänvalvoja luo useita käyttölupiin perustuvia turvallisuuskerroksia, ikään kuin linnaa ympäröiviä suojamuureja, jotka varmistavat asianmukaiset käyttöoikeudet seuraaviin:

  • Ulkoisessa tietokannassa tai järjestelmässä olevat tiedot.

  • Yritystietojen yhdistämisen metatietosäilössä oleva ulkoinen sisältötyyppi.

  • Ulkoinen luettelo tai ulkoisten tietojen sarake.

Järjestelmänvalvoja voi salauksen avulla parantaa turvallisuutta entisestään. Jos ulkoisten tietojen ratkaisu käyttää myös Office-sovelluksia, järjestelmänvalvoja voi suojata Business Connectivity Services Client Runtime -välimuistin käyttämällä Windows Encrypting File System -salausta. Myös jotkin ulkoiset tietolähteet voivat salata tiedot.

Sivun alkuun

Luo perusta: ulkoiset sisältötyypit

Ulkoiset sisältötyypit ovat jokaisen ulkoisen tietoratkaisun ydin. Ne toimivat ikään kuin välittäjänä sinun ja ulkoisten tietolähteiden välillä. Tyypillinen ulkoinen sisältötyyppi on järjestetty tietopaketti, joka sisältää seuraavat osat:

  • Yhteystiedot tietolähteeseen, esimerkiksi sijainti, nimi ja todentamistavat.

  • Taulukon, kenttien, perus- ja viiteavainten, kelpoisuuden ja tietotyyppien määritelmä (nk. metatieto).

  • Tietotoiminnot, jotka voit tehdä, esimerkiksi Luo, Lue, Päivitä, Poista ja Kysele (nk. CRUD-toiminnot).

  • Muut tiedot ja toiminnat, kuten yhdistetyt Office-tietotyypit tai offline-synkronoinnin käyttöönotto.

  • Erilaiset suodattimet, jotka hakevat tietoja ja auttavat eristämään tuloksia ja rajoituksia suorituskyvyn parantamiseksi.

  • Identity-kenttä ja näyttösarakkeet ulkoisen sisällön valitsimelle, jonka avulla ulkoisia tietoja haetaan kaikkialta käyttöliittymästä.

  • Kahden toisiinsa liittyvän taulukon, kuten tilausten ja asiakkaiden, välinen, perus- ja viiteavaimiin perustuva yhteys.

Joku kokeneista käyttäjistä määrittää ulkoisen sisältötyypin ja pelastaa muut käyttäjät ulkoisten tietojen kanssa työskentelyn monimutkaisuudelta. Lisäksi kaikki nämä tiedot tallennetaan erityiseen BDCM-tiedostoon (.bdcm) XML-muodossa ja varastoidaan yritystietojen yhdistämisen metatietosäilöön. Tämän ansiosta ulkoisia sisältötyyppejä on helppo pitää yllä, päivittää, suojata ja käyttää uudelleen eri toimipaikoissa. Voit esimerkiksi helposti viedä ja tuoda tiedostosi kehitysympäristöstä tuotantoympäristöön tai jakaa sen muissa sivustokokoelmissa.

Kokeneen käyttäjän ei tarvitse olla XML-asiantuntija. Ulkoisen sisältötyypin luomisessa voi käyttää apuna kahta erinomaista työkalua:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Voit määrittää ja päivittää ulkoista sisältötyyppiä sääntöpohjaisesti ja julkaista sen yritystietojen yhdistämisen metatietosäilössä.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Jos ulkoiset tiedot on monimutkainen tai ei tue SharePoint Designer 2013, XML-editoriin Visual Studiossa (joka sisältää Intellisense) avulla voit luoda XML-mallin tai Visual Studio ulkoisen sisällön tyypin Designer avulla voit luoda yhteyden luotaessa, joka sisältää mukautetun taustatietokantaan integrointi logiikan .NET Framework kautta.

Sivun alkuun

Tuo ulkoisia tietoja esiin SharePoint‑tuotteissa

Nyt kun olet luonut kestävän ja turvallisen perustan ulkoisille tiedoillesi, voit hyödyntää sitä seuraavasti SharePoint-tuotteissa.

Kirjoita ja lue ulkoisissa luetteloissa olevia tietoja

Ulkoinen luettelo on ulkoisiin tietoihin perustuvien SharePoint-ratkaisujen keskeinen osa. Voit lukea ja kirjoittaa ulkoisia tietoja samaan tuttuun tapaan kuin SharePoint-luetteloja. Ulkoinen luettelo näyttää ja toimii paljolti kuin alkuperäinen luettelo, mutta ne toimivat hiukan eri tavalla. Voit esimerkiksi luoda näkymiä ja käyttää laskettuja arvoja kaavoissa, mutta et voi liittää tiedostoja tai seurata versioita.

Voit myös luoda ulkoisen luettelon SharePoint Designer 2013:n avulla.

Sivun alkuun

Lisää ulkoisten tietojen sarakkeita luetteloihin ja kirjastoihin

Voit yhdistää ulkoisten tietojen sarakkeet muihin sarakkeisiin alkuperäisessä luettelossa tai kirjastossa. Koska ulkoisten tietojen sarake lisätään alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon, kaikki siihen liittyvät luettelo- tai kirjastotoiminnot toimivat, mukaan lukien versiointi, hyväksynnät, sisään- ja uloskuittaaminen sekä liitetiedostot.

Oletetaanpa, että olet luonut kuvakirjaston, joka sisältää valokuvia organisaatiosi myymistä tuotteista. Voit lisätä kirjastoon ulkoisten tietojen sarakkeen, joka hakee tuotteen nimen, koodin ja ajantasaisen hinnan ulkoisesta tietokannasta. Koska yrityksesi säännöt ja menettelytavat edellyttävät, että tuotetietoihin tehdään muutoksia vain tietokantajärjestelmän kautta, määrität ulkoista sisältötyyppiä luodessasi, että ulkoiset tiedot ovat vain luku -muodossa. Nyt aiempaa useammat organisaatiosi työntekijät voivat tarkastella helposti kaikkia yhteisiä tuotetietoja yhdessä ja samassa kirjastonäkymässä.

Sivun alkuun

Luo ratkaisuja yritystieto-verkko-osien avulla

Yritystieto-verkko-osat on suunniteltu toimimaan ulkoisen luettelon tietojen kanssa ja näitä verkko-osia voi yhdistellä hyödyllisillä tavoilla työtilan tai raporttinäkymän luomiseksi. Voit esimerkiksi yhdistää luettelo-verkko-osat ja kohde-verkko-osat niin, että valitessasi kuluraporttikohteen luettelo-verkko-osassa, kuten torstain maksut, kohdetiedot näkyvät kohde-verkko-osassa, kuten hotelli-, matka- ja ateriakuluissa.

Seuraavassa taulukossa kuvataan lyhyesti kukin yritystieto-verkko-osa.

Verkko-osa

Kuvaus

Yritystietoluettelo

Näyttää ulkoisen luettelon kohdeluettelon.

Yritystietokohde

Näyttää yhden tai useamman kohteen ulkoisesta luettelosta.

Yritystietotoiminnot

Näyttää ulkoisen luettelon toiminnon.

Yritystietojen yhdistämispalvelun suodatin

Suodattaa yhdistetyn yritystieto-verkko-osan sisällön käyttämällä ulkoisen luettelon arvoluetteloa.

Yritystietokohteen muodostin

Luo yritystietokohteen URL-kyselymerkkijonon parametreista ja antaa sen muille yritystieto-verkko-osille.

Yritystietoihin liittyvä luettelo

Näyttää luettelon alikohteista, jotka liittyvät ulkoisen luettelon pääkohteeseen.

Sivun alkuun

Käytä ulkoisia tietoja profiilisivuilla, toiminnoissa tai hakujen tekemisessä

Profiilisivut, toiminnot ja haut ovat tiiviisti toisiinsa limittyviä ominaisuuksia.

Profiilisivut

Yritystietopalvelut luovat oletuksena automaattisesti ulkoiseen sisältötyyppiin perustuvan profiilisivun. Profiilisivu on verkkosivusto, joka esittää tietoja ulkoisten tietojen tietystä rivistä. Tiedot esitetään tunnuksen kentän perusteella, esimerkiksi niin, että saadaan esiin kaikki tiettyä asiakasta koskevat yksittäiset kentät.

Oletusprofiilisivu on itse asiassa verkkosivusto, joka sisältää yhteenliitetyt yritystietokohde-verkko-osat ja yritystietokohteen muodostimen. Tietojen muodostin-verkko-osa analysoi profiilisivun URL-kyselymerkkijonon parametrin, esimerkiksi http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, ja siirtää CustID-arvon tietokohde-verkko-osaan, joka näyttää kaikki vastaavat asiakaskentät.

Voit luoda oman profiilisivusi, joka näyttää mukautettuja tietoja, tai järjestelmänvalvoja voi mukauttaa profiilisivun puolestasi.

Toiminnot

Voit jopa tehdä jotain hyödyllistä toteuttamalla profiilisivuun perustuvan toiminnon. Voit esimerkiksi luoda toiminnon, joka yhdistää asiakkaan osoitetiedot Bing-karttoihin, jolloin voit nähdä asiakkaan sijainnin tai saada ajo-ohjeet. Voit luoda toiminnon joko profiilisivun URL-kyselymerkkijonon parametrin perusteella tai mukautetun koodin avulla. Kehittäjä voi myös kirjoittaa mukautetun koodin, jonka ansiosta voit päivittää taustatietokannassa olevia työntekijätietoja.

Käytät toimintoa oletusarvoisesti, kun valitset Näytä profiili -toimintokäskyn yritystietotoimintojen tai yritystietoluettelo-verkko-osassa. Kun käytät ulkoisten tietojen saraketta, voit suorittaa toiminnon myös valikkokomennolla.

Hakeminen

Jos haluat, järjestelmänvalvoja voi lisäksi ottaa käyttöön ulkoisten tietojen haun. Ulkoisia tietoja voi selata ja indeksoida samalla tavalla kuin sisäisiä SharePoint-tietoja. Käyttäjäkohtainen suodatus varmistaa kuitenkin sen, että vain asianomaiset käyttäjät voivat napsauttaa ja tarkastella profiilisivulla näytettäviä hakutuloksia.

Integroimalla SharePoint-haun ulkoisiin tietojärjestelmiin käyttäjät voivat löytää tietoja, joita he muuten eivät löytäisi. Jos esimerkiksi tiedät yrityksen, jolle asiakas työskentelee, mutta olet unohtanut hänen nimensä, voit etsiä asiakkaan profiilisivua tekemällä haun yrityksen nimellä.

Sivun alkuun

Käytä ulkoisia tietoja työnkuluissa

Työnkulut tarjoavat tehokkaan työkalun SharePoint-luetteloon, -kirjastoon tai -sivustoon perustuvien liiketoimintaprosessien mallintamiseen ja automatisointiin. Nämä liiketoimintaprosessit voivat olla aivan yksinkertaisia, kuten asiakirjan hyväksymisprosessi, johon osallistuu vain yksi henkilö, tai monimutkaisempia strukturoituja liiketoimintaprosesseja. Työnkulkua ei voi suoraan liittää ulkoiseen luetteloon, mutta voit toimia seuraavasti:

Alkuperäisen Luettelotyönkulut    Alkuperäisen luettelon liittyvän työnkulun, joka lukee tai päivittää ulkoisesta luettelosta käyttämällä Luo luettelokohde, Päivitä luettelokohde ja poista luettelokohteen-toimintoja. Voit esimerkiksi päivittää ulkoisen luettelokohteen alkuperäisen luettelon tai kirjaston kohteen muuttuessa. Voit käyttää muita toimintoja ulkoisia luetteloja, kuten Aseta työnkulun muuttuja ulkoinen luettelo-kentän kanssa. Voit käyttää myös ulkoisen luettelokohteen kohteeksi tehtävän prosessin, mutta tehtävän linkkiä ei näy ulkoisen luettelokohteen nimi.

Sivustotyönkulut    Sivustotyönkulut eivät edellytä Aloita käynnistin ja voidaan käynnistää manuaalisesti. Estämään luvatonta pääsyä työnkulkuja, jotka käyttävät ulkoisten luetteloiden aina suorittaa palvelutilin silloinkin, joka käyttää tekeytyminen todennustilassa.

Tapahtumat    Kehittäjä voi luoda tapahtumia, jotka käynnistävät ulkoisen tietolähteen ja käyttäjät voivat luoda ilmoituksia, jotka vastata näitä tapahtumia. Voit esimerkiksi lähettää sähköpostiviestin työntekijän, kun asiakastilin on määritetty ulkoisen tietolähteen työntekijän SharePoint-työnkulku.

Suorituskyvyn vuoksi kannattaa lukea, luoda, päivittää tai poistaa vain muutamia ulkoisen luettelon kohteita.

Sivun alkuun

Tuo ulkoisia tietoja esiin Office‑tuotteissa

Nyt kun olet tuonut esiin tiedot SharePoint-tuotteissa, voit hyödyntää niitä seuraavasti eri Office-tuotteissa.

Analysoi ulkoisia tietoja Excelissä

Voit viedä tietoja ulkoisesta luettelosta Excel 2013:een ja pitää tiedot synkronoituina. Haluat ehkä ylläpitää varastoluetteloa ulkoisessa luettelossa, jolloin sen jakaminen ja päivittäminen on helppoa, sekä tehdä varastoanalyysin Excel 2013:ssa tietyin väliajoin.Excel 2013 Excel 2013:een vietävät ulkoiset tiedot määrittyvät avoimen ulkoisen luettelonäkymän, ulkoiselle sisältötyypille ja ulkoiselle luettelolle määritettyjen suodattimien sekä SharePoint-sivuston kieliasetusten perusteella.Excel 2013

Kun viet ulkoisen luettelon, Excel luo Excel-taulukon, josta on tietoyhteys ulkoiseen luetteloon verkkokyselytiedoston perusteella. Jos haluat nähdä myöhemmin SharePoint-luetteloon tehdyt muutokset Excel-taulukossa, voit päivittää tiedot. Huomaa, ettet voi tehdä muutoksia ulkoisten tietojen lähteeseen ja että Excelin päivitystoiminto korvaa kaikki Excel-taulukkoon tekemäsi muutokset.

Sivun alkuun

Lisää ulkoisia tietoja Word-asiakirjoihin

Kun lisäät tiedostokirjastoon ulkoisten tietojen sarakkeita ja Word-mallin, jossa on sisältöohjausobjekteja, luot helpon ja kätevän tavan antaa oikeita, ajantasaisia tietoja rakenteiseen Microsoft Word 2013 -asiakirjaan.

Oletetaanpa, että sinulla on tiedostokirjasto, joka sisältää asiakassopimuksia. Kaikki asiakastietosi säilytetään kuitenkin yrityssovelluksessa, vaikkapa SAP:ssa. Voit seurata asiakkaan sopimuksia tiedostokirjastossa, mutta varmista, että asiakkaan tiedot ovat ajan tasalla ja ettei tarpeettomia kaksoiskappaleita synny. Tee näin:

  • Lisää ensin ulkoisten tietojen sarakkeet tiedostokirjastoon liittääksesi kuhunkin Sopimus-kirjastossa olevaan sopimukseen asiakkaan nimi, yrityksen nimi ja puhelinnumero.

  • Luo sitten Word-malli, joka sisältää asiakassopimuksen mallitekstin ja sisältöohjausobjekteja asiakkaan nimen, yrityksen nimen ja puhelinnumeron antamiseksi. Word 2013 auttaa sinua ulkoisten kohteiden valitsimen avulla lisäämään tai päivittämään oikeita tietoja automaattisesti näyttämällä ja hakemalla oikeat asiakastiedot.

  • Lisäksi aina kun luot sopimuksen, lisäät asiakastietoja ja tallennat sisällön takaisin kirjastoon, asiakastietoarvot siirretään vastaavaan ulkoisten tietojen sarakkeeseen.

Sivun alkuun

Synkronoi ulkoisia tietoja Outlookissa

Jos ulkoinen luettelo sisältää asiakkaita, tehtäviä, tapaamisia tai viestejä, voit yhdistää luettelon Outlook 2013:een. Yhdistämisen jälkeen voit tarkastella, muokata ja tulostaa tietoja käyttäen tuttua Outlook-käyttöliittymää. Jos tiedot ovat yhteystietoja, kuten asiakkaiden yhteystietoja, voit jopa soittaa heille, lähettää sähköpostiviestejä ja esittää tapaamispyyntöjä.

Tietojen synkronointi on kaksisuuntaista. Outlook 2013:ssa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti ulkoisen tietolähteen kanssa. Ulkoiseen tietolähteeseen tehdyt muutokset synkronoidaan Outlook 2013:n kohteiden kanssa, joskin tiedot pitää ehkä päivittää.

Tiedot päivittyvät oletusarvoisesti kuuden tunnin välein, mutta päivitysväliä voi muuttaa. Voit varmistaa, että käytettävissäsi on ajantasaiset tiedot ulkoisesta tietolähteestä napsauttamalla kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Synkronoi tietokantojen muutokset.

Kun luot ulkoisen sisältötyypin, toimi seuraavasti:

  • Jos haluat käyttää sisältöä offline-tilassa, ota käyttöön Offline-synkronoinnin tuki -vaihtoehto.

  • Aseta Office-kohdetyyppi-kenttään jokin seuraavista: Yhteystieto, Tapaaminen, Tehtävä tai Postita.

  • Yhdistä erilliset kentät ulkoiseen sisältötyyppiin, kuten asiakkaan etunimeen, asiakkaan sukunimeen, asiakkaan osoitteeseen ja asiakkaan puhelinnumeroon, asiakkaan Outlook-kohteen tyypin kenttään, kuten henkilön etunimeen, sukunimeen, työosoitteeseen tai työpuhelinnumeroon.

Kehittäjän kirjoittaman lisäkoodin avulla voit myös luoda Outlook-ratkaisun, joka tekee seuraavaa:

  • Esittää ulkoiset tiedot käyttäjille näyttämällä alkuperäiset tai mukautetut tieto-osat mukautetuissa tehtäväruuduissa.

  • Sisällyttää mukautetut valintanauhan komennot mukautettujen toimintojen tekemiseksi.

  • Luo mukautetun näkymän määrityksen tiettyjen ulkoisten tietojen sarakkeiden näyttämiseksi.

  • Suunnittelee mukautettuja lomakealueita ulkoisten tietojen esittämiseksi.

Sivun alkuun

Helpota ulkoisten tietojen käyttöä InfoPath‑lomakkeilla

Microsoft InfoPath 2013 helpottaa ulkoisten tietojen käyttöä monella tapaa:

Monimutkaisten tietotyyppien käsittely    Jos ulkoiset tiedot-kentässä on hierarkkisia, kuten osoite-kenttään, joka sisältää katu, kaupunki ja Postal code alikenttiä, ja valitse ei voi käsitellä kentässä ulkoisesta luettelosta SharePoint-lomakkeessa ja itse asiassa se ei ole edes luotu. Voit kuitenkin muuntaa SharePoint-lomakkeen InfoPath-lomakkeen luominen ja Päivitä kentät käyttämällä InfoPath 2013.

External Item Picker-ohjausobjektin upottaminen    Voit vetää ja pudottaa sivulle InfoPath-lomakkeen External Item Picker-ohjausobjektin, linkittäminen toissijainen tietolähde ulkoisen luettelon ja helpottavat että käyttäjä valitsee kohteen perusteella yksilöivä kenttä, kuten asiakkaan nimi tai Product ID-tunnuksellasi.

Lisäksi jos luot liitännän ulkoisille sisältötyypeille, kuten asiakkaille ja tilauksille, ja ulkoisen luettelon InfoPath-lomake sisältää viiteavaimen, kuten asiakastunnuksen, External Item Picker -ohjausobjekti lisätään automaattisesti lomakkeeseen. Tämän ansiosta käyttäjät voivat tilauksia käsitellessään löytää helposti haluamansa asiakkaan.

Lomakkeen usean näkymän luominen    Joskus voit halutessasi lomakkeiden usean näkymän ulkoiset tiedot, etenkin jos on useita kenttiä ja ulkoisen luettelon tai SharePoint-lomakkeen ei ole voimassa. Useiden näkymien sopivat myös kirjoitus-kerran tilanteissa, joissa ulkoisen järjestelmän ei salli päivitystä kentän sen luomisen jälkeen. Tässä tapauksessa voit luoda kaksi näkymää, yksi luontitoiminto ja toista päivitystoimintoa.

Sääntöjen lisääminen tai taustalla olevan koodin lomakkeisiin    Voit lisätä määritettäviä sääntöjä tai taustalla olevan koodin lomakkeita ja suorita muita liiketoimintalogiikan, kuten kelpoisuustarkistus ja laskutoimituksia. Voit esimerkiksi varmistaa maa/alue-koodi on kelvollinen säännön avulla, tai Yhdysvaltain postinumero on kelvollinen WWW-palvelun avulla.

Sivun alkuun

Lisää ulkoisia tietoja julkaistuihin Visio‑kaavioihin

Microsoft Visio 2013:n avulla voit linkittää ulkoisen luettelon tietoja kaavioon ja sen muotoihin. Sitten voit julkaista kaavion SharePoint-tiedostokirjastoon vuorovaikutteisena verkkopiirustuksena, jolloin käyttäjät voivat katsella piirustusta ja siihen liittyviä ulkoisia tietoja. Voit linkittää tietorivit piirustuksesi muotoihin kolmella eri tavalla. Voit linkittää tietorivit yksi kerrallaan, linkittää rivit muotoihin automaattisesti tai käyttää tietoja muotojen luomiseen.

Sivun alkuun

Tuo ja päivitä ulkoisia tietoja Accessissa

Microsoft Access 2013 toimii kaikenlaisten tietotyyppien, myös ulkoisten tietojen, käyttöympäristönä. Voit tuoda ulkoisen luettelon Access‑tietokantaasi asiakastietokoneella ja päivittää tiedot säännöllisesti. Tiedot ovat vain luku -muodossa.

Tee näin:

  1. Vie ulkoinen sisältötyyppi SharePoint Designer 2013:sta tai suoraan yritystietojen yhdistämisen metatietosäilöstä BDCM-tiedostona.

  2. Luo Access 2013:ssa verkkopalvelun tietoyhteys käyttäen BDCM-tiedostoa.

  3. Luo Access 2013:ssa linkitetty taulukko, joka perustuu verkkopalvelun tietoyhteyteen.

Huomaa, että tässä tapauksessa Business Connectivity Services Client Runtimen välimuistia ei käytetä synkronointiin ulkoisen luettelon kanssa päivittäessäsi tiedot.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×