Johdanto tietuesäilön sivustoon

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sovelluksen tietuesäilön sivuston mallin avulla organisaatiot voivat toteuttaa tietueiden hallinta- ja säilytysohjelmansa.

Sisältö

Tietuekeskuksen sivustomallia ominaisuuksia

Tietuekeskuksen sivuston suunnitteleminen

Tietuesäilön sivuston mallin ominaisuudet

Tietuesäilö on tarkoitettu keskitetyksi tallennuspaikaksi, jota organisaatio voi käyttää kaikkien tietueidensa tallentamiseen ja hallintaan. Tietuesäilö tukee koko tietueiden hallintaprosessia tietueiden keruusta niiden hallintaan ja poistamiseen saakka. Tietuesäilön sivuston tarkoituksena on tukea organisaation tiedostosuunnitelmaa, ja tavallisesti sen suunnittelusta ja määrittämisestä vastaavat organisaatioon tietuehallinta-ammattilaiset ja tietotekniikkahenkilöstö (IT-osasto).

Tietuesäilön sivuston mallissa yhdistetään joitakin Office SharePoint Server 2007 -sovelluksen vakio-ominaisuuksia muihin erikoistuneisiin tietueiden hallintaominaisuuksiin seuraavien valmiuksien toteuttamiseksi:

  • Holvivalmiudet     Tietuesäilössä on useita ominaisuuksia, jotka auttavat varmistamaan siihen tallennettavien tietueiden koskemattomuuden:

    • Järjestelmä ei koskaan muokkaa tietueita automaattisesti. Näin varmistetaan, että tietuesäilön sivustoon ladatut tietueet ja sieltä myöhemmin haetut tietueet vastaavat aina toisiaan.

    • Sivuston järjestelmänvalvojat voivat helposti määrittää tietuesäilöön asetukset, jotka estävät tietueiden suoran luvattoman käsittelyn käyttämällä versionhallintaa asiakirjojen sisällön muutoksiin ja valvomalla tietyntyyppisiä muutoksia.

    • Tietueiden ylläpitäjillä on mahdollisuus lisätä ja ylläpitää kohteita koskevia metatietoja erikseen tietueen metatiedoista, jolloin tietueiden hallintatehtäviin liittyviä tietoja voidaan päivittää muokkaamatta varsinaista tietuetta. Myös metatietoihin tehtyihin muutoksiin käytetään versionhallintaa.

  • Tietojen hallintakäytännön valvominen   Office SharePoint Server 2007 sisältää useita käytännön ominaisuuksia, jotka ovat käteviä, kun tietueiden hallintaa varten: 

    • Valvonta     Tämä ominaisuus kirjaa lokiin tiedostoihin kohdistuvia tapahtumia ja toimenpiteitä. Tietueiden hallinnan yhteydessä valvonnasta on hyötyä, kun halutaan kirjata lokiin tiedot tietuesäilössä olevien tietojen katselijoista ja käyttäjistä.

    • Vanheneminen     Tämä ominaisuus määrittää, kuinka kauan tietuetta tulee säilyttää ja mitä toimintoja suoritetaan säilytysajan päättyessä. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi tietueen poistaminen tai Poistamisen hyväksyntä -työnkulun aloittaminen. Tietueiden hallinnan yhteydessä tietueiden säilytysaika alkaa yleensä silloin, kun tietue lähetetään tietuesäilöön.

    • Viivakoodit     Tämä ominaisuus määrittää jokaiselle tietueelle yksilöllisen viivakoodikuvan ja numeroarvon. Viivakoodin arvo tallennetaan ja indeksoidaan tietueen sähköisen version yhteyteen. Tietueiden hallinnassa viivakoodit ovat hyödyllisiä fyysisten tietueiden säilyttämisessä ja seurannassa. Kun kirjaston tietueista säilytetään fyysiset versiot, viivakoodit ovat yksi tapa yhdistää fyysinen versio sen sähköiseen vastineeseen.

  • Tietueiden keruun ohjelmoitava käyttöliittymä     Tietuesäilö tukee joukkoa tietueiden keruuta helpottavia palveluja. Tietuesäilön ohjelmoitavan käyttöliittymän avulla organisaatiot voivat määrittää asiakirjanhallinta- ja sähköpostijärjestelmänsä siten, että ne lähettävät tiedostot automaattisesti tietuesäilön sivustoon. Sisältö voidaan lähettää tietuesäilöön Web-palvelulla SOAP-protokollaa käyttäen tai sähköpostitse SMTP-protokollaa käyttäen.

  • Tietueiden reititys     Tietuesäilössä on tietueiden reititysluettelo, joka reitittää saapuvat (manuaalisesti tai automaattisesti tietuesäilöön lähetetyt) tietueet automaattisesti oikeaan paikkaan tietuelajin mukaan. Kun tietue lähetetään tietuesäilöön, sen mukana lähetetään usein lisätietoja, esimerkiksi tapahtumahistoria ja metatietoja. Tietueen tapahtumahistoria tallennetaan tietuesäilöön XML-tiedostona, ja tietueen metatiedot tallennetaan tietuesäilön sivustoon sekä XML-tiedostona että metatietosarakkeina.

  • Pito     Tietuesäilön avulla organisaatiot voivat asettaa oikeusprosessin, valvonnan tai muun tutkimuksen kohteena olevat tietueet Pidot-luetteloon. Kun tietueet ovat pidossa, mahdolliset vanhenemiskäytännöt eivät koske niitä eikä niitä voi poistaa. Esimerkiksi oikeustoimien yhteydessä organisaatio voi asettaa mahdollisesti todisteina tarvittavat tietueet pitoon, jolloin tietueet ovat käytettävissä oikeusprosessin päättymiseen saakka. Tietueet voivat olla samanaikaisesti useassa pidossa. Lisäksi tietueiden ylläpitäjät voivat etsiä pitoon asetettavia tietueita tietuesäilöstä.

Sivun alkuun

Tietuesäilön sivuston suunnitteleminen

Korkeimmalla tasolla tietuesäilön sivuston suunnitteluun tietueiden hallintaohjelman toteuttamista varten liittyy kaksi päävaihetta:

  1. Organisaation on kehittää tietueiden hallinnan strategia ja muodollinen tietueiden hallintasuunnitelma. Tämä on yhteiskäytön työmäärään, joka liittyy yhteensovittamisesta tietueiden ylläpitäjät, sääntöjen noudattamisesta vastaavat henkilöt, IT-ammattilaiset ja tietotyöntekijät välillä.

  2. Organisaation on sitten määrittää yhden tai usean tietuekeskuksen sivuston toteuttamisesta tietueiden hallintasuunnitelman.

Seuraavissa kohdissa esitetään yhteenveto näiden vaiheiden pääosista.

Tietueiden hallinnan suunnittelu

Ennen kuin organisaatio voi määrittää tietuesäilön sivuston tietueiden hallintaratkaisukseen, sen on kehitettävä muodollinen suunnitelma tietueiden hallintastrategiaansa varten. Muodollisen tietueiden hallintasuunnitelman yksityiskohdat vaihtelevat organisaatioiden ja yritysten tarpeiden mukaan. Käytännöllisesti katsoen kaikki tietueiden hallintasuunnitelmat sisältävät kuitenkin seuraavat asiakirjat ja prosessit:

  • Tiedostosuunnitelma     Tiedostosuunnitelmassa kuvataan, mitkä asiakirja- ja kohdelajit organisaatio hyväksyy virallisiksi liiketoimintatietueiksi. Siinä ilmoitetaan, missä näitä tietueita säilytetään, ja annetaan tiedot, joiden avulla eri tietuelajit voidaan erottaa toisistaan. Tiedostosuunnitelma toimii kattavana tietueiden luomista, tallentamista ja hallintaa koskevien käytäntöjen, prosessien ja ohjeiden kokoelmana. Tiedostosuunnitelman tulisi kattaa kaikki tietueet tallennusvälineisiin katsomatta, mukaan lukien paperikopiot, sähköpostit ja sähköiset tiedostot. Siinä on myös määritettävä, miten eri tietueet luokitellaan, suojataan ja lopuksi hävitetään. Siinä tulisi ottaa huomioon myös erityiset tietueluokat, kuten salassa pidettävät tiedot, tärkeät tiedot, liikesalaisuudet ja luottamukselliset tiedot. Lopuksi tiedostosuunnitelmassa on ilmoitettava eri tietuelajien ylläpidosta vastuussa olevat henkilöt.

  • Säilytysaikataulu     Säilytysaikataulussa ilmoitetaan, kuinka kauan tiedostosuunnitelmaan sisältyviä tietuetyyppejä täytyy säilyttää (tietuelajien säilytysajat) ja mitä prosesseja tietueiden poistamiseen käytetään säilytysajan päätyttyä (tietuelajien poistamisprosessit). Säilytysaikataulun sisältämät ohjeet perustuvat yleensä lakisääteisiin vaatimuksiin, organisaatiolle aiheutuviin riskeihin ja liiketoiminnan tarpeisiin. Lisäksi säilytysaikataulussa kuvataan tavallisesti eri tietuelajien säilytysaikojen perustana olevat riskinhallintanäkökohdat.

  • Vaatimustenmukaisuustarveasiakirjat     Vaatimustenmukaisuustarveasiakirjoissa kuvataan säännöt, joita tietueiden hallintaan käytettävien IT-järjestelmien on noudatettava, niiltä vaadittavat valmiudet ja säännölliset valvontamenetelmät, joita niiden on tuettava vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

  • Muodollinen prosessi tietueiden poistamisen keskeyttämiseksi     Tämä prosessi, josta usein käytetään nimitystä pito, kuvaa tapaa, jolla organisaatio keskeyttää tietueiden poistamisen oikeustoimien, valvontatarkastusten tai muiden tutkimusten ajaksi.

  • Järjestelmä tietueiden käsittelyn tarkkailua ja raportointia varten     Jotta voidaan varmistaa, että työntekijät arkistoivat, käyttävät ja hallitsevat tietueita määritettyjen käytäntöjen ja prosessien mukaisesti, tietueiden hallintakäytännön tulee sisältää prosessi, jota käytetään tietueiden käsittelyn tarkkailuun ja raportointiin.

Sivun alkuun

Tietuesäilön sivuston määrittäminen

Kun organisaatio alkaa suunnitella tietueiden hallintaansa yksityiskohtaisesti ja kehittää muodollisen tietueiden hallintasuunnitelman, se voi luoda ja määrittää tietuesäilön sivuston tämän ohjelman toteuttamisen avuksi.

Tietuesäilön sivuston määrittämiseksi on suoritettava seuraavat vaiheet:

  1. Luo asiakirjakirjastot ja luettelot jokaisen tiedostosuunnitelmassa määritetyn tietuelajin hallintaa ja käsittelyä varten.

    On suositeltavaa luoda yksi asiakirjakirjasto jokaista tietuesuunnitelmassa mainittua sisältölajia kohden.

    Kun tietueita lähetetään tietuesäilöön, ne reititetään asianmukaiseen luetteloon tai kirjastoon.

  2. Luo asianmukaisille kirjastoille, luetteloille tai sisältölajeille sarakkeet kaikkien tiedostosuunnitelmassa mainittujen tietuelajien metatietojen tallentamista ja esittämistä varten.

  3. Määritä tietojen hallintakäytännöt jokaiselle tietuesäilön sivuston tietuelajille. Näiden käytäntöjen tulisi vastata organisaation tiedostosuunnitelmassa ja säilytysaikataulussa määritettyjä säilytysaikoja ja valvontatarpeita.

  4. Määritä tietueiden reititysluettelo, jota käytetään kunkin tietuelajin reitittämiseen oikeaan paikkaan. Kun tietueet lähetetään tietuesäilön sivustoon manuaalisesti tai ohjelmallisesti, Office SharePoint Server 2007 määrittää tämän taulun avulla, miten kukin tietue luokitellaan tietuesäilön sivustossa ja minne se lähetetään.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×