Johdanto tietojen hallintakäytäntöihin

Tietojen hallintakäytäntö on joukko sääntöjä tietylle sisältötyypille. Tietojen hallintakäytäntöjen avulla organisaatiot voivat hallita ja seurata monia eri asioita, esimerkiksi sitä, kuinka kauan sisältöä säilytetään ja mitä toimintoja käyttäjät voivat sisällölle tehdä. Tietojen hallintakäytäntöjen avulla organisaatiot voivat täyttää lakien ja säädösten vaatimuksia sekä noudattaa sisäisten liiketoimintaprosessien vaatimuksia.

Organisaation on esimerkiksi ehkä noudatettava viranomaissäädöksiä, joiden mukaan sen täytyy hallita tilitietoja riittävän tarkasti: tässä tapauksessa se voi ottaa käyttöönsä tietojen hallintakäytäntöjä, joilla valvotaan kaikkien talousasioihin liittyvien asiakirjojen sekä tietojen luomista ja hyväksyntää.

Saat lisätietoja ohjeartikkelista Tietojen hallintakäytäntöjen luominen ja käyttäminen.

Tietojen hallintakäytäntöjen ominaisuudet ja toiminnot

Esimääritetyt käytännöt jaetaan neljään perusluokkaan: ne kaikki sisältävät toimintoja, joita organisaatiot voivat käyttää yksitellen tai yhdessä muiden käytäntöjen kanssa sisältötyyppien ja prosessien hallintaan.

Sisältökäytäntötyypit

Valvontakäytännön avulla organisaatiot voivat analysoida sisällönhallintajärjestelmiensä käyttöä kirjaamalla asiakirjoihin ja luettelokohteisiin liittyviä tapahtumia ja toimintoja. Voit määrittää valvontakäytännön kirjaamaan lokiin esimerkiksi asiakirjojen ja tiedostojen luomis-, tarkastelu-, sisäänkuittaus-, uloskuittaus- ja poistotapahtumia sekä niiden käyttöoikeuksiin tehtyjä muutoksia. Kaikki valvontatiedot tallennetaan samaan palvelimen valvontalokiin, ja sivuston järjestelmänvalvojat voivat luoda tästä lokista raportteja.

Vanhentumiskäytännön avulla organisaatiot voivat poistaa tai hävittää vanhentunutta sisältöä sivustoista yhdenmukaisella ja seurattavissa olevalla tavalla. Tämän käytännön avulla voit hallita vanhentuneen sisällön säilyttämiseen liittyviä kustannuksia ja riskejä. Voit määrittää vanhentumiskäytännön, jossa määritetään, että tietyt sisältötyypit vanhentuvat ennalta määritettynä päivänä tai tietyn ajan kuluttua siitä, kun asiakirjoihin on kohdistunut tiettyjä tapahtumia (esimerkiksi asiakirja on luotu tai sitä on muokattu).

Organisaatiot voivat myös luoda ja ottaa käyttöön mukautettuja käytäntöjä omia erityistarpeitaan varten. Esimerkiksi tuotanto-organisaatio voi määrittää kaikille tuoterakennemääritysasiakirjojen luonnoksille tietojen hallintakäytännön, joka estää käyttäjiä tulostamasta kopioita näistä asiakirjoista suojaamattomissa tulostimissa. Tällaisen tietojen hallintakäytännön määrittämiseksi voit luoda ja ottaa käyttöön Tulostuksen rajoittaminen -nimisen käytännön, joka voidaan lisätä tuoterakennemääritysten sisältötyypille määritettyyn tietojen hallintakäytäntöön.

Tietojen hallintakäytännön käyttöpaikat

Jos haluat käyttää tietojen hallintakäytäntöä, sinun täytyy lisätä se johonkin sivustossa olevaan luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin. Se, minne tietojen hallintakäytäntö luodaan tai lisätään, vaikuttaa käytännön vaikutusalueen ja käyttömahdollisuuksien laajuuteen. Voit toimia esimerkiksi seuraavasti:

Voit luoda sivustokokoelmakäytännön ja lisätä sen sitten sisältötyyppiin, luetteloon tai kirjastoon: Voit luoda sivustokokoelmakäytännön sivustokokoelman ylimmällä tasolla olevaan käytäntöluetteloon. Kun olet luonut sivustokokoelman käytännön, voit viedä sen, minkä jälkeen muiden sivustokokoelmien sivuston järjestelmänvalvojat voivat tuoda sen omaan käytäntöluetteloonsa. Vietävissä olevan sivustokokoelman käytännön luominen mahdollistaa tietojen hallintakäytäntöjen standardoinnin kaikissa organisaation sivustoissa.

Kun lisäät sivustokokoelman käytännön sivuston sisältötyyppiin ja jokin kyseisen sivuston sisältötyypin esiintymä lisätään luetteloon tai kirjastoon, kyseisen luettelon tai kirjaston omistaja ei voi muokata tätä sivustokokoelman sisältötyyppiä luettelolleen tai kirjastolleen. Sivustokokoelman käytännön lisääminen sivuston sisältötyyppiin on hyvä tapa varmistaa, että sivustokokoelman käytännöt ovat voimassa kaikilla sivustohierarkian tasoilla.

Sivuston asetukset -sivun sisältötyyppikäytäntömalli-linkki

Voit luoda tietojen hallintakäytännön sivuston sisältötyypille ylimmän tason sivuston sisältötyyppikokoelmassa ja lisätä tämän sisältötyypin vähintään yhteen luetteloon tai kirjastoon: Voit myös luoda tietojen hallintakäytännön suoraan sivuston sisältötyypille ja liittää tämän sivuston sisältötyypin esiintymän useisiin luetteloihin tai kirjastoihin. Jos luot tietojen hallintakäytännön tällä menetelmällä, käytäntö koskee kaikkia tähän sisältötyyppiin tai tästä sisältötyypistä periytyvään sisältötyyppiin kuuluvia sivustokokoelman kohteita. Jos taas luot tietojen hallintakäytännön suoraan sivuston sisältötyypille, samaa tietojen hallintakäytäntöä on vaikeampi käyttää toisissa sivustokokoelmissa, koska tällä tavoin luotuja käytäntöjä ei voi viedä.

Sivuston asetukset -sivun Sivuston sisältötyypit -linkki

Sivuston sisältötyypin asetussivun tietojen hallintakäytäntö -linkki

Huomautus: Jos haluat hallita sitä, mitä käytäntöjä sivustokokoelmassa käytetään, sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat poistaa käytöstä mahdollisuuden määrittää käytännön ominaisuuksia suoraan sisältötyypille. Kun tämä rajoitus on voimassa, sisältötyyppejä luovien käyttäjien on valittava käytännöt sivustokokoelman käytäntöluettelosta.

Voit luoda tietojen hallintakäytännön luettelolle tai kirjastolle: Jos organisaatiossasi on sovellettava tiettyä tietojen hallintakäytäntöä hyvin rajoitettuun sisältöjoukkoon, voit luoda tietojen hallintakäytännön, joka koskee vain yhtä luetteloa tai kirjastoa. Tämä tietojen hallintakäytännön luontimenetelmä on vähiten joustava, koska käytäntö koskee vain yhtä sijaintia. Käytäntöä ei voi viedä kyseisen sijainnin ulkopuolelle eikä sitä voi käyttää uudelleen muissa sijainneissa. Joskus voi olla kuitenkin tarpeen luoda yksilöllisiä, käyttömahdollisuuksiltaan rajoitettuja tietojen hallintakäytäntöjä erikoistapauksien käsittelyyn.

Tietojen hallintakäytännöt -linkki tiedostokirjaston asetukset-sivulla

Huomautuksia

Voit luoda tietojen hallintakäytännön luettelolle tai kirjastolle vain, jos kyseinen luettelo tai kirjasto ei tue useita sisältötyyppejä. Jos luettelo tai kirjasto tukee useita sisältötyyppejä, tietojen hallintakäytännöt on määritettävä erikseen jokaiselle kyseiseen luetteloon liitetylle luettelon sisältötyypille. (Tiettyyn luetteloon tai kirjastoon liitettyjä sivuston sisältötyypin esiintymiä sanotaan luettelon sisältötyypeiksi.)

Jos haluat hallita sivustokokoelman käytäntöjä, sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat poistaa käytöstä mahdollisuuden määrittää käytännön ominaisuuksia suoraan luettelolle tai kirjastolle. Kun tämä rajoitus on voimassa, luetteloita tai kirjastoja ylläpitävien käyttäjien on valittava käytännöt sivustokokoelman käytäntöluettelosta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×