Johdanto tietojen hallintakäytäntöihin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Määrittämällä ja käyttämällä tietojen hallintakäytäntöjä Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sivustoissa organisaatiot voivat valvoa, että yrityksen liiketoimintaprosesseja sekä tietojen hallintaa koskevia lakeja tai hallinnollisia säädöksiä noudatetaan. Tietojen hallintakäytäntöjen avulla sivuston järjestelmänvalvojat tai luettelonvalvojat voivat valvoa sisällönhallintaa.

Sisältö

Tietojen hallintakäytännön ominaisuudet

Miten sivuston voidaan käyttää tietojen hallintakäytännöt

Mikä tietojen hallintakäytäntö on?

Tietojen hallintakäytäntö on joukko tiettyä sisältölajia koskevia sääntöjä. Tietojen hallintakäytäntöjen avulla organisaatiot voivat valvoa ja seurata esimerkiksi sisällön säilytysaikaa ja toimintoja, joita käyttäjät voivat suorittaa sisällölle. Tietojen hallintakäytännöt auttavat organisaatioita noudattamaan lakeja tai hallinnollisia säädöksiä tai valvomaan sisäisiä liiketoimintaprosessejaan. Esimerkiksi jos organisaation on noudatettava hallinnollista säädöstä, jonka mukaan sen rahoituslaskelmia on valvottava riittävän hyvin, se voi luoda tietojen hallintakäytännön tai -käytäntöjä, joilla valvotaan kaikkien rahoitustietojen arkistointiin liittyvien asiakirjojen tuottamis- ja hyväksyntäprosessin eri toimintoja.

Office SharePoint Server 2007 -sovellukseen sisältyvät käytäntöjen ominaisuudet

Jokainen yksittäinen tietojen hallintakäytäntöön sisältyvä sääntö on käytännön ominaisuus. Office SharePoint Server 2007 sisältää useita valmiiksi määritettyjä käytäntöjen ominaisuuksia, joita organisaatiot voivat käyttää erikseen tai yhdessä omien sivustojensa tietojen hallintakäytäntöjen määrittämiseen. Office SharePoint Server 2007 sisältää seuraavat käytäntöjen ominaisuudet:

  • Valvonta    Valvonta-käytäntöominaisuuden avulla organisaatiot voivat analysoida sisällönhallintajärjestelmiensä käyttöä kirjaamalla asiakirjoihin ja luettelokohteisiin liittyviä tapahtumia ja toimintoja. Organisaatiot voivat määrittää valvontaominaisuuden kirjaamaan lokiin esimerkiksi asiakirjojen luomis-, tarkastelu-, sisäänkuittaus-, uloskuittaus- ja poistotapahtumia sekä niiden käyttöoikeuksiin tehtyjä muutoksia. Kaikki valvontatiedot tallennetaan samaan palvelimen valvontalokiin, ja sivuston järjestelmänvalvojat voivat luoda tästä lokista raportteja. Lisäksi organisaatiot voivat käyttää Office SharePoint Server 2007 -objektimallia mukautettujen tapahtumien kirjoittamiseen ja lisäämiseen valvontalokiin.

  • Vanheneminen    Vanheneminen-käytäntöominaisuuden avulla organisaatiot voivat poistaa tai hävittää vanhentunutta sisältöä sivustoista yhdenmukaisella ja seurattavissa olevalla tavalla. Tämä käytännön ominaisuus auttaa organisaatioita hallitsemaan vanhentuneen sisällön säilyttämiseen liittyviä kustannuksia ja riskejä. Organisaatiot voivat määrittää vanhenemiskäytännön, jossa määritetään, että tietyt sisältölajit vanhenevat tiettynä päivänä tai tietyn ajan kuluttua määritetyistä asiakirjoihin kohdistuneista tapahtumista (esimerkiksi asiakirjan luomisesta tai muokkaamisesta).

  • Viivakoodit    Viivakoodit-käytäntöominaisuuden avulla organisaatiot voivat seurata sivustosta tulostettuja asiakirjojen tai luettelokohteiden fyysisiä kopioita. Viivakoodiominaisuus luo asiakirjalle yksilöllisen tunnistearvon. Käyttäjät voivat lisätä tämän arvon sisältävän viivakoodikuvan luomiinsa Microsoft Office -asiakirjoihin. He voivat myös käyttää asiakirjan fyysisessä tulosteessa olevaa viivakoodia palvelimella olevan alkuperäiskappaleen etsimiseen. Oletusarvon mukaan viivakoodit ovat yhteensopivia tavallisen Code 39 -standardin (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) kanssa. Organisaatiot voivat käyttää Office SharePoint Server 2007 -objektimallia muiden viivakoodintarjoajien asentamiseen.

  • Selitteet    Selitteet-käytäntöominaisuuden avulla organisaatiot voivat myös seurata sivustosta tulostettuja asiakirjoja tai luettelokohteiden fyysisiä kopioita. Seliteominaisuus luo automaattisesti asiakirjan ominaisuuksiin perustuvia tekstiselitteitä, jotka muotoillaan sivuston järjestelmänvalvojan tai luettelonvalvojan määrittämällä tavalla. Kun käyttäjät lisäävät selitteitä Microsoft Office -asiakirjoihin, selitteet päivittyvät automaattisesti asiakirjan ominaisuuksista saaduilla tiedoilla.

Sivun alkuun

Mukautetut käytäntöjen ominaisuudet

Organisaatiot voivat myös luoda ja ottaa käyttöön mukautettuja käytäntöjen ominaisuuksia omia erityistarpeitaan varten. Esimerkiksi tuotanto-organisaatio voi määrittää kaikille tuoterakennemääritysasiakirjojen luonnoksille tietojen hallintakäytännön, joka estää käyttäjiä tulostamasta kopioita näistä asiakirjoista suojaamattomissa tulostimissa. Tällaisen tietojen hallintakäytännön määrittämiseksi organisaatio voi luoda ja ottaa käyttöön Tulostuksen rajoittaminen -nimisen käytännön ominaisuuden, joka voidaan lisätä tuoterakennemääritysten sisältötyypille määritettyyn tietojen hallintakäytäntöön.

Sivun alkuun

Tietojen hallintakäytäntöjen integrointi 2007 Microsoft Office System -sovellusten kanssa

Office SharePoint Server 2007 -sovelluksen tietojen hallintakäytännöt voivat näkyä 2007 Office -versio -asiakasohjelmien käyttäjille kahdella tavalla. Kun palvelimeen määritetään tietojen hallintakäytäntö tietylle sisältölajille, luettelolle tai kirjastolle, voidaan samalla kirjoittaa käytäntömääritelmä, joka näytetään kyseisen käytännön piiriin kuuluvaa sisältöä käsitteleville käyttäjille. Käytäntömääritelmässä voidaan kertoa käyttäjille, että asiakirjalle on voimassa tietojen hallintakäytäntöjä, tai siinä voidaan antaa tarkempia tietoja, esimerkiksi tieto asiakirjan vanhenemisajasta. Tämä käytäntömääritelmä tulee näyttöön, kun käyttäjät avaavat tietojen hallintakäytäntöjen piiriin kuuluvia asiakirjoja jossakin 2007 Office -versio -asiakasohjelmassa. Lisäksi jos tietojen hallintakäytäntö sisältää viivakoodi- tai seliteominaisuuden, käytännössä voidaan määrittää, että käyttäjien on lisättävä viivakoodi tai selite Microsoft Office -tiedostoihin aina, kun he yrittävät tallentaa tai tulostaa niitä jostakin 2007 Office -versio -asiakasohjelmasta.

Sivun alkuun

Miten tietojen hallintakäytäntöjä voi käyttää sivustossa

Tietojen hallintakäytäntö otetaan käyttöön lisäämällä se johonkin sivustossa olevaan luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin. Se, minne tietojen hallintakäytäntö luodaan tai lisätään, vaikuttaa käytännön vaikutusalueen ja käyttömahdollisuuksien laajuuteen. Käytettävissä on seuraavia vaihtoehtoja:

  • Sivustokokoelman käytännön luominen ja luodun käytännön lisääminen sisältölajiin, luetteloon tai kirjastoon     Voit luoda sivustokokoelman käytännön sivustokokoelman ylimmällä tasolla olevan sivuston Sivustokokoelman käytännöt -luetteloon. Kun olet luonut sivustokokoelman käytännön, voit viedä sen, minkä jälkeen toisten sivustokokoelmien sivuston järjestelmänvalvojat voivat tuoda sen omaan Sivustokokoelman käytännöt -luetteloonsa. Vietävissä olevan sivustokokoelman käytännön luominen mahdollistaa tietojen hallintakäytäntöjen standardoinnin kaikissa organisaation sivustoissa.

    Kun lisäät sivustokokoelman käytännön sivuston sisältölajiin ja jokin kyseisen sivuston sisältölajin esiintymä lisätään luetteloon tai kirjastoon, kyseisen luettelon tai kirjaston omistaja ei voi muokata tätä sivustokokoelman sisältölajia luettelolleen tai kirjastolleen. Sivustokokoelman käytännön lisääminen sivuston sisältölajiin on hyvä tapa varmistaa, että sivustokokoelman käytännöt ovat voimassa kaikilla sivustohierarkian tasoilla.

    Lisätietoja on artikkelissa sivustokokoelman tietojen hallintakäytännön luominen.

  • Tietojen hallintakäytännön luominen sivuston sisältölajille ylimmän tason sivuston sisältölajikokoelmassa ja tämän sisältölajin lisääminen yhteen tai useaan luetteloon tai kirjastoon     Voit myös luoda tietojen hallintakäytännön suoraan sivuston sisältölajille ja liittää tämän sivuston sisältölajin esiintymän useisiin luetteloihin tai kirjastoihin. Jos luot tietojen hallintakäytännön tällä menetelmällä, käytäntö koskee jokaista tähän sisältölajiin tai tästä sisältölajista periytyvään sisältölajiin kuuluvaa sivustokokoelman kohdetta. Jos luot tietojen hallintakäytännön suoraan sivuston sisältölajille, on vaikeampaa käyttää samaa tietojen hallintakäytäntöä toisissa sivustokokoelmissa, koska tällä tavoin luotuja käytäntöjä ei voi viedä.

    Huomautus: Hallitakseen sivustokokoelman käytäntöjä sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat poistaa käytöstä mahdollisuuden määrittää käytännön ominaisuuksia suoraan sisältölajille. Kun tämä rajoitus on voimassa, sisältölajeja luovien käyttäjien on pakko valita käytännöt Sivustokokoelman käytännöt -luettelosta.

    Lisätietoja tietojen hallintakäytännön sivuston sisältötyypin luomisesta on artikkelissa sivuston sisältötyypin muuttaminen.

  • Tietojen hallintakäytännön luominen luettelolle tai kirjastolle     Jos organisaatiossasi on sovellettava tiettyä tietojen hallintakäytäntöä hyvin rajoitettuun sisältöjoukkoon, voit luoda tietojen hallintakäytännön, joka koskee vain yhtä luetteloa tai kirjastoa. Tämä tietojen hallintakäytännön luomismenetelmä on vähiten joustava, koska käytäntö koskee vain yhtä paikkaa eikä sitä voi viedä sen ulkopuolelle tai käyttää uudelleen muissa paikoissa. Joissakin organisaatioissa voi olla kuitenkin tarpeen luoda yksilöllisiä, käyttömahdollisuuksiltaan rajoitettuja tietojen hallintakäytäntöjä erikoistapauksien käsittelyyn.

    Huomautukset: 

    • Voit luoda tietojen hallintakäytännön luettelolle tai kirjastolle vain, jos kyseinen luettelo tai kirjasto ei tue useita sisältölajeja. Jos luettelo tai kirjasto tukee useita sisältölajeja, tietojen hallintakäytännöt on määritettävä erikseen jokaiselle kyseiseen luetteloon liitetylle luettelon sisältölajille. (Tiettyyn luetteloon tai kirjastoon liitettyjä sivuston sisältölajin esiintymiä sanotaan luettelon sisältölajeiksi.)

    • Hallitakseen sivustokokoelman käytäntöjä sivustokokoelman järjestelmänvalvojat voivat poistaa käytöstä mahdollisuuden määrittää käytännön ominaisuuksia suoraan luettelolle tai kirjastolle. Kun tämä rajoitus on voimassa, luetteloita tai kirjastoja ylläpitävien käyttäjien on pakko valita käytännöt Sivustokokoelman käytännöt -luettelosta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×