Johdanto tiedostojoukkoihin

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tiedostojoukko on ryhmä toisiinsa liittyviä tiedostoja, joita voi hallita yhtenä kokonaisuutena. Tiedostojoukon luomiseen kuuluu vain yksi vaihe, jonka jälkeen voit määrittää tiedostojoukon ominaisuudet ja metatiedot. Voit hallita joukkoa yhtenä kokonaisuutena.

Tämän artikkelin sisältö

Tiedostojoukon ominaisuudet?

Tiedostojoukon käyttö

Tiedostojoukon kuvaus

Projekteissa luodaan usein paljon toisiinsa liittyviä tiedostoja. Joissakin tapauksissa tiedostojoukko syntyy projektin tuloksena. Esimerkiksi palveluita tarjoava yritys voi tuottaa yrityksen esittelykirjan vastatessaan mahdollisen asiakkaan tarjouspyyntöön. Esittelykirja voi sisältää aina esimerkiksi seuraavat kohdat, joita mukautetaan projektin tarpeiden mukaan:

  • Palveluyrityksen esittely

  • Vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien (SWOT) analyysi

  • Liiketoimintasuunnitelma

  • Vertailuanalyysi

Muissa tapauksissa tällainen tiedostojoukko voi sisältää vain erilaisia tietoja, jotka tukevat suurempaa projektia ja johtavat jonkin muun asian luomiseen tai toimittamiseen. Esimerkiksi tuotantoyritys voi tuottaa kunkin valmistamansa tuotteen suunnitteluun, testaamiseen ja valmistukseen liittyvien tiedostojen standardijoukon.

Tiedostot voidaan luoda samaan aikaan tai vaiheittain. Tiedostot voi tuottaa tai tarkistaa yksi tai useampi henkilö. Kaikki tiedostot voivat olla samanmuotoisia (esimerkiksi Word-tiedostoja). Toisaalta ne voivat edustaa eri tiedostomuotoja (esimerkiksi Word-tiedostoja, OneNote-muistikirjoja, PowerPoint-esityksiä, Visio-kaavioita, Excel-työkirjoja jne.).

Tiedostojoukot voivat auttaa organisaatioita hallitsemaan projektejaan entistä paremmin. Tiedostojoukko järjestää useita toisiinsa liittyviä tiedostoja yhdeksi näkymäksi, jolloin niitä voidaan käsitellä ja hallita yhtenä kokonaisuutena. Kun luot uuden tiedostojoukon, luot itse asiassa uuden sisältötyypin. Sisältötyyppi on käytettävissä koko sivustokokoelmassa, ja voit määrittää uuden Tiedostojoukko-sisältötyypin kullekin erilaiselle monia tiedostoja sisältävälle kokoelmalle.

Kun Tiedostojoukko-sisältötyyppi lisätään kirjastoon, käyttäjät voivat luoda uusia tiedostojoukkoja samalla tavalla kuin yksittäisiä asiakirjoja.

Sivun alkuun

Tiedostojoukon käyttö

Uusi Tiedostojoukko-sisältötyyppi sisältää useita ominaisuuksia, jotka helpottavat monta tiedostoa sisältävän kokoelman luomista ja hallintaa. Voit tehdä seuraavat toimet Tiedostojoukko-sisältötyypin määrityksen yhteydessä:

Mukauta tiedostojoukon aloitussivua    tiedostojoukon, joka sisältää kaikki tiedot käyttäjän tarvitsemat joukkoa. Tervetuloa-sivu on Web-osa-sivun, joka voidaan määrittää projektitiedot tai resursseja, joiden avulla työryhmän jäseniä, jotka työskentelevät tiedostojoukon (esimerkiksi projektin aikajana, linkkejä, resursseista jne.). Se näyttää myös tiedostoluettelo on lisätty joukkoon.

  • Määritä oletusarvoinen sisältö    , jonka haluat luonut ja kunkin uuden esiintymän tiedostojoukon sisältyvät automaattisesti. Voit määrittää tiettyjen tiedostojen automaattisesti ohjelmistopakettia ja voit hallita malleilla, jotka käyttävät. Voit olla varma, että oletusarvo-tiedostot ovat oikeat sisältötyypit. Esimerkiksi jos organisaatiossa on mukautettu malleja määrättyjä tietoliikenteen käyttöön, voit ladata ne määrittäessäsi tiedostojoukon sisältötyypin.

  • Määritä sallitut sisältötyypit    , joita tiedostojoukossa voi käyttää (esimerkiksi asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostot).

  • Määritä jaetut metatiedot    ja metatietosarakkeet, jotka haluat joukon kaikkiin tiedostoihin. Metatiedot lisätään oletusarvoisiin tiedostoihin automaattisesti, kun tiedostojoukko luodaan, ja voit määrittää jaetut metatiedot näkymään aloitussivulla.

  • Määritä työnkulut    , joita haluat tiedostojoukossa käyttää. Voit käyttää tiedostojoukoissa tavallisia tarkistus- ja hyväksyntätyönkulkuja, jolloin koko tiedostojoukko käy läpi työnkulun vaiheet kuin yhtenä tiedostona. Lisäksi organisaatiosi voi kehittää mukautettuja työnkulkuja tiedostojoukoille.

  • Lähetä tiedostojoukot    sisällönjärjestämistoiminnolle, joka reitittää ne kohdekansioon, sivustoon tai kirjastoon.

Kun lisäät Tiedostojoukko-sisältötyypin kirjastoon, sivuston käyttäjät voivat käyttää tuttuja tiedostonhallintaominaisuuksia sekä erityisiä Tiedostojoukko-ominaisuuksia.

Tiedostojoukon tekijät voivat:

  • luoda uusia usean tiedoston työtuotteita nopeasti ja helposti käyttämällä tiedostokirjaston Uusi tiedosto -komentoa

  • siepata versiohistorian tilannevedoksen tiedostojoukon senhetkisistä ominaisuuksista ja tiedostoista

aloittaa työnkulkuja koko tiedostojoukossa tai tiedostojoukon yksittäisissä kohteissa hallitakseen tavallisia tehtäviä, kuten tarkistusta ja hyväksyntää

  • lähettää tiedostojoukon linkin sähköpostitse

  • siirtää tai kopioida tiedostojoukon toiseen sijaintiin Lähetä-komennolla (kohde on määritettävä keskitetyssä hallinnassa)

  • hallita tiedostojoukon käyttöoikeuksia.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×