Johdanto tiedostojen hallintaan

Tiedostojen hallinta keskittyy aktiivista, käynnissä olevaa työtä tukevaan tiedostojen säilytykseen ja järjestykseen, mukaan lukien sisällön luontiin ja jakamiseen organisaation sisällä. Jos organisaatioilla ei ole minkäänlaista muodollista tiedostojen hallintajärjestelmää, sisältön luonti ja tallennus ei usein ole hallinnoitua tai keskitettyä, vaan tiedostoja jaetaan hajanaisesti ja yksittäisiltä kiintolevyiltä. Tämä vaikeuttaa työntekijöiden sisällön hakua, löytämistä ja tehokasta yhteistyötä sisällön suhteen. Lisäksi tämä vaikeuttaa sisällön arvokkaiden liiketoiminta- ja muiden tietojen käyttöä organisaatiossa.

Sovellus Microsoft Office SharePoint Server 2007 tukee organisaatiosi tiedostojen hallintatarpeita tarjoamalla laajan valikoiman tiedostojen hallintaominaisuuksia, jotka mahdollistavat seuraavat toimet:

  • Tallenna, järjestä ja paikanna tiedostoja.

  • Varmista tiedostojen yhdenmukaisuus.

  • Hallitse tiedostojen metatietoja.

  • Suojaa tiedostot luvattomalta käytöltä.

  • Varmista yhdenmukaiset liiketoimintaprosessit (työnkulut) tiedostojen käsittelylle.

Huomautus: Tässä artikkelissa viitataan SharePoint-esimerkkimallisäilöön, jonka on luonut kuvitteellinen Adventure Works -yhtiö. Yhtiö valmistaa polkupyöriä ja niiden osia sekä lisävarusteita.

Esimerkiksi Adventure Works -yhtiön asiakkaille suunnattuja julkaisuja (kuten käyttöoppaita ja tuoteselostuksia) tuottava dokumentointitiimi käyttää monia tiedostojen hallintaominaisuuksia sovelluksessa Office SharePoint Server 2007. Tiimi tallentaa kaiken luomansa sisällön sivustoon, joka luotiin tiedostokeskuksen sivustomallista. Tiimin jäsenet käyttävät tiedostokeskussivustossaan pää- ja aliversioita seuratessaan tiedostojen kehitystä eri versioissa. He käyttävät myös pakollista uloskuittausta varmistamaan, että tiimin jäsenet eivät vahingossa korvaa toinen toisensa työtä.

Tiedostojen tallennus ja järjestäminen tiedostokeskussivustossa

Sovellukseen Office SharePoint Server 2007 sisältyvää tiedostokeskussivuston mallia voidaan käyttää luomaan sivustoja, jotka on tarkoitettu suurien tiedostomäärien luomiseen, käyttämiseen ja tallentamiseen. Tiedostokeskussivuston mallin mukaan luoduissa sivustoissa on erityisiä oletusarvoisesti käytössä olevia tiedostonhallintaominaisuuksia, kuten pakollinen uloskuittaus ja tiedoston pää- ja aliversiot. Pakollinen uloskuittaus auttaa estämään muutoksista aiheutuvia ristiriitoja ja sekaannuksia, koska kerrallaan vain yksi käyttäjä voi muuttaa tiedostoa. Version seuranta mahdollistaa tiedostoon tehtyjen muutosten seurannan ja auttaa hallitsemaan sisältöä muokatessasi sitä. Version seuranta on erityisen hyödyllistä, kun monta ihmistä tekee yhteistyötä projektissa tai kun tieto kulkee useiden kehitys- ja tarkastusvaiheiden läpi.

Sisältötyyppien käyttö tiedostojen yhdenmukaisessa hallinnassa

Sisältötyyppi on joukko uudelleen käytettäviä asetuksia, jotka määrittävät tietyn sisältötyypin jaetut toimintatavat. Sisältötyypit antavat organisaatiolle mahdollisuuden sisällön yhdenmukaiseen järjestämiseen, hallintaan ja käsittelyyn kaikkialla sivustokokoelmassa. Jokaiselle organisaatiosi luomalle tiedostolle tai tietotuotteelle voidaan määrittää sisältötyyppi, jotta varmistetaan, että näitä eri tiedostotyyppejä käsitellään yhdenmukaisesti.

Esimerkiksi Adventure Works -yhtiön dokumentointitiimi loi kaksi sisältötyyppiä, Käyttöoppaan ja Tuoteselostuksen. Kun tiimin jäsenet menevät tiedostokeskukseen luodakseen uuden tiedoston, molemmat näistä sisältötyypeistä näkyvät vaihtoehtoina tiedostokirjaston Uusi-painikkeessa. Jokainen sisältötyyppi määrittää oman mallinsa, niin että kaikilla käyttöoppailla ja tuoteselostuksilla on yhteinen muoto. Jokainen sisältötyyppi myös määrittää omat mukautetut sarakkeensa, joten esimerkiksi kaikki käyttöoppaat sisältävät metatietoa siitä, mitä tuotemalleja ne koskevat. Jokaisella sisältötyypillä on myös omat työnkulkunsa, niin että tiimi voi olla varma siitä, että jokainen käyttöopas käyttää samaa palaute- ja hyväksyntäprosessia. Koska tuoteselostukset kuuluvat eri sisältötyyppiin, ne voivat käyttää eri prosesseja ja käyttää sarakkeita, jotka vaativat erilaista metatietoa.

Tiedoston ominaisuuksien hallinta

Yksi perustavoista, joilla voi löytää Internet-sivustoon tai tiedostonhallintajärjestelmään tallennettua tietoa, on selaamalla tai etsimällä tiedoston mukana tallennettuja metatietoja (tiedoston ominaisuuksia). Organisaatioiden työntekijöillä ei kuitenkaan usein ole aikaa lisätä tai päivittää tiedoston ominaisuuksia tiedostoa tallentaessa.

Sovelluksen 2007 Microsoft Office System tarjoamat ohjelmat ja palvelimet auttavat luomaan ja päivittämään tiedostojen metatietoja. Kun avaat tai muokkaat tiedostoa, joka on tallennettu Office SharePoint Server 2007 -sivustoon 2007 Office -versio -työpöytäohjelmalla (kuten Word, Excel, tai PowerPoint), voit muokata kyseisen tiedoston palvelimen ominaisuuksia tiedoston yläreunassa sijaitsevassa Tiedoston tietoruudussa. Jos tiedoston tai sen tallennuskirjaston sisältötyyppiin lisätään mukautettuja sarakkeita, nämä mukautetut arvot näkyvät ominaisuuskenttinä tiedoston tietoruudussa. Yhdistämällä tiedoston muokkaamisen ja sisällön muokkaamisen, sovelluksen 2007 Office -versio ohjelmat antavat organisaatioille mahdollisuuden parantaa helposti sisällön metatietoja.

Asiakirjan tietoruutu

Lisäksi organisaatiot voivat käyttää sovellusta Microsoft Office InfoPath 2007 luodessaan mukautettuja tiedoston tietoruutuja, joita voi sitten lisätä tiettyihin sisältötyyppeihin.

Tiedostojen suojaus

Sovellus Office SharePoint Server 2007 tarjoaa organisaatiolle myös lukuisia tapoja suojata SharePoint-sivustoon tallennettuja tiedostoja luvattomalta käytöltä. Organisaatiot voivat käyttää sisältöoikeuksien hallintaa (Information Rights Management, IRM) koko tiedostokirjastoon suojatakseen useita tiedostoja. IRM mahdollistaa käyttäjien toimien rajoittamisen niiden tiedostojen suhteen, jotka on ladattu SharePoint-luettelosta tai -kirjastoista. IRM salaa ladatut tiedostot ja asettaa rajoituksia niihin käyttäjiin ja ohjelmiin, joiden sallitaan purkaa näiden tiedostojen salaus. IRM voi myös rajoittaa lukuoikeutta, niin että käyttäjät eivät esimerkiksi voi tulostaa kopioita tiedostoista tai kopioida niistä tekstiä. IRM voi näin ollen auttaa organisaatiotasi vahvistamaan niitä yrityksen käytäntöjä, jotka säätelevät salaisten tai yritystietojen kontrollia ja välittämistä.

Sovellus Office SharePoint Server 2007 mahdollistaa tiedostojen suojaamisen myös muilla tavoilla. Jos haluat estää luonnosten tai keskeneräisten tiedostojen lukemisen, voit perustaa tiedostokirjaston, jossa on käytössä pää- ja aliversiot ja sen jälkeen määrittää ne ryhmät, jotka saavat lukea aliversioita (luonnoksia). Luonnokset ovat tiedostojen tai luettelokohteiden aliversioita, joita ei ole vielä hyväksytty pääversioiksi. Jos perustat kirjaston sisällön hyväksyntää varten, luonnoksia ei julkaista pääversioina, ennen kuin joku, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, hyväksyy tiedoston julkaistavaksi pääversiona.

Toinen tapa suojata tiedostoja on määrittää käyttöoikeudet yksittäisille kansioille, luettelokohteille tai tiedostoille. Jos siinä tiedostokirjastossa, jonka käyttöä haluat rajoittaa, on vain yksi tai kaksi tiedostoa, voit muokata näiden yksittäisten kohteiden oikeuksia muuttaaksesi kenellä on oikeus tarkastella tai muokata niitä.

Tiedostohin liittyvien prosessien hallinta työnkuluilla

Tukeakseen yleisiä tiedostoihin liittyviä liiketoimintaprosesseja sovellus Office SharePoint Server 2007 tarjoaa oletusarvoisia työnkulkuja, joita organisaatiot voivat käyttää tehtävien hallintaan, kuten tiedostojen tarkasteluun, hyväksyntään ja allekirjoitusten koontiin. Työnkulku on määritelty tiedostojen tai kohteiden automaattisena kuljetuksena tietyn liiketoimintaprosesseihin liittyvän toiminto- tai tehtäväsarjan läpi. Työnkulut auttavat organisaatioita hallitsemaan tehokkaammin tiedostoihin liittyviä liiketoimintaprosesseja, koska ne seuraavat ja hallitsevat näihin prosesseihin liittyviä tehtäviä, joita ihmiset suorittavat.

Esimerkiksi Adventure Works -yhtiön dokumentointitiimi käyttää laajasti Palautteen kerääminen -työnkulkua. Sen sijaan, että tarkistajille lähetettäisiin sähköpostia, kirjoittaja voi aloittaa työnkulun nykyiselle tiedostolle suoraan sovelluksesta Office Word 2007. Työnkulku huolehtii prosessin hallitsemisesta, mukaan lukien muistutusviestien lähettämisestä tarkistajille, tehtävien luomisesta heille ja näiden tehtävien tilan seuraamisesta. Tarkistajat voivat suorittaa tehtävänsä joko sovelluksessa Word 2007 tai sovelluksessa Microsoft Office Outlook 2007.

Lisäksi käytettäessä sovellusta Microsoft Office SharePoint Designer 2007 tai sovellusta Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation, organisaatiot voivat kehittää ja ottaa käyttöön mukautettuja työnkulkuja, jotka käsittelevät juuri heidän organisaatiolleen ominaisia liiketoimintaprosesseja.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×